入門:使用 InfoPath 和 SharePoint 建立會議記錄系統

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範例表單範本從Microsoft Office InfoPath 2007稍微修改Windows SharePoint Services 3.0網站上建立的文件庫,您就可以執行的系統,您可以使用一致的方式記錄會議筆記,請傳送筆記給每個會議出席者,和SharePoint 服務文件庫中儲存這些筆記。本文將說明如何建立此系統。

本文內容

概觀

開始之前

建立新會議筆記系統

更新表單範本

概觀

使用 InfoPath 會專為收集一般會議資料,例如會議議程、 出席者、 討論區項目及動作項目所設計的範例表單範本。範例表單範本被設定,讓您可以傳送到每個會議出席者的電子郵件範本為基礎的表單的複本。

範例表單範本設定為協助收集的資料,通常會在會議中記錄的記錄。控制項的排列邏輯的章節,以協助收集正確的資料,並也減輕他從收集資料會自動產生的會議記錄中。控制項的版面配置也會提供一致的架構,因此,而不必記住哪一類的資料收集記事格式不是他只填入在會議進行時空格。

雖然您可以修改收集其他資料的表單範本,但建議使用現有的表單範本為是一個可讓您將已完成的表單儲存到 SharePoint 文件庫的修改。然後,您可以測試您的系統的效果,並使用複習所學內容修改表單範本,以符合您的群組的需求測試期間。

第一個發佈範例表單範本的 SharePoint 網站上的新文件庫,您可以在系統中使用此範例表單範本。您會建立新的文件庫,做為發佈程序的一部分。發佈表單範本後,當您建立新的文件庫時,您將然後修改表單範本,使其將已完成的表單儲存至新的文件庫,並將表單的複本傳送給會議出席者。

若要使用這個系統,會議記錄會移至文件庫,並建立此表單範本為基礎的新表單。在會議期間,記錄人員填入表單上的適當控制項中的資料。在會議結束時,會議記錄送出表單的文件庫,然後表單的副本會傳送給每個會議出席者。這些未出席會議的人員可以讀取備忘稿,請移至文件庫,並在 InfoPath 中開啟表單。

範例表單範本包含下列各節:

包含四個區段的會議議程表單範本

1.標題] 區段包含控制項的名稱、 用途、 位置和會議日期和時間。[日期控制項會自動顯示建立表單的日期。根據預設,[結束時間] 文字方塊控制項會自動顯示的時間就是一個小時晚開始時間的文字方塊控制項中輸入的時間。

2.重複區段包含控制項的名稱和電子郵件地址的每個會議出席者的出席者。當會議記錄送出完成的表單時,列於此部分中的每個出席者會收到一份已完成的表單。

3.討論區項目重複區段內容控制項,為每個簡報者 (引導討論的與會者) 和每個討論區項目的相關附註。簡報者的下拉式清單方塊控制項顯示的 [與會者] 區段中的名稱。

4.動作項目重複區段內容控制項的 [名稱]、 [工作分派的和 [到期日每個動作項目。工作分派的下拉式清單方塊控制項顯示的 [與會者] 區段中的名稱。

如果您是新 infopath,下列文章可協助您瞭解重要概念,以及當您完成這份文件中的每個任務,就會發生的條款較佳的定義。您也可以找到這些連結本文中適當的各節中,您需要詳細資訊,當您完成工作。

  • 表單範本與表單簡介說明表單範本與表單之間的差異。您將建立的表單範本。任何人會使用您的會議記錄系統就會建立此表單範本為基礎的表單。

  • 資料來源簡介說明填寫表單為基礎的表單範本時要儲存資料的位置。

  • 資料連線簡介說明如何取得表單範本為基礎的表單,並將資料傳送。

  • 送出表單資料簡介說明如何送出到 SharePoint 文件庫中的儲存位置表單中的資料。

  • 新增公式至控制項說明如何表單範本為基礎的表單自動計算控制項中的新資料。

  • 若要發佈表單範本簡介說明最後一項工作之前,您必須執行使用者可以填寫表單範本為基礎的表單。

頁面頂端

開始之前

您會需要統一資源定位器 (URL),在 [最小值,設計] 權限您可以使用這個系統的 SharePoint 網站的網站集合。您可以在您的網站集合上建立的文件庫,如果您有適當的權限。需要查看的會議筆記的人員將需要讀取您的網站集合的權限。如果您需要建立的文件庫,或設定表單使用者的網站集合的讀取權限的權限,請連絡您的網站集合的管理員。

