匯出資料至 Excel

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用匯出精靈,將 Access 資料庫的資料匯出為可由 Excel 讀取的檔案格式。本文將示範如何準備並將資料匯出至 Excel,並針對可能發生的常見問題提供疑難排解秘訣。

本文內容

將資料匯出至 Excel︰ 基本概念

準備匯出作業

執行匯出作業

儲存匯出規格

執行儲存的匯出

疑難排解遺漏和不正確的值

將資料匯出至 Excel:基本概念

當您將資料匯出至 Excel 時,Access 會建立所選資料的複本,然後將複製的資料儲存至可於 Excel 開啟的檔案中。如果您經常將資料從 Access 資料複製到 Excel,您可以儲存匯出作業的詳細資料以供日後使用,甚至可排程依設定間隔自動執行的匯出作業。

將資料匯出至 Excel 的常見案例

  • 您的部門或工作群組同時使用 Access 和 Excel 來處理資料。您將資料儲存在 Access 資料庫中,但使用 Excel 來分析資料和發佈分析結果。您的團隊目前在需要時會匯出資料至 Excel,但您希望讓這項程序更有效率。

  • 您是 Access 的長期使用者,但是您的主管卻偏好使用 Excel 來處理資料。您必須每隔一段固定時間將資料複製到 Excel,因此希望能自動化這個程序以節省時間。

關於將資料匯出至 Excel

  • Access 並未包括適用於 Excel 格式的 [另存新檔] 命令。若要將資料複製到 Excel,您必須使用本文所述的「匯出」功能,或是將 Access 資料複製到剪貼簿,然後貼到 Excel 試算表中。

  • 您可以匯出表格、查詢、表單或報表, 也可以匯出在多重記錄檢視 (例如,資料工作表) 中選取的記錄。

  • Microsoft Excel 中包含要從 Access 資料庫匯入資料的命令。您可以使用此命令,而不是; 在 Access 中的 [匯出] 命令不過,Excel 匯入] 命令只可讓您匯入資料表或查詢。如需詳細資訊,請參閱 Excel 說明文章︰連線至 (匯入) 外部資料

  • 您無法將巨集或模組匯出至 Excel。在匯出含有子表單、子報表或子資料工作表的表單、報表或資料工作表時,只會匯出主表單、主報表或主資料工作表。您必須對每個要匯出至 Excel 的子表單、子報表和子資料工作表重複執行匯出作業。

  • 一次匯出作業只能匯出一個資料庫物件。不過,您可以在完成個別匯出作業之後,於 Excel 中合併多個工作表。

文件頂端

準備匯出作業

執行匯出程序之前, 最好檢閱您想要匯出,請確定,它不包含任何錯誤標記或錯誤值的資料。如果有任何錯誤,請嘗試解決方法,您將資料匯出至 Excel 之前。否則,可以在匯出作業期間發生問題時,null 值可能會插入到 Excel 工作表中的儲存格。如需匯出到 Excel 時可能發生問題的詳細資訊,請參閱疑難排解遺漏和不正確的值] 區段。

如果來源物件是表格或查詢,請決定是否要連同資料的格式設定一併匯出。這個決定會影響結果活頁簿的兩個層面 :匯出的資料量與資料的顯示格式。下表說明匯出格式化與未格式化資料的結果。

