共用 SharePoint 檔案或資料夾

共用 SharePoint 檔案或資料夾

您儲存在 SharePoint 網站上的檔案通常可供擁有網站許可權的每個人使用, 但您可能會想要與不以其他方式存取網站的人員共用特定檔案或資料夾。 當您共用檔案和資料夾時, 您可以決定是否要讓其他人編輯或只進行流覽。 您可以隨時查看共用 sharepoint檔案的人員, 並隨時停止共用 sharepoint 檔案或資料夾, 或變更許可權

(想要共用整個網站嗎?)

共用檔案或資料夾

在 SharePoint中共用檔案或資料夾的方式如下:

  1. 依序選取要共用的檔案或資料夾,然後選取 [共用]。

    顯示組織內部人員共用連結的 [共用] 對話方塊螢幕擷取畫面。

  2. 可選按一下下拉式清單來變更連結類型。 [詳細資料] 窗格隨即開啟,您可在此變更可存取該連結的對象,以及其他人員是否能編輯您正在共用的項目。

    [誰可以使用此連結] 的選項 (選項需視系統管理設定而定):

    • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

      附註: SharePoint Server 2019中無法使用此選項。

    • [<貴組織> 中的人員] 會將檔案的存取權授與貴組織中任何擁有這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。

    • 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。 

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

    附註: 如果 [共用] 選項已變成灰色, 說明貴組織的系統管理員可能已受到限制。 例如, 他們可以選擇停用 [任何人] 選項, 以避免將可用連結轉寄給其他人。

    [允許編輯] 預設為開啟。 如果您希望其他人只能檢視您的檔案,請取消選取該核取方塊。

    完成後,請按一下 [套用]。

  3. 如有需要,請輸入要共用的人員名稱和訊息。

  4. 當您準備好傳送連結時,請按一下 [傳送]。

附註: 共用檔案時, 如果您選取 [ Outlook ] 選項, 這只會讓您在電子郵件訊息中包含檔案的連結。 如果您想要附加實際的檔案, 您必須從 SharePoint下載本機複本, 然後將檔案附加到電子郵件。

取得可供您複製的檔案或資料夾連結

另一種共用的方式則是取得檔案或資料夾連結,供您複製並貼上到文字訊息中或網站上。 您共用這些連結的對象也可以將連結轉寄給其他人。

  1. 在 SharePoint中, 按一下 [複製連結]。 連結會自動複製到剪貼簿。

    複製連結對話方塊的螢幕擷取畫面

  2. 可選按一下下拉式清單來變更連結類型。 [詳細資料]窗格隨即開啟,您可以在此變更可存取該連結的使用者,以及其他人員是否能編輯您正在分享的項目。

    [誰可以使用此連結] 的選項 (選項需視系統管理設定而定):

    • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

    • [<貴組織> 中的人員] 會將檔案的存取權授與貴組織中任何擁有這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。

    • 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 這個選項不會變更項目的權限。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。 

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

    [允許編輯] 預設為開啟。 如果您希望其他人只能檢視您的檔案,請取消選取該核取方塊。 您可以選取 [封鎖下載] 選項來進一步限制, 這表示它們無法儲存本機複本。

    完成後,請按一下 [套用]。

  3. 在您需要的地方貼上連結 (Ctrl+V),例如文字訊息或網站上。

附註: 

  • 共用連結授與的權限時效與連結時效相同。 舉例來說,當連結停用時,也會撤銷存取權 (雖然人員可能還是可以透過其他方法存取檔案)。

  • 已選取 [允許編輯] 時:若對方是貴組織的人員,則登入後就可以編輯、複製或下載這些檔案。 未選取 [允許編輯] 時:貴組織中的人員可以檢視,或許也能複製或下載檔案。

  • 網站系統管理員可以將共用功能限制為只有擁有者可共用檔案與網站。

  • 如果網站系統管理員沒有限制共用網站擁有者, 任何對檔案或資料夾擁有編輯許可權的使用者, 都可以按一下 [共用] 或 [複製] 連結, 與其他人共用該檔案或資料夾。 沒有 [編輯] 許可權的使用者可以使用 [複製連結] 來取得連結, 以供已經擁有檔案或資料夾許可權的使用者使用。

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