匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您的部門或工作群組的成員使用 Windows SharePoint Services 2.0 或更新版本溝通和共同作業彼此,您可能會遇到位置部分的 Access 資料庫中的資料必須設定成可在一或多個 SharePoint 網站的案例.

當您需要暫時或永久某些Microsoft Office Access 2007資料移至 SharePoint 網站時,您可以網站匯出從您的 Access 資料庫。當您匯出資料時,Access 會複製選取的資料表或查詢資料庫物件,並將複本儲存為清單。請務必記住匯出的清單不會反映在匯出作業後的來源資料表或查詢至所做的變更。

如果您不熟悉 Windows SharePoint Services,並想要深入瞭解,請造訪 Windows SharePoint Services 首頁。請遵循本文的 [請參閱] 區段中的連結。

本文內容

將資料匯出至 SharePoint 網站的常見的案例

匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

Windows SharePoint Services 的資料類型如何對應至 Access 資料類型

將資料匯出至 SharePoint 網站的常見的案例

您匯出的資料表或查詢至 SharePoint 網站的各種不同的原因包括:

  • 您剛開始使用 Windows SharePoint Services,您會發現的會針對每一個人更容易是否資料庫資料表部分也存在為 SharePoint 清單。當您想要與小組共用資料時,使用 SharePoint 清單很容易得多資料庫內的工作。也可以更輕鬆地瀏覽和編輯的新手使用者清單。此外,您也可以利用多個Windows SharePoint Services 3.0功能,例如 [離線工作且清單已修改,指派並協調工作清單,相關聯時收到通知。

  • 您想要共用 Access 和持續,SharePoint 網站之間的資料,但資料目前儲存在 Access 中。檢視及編輯的最新的資料,以使用 Access 或從 SharePoint 網站,應該先將資料匯出為] 清單中,,然後從連結的 Access 資料庫。

  • 在 Access 資料庫中使用查詢來產生每天或每週狀態報表,您要張貼到其中一個定期您網站的結果。如果您有安裝Microsoft Office Outlook 2007時,您可以簡化查詢結果張貼至您的網站定期匯出作業。

本主題提供將資料匯出至 Windows SharePoint Services 清單中的步驟。從 Access 連結至 SharePoint 清單的相關說明,請參閱匯入或連結至 SharePoint 清單

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匯出資料表或查詢至 SharePoint 網站

將資料匯出至 SharePoint 網站的最簡單方法是執行匯出精靈]。執行精靈之後,您可以儲存您的設定,您執行精靈時所提供的資訊,以匯出規格。您可以重新匯出作業而不需要再次提供輸入執行。本節中的步驟說明如何準備匯出、 匯出您的資料,並將您設定儲存為規格。

準備作業

  1. 找出包含的資料表或查詢,您想要匯出的資料庫。

    當您匯出的查詢時的列與欄中的查詢結果會匯出為清單項目和資料行中。您無法匯出表單或報表。

    附註: 您可以一次匯出只有一個物件。

  2. 找出您要建立清單的 SharePoint 網站。

    有效的網站地址第一句是 http:// 伺服器的名稱,並結束伺服器上的特定網站的路徑。例如,下列是有效的地址:

http://adatum/AnalysisTeam

  1. 請確定您已在 SharePoint 網站上建立清單的必要權限。如果您不確定權限,請連絡伺服器管理員。

    匯出作業會建立新清單的名稱與從 Access 來源物件的名稱相同。如果 SharePoint 網站已有清單的名稱,系統會提示您指定新清單的不同名稱。

    附註: 您無法覆寫也無法將資料新增至現有的清單。

  2. 檢閱來源資料表或查詢中的欄位。

    下表會說明如何匯入的某些項目,以及您是否需要在特定情況下採取其他動作。

元素

解決方式

欄位和記錄

所有的欄位和記錄的資料表或查詢會匯出,包括在資料工作表中隱藏的欄位。匯出作業期間會略過篩選設定。

附件

如果來源物件有一個以上的 [附件] 欄,您就必須移除某個 [附件] 欄。這是因為 SharePoint 清單可支援只有一個附件資料行。如果來源物件包含多個這類資料行,Access 會顯示訊息,提示您啟動操作前先移除留下單一附件] 欄。若要解決此問題,可以將任何其他的附件欄位複製到其他 Access 物件,然後匯出至其他 SharePoint 清單。

具有單一或多個值的查閱欄位

在單一值的查閱欄位中顯示值會匯出為下拉式功能表選擇 SharePoint 清單中的欄位。如果 [來源] 欄位支援多重值,請選擇欄位,讓多個選取項目會建立在 SharePoint 清單中。

附註: SharePoint 清單中的選擇] 欄位可以包含多單一資料行。如果來源查閱欄位中包含多個資料行,所有的資料行中的值會結合成單一資料行。

計算結果的查詢欄位

計算結果欄中的結果會複製到其資料類型而定的計算結果資料類型的欄位。不會複製前結果的運算式。

OLE 物件欄位

匯出作業期間,會忽略 OLE 物件欄位。

  1. 如果來源資料庫尚未開啟,開啟它,,然後移至下一組步驟。

匯出資料

  1. 在 [匯出] 群組中的 [外部資料] 索引標籤上按一下 [ SharePoint 清單]。 按鈕影像

    匯出精靈] 啟動。

  2. 指定的 SharePoint 網站] 方塊中,輸入目的網站的地址。

  3. 在 [指定新的 SharePoint 清單的名稱] 方塊中,輸入新清單的名稱。

    如果您的資料庫中的來源物件已經有相同的名稱清單,在 SharePoint 網站上,指定不同的名稱。

  4. 您也可以在 [描述] 方塊中輸入新清單的描述,然後選取 [開啟 [完成] 清單] 核取方塊。

  5. 按一下[確定] 以開始匯出程序。

  6. 存取 SharePoint 網站上建立清單,並顯示在精靈的最後一頁上作業的狀態。匯出作業結束時,您可以關閉精靈或儲存為規格的您匯出的步驟。

    此外,操作時,Windows SharePoint Services 選取每一欄,對應的 [來源] 欄位所根據的正確的資料類型。若要存取和 Windows SharePoint Services 的資料類型的對應至清單彼此當您匯出資料,以及哪些欄位設定會匯出為每個資料類型,請參閱如何 Windows SharePoint Services 的資料型別對應至 Access 資料類型,區段稍後中本文中。