匯出

來源物件

欄位和記錄

格式設定

不含格式設定

表格或查詢

附註: 表單和報表必須連同格式設定一併匯出。

基礎物件中所有的欄位和記錄都會全部匯出。

[格式] 屬性設定會略過作業期間。

如果是查閱欄位,則只會匯出查閱識別碼值。

超連結欄位的內容會匯出為顯示連結,並以 displaytext #address # 格式的文字欄。

含格式設定

表格、查詢、表單或報表

只會匯出目前檢視或物件中顯示的欄位和記錄。篩選的記錄、資料工作表中的隱藏欄,以及未顯示在表單或報表上的欄位都不會匯出。

精靈會採用 [格式] 屬性設定。

如果是查閱欄位,則會匯出查閱值。

如果是超連結欄位,其值會以超連結形式匯出。

如果是 RTF 欄位,則會匯出文字,但不會匯出格式設定。

  1. 選擇目的活頁簿和檔案格式。請注意,報表只能以舊版的 *.xls 檔案格式匯出,不能以新版的 *.xlsx 檔案格式匯出。

    Access 會在匯出作業期間提示您指定目的地活頁簿的名稱。下表摘要列出建立活頁簿 (如果不存在) 與覆寫活頁簿 (如果已經存在) 的時機。

如果目的地活頁簿

而且來源物件為

而且您想要匯出

不存在

表格、查詢、表單或報表

資料,不論是否連同格式設定

匯出作業期間會建立活頁簿。

已經存在

表格或查詢

資料,不包括格式設定

不會覆寫活頁簿, 而是在活頁簿中加入新的工作表,並以匯出資料的來源物件名稱命名該工作表。如果活頁簿中已經有該名稱的工作表,Access 會提示您選擇取代現有工作表的內容,或是為新的工作表指定另一個名稱。

已經存在

表格、查詢、表單或報表

資料,包括格式設定

將以匯出的資料覆寫活頁簿。所有現有的工作表都會移除,並建立與匯出物件同名稱的新工作表。Excel 工作表中的資料會繼承來源物件的格式設定。

資料會一律新增到新的工作表中, 您無法將資料附加到任何現有的工作表或命名範圍。

文件頂端

執行匯出作業

  1. 如果目的地 Excel 活頁簿已開啟,請將其關閉後再繼續。

  2. 在來源資料庫的功能窗格中,選取您要匯出的物件。

    匯出資料的一部分

    如果物件是表格、查詢或表單,而且您只想匯出部分資料,請在 [資料工作表] 檢視中開啟物件,然後選取所需的記錄。

    若要在資料工作表檢視中開啟表單︰   

    1. 按兩下表單,將其開啟。

    2. 以滑鼠右鍵按一下表單,然後按一下 [資料工作表檢視]。如果無法使用這個選項:

      1. 按一下 [設計檢視]

      2. 按下 F4 鍵以顯示屬性工作表窗格。

      3. 從屬性工作表頂端的下拉式清單選取 [表單]

      4. 在屬性工作表的 [格式] 索引標籤上,將 [允許資料工作表檢視] 屬性設為 [是]

      5. [設計] 索引標籤上,按一下 [檢視] 群組中的 [資料工作表檢視]

        附註: 您無法匯出報表的某部分。然而,您可以選取或開啟報表的基礎資料表或查詢,然後從該物件匯出部分資料。

  3. 在 [匯出] 群組中的 [外部資料] 索引標籤上按一下 [ Excel]。

  4. [匯出 - Excel 試算表] 對話方塊中,檢閱建議的 Excel 活頁簿檔案名稱 (Access 會使用來源物件的名稱)。如有需要,您可以修改檔案名稱。

  5. [檔案格式] 方塊中,選取所需的檔案格式。

  6. 如果您要匯出的資料表或查詢,且您想要匯出的資料格式,請選取 [匯出資料與設定格式化的版面配置]。如需詳細資訊,請參閱準備匯出作業的一節。

    附註: 如果您正在匯出表單或報表,此選項一律呈選取的狀態而無法使用 (呈暗灰色)。

  7. 若要在匯出作業完成後檢視目的地 Excel 活頁簿,請選取 [匯出操作完成後,開啟目的檔案] 核取方塊。

    如果來源物件已開啟,而且您在檢視中選取一個或多個記錄後才開始匯出作業,則可以選取 [僅匯出選取的記錄]。若要匯出檢視中顯示的所有記錄,請將此核取方塊保持空白。

    附註: 如果沒有選取任何記錄,則這個核取方塊會保持無法使用的狀態 (呈暗灰色)。

  8. 按一下 [確定]

    如果匯出作業因為發生錯誤而失敗,Access 會顯示一則訊息,說明錯誤的原因。否則,Access 會根據您在步驟 7 的選取項目匯出資料,並在 Excel 中開啟目的地活頁簿。然後,Access 會顯示對話方塊,供您建立使用此次匯出作業詳細資料的規格。

