受管理的中繼資料簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

中繼資料是關於資訊。例如,活頁簿的標題與作者是中繼資料。中繼資料可以許多類型的資訊,位置、 日期或目錄項目數字。當您使用SharePoint產品時,您可以集中管理中繼資料。您可以組織中的方式,讓您公司的中繼資料,並使用中繼資料,使其更容易找到所需資訊。

本文說明受管理的中繼資料的一些重要詞彙,並讓您快速瞭解如何在 SharePoint 中使用此工具以管理中繼資料。

重要詞彙

本節包含某些關鍵詞彙的定義。這些字詞和概念經常出現於受管理的中繼資料相關文章中。

分類法是一套正式的分類系統。分類法會將描述事物的單字、標籤和字詞分組後,再將各群組排列為階層。

人們幾乎已為各類資訊建構各式分類法,從生物系統到組織結構均涵蓋在內。例如,生物學家將有機生命分為四大類:動物、植物、真菌和微生物。各個主要群組又有許多小分支。加起來的整個系統,就是一套分類法。

組織建立分類法的方式族繁不足備載。組織需要建立「會計科目表」分類法以管理會計系統,或建立組織表和工作分類以管理員工和產品型錄等項目。這些分類法全部都是資訊的階層結構,亦可說是能夠協助人員處理資訊的正式分類系統。

通俗分類是非正式的分類系統。這是隨著使用者在網站上協力建構出來的單字、標籤以及字詞,逐漸演變而來。通俗分類原先是從書籤等熱門應用發展而來。

如果您曾在網站上看過標記雲,那就是通俗分類的畫面呈現。下圖顯示某個 SharePoint 網站的標記雲。

標記雲

通俗分類式的方法對中繼資料可能可以帶來不少助益。這建構出網站使用者共享知識與專業的方式。若是採用通俗分類,內容分類即可隨著企業需求與使用者興趣的變遷而共同演變。

字詞組是相關字詞的群組。

字詞組能根據您建立字詞組的位置而有不同的範圍。

  • 本域字詞組   是在網站集合的內容中建立的,僅可用於 (以及顯示給) 該網站集合中的使用者。例如,當您為清單或文件庫中的中繼資料欄建立字詞組時,字詞組會具備本域性。只有包含此清單或文件庫的網站集合才能使用。例如,某媒體庫可能具有顯示媒體種類 (圖表、相片、螢幕擷取畫面、視訊等) 的中繼資料欄。許可字詞清單僅與此文件庫有關,且僅能用於此文件庫中。

  • 全域字詞組   可用於所有訂閱特定 Managed Metadata Service 應用程式的網站。例如,某組織可建立列出組織業務單位名稱的字詞組,如人力資源、行銷、資訊科技等。

此外,您可以設定字詞組,關閉或開啟。關閉的字詞組中,使用者無法新增新的字詞,除非有適當的權限。在開啟的字詞組中,使用者可以新增字詞的字詞組] 已對應的欄中。

字詞是特定的單字或片語您與其相關聯的 SharePoint 網站上的項目。它是在字詞組中的單一項目。字詞具有唯一識別碼,而且可以有多個文字標籤 (同義字)。如果您使用多語系網站上,字詞標籤中有不同的語言。

字詞的類型有兩種:

  • 受管理字詞    受管理字詞會經過預先定義。字詞庫管理員會將受管理的字詞整理為階層式字詞組。

  • 企業關鍵字   企業關鍵字是單字或片語的使用者新增至 SharePoint 網站上的項目。企業關鍵字的集合稱為關鍵字設定。一般而言,使用者可以新增的任何文字或片語的項目為關鍵字。這表示,您可以使用企業關鍵字 folksonomy 樣式加註標籤。有時候,字詞庫管理員將企業關鍵字移至特定受管理的字詞組。如果是受管理的字詞組的一部分,就有一個關鍵字可用的字詞組的內容中。

若要進一步瞭解如何建立及管理字詞,請參閱建立及管理字詞組中的字詞

在 SharePoint 產品中,群組是安全性字詞。在受管理的中繼資料方面,群組是一組共用相同安全性需求的字詞組。只有具備特定群組參與者權限的使用者,才可以管理屬於該群組的字詞組,或在其中建立新字詞組。組織應該為擁有獨特存取權限或安全性需求的字詞組建立群組。

