修改、編輯或變更報表

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本主題即說明您可以修改現有報表中使用的技巧。Microsoft Office Access 2007提供可用來變更您的報表的兩種檢視︰ 版面配置檢視和 [設計] 檢視。您所選擇的使用哪個檢視取決於哪些特定任務您嘗試完成的工作。您可能會得到使用這兩種檢視,讓您的變更。

您想要做什麼?

了解版面配置檢視

了解設計檢視

切換檢視

在版面配置檢視中修改報表

在設計檢視中修改報表

了解版面配置檢視

[版面配置檢視] 是修改報表時所能使用的最為直觀的檢視,而且幾乎所有您想要對 Office Access 2007 報表進行的變更都可以使用這種模式。在 [版面配置檢視] 中,報表實際正在執行,因此您可以看到資料在列印後的大概結果。然而,您也可以在此檢視中變更報表設計。由於修改報表時可以看到資料,所以它是一種非常實用的檢視,可以用來設定欄寬,新增群組層次,或者執行大部分會影響報表外觀及可讀性的任何其他工作。下列圖例將說明 [版面配置檢視] 中的 [客戶電話簿] 報表。

版面配置檢視中的報表

在 [版面配置檢視] 中看到的報表與列印的報表並不完全相同。例如,[版面配置檢視] 中沒有分頁符號。此外,如果您使用 [版面配置] 設定具有欄的報表格式,這些欄將不會在 [版面配置檢視] 中顯示。然而,[版面配置檢視] 會為您提供與列印報表非常近似的版本。如果想要查看列印時報表顯示的方式,請使用 [預覽列印]。

某些工作無法在 [版面配置檢視] 中執行,而必須切換到 [設計檢視]。在某些狀況下,Access 會顯示一則訊息,提醒您必須切換到 [設計檢視],才能進行特定的變更。

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了解設計檢視

[設計檢視] 會為您提供更加詳細的報表結構檢視。您可以看到報表、資料頁及群組的頁首及頁尾區域。在此檢視中,報表不是實際執行的,因此在工作時看不到基礎資料;然而,對於某些工作,使用 [設計檢視] 會比使用 [版面配置檢視] 更能輕鬆地完成。您可以:

  • 將更多不同類型的控制項 (例如標籤、圖像、線條及矩形) 新增到報表。

  • 不需要使用屬性表,直接在文字方塊中編輯文字方塊控制項資料來源。

  • 變更在 [版面配置檢視] 中無法提供的某些屬性。

下列圖例將說明 [版面配置檢視] 中的 [客戶電話簿] 報表。

設計檢視中的報表

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切換檢視

Access 具有多種切換檢視的方法。如果報表已開啟,您將可以透過下列其中一個方法切換至其他檢視:

  • 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後在快顯功能表上按一下您所需要的檢視。

  • 以滑鼠右鍵按一下報表的文件索引標籤或標題列,然後在快顯功能表上按一下您所需要的檢視。

  • 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視] 按鈕,可用的檢視之間切換。或者,您可以在 [檢視] 中,按一下箭號,然後從功能表中選取其中一個可用的檢視。無法使用這個功能表上的預覽列印。

    Access 功能區圖像

  • 以滑鼠右鍵按一下報表中的空白區域,然後按一下您所需要的檢視。如果報表是以 [設計檢視] 開啟的,您就必須以滑鼠右鍵按一下設計格線外的區域。

  • 按一下 Access 狀態列上的其中一個小型檢視圖示。

如果報表未開啟,請按兩下 [功能窗格] 中的報表,在 [報表檢視] 中加以開啟。若要在其他檢視中開啟報表,請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後在快顯功能表上按一下您所需要的檢視。

附註: 如果您要修改先前曾以 [版面設定] 建立多欄的報表 (例如郵寄標籤報表),您將只能在 [預覽列印] 中檢視這些欄。當您以 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 檢視報表時,Access 將會在單一欄中顯示資料。

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在版面配置檢視中修改報表

本節描述在 [版面配置檢視] 中可以執行的部分常見報表修改。

變更欄或欄位寬度

變更列或欄位高度

新增欄位

了解控制版面配置

刪除欄位或欄

變更版面設定

變更欄位格式

將文字方塊繫結到不同的欄位 (變更控制項的控制項資料來源)

