儲存修改記錄時的日期和時間

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您可以使用內含巨集的表單,追蹤資料表中的記錄之上次修改的時間。使用表單來修改記錄時,巨集會將日期與時間儲存在資料表中。只有最近修改的日期與時間才會儲存。

提示: 如果您要追蹤記錄建立時間而不管其修改時間,請在資料表中建立一個欄位來追蹤,使用該欄位的 [預設值] 屬性,在每筆記錄建立時加入時間戳記。如需詳細資訊,請見<請參閱>一節。

本文內容

概觀

開始之前

步驟 1: 新增時間戳記欄位加入至資料表

步驟 2: 建立巨集以記錄日期和時間

步驟 3: 將欄位和巨集新增至資料輸入表單

概觀

若要記錄資料表中資料修改的日期與時間,您必須完成下列步驟:

步驟 1:新增欄位至資料表    您需要先有儲存位置,然後才能記錄日期與時間。第一步就是在內含您所要追蹤之記錄的資料表中建立欄位。若要擷取日期與時間,請分別為日期和時間各建立一個欄位。如果只要擷取其中一項,則可以只建立您所需要的欄位。

步驟 2:建立巨集以記錄日期和時間    視您要記錄日期、時間或兩者而定,巨集會有一個或兩個巨集指令。撰寫巨集時,只指定儲存日期和時間的欄位,不要指定內含這些欄位的資料表。這樣就可以在其他資料表和表單中輕鬆地重複使用這個巨集。

步驟 3:將巨集新增至資料輸入表單    將巨集新增至表單的 [更新前] 表單屬性 (在資料表中用來編輯記錄)。如果使用其他表單來編輯資料表中的記錄,也可以在這些表單中加入此巨集。這樣,不管您使用哪個表單來編輯記錄,都可以擷取日期和時間。

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開始之前

在您開始之前,請先考慮以下情形:

  • 使用者必須啟用資料庫中的巨集。如果使用者只開啟資料庫而沒有啟用巨集,巨集就不會為記錄加上時間戳記。如果將資料庫儲存在信任的位置,就會自動啟用巨集。

  • 如果使用者編輯記錄,但沒有使用內含為記錄加上時間戳記的巨集之資料輸入表單時,則使用者所編輯的記錄就沒有時間戳記。

  • 因為日期和時間都儲存在資料表欄位中,則每次修改記錄時這些欄位中的值都會被覆寫。也就是說,您只能儲存最近修改的日期和時間。

  • 如果您只想要擷取的日期和時間所建立的記錄,只要新增欄位至資料表,然後將該欄位的預設值屬性設定為now ()date ()

    如需詳細資訊,請見<請參閱>一節。

  • 如果您資料庫檔案的檔案格式較舊,且使用的是使用者層次安全性,您必須具有權限才能變更用來編輯記錄的資料表和表單設計。

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步驟 1:將時間戳記欄位加入至資料表

建立欄位以儲存資訊。

  1. 在 [設計] 檢視中開啟資料表。

  2. 執行下列其中一項或兩項:

    • 建立欄位以儲存日期。   在設計視窗的 [欄位名稱] 欄中,輸入新的資料列中的 [修改日期,然後選取日期/時間資料類型] 欄中。

    • 建立欄位以儲存時間。   在設計視窗的 [欄位名稱] 欄中,輸入新的資料列中的 [修改時間,然後選取日期/時間資料類型] 欄中。

  3. 按 CTRL+S 儲存您的變更。

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步驟 2:建立一個巨集以記錄日期和時間

建立欄位後,請建立一個巨集將時間戳記加入至這些欄位。若要讓此巨集可重複用於其他資料表,請只參照欄位名稱而不要參照資料表名稱。

附註: 如果您只想要記錄日期或時間,請省略不需要的巨集指令。

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [巨集]。如果無法使用這個命令,請按一下 [模組][類別模組] 按鈕下方的箭號,然後按一下 [巨集]

  2. [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]

  3. 在 [動作] 欄的第一個空白列,請選取 [ setvalue] 巨集]。

  4. 在底部的 [設計] 視窗中,在 [巨集指令引數,在 [項目] 方塊底下,輸入[修改日期]

  5. 在 [運算式] 方塊中,輸入date ()

  6. 在 [動作] 欄的第一個空白列,請選取 [ setvalue] 巨集]。

  7. 在底部的 [設計] 視窗中,在 [巨集指令引數,在 [項目] 方塊底下,輸入[修改時間]

  8. 在 [運算式] 方塊中,輸入Time()

  9. 按下 CTRL + s 鍵,然後在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入 [上次修改日期 」

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步驟 3:將欄位和巨集加入至資料輸入表單

建立巨集後,將巨集加入至每一個資料輸入表單中,這是使用者用來在相關資料表中輸入資料的表單。

  1. 在 [設計] 檢視中開啟資料輸入表單。

  2. [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]

  3. [欄位清單] 中的 [此檢視可用的欄位] 之下,將 [修改日期][修改時間] 欄位拖曳至表單中。視需要調整欄位在表單上的大小和位置。

  4. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 鍵以顯示屬性表。

  5. 確認屬性表上的 [選取類型] 設定為 [表單]

    提示: 若要變更 [選取類型],請在下拉式清單中按一下您要的選取類型。

  6. 在屬性表上按一下 [事件] 索引標籤。

  7. 按一下 [事件] 索引標籤上 [Before Update] 方塊中的箭頭,然後按一下 [上次修改日期]

  8. 如果您使用多個表單來編輯記錄,請對每一個表單執行一次這個程序。

  9. 若要確認巨集運作正常,請在 [表單] 檢視中開啟表單、編輯記錄,然後按下 SHIFT+F9。如此應該會顯示您所編輯之記錄的日期和時間。

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