若要進一步瞭解如何建立字詞組的群組,請參閱設定字詞組的新群組

字詞庫管理工具是管理分類的人員可以用於建立或管理字詞組及其中字詞的工具。字詞庫管理工具會顯示所有的全域字詞組,以及您存取字詞庫管理工具的網站集合可用的本域字詞組。

受管理的中繼資料欄是一種特殊的資料行,您可以新增至清單或文件庫。其可讓網站使用者從特定的字詞組選取的字詞。受管理的中繼資料欄可以對應到現有的字詞組,或者,您可以建立本機字詞組為欄。

若要瞭解如何使用受管理的中繼資料欄,請參閱建立受管理的中繼資料欄

您可以將 [企業關鍵字] 欄新增至內容類型、清單或文件庫,讓使用者可以使用所選詞語來標記項目。依照預設,這是多重值欄。使用者在欄中輸入詞語時,SharePoint 會提供預先輸入建議。預先輸入建議可能包含來自受管理字詞組和關鍵字詞組的項目。使用者可選取現有值,或輸入新的值。

社交標記是網站使用者可套用到內容,協助他們以對自己有意義的方式分類資訊的詞語。社交標記的實用性在於它可協助網站使用者加強網站資訊被搜索到的機率。使用者可將社交標記新增至 SharePoint 網站的資訊和 SharePoint 網站以外的 URL。

社交標記包含三種資訊類型的指標:

  • 使用者身分識別

  • 項目 URL

  • 字詞

當您將社交標記新增到項目時,可指定是否希望將您的身份和項目 URL 設為私人。但社交標記的字詞部分一律是公開的,因為會儲存於字詞庫中。

當您建立社交標記時,可從一組現有字詞中選擇,或建立新項目。選取現有字詞時,您的社交標記會包含指向該字詞的指標。

但若您輸入新字詞,SharePoint 會在關鍵字詞組中為其建立新關鍵字。新社交標記會指向此字詞。社交標記以這種方式支援通俗分類式的標記。此外,當使用者更新企業關鍵字或 [受管理的中繼資料] 欄時,SharePoint 可自動建立社交標記。接著這些字詞會成為新聞摘要、標記雲或「我的網站」設定檔中的可見標記。

清單或文件庫擁有者可以更新清單或文件庫的 [企業中繼資料及關鍵字設定],以啟用或停用中繼資料發佈。

若要瞭解如何新增特殊關鍵字欄,請參閱新增企業關鍵字欄至清單或文件庫

在一般意義上,標記指的是將中繼資料套用到某項目的動作,無論標記是受管理的中繼資料還是社交標記。

中繼資料案例:從分類到通俗分類

SharePoint 中繼資料管理支援廣泛的中繼資料方法,從正式分類法到使用者導向的通俗分類。您可透過受管理的字詞和字詞組實作正式分類法。您亦可使用企業關鍵字和社交標記,讓網站使用者得以用自選關鍵字標記內容。

此外,SharePoint 產品也提供彈性。您可選擇要搭配中繼資料使用的結構和控制規模,且可選擇控制和結構的範圍。例如:

  • 您可跨網站全域套用控制,或以本域方式套用到特定網站。

  • 您可以將字詞組設定為關閉或是開放以接受使用者參與。

  • 您可以選擇是否要搭配受管理的字詞使用企業關鍵字和社交標記。

SharePoint 產品可讓組織使用自訂方式,結合正式受管理分類法的優點與社交標記的動態優點。

下列圖表顯示使用不同程度的範圍與控制之需求差異。

有彈性的受管理中繼資料設定

受管理的中繼資料的優點

在組織中跨網站使用受管理的中繼資料有幾項優點:

SharePoint 產品的受管理的中繼資料功能可讓您控制使用者內容所新增的中繼資料。例如,使用字詞組及受管理的字詞,您可以控制使用者可以新增內容的字詞,您可以控制誰可以新增字詞。您也可以藉由設定關鍵字字詞組為關閉,限制為特定清單的企業關鍵字。

在網站之間一致使用相同的字詞時,會較容易建立出仰賴中繼資料的穩固程序或解決方案。此外,也較易於網站使用者一致地將中繼資料套用到其內容。

如果組織中跨網站的內容一致的中繼資料,輕鬆使用搜尋來尋找商務資訊與資料。搜尋功能,例如精簡搜尋面板中,會顯示在搜尋結果頁面的左邊,讓使用者篩選搜尋結果的中繼資料。