變更報表的記錄來源

在欄位中自動換列

新增格線

新增或修改標誌或其他圖像

新增或編輯報表標題

新增頁碼、目前日期或目前時間

變更欄或欄位寬度

  1. 按一下要調整之欄中的項目。

    項目周圍會顯示框線,表示該欄位已選取。

  2. 拖曳框線的右邊緣或左邊緣,直至達到想要的欄寬。

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變更列或欄位高度

  1. 按一下要調整之列中的項目。

    項目周圍會顯示框線,表示該欄位已選取。

  2. 拖曳框線的上邊緣或下邊緣,直至達到想要的列高。

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新增欄位

  • 按一下 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [新增現有欄位按鈕圖像

    畫面上會顯示可用欄位清單。如果其他表格中有可用的欄位,這些欄位會顯示在 [在其他資料表中可用的欄位:] 下方。

  • 將欄位從 [欄位清單] 中拖曳到報表上。移動欄位時,出現的醒目提示區域會指示您放開滑鼠按鈕時,欄位放置的位置。

    附註: 若要同時新增多個欄位,請按住 CTRL 鍵,並按一下 [欄位清單] 中每個所需的欄位。然後放開 CTRL 鍵,將欄位拖曳到報表上。這些欄位會全部放置在一起。

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了解控制版面配置

控制版面配置是一種可水平及垂直對齊控制項、使報表外觀整齊劃一的輔助線。您可以將控制版面配置視為資料表,而資料表中的每個儲存格都含有一個控制項。下列程序將說明如何在控制版面配置中新增、移除或重新排列控制項。

控制版面配置有兩種:表格式和堆疊式。

  • 在表格式控制版面配置中,控制項會以試算表的形式排列於列與欄中,並將其標籤置於頂端。表格式控制版面配置一律會跨越報表的兩個區段;標籤會出現在控制項所在區段上方的區段中。下列圖例將說明基本的表格式控制版面配置。

    基本表格式控制項版面配置

  • 在堆疊式版面配置中,控制項會以類似書面表單的形式垂直排列,並將標籤置於每個控制項左側。堆疊式版面配置一律位於單一報表區段中。下列圖例將說明基本的堆疊式控制版面配置。

    基本堆疊式控制版面配置

您可以在報表中使用這兩種類型的多個控制版面配置。例如,您可以使用表格式版面配置來建立每筆記錄的資料列,然後在其下使用一個或多個堆疊式版面配置,以容納更多同一筆記錄中的資料。

建立新的控制版面配置

Access 會在下列情況下自動建立單欄式控制版面配置:

  • [建立] 索引標籤上的 [報表] 群組中按一下 [報表] 按鈕圖像 ,即可建立新的報表。

  • 您也可以在 [建立] 索引標籤上的 [報表] 群組中按一下 [空白報表] 按鈕圖像 ,然後將 [欄位清單] 窗格中的某欄位拖曳至報表中,以建立新的報表。

在現有的報表上,您可以藉由下列動作來建立新的控制版面配置:

  1. 選取要新增至版面配置的控制項。

  2. 如果要將其他控制項新增至相同的版面配置,請按住 SHIFT 鍵再選取這些控制項。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • [排列] 索引標籤上的 [控制版面配置] 群組中,按一下 [表格式] 按鈕圖像[堆疊式] 按鈕圖像

    • 以滑鼠右鍵按一下選取的一個或多個控制項、指向 [版面配置],然後按一下 [表格式] 按鈕圖像[堆疊式] 按鈕圖像

Access 會建立控制版面配置,然後將選取的控制項新增至該版面配置。

將控制版面配置從表格式切換為堆疊式,或從堆疊式切換為表格式

若要將整個版面配置切換為另一種類型的版面配置:

  • 按一下版面配置左上角的橙色版面配置選取器,以選取控制版面配置。

    版面配置中的所有儲存格皆會被選取。

  • 執行下列其中一個動作:

    • [控制版面配置] 群組的 [排列] 索引標籤中,按一下想要的版面配置類型 ([表格式] 按鈕圖像[堆疊式] 按鈕圖像 )。

    • 以滑鼠右鍵按一下控制版面配置,指向 [版面配置],然後按一下想要的版面配置類型。

Access 即會將控制項重新排列到您所選取的版面配置類型中。

將控制版面配置分割成兩種版面配置

您可以使用下列程序將控制版面配置一分為二:

