匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

當您需要將部分 Access 資料暫時或永久移動至 SharePoint 網站時,可以從 Access 資料庫將資料匯出到網站。當您匯出資料時,Access 會建立一份所選資料表或查詢資料庫物件的複本,並將複本儲存為清單。請務必留意,匯出作業之後,匯出的清單不會反映來源資料表或查詢的變更。

本文內容

將資料匯出至 SharePoint 網站的常見案例

將資料表或查詢匯出至 SharePoint 網站

關於匯出,我還該知道些什麼?

Windows SharePoint Services 資料類型如何對應至 Access 資料類型

將資料匯出至 SharePoint 網站的常見案例

您可能基於下列各種原因,而將資料表或查詢匯出至 SharePoint 網站:

  • 您正要開始使用 Windows SharePoint Services,但發現如果有些資料庫資料表也能夠以 SharePoint 清單的形式存在,會讓所有人更容易使用。當您要與小組共用資料時,使用 SharePoint 清單會比在資料庫內處理更容易。對於新手使用者而言,清單會比較容易瀏覽和編輯。此外,您也可以利用數種 SharePoint 功能,像是清單修改時收到通知、指派及協調與清單相關的工作,以及離線工作。

  • 您想要持續在 Access 與 SharePoint 網站之間共用資料,但資料目前儲存在 Access 中。不論是使用 Access 或從 SharePoint 網站來檢視及編輯最新的資料,您應該先將資料匯出為清單,並從 Access 資料庫連結至該清單。

  • 您在 Access 資料庫中使用查詢來產生每日或每週狀態報表,並想要定期將結果張貼到您的其中一個網站。

針對將資料匯出至 SharePoint 做為清單,本主題將說明其步驟。如需從 Access 連結至 SharePoint 清單的相關說明,請參閱從 SharePoint 清單匯入或連結資料到 SharePoint 清單

匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

若要將資料匯出至 SharePoint 網站,最簡單的方法就是執行 [匯出 - SharePoint 網站] 精靈。執行精靈之後,便可以儲存設定 (亦即執行精靈時所提供的資訊) 做為匯出規格。您可以重新執行匯出作業,而不需要再次提供輸入。本節中的步驟說明如何準備匯出、匯出資料,以及將設定儲存為規格。

準備作業

  1. 找出包含您要匯出之資料表或查詢的資料庫。

    當您匯出查詢時,查詢結果中的資料列與資料行會匯出為清單項目和資料行。表單或報表無法匯出至 SharePoint。

    附註: 您一次只能匯出一個物件。

  2. 找出要建立清單所在的 SharePoint 網站。

    有效網址是以 http:// 或 https:// 開頭,接著是伺服器名稱,最後是伺服器上特定網站的路徑。例如,以下為有效位址:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. 請確定您有在 SharePoint 網站上建立清單的必要權限。如果您不確定相關權限,請連絡伺服器管理員。

    匯出作業會建立新的清單,其名稱與 Access 來源物件相同。如果 SharePoint 網站已經有該名稱的清單,便會提示您為新清單指定不同的名稱。

    附註: 您無法覆寫或附加資料至現有清單。

  4. 檢閱來源資料表或查詢中的欄位。

    下表將說明如何匯出特定元素,以及在特定情況下是否需要採取額外動作。

    元素

    解決方法

    欄位和記錄

    資料表或查詢中的所有欄位和記錄都會匯出,包括隱藏在資料工作表中的欄位。匯出作業期間會略過篩選設定。

    附件

    如果來源物件具有一個以上的附件欄,就必須加以移除,直到只剩下一個附件欄為止。這是因為 SharePoint 清單僅支援一個附件欄。如果來源物件包含一個以上的這類資料行,Access 就會顯示訊息,提示您移除附件欄,直到只剩下單一附件欄,之後才會開始進行作業。若要解決此問題,您可以將任何額外的附件欄複製到其他 Access 物件,然後再匯出到其他 SharePoint 清單。

    具有一或多個值的查閱欄位

    在單一值查閱欄位中的顯示值會匯出為 SharePoint 清單中的下拉式功能表選擇欄位。如果來源欄位支援多個值,就會在 SharePoint 清單中建立允許多個選取項目的選擇欄位。

    附註: SharePoint 清單中的選擇欄位只能包含單一資料行。如果來源查閱欄位包含多個資料行,所有資料行中的值將會合併成單一資料行。

    計算查詢欄位

    計算結果欄中的結果會複製到一個欄位中,而該欄位的資料類型取決於計算結果的資料類型。於結果幕後運作的運算式並不會被複製。

    OLE 物件欄位

    匯出作業期間會略過 OLE 物件欄位。

  5. 如果來源 Access 資料庫尚未開啟,請開啟它,然後移至下一組步驟。

匯出資料

  1. [匯出 - SharePoint 網站] ​​精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。請選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯出] 群組中的 [其他] 按鈕來拉出下拉式清單選項,然後按一下 [SharePoint 清單]。

