依文字、數值或日期值排序記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

排序資料可以使報表或表單更容易檢視,並且易於使用。例如,一份依字母順序或基於單價列出的產品目錄,會比以隨機順序列出項目的清單更容易使用。

此主題說明如何在檢視和設計資料表、查詢、表單或報表時排序記錄。

本文內容

簡介

排序檢視中的記錄

移除排序順序

將物件與排序順序一起儲存

簡介

您在日常生活中所能見到的清單往往是已經過排序,或是允許您以想要的方式排序。月曆或一週行事曆便是以日期排序。此外,當您搜尋機票或在電子郵件收件匣中瀏覽項目時,可以針對其中一個可用欄位進行排序。您可以依價格、出發時間或航空公司排序機票,也可以在信箱中依寄件者、主旨或日期排序項目。經過排序的清單有助於使用者檢閱並找到所需內容,而不必瀏覽整個資料。

您可以依一個或多個欄位排序資料表、查詢、表單或報表中的記錄。只需少量的設計工作,表單或報表的擁有者以及使用者就可以選擇排序記錄的方式。

例如,當您設計產品目錄報表時,可以選擇以字母順序列出產品。設計物件時所選擇的物件順序會成為物件的預設排序順序,不過,在檢視查詢或報表時,每個使用者可以依他們想要的方式 (例如,依價格或依供應商) 排序記錄。

附註: 除了包含附件及 OLE 物件的欄位以外,檢視還可以依在檢視中顯示的任何欄位來排序。

您可以透過在一個以上欄位排序記錄的方式來微調結果。依多個欄位排序時,一定要識別出最外層及最內層的排序欄位,只有將合適的欄位指定為內層和外層排序欄位才能取得想要的結果。例如,假設您想依 [名字] 和 [姓氏] 欄位排序「連絡人」資料表,如果要讓同一姓氏的連絡人按名字從 A 到 Z (或從 Z 到 A) 的順序排序,則 [名字] 就是最內層欄位。反之,如果要讓同一名字的連絡人按姓氏排序,則 [姓氏] 便為最內層欄位。換句話說,記錄會首先依 [姓氏] 欄位排序 (最外層),然後依 [名字] 欄位排序 (最內層)。

最內層及最外層排序欄位

1. [姓氏] 是最外層欄位,而 [名字] 是最內層欄位

2. [名字] 是最外層欄位,而 [姓氏] 是最內層欄位

套用排序順序時請記住,數字、文字和特殊字元是依據電腦選取的語言和地區設定進行排序的。因此,如果 [Access 選項] 對話方塊中指定的語言和地區設定不符合 [控制台] 中指定的設定,排序的結果便可能與所期望的不符。

檢閱或變更預設語言或地區

若要檢閱在 Access 中的語言設定,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,再按一下 [ Access 選項。在 [設定,檢閱或變更資料庫排序清單方塊中的值。設定為 [一般] 選項,如果您想要使用下列其中一種語言-南非荷蘭文、 阿爾巴尼亞文、 阿拉伯文、 巴斯克文 (巴斯克文)、 保加利亞文、 白俄羅斯、 卡達隆尼亞、 荷蘭文、 英文、 法羅文、 波斯文德文標準、 希臘文、 希伯來文、 印度文、 印尼文、 義大利文、 馬來文、 葡萄牙文、 俄文、 塞爾維亞文、 史瓦西里及烏都文。注意︰ 此設定會影響新的資料庫。若要套用此設定到現有的資料庫,先壓縮資料庫。

若要壓縮資料庫:

  • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,指向 [管理],然後在 [管理此資料庫,請按一下 [壓縮及修復資料庫

若要檢閱電腦的地區設定,請開啟 [控制台] 中的 [地區及語言選項]。在 [地區選項] 索引標籤中,檢閱並進行所需變更。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Windows 說明。

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排序檢視中的記錄

附註: 在 Access 中,排序報表與排序資料表、查詢或表單稍有不同。

排序報表

排序資料表、查詢或表單

排序報表

  1. 在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中開啟報表。

  2. 如果未開啟 [群組、 排序與合計] 窗格,則 (在 [版面配置檢視中的 [格式] 索引標籤),或在 [設計檢視] 中的 [設計] 索引標籤上 [分組及合計] 群組中按一下 [群組及排序

  3. 執行下列其中一項:

    • 如果報表既未分組也未排序,請按一下 [群組、排序與合計] 窗格中的 [新增群組],然後選取最外層排序欄位。按一下第二個下拉式箭號選擇排序值的方式。按一下 [其他],然後按一下 [具有頁首區段] 右側的箭號,並選取 [沒有頁首區段]。對每個排序欄位重複這些步驟,最後處理最內層排序欄位。

    • 如果報表已經分組或排序,請檢閱現有的層次並小心進行變更。若要變更欄位,請使用第一個下拉式箭號。若要變更順序,請按一下第二個下拉式箭號。若要將群組層次變更為僅做為排序層次,請將 [具有頁首區段] 變更為 [沒有頁首區段]。

提示: 若要以單一欄位排序報表,請在 [版面配置檢視] 中開啟報表,以滑鼠右鍵按一下欄位,然後選取所需的排序命令。例如,如果選取 [年齡] 欄位,請按一下 [從最小排序到最大][從最大排序到最小]。但是如果報表已分組或是要以多個欄位進行排序,則必須使用 [群組、排序與合計] 窗格。