  1. 按住 SHIFT 鍵,再按一下要移至新控制版面配置的控制項。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • [控制版面配置] 群組的 [排列] 索引標籤中,按一下新版面配置要使用的版面配置類型 ([表格式] 按鈕圖像[堆疊式] 按鈕圖像 )。

    • 以滑鼠右鍵按一下選取的控制項,指向 [版面配置],然後按一下新版面配置要使用的版面配置。

Access 會建立新的控制版面配置,然後將選取的控制項新增至該版面配置。

在控制版面配置中重新排列控制項

  • 您可以移動控制版面配置內的控制項,只要將其拖曳到想要的位置中即可。拖曳欄位時會出現水平列或垂直列,指出欄位在您放開滑鼠按鈕時會放置的位置。

  • 您可以將控制項從一控制版面配置移至另一類型相同的控制版面配置。例如,您可以將控制項從堆疊式版面配置拖曳至另一個堆疊式版面配置,但不能拖曳至表格式版面配置。

將控制項新增至控制版面配置

若要從 [欄位清單] 窗格中新增欄位至現有的控制項版面配置   

  • 直接將 [欄位清單] 窗格中的欄位拖曳到版面配置中。水平列或垂直列會指出欄位在您放開滑鼠按鈕時會放置的位置。

若要將現有控制項新增至現有控制版面配置   

  1. 選取要新增至控制版面配置中的第一個控制項。

  2. 如果要將其他控制項新增至相同的版面配置,請按住 SHIFT 鍵再選取這些控制項。您可以選取其他控制版面配置中的控制項。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 如果是以 [設計檢視] 開啟報表,請將選取的欄位拖曳到版面配置中。水平列或垂直列會指出欄位在您放開滑鼠按鈕時會放置的位置。

    • 如果是以 [版面配置檢視] 開啟報表:

      1. [排列] 索引標籤上的 [控制版面配置] 群組中,按一下您要新增至哪個版面配置類型。若要新增至表格式版面配置,請按一下 [表格式]。若要新增至堆疊式版面配置,請按一下 [堆疊式]

        Access 會建立新的版面配置,然後將選取的控制項新增至該版面配置。

      2. 將新的版面配置拖曳至現有版面配置。出現的水平或垂直線會指示您放開滑鼠按鈕時要放置欄位的位置。

從控制版面配置移除控制項

從控制版面配置中移除控制項,可讓您將該控制項放置在報表中的任何位置上,而不會影響到其他控制項的位置。

  • 選取要從版面配置中移除的控制項。若要選取多個控制項,請按住 SHIFT 鍵,同時點選所要移除的各個控制項。若要選取版面配置中的所有控制項,請按一下版面配置左上角的版面配置選取器方塊。

  • 執行下列其中一個動作:

    • [排列] 索引標籤上的 [控制版面配置] 群組中,按一下 [移除] 按鈕圖像

    • 以滑鼠右鍵按一下其中一個選取的控制項、指向 [版面配置],然後按一下 [移除]

      Access 會從版面配置移除選取的控制項。

提示: 若要防止控制項當您在移動插入控制項的版面配置,請按下並按住 CTRL 鍵,,然後拖曳控制項到所要的位置。

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刪除欄位或欄

  1. 按一下要刪除的欄位或欄,或按一下其標籤或欄標題。

    Access 會在項目周圍加上框線,表示該項目已選取。

  2. 按 DELETE 鍵。

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變更版面設定

使用 [版面設定] 索引標籤上的 [版面配置] 群組,可變更大小、方向、邊界等設定。

  1. 按一下 [版面設定] 索引標籤。

  2. 按一下 [版面配置] 群組中的 [大小] 按鈕圖像 ,可選取不同的紙張大小。

  3. 按一下 [直印] 按鈕圖像[橫印] 按鈕圖像 ,可變更列印方向。

  4. 按一下 [邊界] 按鈕圖像 可調整報表的邊界。

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變更欄位格式

  1. 選取您要格式化的欄位。

  2. 在 [格式] 索引標籤上 [字型] 群組中使用的工具,套用您要的格式設定。

    Access 功能區圖像

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將文字方塊繫結到不同的欄位 (變更控制項的控制項資料來源)

