合併列印信封

當您有大宗郵件要傳送給郵寄清單上的人員時,可以使用合併列印來建立有寄件地址的批次信封。每個信封都會含有您郵寄清單中的一個地址。您也可以建立及列印信封而不需使用合併列印。

附註: 

合併列印程序中的三個檔案指的是一份主文件,加上會產生數組信件或電子郵件訊息、信封或是標籤的郵寄清單。

使用合併列印程序建立和列印信封時的相關文件有以下幾種:

  • 您的主文件
    此文件包含每個合併信封版本都相同的文字及圖形 (例如標誌或影像)。信封上的寄件地址即為相同內容的範例之一。

  • 您的郵寄清單
    此文件包含要列印在信封上的地址。

使用下列步驟合併兩個文件之後,就能列印出有寄件地址的信封。

步驟 1:設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。它可以是 Excel 試算表、Outlook 連絡人通訊錄、Access 資料庫,或 Office 地址清單。它包含了記錄,Word 會抓取當中的資訊來建立要列印在信封上的地址。

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。在開始合併列印程序之前,請先收集您的所有地址清單,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您是使用 Excel 試算表,請確定郵遞區號欄已格式化為文字,以避免遺失任何數字為零的內容。如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

步驟 2:測試信封的版面配置

合併列印程序的第一個步驟是設定要合併的信封。建議您在執行實際的合併列印之前,先進行一小批信封的列印測試。

附註: 如果您熟悉在您的系統上列印信封,您可以跳到步驟 3。

  1. 在 Word 中,選擇 [檔案] > [新增] > [空白文件]。

  2. 在 [郵件] 索引標籤的 [建立] 群組中,選擇 [信封]。

    列印信封

  3. 在 [收件者地址] 方塊中,輸入範例地址來測試信封列印出來的樣子。

    信封的 [收件者地址] 方塊

    附註: 合併列印中不會顯示範例地址。

  4. 在 [寄件者地址] 方塊中,輸入您的地址。

    [寄件者地址] 方塊

  5. 選擇 [選項] > [信封選項],並執行下列操作:

    • 在 [信封大小] 下拉式清單中,選擇符合您信封的大小,或是選擇 [自訂大小]。

      [信封選項] 索引標籤,可用於設定信封大小和地址字型

      附註: 如果您選擇 [自訂大小],請在 [寬度] 和 [高度] 方塊中輸入信封尺寸。完成時按一下 [確定]。

    • 在 [收件者地址] 和 [寄件者地址] 底下,為每個地址選擇一種字型以及左位移和上位移的位置。

      附註: 以信封的版面配置預覽為基礎,依您的選擇進行任何必要調整。

  6. 在 [列印選項] 索引標籤上,確認選取的是正確的 [進紙方式],以符合圖例的方式放入信封,然後選擇 [確定]。

    附註: 印表機會傳送有關信封應以何種方向放入印表機的 Word 資訊。這項資訊會顯示在 [進紙方式] 底下。

    進紙選項圖,說明信封裝入印表機的方式

  7. 選擇 [列印],然後選擇 [是],以將寄件者地址另存為預設地址。

    附註: 如果信封正確列印,恭喜您,您已經準備好進入合併列印程序的下個步驟了。如果列印出來的信封並未如您預期,請回到步驟 5,視需要重新調整信封版面配置選項以及 [換頁] 選項。

步驟 3:啟動合併列印

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [信封]。

    [啟動合併列印] 功能表

  2. 在 [信封選項] 對話方塊中,以<步驟 2:測試信封的版面配置>中選擇的選項來設定信封,然後選擇 [確定]。

    附註: Word 會隨即建立符合信封尺寸的文件,並顯示寄件者地址會顯示在信封上的哪個位置。

  3. 如果您想要在信封上新增寄件者地址或標誌,現在正是新增這些項目的最佳時機。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存],然後新增檔案名稱。

步驟 4:將您的郵寄清單連結到主文件

您現在已準備好要開啟郵寄清單的資料來源了。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動​​合併列印] 群組中,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