您也必須至少有一個的電子郵件地址,您可以傳送已完成的表單及電子郵件用戶端,例如Microsoft Office Outlook 2007,設定為接收郵件,讓您可以測試表單範本的複本。

本文假設您使用的 SharePoint Services 的預設設定。

頁面頂端

建立新會議筆記系統

若要建立此系統,您將會執行下列動作:

  1. 開啟和儲存範例表單範本。

  2. 發佈範例表單範本,建立新的會議筆記的文件庫。

  3. 修改範例表單範本儲存至新的文件庫的 [已完成的表單,然後將複本傳送給每個出席者。

  4. 發佈修改的表單範本。

  5. 建立及提交此表單範本為基礎的測試表單以測試修改的表單範本和新的文件庫。

開啟及儲存表單範本

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [設計表單範本]。

  2. 開啟的表單範本,請按一下 [自訂範例]。

  3. 在 [自訂範例] 底下,按兩下 [範例會議議程

  4. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]

  5. 如果 InfoPath 顯示有關發佈表單範本的訊息,請按一下[確定]

  6. 在 [另存新檔] 對話方塊中,指定您要儲存的表單範本的位置。

  7. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入表單範本的名稱。

  8. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [ InfoPath 表單範本],然後按一下儲存

發佈表單範本

發佈程序的一部分,您會建立新的文件庫。

若要進一步瞭解發佈表單範本,請參閱簡介發佈表單範本

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [發佈]

  2. 在 [發佈] 精靈的第一個頁面上,按一下包含或不含 InfoPath Forms Services 的到 SharePoint 伺服器],然後按 [下一步

  3. 在 [輸入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,在精靈的下一個頁面上的 SharePoint 網站上,輸入您的網站集合的 URL,然後再按 [下一步。例如,若要使用網站集合的 URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly,您http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly方塊中輸入。

  4. 在下一個頁面上,按一下文件庫],然後按 [下一步

  5. 在下一個頁面上,按一下 [建立新的文件庫],然後再按 [下一步

  6. 在下一個頁面上,輸入的名稱和描述新的文件庫,然後再按 [下一步

  7. 接受建議的欄,然後按一下 [下一步]。

  8. 在精靈的最後一頁,驗證所顯示的資訊正確,,然後再按一下 [發佈]。

  9. 按一下 [關閉]。

    當您成功發佈表單範本時,您會收到確認,以在精靈的最後一頁上。

寫下的 [新的文件庫; URL您必須在本文稍後這項資訊。新的文件庫的 URL 會網站集合,後面接著斜線 (/),後面接著文件庫的名稱的 URL。例如,如果您建立新的文件庫,稱為 MeetingNotes URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly與網站集合中,新的文件庫的 URL 會http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes

修改表單範本

本節說明如何執行下列動作:

  • 新增新送出資料連線到新的文件庫中儲存已完成的表單。

    若要瞭解更多有關提交資料連線,請參閱簡介資料連線

  • 變更資料連線的選項,使其將已完成的表單儲存的文件庫,並將已完成的表單的複本傳送給每個會議出席者。

  • 設定表單範本,以便之後送出關閉表單。

若要進一步瞭解送出表單範本為基礎的表單,請參閱簡介送出表單資料

加入新的送出資料連線

在這個區段中,您將會建立新送出資料連線,新的文件庫及設定唯一名稱儲存表單資料連線。表單名稱會會議標題與建立表單時的日期的組合。

開始建立資料連線
  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [資料連線]。

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 在 [資料連線精靈中,按一下 [建立新的連線,資料送出],然後按一下然後按 [下一步

