同步處理 SharePoint 2010 清單與 Access 2010

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以同步處理 SharePoint 2010 清單與 Office Access 2010 之間的資料,讓這兩組資料保持在最新狀態。例如,您可以使用 SharePoint 清單維護銷售活動追蹤資訊,好讓您與小組其他人輕鬆地共同作業,同時也使用 Access 2010 產生定期報表、查詢及進行大量變更。

本文內容

同步處理 SharePoint 清單與 Access 的簡介

使用 [以 Access 開啟] 命令同步處理清單資料

使用資料工作表檢視中的 [追蹤此清單] 命令同步處理清單資料

使用 Access 中的 [SharePoint 清單] 命令同步處理清單資料

將 Access 資料表連結至 SharePoint 清單的優點

查閱資料

結構變更

效能

大量編輯

讓資料離線並解決衝突

同步處理資料的考量

同步處理 SharePoint 清單與 Access

重新整理同步處理的資料

同步處理 SharePoint 清單與 Access 的簡介

您可以同步處理 SharePoint 2010 清單與 Access 2010 之間的資料,讓這兩組資料保持在最新狀態。例如,您可以使用 SharePoint 清單維護銷售活動追蹤資訊,好讓您與小組其他人輕鬆地共同作業,同時也使用 Access 2010 產生定期報表、查詢及進行大量變更。

有三種方式可以同步處理 SharePoint 清單與 Access 2010 之間的資料。不管選擇何種方式,此同步處理都是雙向的。Access 中對清單資料的變更會上傳至 SharePoint 伺服器,伺服器上對 SharePoint 清單的變更則會下載至電腦的 Access 中。

若要同步處理 SharePoint 清單,您必須要在用戶端電腦上安裝 Access 2010,而且必須要有清單的「參與」權限。

如需詳細瞭解如何搭配使用 SharePoint 2010 與 Access 2010,請參閱<請參閱>一節及 Access 2010 說明系統。

附註: 您無法同步處理 SharePoint 外部清單與 Access 2010。

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使用 [以 Access 開啟] 命令同步處理清單資料

您可以使用清單功能區中的 [以 Access 開啟] 命令,同步處理 SharePoint 清單中的資料與 Access 2010。此命令會建立與 SharePoint 清單連結的 Access 資料表,以及含有其他資訊 (如使用者名稱、帳戶和電子郵件地址) 的補充 UserInfo 資料表。

每次開啟 SharePoint 清單或 Access 連結資料表時,都會看到最新的資料。因為會持續更新 SharePoint 清單,因此您也可以使用最新的清單變更,手動重新整理 Access 連結資料表。因為會持續更新 Access 連結資料表,因此您也可以使用最新的 Access 變更,手動重新整理 SharePoint 清單資料。

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使用資料工作表檢視中的 [追蹤此清單] 命令同步處理清單資料

您也可以使用 [資料工作表檢視] 工作窗格中提供的 [追蹤此清單] 命令,從 [資料工作表檢視] 同步處理 SharePoint 清單,如此也會在 Access 中建立連結資料表。使用工作窗格中的其他命令,也可以同步處理清單資料,以及執行下列各動作:

  • 使用 Access 建立報表。

  • 匯出至 Access。

如需詳細資訊,請參閱資料工作表檢視說明系統 (按一下 [資料工作表檢視] 底端的 [說明] 連結)。

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使用 Access 中的 [SharePoint 清單] 命令同步處理清單資料

從 Access 2010,您也可以使用 [外部資料] 索引標籤之 [匯入與連結] 群組中的 [SharePoint 清單] 命令,將資料表連結至現有 SharePoint 清單。

您也可以從 Access 建立空的 SharePoint 清單。在功能區的 [建立] 索引標籤上,按一下 [資料表] 群組中的 [SharePoint 清單],然後按一下下列其中一項:[連絡人][工作][問題][事件][自訂]

如需使用 Access 的詳細資訊,請參閱 Access 2010 說明系統。

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將 Access 資料表連結至 SharePoint 清單的優點

不論選擇使用何種方式同步處理 SharePoint 清單,Access 2010 都會建立反映 SharePoint 清單結構與內容的連結資料表。Access 會選取每個相對於清單欄之欄位的正確資料類型。然後,這些連結資料表就會像任何 Access 資料表一樣,因此,您也可以建立查詢、表單、報表、巨集或程式碼,以使用 Access 2010 中的資料。

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查閱資料

除非查閱清單已經連結至資料庫,否則 Access 會自動替所有查閱清單建立連結資料表。如果查閱清單包含會查閱其他清單的資料行,則連結操作也會包含這些清單,所以每個連結資料表的查閱清單在資料庫內,都會有相對應的連結資料表。Access 也會建立這些連結資料表之間的關聯性。

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結構變更

如果使用其他類型的連結資料表,即無法在 Access 工作時新增、刪除或修改連結資料表中的欄位。若想要進行結構變更 (如移除或變更資料行),則必須在 SharePoint 網站上開啟清單。您可以從 Access 進入「SharePoint 清單設定」頁面以變更清單結構。請以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的 Access 資料表,並指向 [其他選項],然後按一下 [修改欄和設定]