    [鍵入新清單] 命令

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 如果您沒有郵寄清單,請選擇 [鍵入新清單] 然後建立一份。

    • 如果您的郵寄清單儲存在 Excel 試算表、Access 資料庫或其他類型的資料檔案中,請選擇 [使用現有清單],然後瀏覽至您的清單並選擇 [開啟]。

    • 如果您正在使用您的 Outlook 連絡人,請選擇 [從 Outlook 連絡人選擇]。

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

編輯您的郵寄清單

如果您要列印清單上所有人的信封,請移至<步驟 5:在信封上新增地址區塊>。如果要為清單上的特定人員 (例如,居住在距離您舉辦活動之地點 20 英哩的範圍內) 列印信封,請使用郵遞區號等篩選條件來縮小清單範圍。如需關於如何篩選資料的詳細資訊,請參閱排序和篩選合併列印的資料

提示: 篩選功能非常適合用於篩選掉沒有郵寄地址的連絡人,如此一來,您就不需要浪費那些無法寄出的信封了。

若要在清單上選擇想要為其建立信封的個別人員,請執行下列動作:

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. 選取要接收您郵件的人員名稱。

    選取該核取方塊以選取列

    您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。

步驟 5:在信封上新增地址區塊

地址區塊是合併列印功能變數,也稱為預留位置,用來標示您希望地址出現在信封上的位置。

附註: 如果您先開啟顯示段落標記 (¶) 功能,通常會較為容易正確對齊地址區塊。若要開啟顯示段落標記,請移至功能區的 [常用] 索引標籤,然後按一下 [顯示/隱藏 ¶] 按鈕,或按 CTRL+SHIFT+8。

  1. 將游標置於您想要地址區塊出現的位置。如果您已開啟顯示段落標記,請立即在 Word 置於信封中央的段落標記 (¶) 後方按一下。

  2. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    [插入地址區塊] 合併功能變數

  3. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇要在信封上顯示的收件者名稱格式。

    [地址區塊] 選項

    附註: 在 [預覽] 底下,選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,在資料來源中的記錄之間移動,然後檢視地址在信封上的顯示方式。

  4. 選擇 [確定]。

  5. 選擇 [檔案] > [儲存],在繼續操作前儲存您的合併文件。

驗證合併功能變數名稱

請確定 Word 是否將您郵寄清單中的名稱與地址放在信封上的正確位置。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [符合欄位]。

  2. 在 [符合欄位] 對話方塊中,左欄會顯示 Word 用於地址區塊的欄位名稱,右欄則可讓您將資料來源中的欄位與欄位名稱配對。請確認左邊的欄位名稱符合您郵寄清單中記錄的欄位標題,如此一來 Word 才能將正確的資料放到信封上的正確位置。

    [符合欄位] 對話方塊
  3. 執行下列其中一項操作:

    • 如果顯示的欄位名稱與您用於郵寄清單資料來源記錄的欄標題相符,則不需執行任何動作。

    • 如果欄位名稱中顯示 [(不相符)],而您預期會符合資料來源中的欄標題,請選擇下拉式箭號,然後選擇您郵寄清單資料來源中的欄位名稱。視需要重複執行。

  4. 選擇 [確定]。

步驟 6:預覽及列印信封

列印信封前,請做最後一次檢查。

  1. 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,確定信封上的名稱和地址正確無誤。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

    提示:  若要移至清單的開頭,請選擇 [第一個] 合併列印預覽結果的 [第一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕;若要移至清單的結尾,請選擇 [最後一個] 合併列印預覽結果的 [最後一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕。

  2. 選擇 [完成與合併] > [列印文件]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

步驟 7:儲存合併列印信封文件

當您儲存合併列印信封文件時,該文件會保持連接至郵寄清單,以便您在下次傳送大宗郵件時使用。

若要重複使用信封的合併列印文件

  • 開啟信封的合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

若要變更信封合併列印文件中的地址

  • 請開啟信封用的合併列印文件,並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

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