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [ SharePoint 網站上的文件庫],然後再按 [下一步在 [資料連線精靈] 中選取送出資料的目的地

  5. 文件庫中,在精靈的下一個頁面上輸入您在前一節中建立的文件庫的 URL。例如,若要使用的文件庫的 URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes,您http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes方塊中輸入文件庫

    下一節逐步引導您在定義唯一的表單名稱,會要求您保持在精靈的這個頁面上的程序。不要按 [下一步尚未。

定義的唯一的表單名稱

表單範本儲存至文件庫的預設名稱的表單。如果您使用的預設名稱時,新的文件庫會將儲存只有一個完成的表單。在此區段中,您將設定儲存表單為基礎的表單範本的名稱,由會議標題和會議日期的資料連線。建立使用XPath函數的公式,執行此動作。

若要瞭解公式和函數的詳細資訊,請參閱新增公式至控制項

  1. 按一下 [插入公式 按鈕圖像 ]。

  2. 在 [插入公式] 對話方塊中,按一下 [插入函數]。

  3. 在 [插入函數] 對話方塊的 [類別] 清單中,按一下 [文字]。

  4. 在 [函數] 清單中,按一下concat 函數,然後再按一下[確定]

  5. 在 [公式] 方塊中,按兩下 [第一個執行個體連按兩下以插入功能變數]。

    按兩下以插入第一個欄位,做為表單名稱的一部分

  6. 在 [選取欄位或群組] 對話方塊中,開啟會議,按一下 [會議標題,然後按一下[確定]

    在 [選取欄位或群組] 對話方塊中選取 [會議標題] 欄位

  7. 在 [公式] 方塊中,按一下 [連按兩下以插入功能變數以選取該的第二個執行個體 (但不要按兩下)。

    按兩下以插入破折號字元,做為表單名稱的一部分

  8. 輸入雙引號 ("),後面接著虛線 (-),後面接著另一個雙引號。

    插入一個破折號字元,做為表單名稱的一部分

  9. 按兩下連按兩下以插入功能變數的第三個執行個體。

    按兩下以插入另一個欄位,做為表單名稱的一部分

  10. 在 [選取欄位或群組] 對話方塊中,開啟會議、 按一下會議日期,,然後按一下[確定]

    在 [選取欄位或群組] 對話方塊中選取 [會議日期] 欄位

    [插入公式] 對話方塊看起來應該如下所示:

    在 [插入公式] 對話方塊中完成的公式,可以建立表單名稱

  11. 若要檢查的公式為正確的語法,在 [插入公式] 對話方塊中,按一下確認公式

  12. 如果公式不含任何錯誤,請按一下[確定] 關閉對話方塊。

完成的資料連線的設定
  1. 在精靈中,按一下 [下一步]。

  2. 輸入此資料連線名稱] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入這個的描述性名稱送出資料連線。

  3. 確認 [摘要] 區段中的資訊正確,然後按一下 [完成]

  4. 按一下 [關閉]。

  5. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]

送出選項設定為使用兩個送出資料連線

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [送出選項]。

  2. 在 [送出選項] 對話方塊中,選取 [允許使用者傳送此表單核取方塊。

  3. 按一下 [執行自訂動作規則,,然後按一下 [規則]。

  4. 在 [送出表單的規則] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  5. 按一下 [新增動作]。

  6. 在 [動作] 方塊中,按一下 [送出使用資料連線]。

  7. 在 [資料連線] 清單中,按一下您在前一節中,建立的文件庫的資料連線,然後按一下[確定]

  8. 按一下 [新增動作]。

  9. 在 [動作] 方塊中,按一下 [送出使用資料連線]。

  10. 在 [資料連線] 清單中,按一下主要送出,,然後按一下[確定]

    您會使用的主要送出資料連線來傳送一份表單,每個出席者。

  11. 在 [規則] 對話方塊的 [名稱] 方塊中,輸入送出規則來識別您剛剛建立的規則。

  12. 按兩次 [確定]。

設定表單範本,提交之後關閉表單。

  1. 在 [送出選項] 對話方塊中,按一下 [進階]