    • 如果您使用的是 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯出] 群組中的 [SharePoint 清單]。

  2. [匯出 - SharePoint 網站] 匯出精靈將會隨即開啟。

    指定要匯出 Access 資料表或查詢的 SharePoint 網站。

  3. 在 [指定 SharePoint 網站] 方塊中,輸入目的地網站的位址。

  4. 在 [指定新清單的名稱] 方塊中,輸入新清單的名稱。

    如果資料庫中的來源物件具有與 SharePoint 網站上清單相同的名稱,則請指定不同的名稱。

  5. 您也可以選擇在 [描述] 方塊中輸入新清單的描述,然後選取 [完成時開啟清單] 核取方塊。

  6. 按一下 [確定] 以開始匯出程序。

  7. Access 會在 SharePoint 網站上建立清單,並在精靈的最後一頁顯示作業狀態。匯出作業結束時,您可以關閉精靈,或將匯出步驟儲存為規格。

    此外,在作業期間,SharePoint 會根據對應的來源欄位,為每一個資料行選取正確的資料類型。若要查看匯出資料時 Access 與 Windows SharePoint Services 資料類型如何相互對應的清單,以及每種資料類型匯出的欄位設定,請參閱本文稍後的 Windows SharePoint Services 資料類型如何對應至 Access 資料類型一節。

關於匯出,我還該知道些什麼?

Windows SharePoint Services 資料類型如何對應至 Access 資料類型

下表顯示匯出資料表或查詢時,Access 如何識別匯出清單中資料行的資料類型。

Access 資料類型

Windows SharePoint Services 資料類型

預設欄位屬性設定

注意

文字

單行文字

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[字元數最大值]  對應 Access 中的 [欄位大小​​] 設定。

[預設值]  非運算式時對應 Access 中的 [預設值] 設定。否則為空白。

[新增至​​預設檢視​]  是

備忘/長文字

多行文字

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[顯示的行數]  5

[新增至​​預設檢視​]  是

數值

數值

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[最小值​​]  空白

[最大值​​]  空白

下表說明如何根據 Access 中的 [小數位數] 設定來設定 [小數位數] 屬性。

Access 設定    

Windows SharePoint Services 設定    

自動

自動

0-5

0-5

6-15

5

[預設值]  非運算式時對應 Access 中的 [預設值] 設定。否則為空白。

[新增至​​預設檢視​]  是

[顯示為百分比]  若 [格式] 屬性設為 [百分比],則為 [是]。

日期/時間

日期或時間

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定

[日期及時間格式]  若 [格式] 屬性設為 [簡短日期],則設為 [只有日期]。否則,會設定為 [日期及時間]。

[行事曆類型]  若選取 [使用回曆選項],則會設為 [回曆]。否則,會設定為 [西曆]。

下表說明如何根據 Access 中的 [預設值​​] 設定來設定 [預設值​​] 屬性。

Access 設定    

Windows SharePoint Services 設定    

=Date()

今天的日期

設定為特定日期的欄位

設定為特定日期的欄位

[新增至​​預設檢視​]  是

貨幣

貨幣

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[最小值​​]  空白

[最大值​​]  空白

下表說明如何根據 Access 中的 [小數位數] 設定來設定 [小數位數] 屬性。

Access 設定    

Windows SharePoint Services 設定    

自動

自動

0-5

0-5

6-15

5

[預設值]  非運算式時對應 Access 中的 [預設值] 設定。否則為空白。

[新增至​​預設檢視​]  是

[貨幣類型]  對應 Access 中的 [格式] 設定。

自動編號

數值

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[最小值​​]  空白

[最大值​​]  空白

[小數位數]  自動​​

[新增至​​預設檢視​]  是

[欄位大小​​] 屬性設為 [複寫識別碼] 時自動編號

單行文字

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[字元數最大值]  38

[預設值]  空白

[新增至​​預設檢視​]  是

是/否

是/否

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[預設值]  非運算式時對應 Access 中的 [預設值] 設定。否則為空白。

[新增至​​預設檢視​]  是

OLE 物件

此欄位不會匯出

超連結

超連結

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[格式化 URL 為]  超連結

[新增至​​預設檢視​]  是

附件

附件

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[新增至​​預設檢視​]  是

多重值欄位

選項

[資料行名稱]  對應 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

[描述]  對應 Access 中的 [描述] 設定。

[必要]  對應 Access 中的 [必要] 設定。

[新增至​​預設檢視​]  是

頁面頂端

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×