儲存規格

  1. 在精靈的最後一個頁面上,選取 [儲存匯出步驟頁面] 核取方塊。

    隨即出現一組額外控制項。

  2. 在 [另存新檔] 方塊中,輸入匯出規格的名稱。

    您也可以在 [描述] 方塊中輸入描述。

  3. 如果您想要執行的作業,固定的時間間隔,例如每週或每月、 選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊。

    這樣會建立Office Outlook 2007工作,可讓您在日後執行規格。

  4. 按一下 [儲存匯出]。

設定 Outlook 工作

如果您在上述程序中選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊,Access 就會啟動 Outlook,並顯示新的工作。您可以使用下列步驟,設定工作。

附註: 如果沒有安裝 Outlook,Access 會顯示錯誤訊息。如果 Outlook 的設定不正確,就會開始 Outlook 啟動精靈。遵循精靈中的指示,將 Outlook 設定。

  1. 在 [在 Outlook 中的 [匯出名稱工作] 視窗中,檢閱及修改工作設定,例如 [到期日提醒

    若要建立週期性工作,按一下 [週期性]。下圖顯示工作排程器使用一些標準設定:

    Outlook 工作排程器

    排定的 Outlook 工作的相關資訊,請參閱排程匯入或匯出作業的文章。

  2. 完成設定時,按一下 [儲存並關閉]。

執行儲存的工作

  1. 在 Outlook 功能窗格中,按一下 [工作],然後按兩下所要執行的工作。

  2. 在 [任務] 索引標籤的 [ Microsoft Office Access ] 群組中按一下 [執行匯出 按鈕影像

  3. 瀏覽至 SharePoint 網站,然後開啟 [建立新的清單。

    確定所有的欄位和記錄已成功匯出並沒有錯誤。

    Windows SharePoint Services 選取每一欄,對應的 [來源] 欄位所根據的正確的資料類型。若要查看的存取權與 Windows SharePoint Services 的資料類型的對應至清單彼此當您匯出資料,以及哪些欄位設定會匯出為每個資料類型,請參閱下一節。

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Windows SharePoint Services 的資料類型如何對應至 Access 資料類型

下表顯示 Access 如何識別匯出的清單中的資料行的資料類型,當您匯出的資料表或查詢。

Access 資料類型

Windows SharePoint Services 的資料類型

預設欄位屬性設定

附註

文字

單行文字

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

最大字元數    反映在 Access 中的 [欄位大小] 設定。

預設值    如果不是運算式,反映在 Access 中的 [預設值] 設定。否則,空白。

新增至預設檢視    [是]

備忘

多行文字

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

若要顯示的行數   5

新增至預設檢視    [是]

數值

數值

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

最小值    空白

最大值    空白

下表會說明如何的小數位數] 屬性設定根據 Access 中的 [小數位數] 設定。

存取設定   

Windows SharePoint Services 設定   

自動

自動

0-5

0-5

6-15

5

預設值    如果不是運算式,反映在 Access 中的 [預設值] 設定。否則,空白。

新增至預設檢視    [是]

顯示為百分比    如果 [格式] 屬性設定為百分比,[是]。

日期/時間

日期或時間

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定

所需    鏡像所需在 Access 中設定

日期和時間格式    如果 [格式] 屬性設定為 [簡短日期,設定為 [只有日期。否則,設定為[日期與時間

行事曆類型    如果已核取 [使用回曆] 選項,設定為回曆。否則,設定為西曆

下表會說明如何在 Access 中的 [預設值] 設定根據設定預設值] 屬性。

存取設定   

Windows SharePoint Services 設定   

= Date ()

今天的日期

設定在特定日期的欄位

設定在特定日期的欄位

新增至預設檢視    [是]

貨幣

貨幣

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

最小值    空白

最大值    空白

下表會說明如何的小數位數] 屬性設定根據 Access 中的 [小數位數] 設定。

存取設定   

Windows SharePoint Services 設定   

自動

自動

0-5

0-5

6-15

5

預設值    如果不是運算式,反映在 Access 中的 [預設值] 設定。否則,空白。

新增至預設檢視    [是]

貨幣類型    反映在 Access 中的 [格式] 設定。

自動編號

數字

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

最小值    空白

最大值    空白

小數位數    自動

新增至預設檢視    [是]

[自動編號] 欄位大小] 屬性設定為 [複製編號的位置

單行文字

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

最大字元數   38

預設值    空白

新增至預設檢視    [是]

是/否

是/否

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

預設值    如果不是運算式,反映在 Access 中的 [預設值] 設定。否則,空白。

新增至預設檢視    [是]

OLE 物件

欄位並不會匯出

超連結

超連結

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

格式化 URL 為    超連結

新增至預設檢視    [是]

附件

附件

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

新增至預設檢視    [是]

多重值欄位

選項

資料行名稱    反映在 Access 中的 [欄位名稱] 設定。

描述    反映在 Access 中的 [描述] 設定。

所需    鏡像所需在 Access 中設定。

新增至預設檢視    [是]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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