文件頂端

儲存匯出規格

  1. 按一下 [是] 可儲存匯出作業的詳細資料以供日後使用。

    儲存詳細資料可協助您日後重複執行相同的匯出作業,不需要每次都逐步執行精靈。

  2. [另存新檔] 方塊中,輸入匯出規格的名稱。您也可以選擇在 [描述] 方塊中輸入描述。

  3. 如果電腦已經安裝 Microsoft Outlook,而且您希望定期 (例如每週或每月) 執行匯出作業,請選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊。

    隨後就會建立一個 Outlook 工作,可讓您按一下 Outlook 中的按鈕即可執行匯出。

  4. 按一下 [儲存匯出]

    如果已安裝 Outlook,Access 會啟動它。

    附註: 如果尚未安裝 Outlook,則會出現錯誤訊息。如果 Outlook 設定不正確,便會啟動 Outlook 啟動精靈。請依照精靈的指示來設定 Outlook。

    請檢閱及編輯 Outlook 中的工作設定,例如 [到期日][提醒]

    若要建立週期性工作,請按一下 [週期性],並填入詳細資料。

  5. 按一下 [儲存後關閉]

文件頂端

執行儲存的匯出

  1. 在 Outlook 功能窗格中,按一下 [工作],然後按兩下所要執行的工作。

  2. [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯入]

  3. 在 Excel 中開啟目的地活頁簿,然後驗證是否所有資料都已複製到正確的儲存格。

    如果您選擇只將資料 (不含格式設定) 複製到現有的活頁簿,活頁簿可能會含有多個工作表。請找出與匯出作業對應的工作表,然後檢閱該工作表上的儲存格。

文件頂端

疑難排解遺漏和不正確的值

下表說明疑難排解常見錯誤的各種方法。

提示: 如果您發現只是遺漏少數幾個值,請在 Excel 活頁簿中進行修正。否則,請修正 Access 資料庫中的來源物件,然後重新執行匯出作業。

問題

描述與解決方法

導出欄位

導出欄位的結果會匯出;執行計算的基準運算式不會匯出。

多重值欄位

支援多重值的欄位會匯出為以分號 (;) 分隔的值清單。

圖片、物件和附件

圖形元素 (例如標誌、OLE 物件欄位的內容,以及屬於來源資料一部分的附件) 並不會匯出。請在完成匯出作業之後手動將這些元素加入工作表。

圖形

當您匯出包含 Microsoft Graph 物件的表單或報表時,圖形物件不會一併匯出。

資料位於錯誤的欄

結果工作表中的 null 值有時會被應該位於下一欄的資料取代。

遺漏日期值

早於 1900 年 1 月 1 日的日期不會匯出。工作表中的對應儲存格將含有 null 值。

遺漏運算式

用來計算值的運算式不會匯出至 Excel, 只會匯出計算結果。請在完成匯出作業之後手動將公式加入 Excel 工作表。

遺漏子表單、子報表和子資料工作表

匯出表單、報表或資料工作表時,只會匯出主表單、主報表或主資料工作表。您必須對每個要匯出的子表單、子報表和子資料工作表重複執行匯出作業。

遺漏欄或格式不正確

如果結果工作表中所有欄的格式都不正確,請重新執行匯出作業,同時務必選取精靈中的 [匯出具有格式與版面配置的資料] 核取方塊。相反地,如果只有某些欄的格式與來源物件中的版本不同,請在 Excel 中手動套用所需的格式設定。

設定 Excel 中的資料行的格式

  1. 開啟目的地 Excel 活頁簿,然後顯示含有匯出資料的工作表。

  2. 以滑鼠右鍵按一下欄或選取的儲存格範圍,然後按一下 [儲存格格式]

  3. [數值] 索引標籤的 [類別] 底下選取一個格式,例如 [文字][數值][日期][時間]

  4. 按一下 [確定]

欄中出現 "#" 值

您可能會在某欄中見到與表單中「是/否」欄位對應的 # 值。這可能是因為您在功能窗格或 [表單檢視] 中啟動匯出作業所致。若要解決這個問題,請先在 [資料工作表檢視] 中開啟表單,然後再匯出資料。

錯誤標記或錯誤值

請檢查儲存格是否有錯誤標記 (位於角落的綠色三角形) 或錯誤值 (開頭為 # 字元的字串,而非適當的資料)。

文件頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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