  1. 在要變更控制項資料來源的欄或欄位內按一下。

    項目周圍會顯示框線,表示該欄位已選取。

  2. 如果目前未顯示屬性表,請按 F4 加以顯示。

  3. 在屬性表的 [資料] 索引標籤上,將 [控制項資料來源] 屬性設為新欄位。您可以從下拉式清單中選取欄位,也可以在方塊中輸入運算式。如需運算式的詳細資訊,請點選本文「請參閱」一節中的主題連結。

頁面頂端​

變更報表的記錄來源

  1. 如果未顯示屬性表,請按 F4 加以顯示。

  2. 在屬性表頂端的下拉式清單中,按一下 [報表]

  3. 按一下屬性表中的 [資料] 索引標籤。

  4. [記錄來源] 下拉式清單中,選取要用於記錄來源的資料表或查詢,或按一下 [建立器] 按鈕 以顯示 [查詢建立幫手]。

    附註: 如果報表目前是以資料表為基礎,Access 會詢問您是否要根據資料表建立查詢。按一下 [是] 顯示 [查詢建立幫手] 並建立查詢,或者按一下 [否] 取消操作。如果選擇建立查詢,新的查詢會成為報表的記錄來源。此查詢將會建立為「內嵌」查詢,亦即是儲存在報表的 [記錄來源] 屬性中、而非個別的查詢物件。

頁面頂端​

在欄位中自動換列

  1. 如果未顯示屬性表,請以滑鼠右鍵按一下要使用文字自動換列的欄位,然後按一下 [屬性]。否則,請直接點選欄位即可。

  2. 在屬性表的 [格式] 索引標籤上,將 [自動調大] 屬性設為 [是]

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新增格線

若控制項包含於控制版面配置中,您可以加上格線而使控制項之間的間隔更能一目了然。如需控制版面配置的詳細資訊,請參閱使用控制版面配置一節。

  1. 按一下控制版面配置中的任何欄位。

    欄位周圍會出現框線,表示該欄位已選取。

  2. 在 [格式] 索引標籤的 [格線] 群組中按一下 [格線]。

    Access 功能區圖像

  3. 選取想要的格線樣式。

附註: 您也可以新增格線,方法是以滑鼠右鍵按一下控制版面配置中的任何欄位,然後依序指向 [版面配置][格線],再選取所需的格線類型。

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新增或修改標誌或其他圖像

下列程序將說明如何使用 [標誌] 工具將標誌新增至報表中,以及如何調整圖像控制項或其內含圖像的大小。

新增商標

  • 按一下 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [標誌]。 按鈕圖像

    [插入圖片] 對話方塊隨即顯示。

  • 瀏覽至儲存商標檔案的資料夾,然後按兩下該檔案。

    Access 會將標誌新增到報表的左上角。

對含有標誌或其他圖像的控制項調整大小

  1. 按一下含有圖像的控制項。

    控制項周圍會出現框線,表示該欄位已選取。

  2. 將指標放到框線上。當指標變成雙向箭號時,您即可遵循箭號指示的方向拖曳框線,讓圖像控制項變大或變小。

請注意,圖像的 [大小模式] 屬性預設值為 [剪裁],表示無論如何變更圖像控制項的大小,圖像都保持固定大小。如果想要在調整控制項大小時,讓圖像隨之變大或變小,請執行下列:

對控制項內的標誌或圖像調整大小

  1. 選取圖像。

  2. 如果未顯示屬性表,請按 F4 顯示。

  3. 在屬性表的 [格式] 索引標籤上,將 [大小模式] 屬性設為想要的選項:

設定值

說明

剪裁

無論如何變更圖像控制項的大小,圖像都保持固定大小。如果影像控制項的設定小於圖像,則圖像會遭到剪裁。

拉長

從水平及垂直方向同時拉長圖像,以符合圖像控制項的大小。因為並不會保留圖像的原始長寬比,所以此設定可能會導致圖像變形,若要避免發生此狀況,您必須精確地設定圖像控制項的高度及寬度。

