召集人和簡報者的最佳作法

若要讓線上會議更成功,請閱讀並遵循本主題中的建議。

您想做什麼?

會議排程

準備進行會議

引導會議

會議排程

在您安排會議時,請考慮採取下列建議:

  • 檢查會議選項,然後再傳送邀請,特別是如果您想要:

    • 向超過 40 人以上的群組發表簡報。

    • 邀請在您的網路上沒有帳戶的人員。

    • 討論機密事項。

    • 避免其他人在會議之前檢視或編輯您的講義。

      如需詳細資訊,請參閱設定線上會議和電話會議的選項

  • 如果您要邀請未安裝 Microsoft Lync Online 的組織內部人員,或是要邀請組織外部的人員,請檢閱其他支援之用戶端的功能和安裝需求。如需詳細資料,請參閱從未安裝 Lync 2010 的電腦加入

重要事項:Lync 會議可以讓位於不同地點的人員以更有生產力的方式合作。然而,線上會議中的增進互動性工作會隨著邀請名單的增長而變得更加複雜。Microsoft 針對超過 1000 名出席者的線上會議,與專門提供此類型會議的多個服務提供者攜手合作。如需每個合作夥伴的詳細資料和連絡資訊,請前往 Microsoft Pinpoint網站搜尋 “Event Services”。

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準備進行會議

當您規劃會議時,請考慮採取下列建議。

  • 如果某人將進行正式的簡報,請在會議進行期間安排加入第二位簡報者以管理問題。

  • 請考慮使用數種格式來呈現您的內容。 混合使用 PowerPoint 簡報、應用程式共用、互動式投票及白板練習,可讓您的觀眾全神貫注。

  • 請考慮加入網路攝影機視訊,提高參與者的注意力。

  • 如果會議要採用電話會議的形式,簡報者也必須熟悉將來電者設為靜音的各項鍵盤命令。

  • 由於耳機的音訊品質通常優於免持聽筒或行動電話,因此請規劃在您進行簡報時使用耳機。

  • 若要營造最佳音訊經驗,請務必使用 Lync Online 適用的裝置。如需經最佳化的裝置清單,請參閱 Microsoft Lync 2010 適用的電話和裝置 (英文)。

  • 準備一份會議開始的介紹投影片,告知參與者如何發問及管理音訊。

請立即執行下列操作,然後再啟動會議:

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引導會議

在會議期間,請執行下列動作:

  • 進行簡短的自我介紹,說明主題及會議流程,讓觀眾了解即將發生的事以及如何與簡報者互動。

  • 以滑鼠右鍵按一下個別會議參與者的名稱,然後選取您想要的命令,即可管理該名參與者或與其互動。

  • 若要獲得最佳電腦音效品質,請要求參與者 (正在發言者除外) 保持其線路靜音。您或其他簡報者可讓某些人員保持靜音。

  • 針對下列指標監控會議名冊:

    • 造成干擾的音訊裝置 (若適用)

    • 有音訊、視訊或共用連線問題的參與者

如需詳細資料,請參閱以簡報者身分進行會議

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