  2. 在 [之後送出」 清單中,按一下 [關閉表單

  3. 按一下 [確定]。

  4. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]

發佈表單範本

修改後的表單範本,必須先將它發佈到部署修改的文件庫。

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [發佈]

  2. 在 [發佈] 精靈的第一個頁面上,按一下包含或不含 InfoPath Forms Services 的到 SharePoint 伺服器],然後按 [下一步

  3. 在 [輸入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入您的 SharePoint 網站的網站集合中的文件庫的位置,然後再按 [下一步

  4. 在下一個頁面上,按一下文件庫],然後按 [下一步

  5. 在下一個頁面上,按一下 [更新現有的文件庫中的表單範本

  6. 若要更新的文件庫清單中,按一下文件庫,然後按 [下一步

  7. 按一下 [下一步]。

  8. 在下一個頁面上,請確認顯示的資訊正確,,,然後按一下 [發佈]

    當您成功發佈表單範本時,您會收到確認,以在精靈的最後一頁上。

測試表單範本與網站

  1. 在 [發佈] 精靈的最後一個頁面上,按一下 [開啟此文件庫,然後按一下 [關閉]。

  2. 在文件庫中,按一下 [新增]。

  3. 如果您已在會議中記錄筆記,請填寫表單。在 [開始時間] 文字方塊控制項中輸入時間後,按下 TAB 鍵以移至下一個控制項。InfoPath 自動填入 [結束時間] 文字方塊控制項。

  4. 在 [出席者] 區段的 [電子郵件] 方塊中輸入會議出席者的電子郵件地址。若要新增其他與會者及他們的電子郵件地址,請按一下 [新增與會者]。

  5. 在 InfoPath] 工具列上,按一下 [送出

  6. 在對話方塊中,確認正確的電子郵件地址出現。

  7. 按一下 [傳送],然後按一下 [確定] 關閉對話方塊。

您的會議筆記應該會出現在文件庫,也應該送達您電子郵件收件匣,為新的電子郵件訊息中。

測試之後系統建立並送出幾個此表單範本為基礎的表單,您就可以開始使用系統來儲存及發佈您的會議筆記。

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更新表單範本

其他人嘗試新系統來建立和儲存會議記錄之後,您可能會想要變更他們的意見反應來回應表單範本的設計。若要變更的表單範本,您需要執行下列動作:

  1. 從 [文件庫中開啟表單範本,視需要修改表單範本,然後儲存變更。

  2. 發佈表單範本,將變更認可至文件庫。

從 [文件庫中開啟表單範本

  1. 開啟文件庫。

  2. 按一下 [設定],然後按一下 [表單庫設定。

  3. 在 [一般設定] 底下,按一下 [進階設定]。

  4. 在 [文件範本] 區段中的 [範本 URL ] 方塊中,按一下 [編輯範本]。

  5. 如果 InfoPath 顯示有關發佈表單範本的訊息,請按一下[是]

修改後表單範本,請之前,儲存的表單範本。

發佈表單範本

進行任何變更之後, 您要修改的表單範本發佈至文件庫。

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [發佈]

  2. 在 [發佈] 精靈的第一個頁面上,按一下包含或不含 InfoPath Forms Services 的到 SharePoint 伺服器],然後按 [下一步

  3. 在 [輸入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入您的 SharePoint 網站的網站集合中的文件庫的位置,然後再按 [下一步

  4. 在下一個頁面上,按一下文件庫],然後按 [下一步

  5. 在下一個頁面上,按一下 [更新現有的文件庫中的表單範本

  6. 若要更新的文件庫清單中,按一下文件庫,然後按 [下一步

  7. 按一下 [下一步]。

  8. 在下一個頁面驗證所顯示的資訊正確,,然後按一下 [發佈]。

  9. 按一下 [關閉]。

    當您已成功發佈表單範本時,您會收到確認,以在精靈的最後一頁上。

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