使 Outlook 電子郵件易於存取

Office 協助工具中心 > Outlook 和 Windows 郵件的協助工具支援

本主題提供您有關製作讓身心障礙使用者易於存取之電子郵件訊息的逐步指示。

一封關於 6 月 9 日研究小組場外會議活動電子郵件的影像。該封電子郵件包括活動傳單,其中有一張相片及會議場地地址。

如果您以協助工具的思維建立電子郵件,視障或弱視使用者可以更容易理解您的電子郵件。

Windows:製作易於存取之 Outlook 電子郵件的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果和表格中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、美工圖案、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中使用文字,做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

在 SmartArt 圖形中新增替代文字

在圖案中新增替代文字

在圖表中新增替代文字

在表格中新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣每個使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

例如,使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

使用易於存取的字型色彩

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

調整句子與段落之間的空間

使用內建標題和樣式。

若要保留定位順序並讓螢幕助讀程式易於讀取您的電子郵件,請使用具有邏輯的標題順序,以及 Outlook 中的內建格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序整理標題。使用標題 1、標題 2,然後標題 3,而不是標題 3、標題 1,然後標題 2。此外,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。在理想情況下,每個標題只會包含幾個段落。

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單樣式

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。如果表格巢狀內嵌於另一個表格內,或如果儲存格已合併或分割,螢幕助讀程式會計算不清,而無法提供之後有關表格的有用資訊。表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

在視覺效果和表格中新增替代文字

下列程序描述如何在 Outlook 電子郵件的視覺效果和表格中新增替代文字。

附註: 建議只在描述欄位中輸入文字,並將標題保留為空白。這會對大多的主流螢幕助讀程式 (包括 [朗讀程式]) 提供最佳使用體驗。針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片、美工圖案及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠唸出文字,為看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在 SmartArt 圖形中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下 SmartArt 圖形。

  2. 選取 [物件格式] > [圖案選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選 SmartArt 圖形的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在圖案中新增替代文字

在圖案中新增替代文字,包括 SmartArt 圖形中的圖案。

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖案。

  2. 選取 [設定圖案格式] > [圖案選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖案的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在圖表中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖表。

  2. 選取 [圖表區格式] > [圖表選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖表的 [圖表區格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在表格中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下表格。

  2. 選取 [表格內容]。

  3. 選取 [替代文字] 索引標籤。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選表格的 [表格內容] 對話方塊 [替代文字] 索引標籤之螢幕擷取畫面

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程序描述如何讓 Outlook 電子郵件中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取您要在超連結中新增的文字,然後按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取 [超連結]。您選取的文字會顯示在 [要顯示的文字] 方塊中。這是超連結文字。

  3. 如果需要,請變更超連結文字。

  4. 在 [位址] 方塊中,輸入目的地 URL。

  5. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型格式

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [文字格式] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中,選取您的格式設定選項。

字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,針對字型色彩請使用 [自動] 設定。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件] > [字型色彩]。

  3. 選取 [自動]。

字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單樣式

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [文字格式] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [項目符號] 按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

使用 [編號] 按鈕建立循序步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [文字格式] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [編號] 按鈕。

  4. 輸入循序的步驟。

[編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

調整句子與段落之間的空間

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [文字格式] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組的右下角,選取對話方塊啟動器。
    [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排和間距] 索引標籤。

  4. 在 [間距] 底下,選取需要的間距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用表格標題

在表格中指定標題列。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [表格工具設計] 索引標籤的 [表格樣式選項] 群組中,選取 [標題列] 核取方塊。

  3. 輸入欄標題。

[標題列] 核取方塊的螢幕擷取畫面​​

深入了解

Mac:製作易於存取之 Outlook 電子郵件的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果和表格中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、美工圖案、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中使用文字,做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

在表格中新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

例如,新增底線到色彩編碼的超連結文字中,以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。針對標題,請考慮新增粗體或使用較大的字型。

使用易於存取的字型色彩

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀,這樣個位使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

例如,在色譜上反向端使用明亮色彩或高對比色彩配置。黑白配置可協助色盲使用者區分色彩。

使用易於存取的字型格式

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用易於存取的字型格式

調整句子與段落之間的空間

使用標題和內建樣式。

若要保留定位順序並讓螢幕助讀程式易於讀取您的電子郵件,請使用具有邏輯的標題順序,以及 Outlook 中的內建格式設定工具。

例如,將電子郵件中的資訊整理成小型區塊,並在它們上方新增標題。在理想情況下,每個小節只會包含幾個段落。

使用易於存取的字型格式

使用項目符號清單樣式

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。如果表格巢狀內嵌於另一個表格內,或如果儲存格已合併或分割,螢幕助讀程式會計算不清,而無法提供之後有關表格的有用資訊。表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

在視覺效果和表格中新增替代文字

下列程序描述如何在 Outlook 電子郵件的視覺效果和表格中新增替代文字。

附註: 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片、美工圖案及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠唸出文字,為看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在表格中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下表格。

  2. 選取 [表格內容]。

  3. 選取 [替代文字] 索引標籤。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選表格的 [表格內容] 對話方塊 [替代文字] 索引標籤之螢幕擷取畫面

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程序描述如何讓 Outlook 電子郵件中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取您要在超連結中新增的文字,然後選取 [新增超連結]。
    您選取的文字會顯示在 [要顯示的文字] 方塊中。這是超連結文字。

  2. 如果需要,請變更超連結文字。

  3. 在 [位址] 方塊中,輸入目的地 URL。

  4. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型格式

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中,選取您的格式設定選項。

[設定文字格式] 索引標籤的螢幕擷取畫面​​

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常,針對字型色彩請使用 [自動] 設定。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件] > [字型色彩]。

  3. 選取 [自動]。

字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單樣式

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [項目符號] 按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

可用的項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

使用 [編號] 按鈕建立循序步驟。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。

  2. 選取 [郵件] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [編號] 按鈕。

  4. 輸入循序的步驟。

可用的 [編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

調整句子與段落之間的空間

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取文字、以滑鼠右鍵按一下文字,然後選取 [段落]。[段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與間距] 索引標籤。
    [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與間距] 索引標籤。

  2. 在 [間距] 底下,選取需要的間距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用表格標題

在表格中指定標題列。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [表格設計] 索引標籤上,選取 [標題列] 核取方塊。

  3. 輸入欄標題。

[標題列] 核取方塊的螢幕擷取畫面​​

深入了解

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