顯示比例

調整圖像控制項的大小時,會盡可能在不影響圖像原始長寬比的情況下,調整圖像的大小。

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新增或編輯報表標題

下列程序將說明如何新增或編輯內含報表標題的標籤。

新增報表標題

  • 按一下 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [標題]。 按鈕圖像

    新的標籤即會新增到報表首,並會自動輸入報表名稱,做為報表標題。

  • 建立標籤時,會自動選取標籤中的文字,因此若您想變更文字,將可直接輸入所需的標題。

  • 完成後按 ENTER 鍵。

編輯報表標題

  1. 按兩下包含報表標題的標籤,將游標置於標籤中。

  2. 輸入要做為報表標題的文字,然後在完成輸入後按 ENTER。

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新增頁碼、目前日期或目前時間

下列程序將說明如何新增頁碼至報表中,以及如何新增目前日期或目前時間。

新增頁碼

  • 按一下 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中的 [頁碼按鈕圖像

    [頁碼] 對話方塊隨即顯示。

  • 選擇想要的頁碼格式、位置及對齊方式。

  • 如果不想從第一頁開始顯示頁碼,請清除 [首頁顯示頁碼] 核取方塊。

  • 按一下 [確定]。

    頁碼即會新增至報表中。切換到 [預覽列印],查看列印報表時的頁碼顯示方式。

新增日期或時間

  • 在 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下日期和時間按鈕圖像

    [日期及時間] 對話方塊隨即顯示。

  • 如果不想包含日期,請清除 [包含日期] 核取方塊。

  • 如果要包含日期,請按一下所需的日期格式。

  • 如果不想包含時間,請清除 [包含時間] 核取方塊。

  • 如果要包含時間,請按一下所需的時間格式。

    對話方塊的 [範例] 區域中,會以您所選的格式顯示日期與時間的範例。

  • 按一下 [確定]。

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在設計檢視中修改報表

在某些情況下,使用 [版面配置檢視] 不能對報表進行某些修改,而必須改為使用 [設計檢視]。

新增行號

  1. [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊] 按鈕圖像

  2. 按一下您要顯示的列數字的節開啟區域。在大部分情況下,這是 [詳細資料] 區段。您會稍後將 [文字] 方塊移到最後一個位置。

    當您按一下報表時,Access 會建立新的繫結的文字方塊。

  3. 按一下標籤 (位於新文字方塊的左邊),然後按 DELETE。

  4. 點選新的文字方塊,然後再按一下,將游標置於文字方塊中。

  5. 輸入= 1 ,然後按 enter 鍵。

  6. 如果未顯示屬性表,請按 F4 顯示。

  7. 在屬性表的 [資料] 索引標籤上,將 [變動總合] 屬性設為 [對全部]。

    附註: 如果是已經過群組的報表,而且您想要為每個群組從 1 開始編號,請將屬性設為 [對群組]

  8. 調整文字方塊的大小,使其寬度變小,方法是將游標放到文字方塊右邊緣的縮放控點上,然後向左進行拖曳。請為您期望在此報表上看到的最大行號保留足夠的空間。

  9. 如有必要,請在 [詳細資料] 區段的最左邊緣上挪出文字方塊的空間,方法是將該區段中的現有控制項拖曳到右邊,或者調整該區段中最左邊控制項的大小。

  10. 將新的文字方塊拖曳到您希望在報表上的位置。

  11. 切換到 [報表檢視]、[預覽列印] 或 [版面配置檢視] 來查看行號。

讓群組首顯示在每個頁面的頂端

如果是跨越多個頁面的群組,則讓群組首顯示在每個頁面的頂端,以便您可輕易地看出資料位於哪個群組中,將是很好的做法。您可以在 [版面配置檢視] 中選取群組首,但是在 [設計檢視] 中更易於執行此作業。

  1. 按兩下群組首區段選取器 (群組首區段上方的水平橫條)。

  2. 在屬性表的 [格式] 索引標籤上,將 [重複區段] 屬性設為 [是]

在本身的設計檢視視窗中開啟子報表

當您在 [設計檢視] 中開啟報表時,報表內的所有子報表也會以 [設計檢視] 開啟。但各個子報表會顯示在其子報表控制項內,而不會在個別的視窗中。由於子報表控制項通常太小而不易使用,因此在子報表本身的視窗中加以開啟並進行編輯,會方便得多。若要在新的視窗中開啟子報表,請執行下列其中一項:

  • 選取子報表,然後在 [設計] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [新視窗中的子報表] 按鈕圖像

  • 按一下子報表控制項以外的區域,以避免選取此控制項,再以滑鼠右鍵按一下子報表控制項的內部,然後按一下 [新視窗中的子報表]

頁面頂端​

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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