儲存至 SharePoint (Power Pivot)

在經擴充後可支援資料模型存取的 SharePoint 網站上,您可以儲存內含 Power Pivot 資料模型的 Excel 活頁簿。 發佈活頁簿之後,SharePoint 權限與文件屬性會決定其他使用者檢視及使用您活頁簿的方式。

開始之前

要將活頁簿發佈到 SharePoint,您必須具備足夠的權限與軟體,以及事前準備的相關知識。

伺服器軟體

若要在瀏覽器中檢視活頁簿,您所用的 SharePoint 伺服器必須有 PowerPivot for SharePoint 和 Excel Services。 這兩種服務都必須具備,才能在 SharePoint 上處理和顯示活頁簿。

有時候只要檢閱網站上的文件庫與操作功能表就能得知軟體是否正確,但您可能需要詢問 SharePoint 管理員,是否已安裝所需的伺服器軟體。 如果您的網站含有 PowerPivot 圖庫,就表示您已安裝 PowerPivot for SharePoint。 同樣的,如果您不需要將檔案下載到 Excel 桌面應用程式,就可以在瀏覽器視窗中開啟 Excel 活頁簿,這就表示 Excel Services 已在 SharePoint 伺服器上執行了。

如果您打算為活頁簿排定自動重新整理資料的作業,請務必向伺服器管理員確認伺服器也提供您匯入資料所用的資料提供者。

權限

當您將文件儲存到 SharePoint 時,SharePoint 權限會決定誰可以檢視、編輯或刪除您的工作。 下表說明哪些 SharePoint 權限會授予特定權限給您發佈的活頁簿:

權限

權利

檢視

凡是有 [檢視] 權限的人,都可以前往檔案的 URL 位址開啟活頁簿。 此外,[檢視] 權限也讓其他人能將您的活頁簿當作其他 Excel 活頁簿或報告的唯讀外部資料來源使用。

參與

[參與] 權限可轉讓在 SharePoint 文件庫中新增、編輯或刪除文件的權限,因此比前者權限更大。

完全控制

[完全控制] 包含所有與 [參與] 相關的權限,同時還有建立或管理清單或文件庫、以及復原取出的能力。

任何 SharePoint 網站或文件庫的存取權,都是透過網站管理員或網站擁有者指定的群組或個別使用者權限所授予。

一般使用者都會有 [檢視] 或 [參與] 的權限。 您可以查看 SharePoint 網站上的 [網站動作] 功能表,判斷您有哪些權限。 如果功能表上只有 [檢視所有網站內容] 這個項目,則表示您有 [檢視] 權限,但無法將檔案發佈到這個 SharePoint 網站上。 如果您可以看到較多項目,或看到功能區中的 [文件庫工具],則表示您有 [參與] 權限。

準備活頁簿

在發佈包含 PowerPivot 資料的 Excel 活頁簿之前,應該先按照這份檢查清單準備文件:

  1. 閱讀相關資訊,了解如何建立使用連線資訊的活頁簿;這些連線資訊在檔案發佈之後仍然有效。

  2. 瞭解在 SharePoint 中發佈 Power Pivot 資料的安全性考量。

  3. 您可以參考以下建議,提升活頁簿在 SharePoint 上的視覺呈現效果:

    • 用描述性名稱為 Excel 工作表命名。 當文件發佈到 Power Pivot 圖庫時,工作表名稱會成為頁面標籤。

    • 關閉未使用的視覺元素。 請在 Excel 視窗 [檢視] 功能區的 [顯示] 區域中,關閉 [格線][資料編輯列][標題]

    • 隱藏空的或與報告無關的 Excel 工作表。 在 Excel 視窗中以滑鼠右鍵按一下工作表索引標籤,然後選取 [隱藏工作表]

    • 在儲存並發佈活頁簿之前,先選取儲存格 A1。 當您在瀏覽器視窗中開啟已發佈的檔案時,焦點會放在活頁簿最後一個作用中的儲存格上。 您可以把游標放在儲存格 A1,確認工作表左上角就是瀏覽器視窗的左上角。

檢查「驗證」和「重新整理」設定

為得到最佳結果,請使用 Excel 預設設定來進行驗證和重新整理資料。

驗證 Windows 驗證

根據預設,Excel 會指定 Windows 驗證,因此在存取資料模型資料時,會使用活頁簿檢視者的身分。 保留預設設定可讓 Power Pivot 伺服器軟體更精確擷取誰在使用 Power Pivot 活頁簿等資訊,讓您更有效率地與使用您資料的同事共同作業。 如果您指定「無」或「Secure Store Service (SSS) 識別碼」,則會記錄 Excel Services 自動使用者帳戶 (或 SSS 識別碼) 的活頁簿使用狀況資料,而非組織中實際人員的活頁簿使用狀況資料。

  1. 在 Excel 的 [資料] 功能區中,按一下 [現有連線]

  2. [現有連線] 對話方塊中,按一下活頁簿中的一個連線 > [開啟]

  3. 按一下 [屬性] > [定義] > [驗證設定]

  4. 確認已選取 [使用經驗證的使用者帳戶]

指定更新設定

更新設定可能會影響您在 Power Pivot 圖庫中預覽 Power Pivot 活頁簿的方式。 舉個例說,如果您的活頁簿是使用「開啟時重新整理」屬性,而且 Excel Services 的設定是會針對資料重新整理作業發出警告,則您看到的會是 Excel 資料重新整理警告的縮圖圖像,而不是文件預覽圖像。