精簡搜尋面板會顯示可以用於篩選搜尋結果的中繼資料。

中繼資料導覽可讓使用者建立檢視的資訊,以動態方式根據特定的中繼資料欄位。然後,使用者可以使用資料夾或使用中繼資料的樞紐分析,找出文件庫,並使用其他索引鍵篩選來精簡結果。若要瞭解如何將此設定,請參閱設定清單或文件庫的中繼資料導覽

中繼資料導覽控制項

受管理的中繼資料可讓您更輕鬆地維護及調整您的中繼資料,如業務字詞庫管理員。您可以更新字詞組輕鬆。然後,新增或更新的字詞,都會自動成為可用當您與該字詞組建立關聯的受管理的中繼資料欄。例如,如果您將一個字詞合併多個字詞,請為標記有這些條款的內容會自動更新以反映這項變更。您可以個別規定指定多個同義字 (或標籤)。如果您的網站是多語系,您也可以指定多語系標籤個別規定。

管理中繼資料

有效管理中繼資料需要的是細心的思考與規劃。想想您希望管理清單和文件庫內容的資訊類型,並想想組織中使用資訊的方式。您可為眾多不同資訊建立中繼資料字詞的字詞組。

例如,您可能必須單一內容類型的文件。每份文件可能會有許多相關事實,如下列範例會識別的中繼資料 ︰

  • 文件用途-就可以銷售提案?工程的規格嗎?人力資源程序?

  • 文件作者和變更人員名稱

  • 建立日期、核准日期、最近修改日期

  • 需對文件預算方面負責的部門

  • 對象

以下是與管理中繼資料相關的一些重要活動 ︰

  • 規劃與設定

  • 管理字詞、字詞組和群組

  • 指定中繼資料屬性

貴組織應謹慎評估,再開始使用受管理的中繼資料。您需要的規劃份量取決於分類法的正式程度。另外也取決於您希望對中繼資料進行的控制程度。

如果您希望讓使用者協助開發分類,只需讓使用者新增關鍵字至項目,然後依需要將項目組織成字詞組即可。

如果組織想要使用受管理的字詞組,實作正式分類,然後請務必規劃與開發涉及重要專案關係人。在組織中的重要專案關係人同意必要的字詞組之後,您可以使用字詞庫管理工具,以匯入或建立您的字詞組。您也可以使用工具來管理字詞組,當使用者開始使用中繼資料。如果 web 應用程式的設定正確,而且您有適當的權限,您可以依照下列步驟移至 [字詞庫管理工具。

  1. 按一下 [設定 Office 365 設定按鈕 ,,然後按一下 [網站設定]

  2. [網站管理] 下方,按一下 [字詞儲存管理]。

    [字詞庫管理工具] 對話方塊中。

字詞庫管理工具提供的樹狀控制項可讓您用於執行大部分的工作。您在這項工具中的使用者角色會決定您可以執行的工作。若要在字詞庫管理工具中作業,您必須是伺服器陣列管理員或字詞庫管理員。或是您可以成為字詞組的指定群組管理員或參與者。

如需詳細資訊,請參閱建立與管理群組和字詞組

若要在階層中對某項目進行動作,請遵循下列步驟。

  1. 指向所要變更的 Managed Metadata Service 應用程式、群組、字詞組或字詞名稱,再按一下出現的箭頭。

  2. 從功能表中選取所要動作。

例如,如果您是字詞庫管理員或群組管理員,您可以建立、匯入或刪除群組中的字詞組。字詞組參與者可以建立新的字詞組。

字詞庫管理工具會在各個階層提供適用於該階層的功能表。

每個層級的階層,您可以在字詞庫管理工具中使用 [屬性] 窗格設定] 群組、 字詞組或字詞的特定屬性。例如,如果您正在設定字詞組,您可以指定資訊,例如名稱、 描述、 擁有者、 連絡人與專案關係人在 [一般] 索引標籤上的窗格中。您也可以指定是否希望字詞組為開啟或關閉新送出 」 的使用者。或者,您可以選擇 [預定目的] 索引標籤中,指定是否要用於標記或網站的導覽字詞組。

字詞庫屬性可讓您進行標記等設定

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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