合併列印

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為了展示合併列印的運作方式,讓我們從電子郵件訊息開始。您會先建立一份主要文件,附加收件者資訊清單,然後新增合併列印功能變數。Word 隨後會將收件者資訊自動填入這些欄位,並產生所有個別文件。

插入合併列印功能變數

  • Word 會包含 [問候行] 與 [地址區塊] 欄位,即新增所有問候或地址欄位,讓您不必一次新增一個欄位。

例如,若要新增標準問候語至您的電子郵件訊息或信件,請使用 [問候行] 合併功能變數。

  1. 按一下要新增問候語的位置。

  2. 按一下 [問候行]。

  3. 選擇您要使用的名稱樣式,並設定其他選項。

  4. 若要確定欄位的格式設定符合您的需求,請對整個欄位做出醒目提示,包括兩端的標記。

  5. 按一下 [常用],然後檢查字型和字型大小。

  6. 按一下 [行距] 以確定行距與文件其餘部分的間距相符。

新增您要合併的欄位之後,請輸入您想要在合併期間傳送的每封電子郵件訊息中保持相同的資訊。

新增個別欄位

如果您想從郵寄清單新增自訂的問候語或其他資訊,可以一次新增一個欄位。

  1. 按一下要在文件中新增合併列印功能變數的位置。

  2. 按一下 [插入合併功能變數] 旁邊的箭號,然後按一下欄位名稱。

  3. 如果您在清單中沒有看到所需的欄位名稱,請按一下 [插入合併功能變數] 按鈕。

  4. 按一下 [資料庫欄位] 以查看資料來源中的欄位清單。

  5. 按一下您想要新增的欄位。

  6. 按一下 [插入]。

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使用 Excel 試算表合併列印

插入合併列印功能變數

在 Excel 中建立及列印通訊清單的郵寄標籤

使用 Word 合併列印電子郵件

合併列印就是您針對每位收件者個人化的大量郵寄相關作業。

您可以新增各元素至標籤、信件、信封或電子郵件的任一部分,

從問候行到整份文件,甚至影像都可以。

在一份主要文件中,您可以先附加收件者資訊清單,再新增合併列印功能變數。

Word 會自動將收件者的資訊填入至功能變數,並產生每一份文件。

在這堂課程中,我們從電子郵件開始,然後再說明信件與信封。

您可以用這個方法,快速開始使用:在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [啟動合併列印] 和 [逐步合併列印精靈]。

選取您要新增合併列印的文件類型,然後按 [下一步]。

在這裡,您可以從範本開始使用新文件,或是使用現有文件。

由於我們的文件已經開啟,那麼就選擇 [使用目前文件]。

收件者清單的來源有三種:現有的清單,像是您在 Microsoft Excel 中建立的郵寄清單、

Microsoft Outlook 連絡人,或是您可以輸入新的清單。

假設我們要傳送電子郵件給 Outlook 連絡人中的客戶。

選取此選項時,也必須選擇要使用哪個連絡人資料夾。

看到提示時,請選擇 Outlook 設定檔。

我在 Outlook 中已經建立一個資料夾來儲存客戶連絡人。因此,我們選擇這個資料夾,然後按 [確定]。

Word 隨即會將連絡人加到收件者清單。

您也可以瀏覽並編輯清單,然後再執行合併列印。

例如,若清單規模很大,您可以分批傳送電子郵件。

按一下 [姓氏] 旁的箭號就可以遞增排序。

取消核取頂端的方塊,就可以取消核取所有連結人。

然後,只傳送郵件給姓氏開頭為 B、C 和 D 的連絡人。完成後按一下 [確定]。

接著,我們要在電子郵件訊息中加入合併列印功能變數。

這裡簡單一點,我們只加上問候行功能變數。刪除現有的功能變數,然後按一下 [問候行]。

首先選取格式。我們保留 [親愛的],

但將名稱格式改成較非正式的格式,還要保留逗號。

若收件者名稱有問題,Word 會插入這個一般的問候語。

我們將它改成「親愛的客戶」,並使用逗號。

在下方,您可以點按並瀏覽連絡人,以預覽每個連絡人的問候行。完成時按一下 [確定]。

Word 就會插入合併功能變數。

按 [下一步],Word 就會用收件者清單中的項目來暫時取代合併功能變數。

因此您可以預覽每封電子郵件的外觀,再傳送郵件。

若您的電子郵件連絡人有很多合併功能變數,這個功能就特別實用。

如果都沒問題,按 [下一步] 來完成合併。

按一下 [電子郵件]、新增電子郵件的主旨行,然後在準備傳送電子郵件之前,按一下 [確定]。

精靈的確可以幫您快速執行合併列印。

而一旦您瞭解程序後,可以直接輸入選項,通常能更快完成。

接下來,我們要用合併列印來列印信件,並直接輸入選項。

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