  1. 在 Excel 的 [資料] 功能區中,按一下 [連線] > [屬性]

  2. [使用狀況] > [更新] 中,根據以下建議選取或清除 [檔案開啟時自動更新] 核取方塊;至於是選取還是清除,則得根據資料模型資料的存取方式而定:

資料存取

更新建議

內嵌在活頁簿中 (最常見的情況)

清除 [檔案開啟時自動更新] 核取方塊 。 由於所有資料都採用內嵌方式,因此不需每次開啟活頁簿時都重新整理一次。

儲存為外部資料來源 (假設您為活頁簿設定外部資料連線,而非匯入其資料)

開啟檔案時,選取 [重新整理資料] 核取方塊。 由於資料 位於不同的位置,因此您可重新整理,以找出最近對資料所做的任何變更。

若要允許產生預覽圖像,請要求 SharePoint 管理員在 Excel Services 中自訂 [重新整理時警告] 設定。 詳情請參閱 TechNet 的<建立 PowerPivot 網站的信任位置>。

伺服器端的資料重新整理作業 (適用於您儲存到 SharePoint、並安排進行 Power Pivot 資料重新整理的活頁簿)。

選取 [檔案開啟時自動更新] 核取方塊。 由於資料重新整理是針對這個活頁簿來安排執行時間,因此 Power Pivot 會在這個活頁簿自動啟用 [檔案開啟時自動更新] 屬性,以確保將樞紐分析表快取更換為較新的資料。 如果清除這個核取方塊,它便會在您將活頁簿儲存回 SharePoint 時自動選取。

選擇檔案位置

您在網站上共用的文件,通常會保留在文件庫中。雖然 [共用文件] 是最常見的文件庫,但是含有 Power Pivot for SharePoint 的 SharePoint 網站,也常有 Power Pivot 圖庫可以提供預覽、自訂文件庫檢視,以及輕鬆存取活頁簿資料重新整理設定排程的能力。

您必須選擇含有 Power Pivot for SharePoint 的 SharePoint 伺服器。 如果您發佈到一個沒有 Power Pivot 伺服器軟體的伺服器上,那麼當您從文件庫開啟文件時,是不會載入資料的。

您可以選擇 [共用文件]、Power Pivot 圖庫或其他任何文件庫來儲存活頁簿。 若要使用這些位置,必須知道文件庫的網址。 這些文件庫在預設 SharePoint 網站上的網址如下:

  • http://<伺服器名稱>/Shared%20Documents

  • http://<伺服器名稱>/PowerPivot%20Gallery

  • 若要尋找任何文件庫的網址,請在文件庫中的文件上按一下滑鼠右鍵,然後選擇 [屬性]。 隨後 [網址 (URL)] 就會顯示文件的 SharePoint 路徑。 請務必用滑鼠選取整個網址。 有時候長網址的部分文字會隱藏顯示,因此是看不到的。

  • 您很可能得先編輯網址之後,才能使用它。 更明確地說,如果網址包含檢視器和來源屬性,您得先移除這些屬性,才能得出由伺服器、網站和文件庫名稱組成的可用位置。 以下面網址為例,您可以將實際的網址路徑以粗體顯示,並刪除其餘部分:http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1。 根據網址屬性,發佈用的實際路徑是「http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx」(如果您是發佈 ContosoSales.xlsx 檔) 或「http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery」(如果您只要網站和文件庫)。

  • 選擇位置時,請挑選您要共用活頁簿的使用者所能使用的文件庫。您可能需要申請文件庫或文件的權限,以確保您能夠使用活頁簿。

將檔案儲存到 SharePoint

  1. 在 Excel 中,按一下 [檔案] > [另存新檔] > [SharePoint][網站] > [瀏覽],然後選取一個位置。

  2. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案名稱] 中,輸入若您使用現有位置時的檔案名稱。 如果您選擇 [瀏覽位置],請輸入 SharePoint 網站 URL 的完整或部分網址。 如果您輸入 URL 位址的一部分 (例如 http://<伺服器名稱>),請按一下 [儲存],開啟您指定的伺服器連線,然後瀏覽您要使用之文件庫的網站。 如需 SharePoint URL 的範例,請參閱本主題中的<選擇檔案的位置>。

  3. 按一下 [儲存],將活頁簿發佈到文件庫。

您可以在瀏覽器視窗中驗證文件確實出現在文件庫中。 新發佈的文件會出現在清單中。 文件庫設定會決定文件出現的位置 (例如,按照日期以遞增順序排列,或是按照名稱依字母順序排列)。 您可能需重新整理瀏覽器視窗,才能檢視最新的新增項目。

從 SharePoint 上傳 Power Pivot 活頁簿

新增 Power Pivot 活頁簿的另一個方法,是從 SharePoint 網站上傳。 如要從 SharePoint 開始,請使用這個方法。

  1. 在 SharePoint 網站中,開啟文件庫。

  2. [文件庫工具] 中,按一下 [文件] > [上傳文件] > [上傳文件]

  3. 瀏覽到 .xlsx 檔案的所在位置,選取檔案後按一下 [確定]

隨後檔案會上傳到 SharePoint 網站,並出現在資料夾中。 您可能得先按一下瀏覽器中的重新整理按鈕後,才會看到它。 現在就可以在 SharePoint 中開啟檔案了。 您可以提供檔案的 URL 位址,讓大家知道檔案在哪裡。

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