合併列印:插入合併欄位

本文內容

關於合併列印功能變數

新增功能變數或預留位置

關於合併列印功能變數

預留位置 (例如地址和問候語) 稱為合併列印功能變數。Word 中的功能變數會對應您所選資料檔案中的欄標題。

包含欄 (類別) 及列 (記錄) 的資料檔

1. 資料檔案中的欄,代表資訊的類別。您新增至主文件中的功能變數,就是這些類別的預留位置。

2. 資料檔案中的列,代表資訊的記錄。當您執行合併列印時,Word 會針對每一筆記錄產生一份主文件。

將功能變數放到主文件中,即是指定您希望特定類別的資訊 (如姓名或地址) 出現在該位置。

插入 Word 文件的功能變數

附註: 當您將合併列印功能變數插入至主文件時,功能變數名稱一律會用>形箭號 (« ») 括住。這些>形箭號不會顯示在合併文件中。它們只是用來幫助您區別主文件中的功能變數和一般文字。

當您執行合併時,資料檔案中第一列的資訊會取代主文件中的功能變數,而構成第一個合併文件。接著資料檔案中第二列的資訊會取代功能變數,構成第二個合併文件,依此類推。

將資料檔案中的資訊合併到文件

新增功能變數或預留位置

  1. 在主文件中,輸入要顯示在每份文件上的內容。

    若要新增圖片 (如標誌),請在 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖例] 群組中的 [圖片]

  2. 按一下要插入功能變數的位置。

  3. 使用 [郵件] 索引標籤上的 [書寫與插入功能變數] 群組。

    Office 2010 功能區

  4. 新增下列任一項:

    含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

    1. 按一下 [地址區塊]

    2. [插入地址區塊] 對話方塊中,選取要包含的地址元素及格式,然後按一下 [確定]

    3. 如果出現 [符合欄位] 對話方塊,代表 Word 找不到完成地址區塊所需的某些資訊。請按一下 [(不相符)] 旁的箭號,然後從資料來源選取一個欄位,該欄位須對應至合併列印所需的功能變數。

    問候行

    1. 按一下 [問候行]

    2. 選取問候行的格式,包括問候語、姓名格式,以及其後的標點符號。

    3. 選取 Microsoft Word 無法解譯收件者的姓名時要顯示的文字,例如,當資料來源未包含收件者的姓氏或名字,而只有包含公司名稱時。

    4. 按一下 [確定]

    5. 如果出現 [符合欄位] 對話方塊,代表 Word 找不到完成問候行所需的某些資訊。請按一下 [(不相符)] 旁的箭號,然後從資料來源選取一個欄位,該欄位須對應至合併列印所需的功能變數。

    個別功能變數

    您可以插入個別功能變數的資訊,例如名字、電話號碼或捐贈者清單中的獻金總額。若要將資料檔案中的功能變數快速新增到主文件,請按一下 [插入合併功能變數] 旁邊的箭號,然後按一下該功能變數名稱。

    如需在文件中插入個別功能變數的其他選項,請執行下列動作:

    1. [郵件] 索引標籤上,按一下 [書寫與插入功能變數] 群組中的 [插入合併功能變數]

    2. [插入合併功能變數] 對話方塊中,執行下列其中一項動作:

      • 若要選取會自動對應到資料來源中欄位的地址功能變數,即使資料來源中的欄位名稱與功能變數名稱不同,請按一下 [地址欄位]

      • 若要選取的功能變數一律會從資料檔的某欄擷取資料,請按一下 [資料庫欄位]

    3. [功能變數] 方塊中,按一下所需的功能變數。

    4. 按一下 [插入],然後按一下 [關閉]

    5. 如果出現 [符合欄位] 對話方塊,代表 Word 找不到插入功能變數時所需的某些資訊。請按一下 [(不相符)] 旁的箭號,然後從資料來源選取一個欄位,該欄位須對應至合併列印所需的功能變數。

      附註: 若您從 [資料庫欄位] 清單插入欄位,但後來切換到另一個資料來源,而這個來源不含相同名稱的欄,那麼 Word 就無法將該欄位資訊插入合併的文件。

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