儲存郵件

Outlook 有多種儲存電子郵件訊息的選項。例如,您可以將收到的訊息另存為電腦上的檔案,也可以將正在撰寫的郵件另存為草稿,並在稍後完成。

提示: 您需要將電子郵件訊息另存為 PDF 檔案嗎?在 Windows 10 中,您可以透過 [列印] 命令將郵件列印成 PDF。如需詳細指示或適用於其他 Windows 版本的資訊,請在下方選擇您所使用的 Outlook 版本。

將郵件另存新檔

  1. 開啟您要儲存的郵件,然後按一下 [檔案] 索引標籤中的 [另存新檔]。

    您可以將現有的電子郵件訊息儲存成檔案。
  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [資料夾] 窗格中,選擇所需資料夾,然後在該資料夾中選擇您要儲存檔案的位置。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [檔案類型] 清單中,選擇預設類型或清單中的其他檔案類型。

您想要做什麼?

Outlook 的預設另存新檔類型不包括 PDF。Windows 10 中的 Microsoft Print To PDF 公用程式可讓您直接將任何電子郵件訊息列印為 PDF。如果您使用的不是 Windows 10,可以將電子郵件訊息另存為 HTML 檔案,並在 Word 中開啟該檔案,就能使用 Word 中的另存新檔功能將電子郵件另存為 PDF 檔案。

在 Windows 10 中另存為 (或列印至) PDF

  1. 開啟您要儲存的郵件,然後按一下 [檔案] 索引標籤中的 [列印]。

  2. 在 [印表機] 下拉式清單中,選擇 [Microsoft Print to PDF]。

    使用 [列印] 命令將電子郵件列印成 PDF 檔。
  3. 選擇 [列印]。

  4. 在 [另存列印輸出] 方塊中,選擇要儲存 PDF 的資料夾並輸入檔案名稱。然後選擇 [儲存]。

在其他版本的 Windows 中另存為 PDF

  1. 開啟您要儲存的郵件,然後按一下 [檔案] 索引標籤中的 [另存新檔]。

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [資料夾] 窗格中,選擇所需資料夾,然後在該資料夾中選擇您要儲存檔案的位置。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [檔案類型] 清單中,依序選擇 HTML 和 [儲存]。

  5. 開啟 Word,然後依序選擇 [檔案] > [開啟]。

  6. 選取您在步驟 4 中所儲存的 HTML 檔案。

  7. 依序選擇 [檔案] > [另存新檔],然後在檔案下拉式清單中選擇 [PDF (*.pdf)],再選擇 [儲存]。

Outlook 無法直接將郵件另存為 Word 文件檔案。不過,您可以將郵件另存為 HTML 檔案並在 Word 中開啟。將電子郵件訊息另存為 HTML 檔案可保留當中的所有格式、影像、連結和標頭資訊,包括 [寄件者]、[收件者]、[副本] 和 [主旨] 資訊。

  1. 開啟您要儲存的郵件,然後按一下 [檔案] 索引標籤中的 [另存新檔]。

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [資料夾] 窗格中,選擇所需資料夾,然後在該資料夾中選擇您要儲存檔案的位置。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [檔案類型] 清單中,依序選擇 HTML 和 [儲存]。

  5. 開啟 Word,然後依序選擇 [檔案] > [開啟]。

  6. 選取您在步驟 4 中所儲存的 HTML 檔案。

  7. 依序選擇 [檔案] > [另存新檔],然後在 [檔案] 下拉式清單中選擇 [Word 文件 (*.docx)],再選擇 [儲存]。

如果您要傳送的郵件中含有固定不變的資訊,建議您使用電子郵件範本。您可以建立郵件並將它另存為範本,以供日後使用。只要在範本中新增任何資訊,就能快速建立要傳送的郵件。

提示: 如需如何使用範本的詳細資訊,請參閱傳送根據範本建立的郵件

  1. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [新增電子郵件]。

  2. 在郵件內文中輸入所需內容。

  3. 在郵件視窗中,依序按一下 [檔案] 索引標籤和 [另存新檔]。

  4. 在 [另存新檔] 方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本]。

  5. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入範本名稱,然後按一下 [儲存]。

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [新增群組] 中,按一下 [新增電子郵件] 或按 Ctrl+Shift+M。

  2. 在郵件內文中輸入所需內容。

  3. 在郵件視窗的 [檔案] 索引標籤中,按一下 [另存新檔]。

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,選擇 [Outlook 範本]。

  5. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入範本名稱,然後按一下 [儲存]。

根據預設,範本會儲存在下列資料夾中:

  • Windows 7 和 Vista   
    C:\使用者\<使用者名稱>\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

  • Windows XP   
    C:\Documents and Settings\<使用者名稱>\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook 支援 Unicode,這種字元編碼標準可透過單一字元集表示世界上大部分的書面語言。如果您是在跨國組織中工作,或是要與在其他語言版本電腦上使用 Outlook 的人郵件往來,建議您善用 Outlook 中的 Unicode 支援。

預設以 Unicode 編碼儲存郵件

  1. 在 [檔案] 索引標籤中依序選擇 [選項] > [郵件]。

  2. 選取 [儲存郵件] 底下的 [使用 Unicode 格式] 核取方塊。

系統會將未寄出的任何已建立郵件自動儲存到 [草稿] 資料夾,方便您稍後返回 Outlook 時找出未寄送的郵件。

手動儲存郵件草稿

  • 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]。

返回郵件的已儲存草稿

  • 在 [郵件] 的資料夾窗格中,按一下 [草稿],再按兩下郵件。

根據預設,未完成的郵件會隔三分鐘會儲存到 [草稿] 資料夾。您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 在 [檔案] 索引標籤中,按一下 [選項] > [郵件]。

  2. 在 [儲存郵件] 底下,執行下列一或多項操作:

    • 若要變更草稿的儲存位置,請在 [儲存至此資料夾] 清單中,選擇 [草稿]、[收件匣]、[寄件備份] 或 [寄件匣]。  

    • 若要變更草稿的儲存頻率,請在 [在指定的分鐘數過後,自動儲存尚未傳送的郵件] 方塊中輸入介於 1 到 99 的數字。

您想要做什麼?