對 SharePoint 清單進行的結構變更,並不會自動反映在連結資料表中。若要套用最新的清單結構以更新連結資料表,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的 Access 資料表,指向 [其他選項],然後按一下 [重新整理清單]

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效能

因為會自動同步處理連結 SharePoint 清單與本機資料表的資料,而且使用者一律會使用本機資料,所以與 Access 2010 以前的版本相較,連結 Access 資料表的效能已有所改善。

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大量編輯

同步處理 SharePoint 清單與 Access 2010,可簡化對 SharePoint 清單資料進行大量變更的操作。若要大量新增、更新或刪除 SharePoint 清單中的資料,請在 Access 2010 中執行附加、更新或刪除查詢,然後開啟或重新整理 SharePoint 清單。

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讓資料離線並解決衝突

若您需要將工作帶回家或需要在路上工作,您可以使用 Access 2010 讓連結的 SharePoint 清單離線。例如,您可能會想要在路上時,將零件目錄提供給客戶。您可以在 Access 2010 中處理資料,然後在稍後重新連線 SharePoint 網站時同步處理變更。

如果發生衝突 (例如,如果某人更新伺服器上的相同記錄或該人員也離線工作時),您可以在重新連線時使用 [解決衝突] 對話方塊以解決衝突。此對話方塊會顯示衝突的相關資訊 (如發生錯誤的原因),並提供選項讓您嘗試再次提交資料或捨棄您的變更。若有多個錯誤,則可以按一下對話方塊中的 [上一步][下一步] 按鈕,檢視每項錯誤的詳細資料。有些錯誤只可透過捨棄變更加以解決。

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同步處理資料的考量

下表說明在同步處理 SharePoint 清單與 Access 連結資料表之間的資料時,必須考量的項目。

功能

比較

Access 資料表中的欄位不能超過 256 個,所以連結資料表只能包含前 256 個資料行。

資料夾

SharePoint 清單中的每個資料夾都會顯示為 Access 資料表中的一筆記錄。資料夾內的項目也會顯示成記錄,緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。

查閱欄

如果資料行會查閱另一份清單的值,而資料庫內並沒有相關的清單,Access 會自動替相關的清單建立連結資料表。

附註: 類型為 [個人] 或 [群組] 的資料行是指特殊類型的查閱欄,它會在 [使用者資訊清單] 中查閱值。如果您連結至包含 [個人] 或 [群組] 資料行的清單,Access 就會自動替此 [使用者資訊清單] 建立連結資料表。

計算結果欄

計算結果欄的結果會顯示在對應欄位,但是您無法在 Access 中檢視或修改公式。

附件

清單的附件欄會顯示成一個稱為 [附件] 的欄位。

唯讀欄

SharePoint 清單中的唯讀欄在 Access 中也會成為唯讀欄。此外,您可能無法在 Access 中新增、刪除或修改資料行。

多值資料行

類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。如果是這類資料行,連結操作便會建立支援多重值的欄位。如果資料行的類型是 [查閱],則會在連結資料表中建立多值查閱欄。

不支援的清單

以下是不支援的清單:

  • 問卷

  • 討論區

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同步處理 SharePoint 清單與 Access

  1. 導覽至包含您要透過試算表程式同步處理之清單的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的清單名稱,或按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下適當清單區段中的清單名稱。

    附註: SharePoint 網站的外觀及導覽可大幅修改。若找不到選項 (例如命令、按鈕或連結),請與管理員連絡。

  3. 按一下功能區中的 [清單] 索引標籤,然後按一下 [連線及匯出] 群組中的 [以 Access 開啟]

  4. 指定新的或現有資料庫的位置,或按一下 [瀏覽] 尋找資料庫。

  5. 選取 SharePoint 網站上資料的連結,然後按一下 [確定]

    附註: 您也可以按一下 [匯出資料複本]。匯出資料與連結資料不同,它是目前資料的單次複製作業,而且不會建立所建立之 Access 資料表與 SharePoint 清單之間的同步處理。

  6. 出現要求確認作業的提示時,請按一下 [確定]

  7. [檔案下載] 對話方塊中按一下 [開啟]

  8. 若出現是否要啟用電腦資料連線的提示,如果您相信連線到 SharePoint 網站上的資料安全無虞,請按一下 [啟用]

如果 SharePoint 清單包含查閱欄,則 Access 2010 會對 SharePoint 清單、UserInfo 資料表及其他連結資料表,建立連結的 Access 資料表。

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重新整理同步處理的資料

每次開啟同步處理的 SharePoint 清單或 Access 連結資料表時,都會看到最新的資料。若要確保在開啟 SharePoint 清單或 Access 連結資料表時都可看到最新資料,則可以手動重新整理資料。

若要重新整理同步處理的資料,請執行下列其中一項:

  • 從 Access 2010,在連結 Access 資料表的功能區中,於 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [重新整理],然後按一下 [重新整理]

  • 在 SharePoint 清單中,執行下列其中一項:

    • 在 [資料工作表檢視] 中,按一下功能區中的 [清單] 索引標籤,然後按一下 [資料工作表] 群組中的 [更新資料]

    • 在 [標準檢視] 中,於 Internet Explorer 網址列上,按一下 [重新整理] 或按 F5 鍵。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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