排序資料表、查詢或表單

  1. 識別要進行排序的欄位。若要對兩個以上的欄位進行排序,請識別要做為最內層和最外層排序欄位的欄位。

  2. 以滑鼠右鍵按一下對應於最內層欄位的欄或控制項的任何地方,然後按一下其中一個排序命令。命令會因已選取欄位中資料類型的不同而有所差異。

    附註: 當排序資料欄位的資料類型為「是/否」時,"Yes"、"True" 或 "On" 值表示「已選取」,"No"、"False" 或 "Off" 值表示「已清除」。此類型欄位的預設顯示是核取方塊,但是您可以設定讓它顯示為文字方塊或下拉式方塊。如果您將此類型欄位的顯示變更為文字方塊或下拉式方塊,則資料仍會按「已選取」或「已清除」排序。

    排序選項

    1. 數字、貨幣、自動編號

    2. 文字、備忘、超連結

    3. 是/否

    4. 日期/時間

  3. 對每個排序欄位重複上述步驟,最後處理最外層排序欄位。

    記錄會重新排列以符合排序順序。

    附註: 如果文字欄位包含 Null 字串或零長度字串,則以遞增順序排序時,會首先列出含有 Null 值的記錄,然後才是含有零長度字串的記錄,最後是含有非空白值的記錄。

    了解在排序時處理特殊字元、前置空格和負值的方式

    如果欄位中的值以特殊字元開頭 (例如連字號、括號或其他符號),則以遞增順序排序時,會看到下列行為:

    • 以空白字元開頭的值出現在英數字元值之前。

    • 括在引號中的值出現在以空白開頭的值之後及英數字元值之前。

    • 以減號開頭的值 (-) 出現在以加號 (+) 開頭的值之前。

    • 如需判定其他符號順序,請查看字元的 ASCII 字元碼。例如,貨幣符號 ($) 的代碼為 36,等號 (=) 的代碼為 61,因此以 $ 開頭的值會出現在以 = 開頭的值之前。

      若要覆寫這個順序,您可以選擇忽略欄位中所有值的第一個字元。這個方法適用於欄位中的值始終以單一特殊字元開頭 (例如減號),或以相同數目的特殊字元開頭 (這樣就知道要忽略幾個字元) 的情況。如需如何依部分值排序的逐步資訊,請參閱依據欄位中的部分值排序記錄一文。如果要忽略的字元數會變化,則可以指定自訂排序順序。如需逐步資訊,請參閱以自訂順序排序記錄一文。 

請記住,您無法僅從單一欄位移除排序順序。若要從所有排序欄位中移除排序,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [清除所有排序],然後再套用所需的排序順序。

其他排序案例   

當您使用排序命令時,欄位的資料類型和每個欄位的完整值會決定記錄的順序。但是如果想讓文字值 (例如「星期一」、「星期二」等) 以自訂順序而不是字母順序排序,應該怎樣做呢?或者,如果想排序包含 IP 位址的文字欄位,應該怎樣做呢?如果排序命令不能滿足您的排序要求,請參閱下列主題︰

  • 依據欄位中的部分值排序記錄 想要依欄位中的開頭幾個字元或結尾幾個字元排序記錄嗎?如果您可以編寫簡單的運算式,請參閱此主題,其中說明了如何使用運算式來擷取部分值。

  • 以區分大小寫的順序排序記錄 Access 會忽略文字值的大小寫。例如,smith 值和 Smith 值視為完全相同,因此無法控制哪一個先出現。如果想要區分大小寫排序,請參閱此主題。

  • 依據文字欄位中儲存的數值排序記錄 看到的記錄是否是依據個別位數的數字大小,而不是依據整個數值的大小進行排序?例如,如果值為 11 和 121 的記錄出現在值為 2 或 25 的記錄之前,請參閱此文章。

  • 以自訂順序排序記錄 如果想以對您有意義的順序排序特定值,例如日期的名稱 (星期一、星期二等) 或員工職稱 (經理、協理),請參閱此文章。

  • 排序 IP 位址 儲存 IP 位址的欄位包含多個數值和句點 (.),因此簡單的文字或數值排序對於 IP 位址並不起作用。如需了解如何排序 IP 位址的詳細資訊,請參閱此主題。

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移除排序順序

  • 若要從資料表、查詢或表單中移除排序順序,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [清除所有排序]

    這樣做會移除檢視中所有欄位的排序順序。

  • 若要移除報表中的排序順序,請按一下 [(在 [版面配置檢視中,在 [設計檢視] 中的 [設計] 索引標籤上的 [格式] 索引標籤) 上的 [群組及合計] 群組中的 [群組及排序來開啟 [群組、 排序與合計] 窗格。接著,按一下您想要移除排序層級],然後按一下 [刪除]。項目對應到排序欄位就會開始與排序依據的文字。不要刪除]群組中,以開始的項目,因為,將變更報表的設計。

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將物件與排序順序一起儲存

最後套用的排序順序會自動與資料表、查詢、表單或報表一起儲存。如果想要在下次開啟物件時自動套用這個順序,請確定該物件的 OrderByOnLoad 屬性設定為 [是]。

因為最後套用的排序順序會不斷變化,所以您也許想要定義永久的 (或預設) 排序順序。您可以指定查詢和報表的預設排序順序。一定要注意,儘管目前或最後儲存的排序順序不會覆寫預設排序順序,但是只有當目前和最後儲存的排序順序從檢視中移除後,預設排序順序才會起作用。

  • 若要定義查詢的預設排序順序,請在 [設計檢視] 中開啟它。將排序欄位加入設計格線,然後在 [排序] 資料列中指定想要的順序。

  • 若要定義報表的預設排序順序,請使用 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中的 [群組、排序與合計] 窗格。如需逐步資訊,請參閱章節排序報表

若要查看以預設排序順序排序的記錄,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [清除所有排序]。這樣做會從檢視中移除目前及最後儲存的篩選,讓您以預設順序檢視記錄。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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