Outlook 支援 Unicode,這種字元編碼標準可透過單一字元集表示世界上大部分的書面語言。如果您是在跨國組織中工作,或是要與在其他語言版本電腦上使用 Outlook 的人郵件往來,建議您善用 Outlook 中的 Unicode 支援。

預設以 Unicode 編碼儲存郵件

  1. 按一下 [工具] 功能表的 [選項]。

  2. 按一下 [其他] 索引標籤中的 [進階選項]。

  3. 選取 [使用 Unicode 郵件格式儲存郵件] 核取方塊。

Outlook 無法直接將郵件另存為 Word 文件檔案。不過,您可以將郵件的內容複製到 Word 文件。

您只能複製郵件內文。不過您也可以加入郵件標頭資訊,包括 [寄件者]、[收件者]、[副本] 和 [主旨] 方塊。

複製郵件內文

  1. 開啟郵件或按一下 [閱讀窗格] 中的郵件內文。

  2. 按 Ctrl+A 選取整個郵件內文。

  3. 按 Ctrl+C 將內容複製到 Windows 剪貼簿。

  4. 開啟 Word 文件。

  5. 按 Ctrl+V 將內容從 Windows 剪貼簿貼至文件。

  6. 依序按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 和 [儲存]。

儲存標頭和內文

這個程序的目的在於將郵件標頭資訊加入郵件內文,以便在之後的步驟中同時複製這兩項內容。請放心,您不會真的轉寄郵件。

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您不是在獨立視窗中開啟郵件,請在 [常用] 索引標籤的 [回覆] 群組中,按一下 [轉寄]。

    • 如果您是在獨立視窗中開啟郵件,請在 [郵件] 索引標籤的 [回覆] 群組中,按一下 [轉寄]。

  2. 按 Ctrl+A 選取整個郵件內文。

  3. 按 Ctrl+C 將內容複製到 Windows 剪貼簿。

  4. 開啟 Word 文件。

  5. 按 Ctrl+V 將內容從 Windows 剪貼簿貼至文件。

  6. 依序按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 和 [儲存]。

  7. 將已複製的郵件內容所屬 Outlook 視窗關閉。

您無法在 Outlook 2007 中直接將電子郵件訊息另存為 PDF 檔案。不過,您可以按照將收到的郵件另存為 Microsoft Office Word 文件一節所述的內容操作,將郵件儲存為 Microsoft Office Word 2007 格式,然後再將新文件另存為 PDF 檔案。

2007 Microsoft Office system 提供可儲存或匯出此檔案類型的免費增益集,但您必須先安裝該增益集才可以使用此功能。如需有關在 Office Word 2007 中啟用支援 PDF 和 XPS 檔案格式的詳細資訊,請參閱啟用 PDF 和 XPS 等其他檔案格式的支援

如果您要傳送的郵件中含有固定不變的資訊,建議您使用電子郵件範本。您可以建立郵件並將它另存為範本,以供日後使用。只要在範本中新增任何資訊,就能快速建立要傳送的郵件。

提示: 如需如何使用範本的詳細資訊,請參閱傳送根據範本建立的郵件

  1. 在 [檔案] 功能表中指向 [新增],然後按一下 [郵件訊息]。

    附註: 您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl+Shift+M 建立新電子郵件。

  2. 在郵件內文中輸入所需內容。

  3. 在郵件視窗中,依序按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像[另存新檔]

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊中,按一下 [檔案類型] 清單中的 [Outlook 範本 (*.oft)]

  5. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入範本的名稱,然後按一下 [儲存]。

根據預設,範本會儲存在下列資料夾中:

  • Windows Vista   
    c:\使用者\<使用者名稱>\appdata\roaming\microsoft\templates

  • Microsoft Windows XP   
    c:\documents and settings\<使用者名稱>\application data\roaming\microsoft\templates

根據預設,Microsoft Office Outlook 會自動儲存已建立但未傳送的任何電子郵件訊息。您可以稍後回到 Outlook 並找出未傳送的郵件。

手動儲存郵件草稿

  • 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。

      快速存取工具列的影像

    • 依序按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 和 [儲存]。

返回已儲存草稿以繼續撰寫郵件

  • 在 [郵件] 的瀏覽窗格中,按一下 [草稿],再按兩下郵件。

根據預設,未完成的郵件會隔三分鐘會儲存到 [草稿] 資料夾。您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項]。

  2. 按一下 [電子郵件選項],再按一下 [進階電子郵件選項]。

  3. 請執行下列一或多項操作:

    • 若要變更草稿的儲存位置,請在 [儲存郵件] 底下,按一下 [將未傳送項目儲存在此資料夾] 清單的 [草稿]、[收件匣]、[寄件備份] 或 [寄件匣]。

    • 若要變更草稿的儲存頻率,請在 [儲存郵件] 底下的 [每隔 N 分鐘自動儲存未傳送的郵件] 方塊中輸入介於 1 到 99 的數字。

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