使用 Project 2007 的文件專案

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《Project 2007 Inside Out》書籍封面

Microsoft Office Project 2007 內部縮小
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本文 s 文章是專案管理專家具有與 Microsoft Office Project 小組諮詢自第 4 版。她會說明設計工具] 和 [獲獎作者使用超過二十技術的通訊體驗。本文是無數使用者手冊、 教學課程和說明系統的作者,再加上多個電腦著作,包括Microsoft Office Project 2003 Inside OutMicrosoft Project 版本 2002年內部出

若要進一步瞭解其他 2007 Microsoft Office 系統上的活頁簿,請造訪Microsoft Press

本文內容

焦點專案構想

定義範圍

附加專案文件

規劃專案管理的核心,因為它是工作的專案的為什麼市場上的新計劃的程序都有您執行大量,只是工作的專案的用來設定階段。您定義一窺全貌,並取得關係人核准的產品或服務您要建立的規格及邊界定義整體專案本身的範圍。在此提供了一些後,您準備好要建立您的專案藍圖,專案計劃,使用Microsoft Office Project 2007。然後您細分專案目標與實際階段、 里程碑和骨幹的您的專案資訊系統的工作的方針。您可以新增您的支援文件或策略文件中,例如專案計劃。同樣地,您可以新增其他增補資訊,例如備忘稿或超連結至個別任務與里程碑階段。這項資訊可讓您的專案計劃的所有專案資訊的中央存放庫。

焦點專案構想

您可能已經清除圖片的專案的內容,以及其進行完成後,您記住。另一方面,專案仍似乎有點模糊,至少其邊緣。是不常見的其他專案關係人有清楚,當您不確定是否還取得的位置。

而不是如果一個關係人期望看起來似乎期望清除足夠,但其他關係人的聲音,完全及清楚。

在此重要的起點的挑戰是明確定義可,專案,好讓所有相關正在談論相同的專案與相同的期望,相同的結果。定義清楚開頭願景不重新導向 (attendant 浪費的工作) 中間的專案或成果不理想結尾。

如何建立目標?您使用 [重要專案關係人,例如客戶、 潛在的使用者、 贊助者、 主管和專案小組成員取得其專案的期望。您可能必須重新同步化衝突的檢視及一議程。在此程序,您會識別目標專案,以及他們可以測量的方針。您會識別專案假設、 拼出風險,並讓緊急應變計劃的風險。您也可以識別已知的限制,例如預算、 時間或資源。

依時間完成此高層級的專案計劃,並取得所需的 「 核准 」 所有相關人員都就會知道完全什麼它們登設定。

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定義範圍

定義的範圍 articulates 您要建立的產品,將會建立專案構想。執行您的專案,並會發生問題,您定義的範圍可協助您做出決策。範圍定義是您的指導方針的方向您考慮是否真的此專案的工作。如果您沒有聚焦在同意專案的範圍,您可能遇到 」 膨脹,「 您得到花費在任務及不屬於原始不良的交付項目上的時間、 金錢和資源。

這是不以範圍無法變更專案的過程中。商務條件、 設計最新資訊、 預算、 時間、 資源可用性和許多其他因素可以進行必要變更專案範圍中途島透過。此外,您的專案小組成員工作任務時,他們可能會產生新的構想。但是,範圍文件可協助您做出決策及管理這些變更,以便讓您變更適當的方向,與貴組織的整體策略正在,產品的原因與專案目標的排列。

了解產品範圍和專案範圍

有兩種類型的範圍: 產品範圍和專案的範圍。首先,您定義產品,除非它已經定義了。產品範圍指定的功能和函數將會的專案結果的產品。產品範圍也可能在您比照產品描述的一部分。產品可具體,例如的新的辦公大樓建築] 或 [新的飛機的設計。產品也可以開發的新電腦系統服務或事件,例如部署或實作新的訓練課程計劃。

產品的類型,無論產品範圍表示的規格與繪製詳細的結果圖片的參數。例如,產品的範圍的新的辦公大樓建築可能會包含正方形的資料,數字的故事、 位置及建築設計元素。

專案範圍指定必須完成專案的相關聯的產品範圍規格完成的工時。專案範圍定義,並控制會和將不會包含在專案中的項目。如果有很多個階段產品開發,專案範圍可能會指定處理此專案的哪個階段。例如,電腦系統部署專案可能會指定其範圍涵蓋基礎結構開發和安裝新的電腦系統,但不是文件和新的系統使用者的訓練課程。或它可能會指定專案處理所有層面的產品,直到完成的最後一個階段的概念。

開發 scope 陳述式

若要定義專案範圍,並與其他重要專案關係人,您可以開發和記錄 scope 陳述式。根據您組織的規劃的方法,scope 陳述式的特定項目可能會很早期,有時候甚至之前定義您已受指派為專案經理。可以定義其他元素,只要之前識別和排序專案工作。您 scope 陳述式應該包括下列各項:

  • 專案對齊    業務需求或此專案的其他刺激,應該定義 scope 陳述式。此對齊提供聲音的基礎評估未來的決策,其中包括不可避免折衷方案。

  • 產品描述    範圍應該描述產品或服務所建立的詳細資料。專案對齊與產品描述一起應該制定專案的目標。

  • 專案限制或限制    範圍應包含任何限制因素至專案。可以限制的專案選項的因素包括特定的預算、 契約條款、 精確的結束日期,等等。

    附註: 因為我們使用整本活頁簿字詞的限制式有意義的任務限制式時,在這一章我們將使用字詞限制參照整體專案限制。

  • 專案假設    範圍應該清單,則為 true,實數,或特定被視為任何項目,甚至時可能不會這是因為無法繼續撰寫優秀專案計劃和向前移動。由其自然,假設通常會執行程度的風險。例如,如果您不知道是否要商用建築專案建置 10000 或 15000 平方英呎,您有要採用下列一或這是因為規劃其他。其他選項可能會結束上是正確的風險是。您可以在之後已知事實,但是其他專案的相依性可能已經準備就緒,然後調整計劃。

    附註: 雖然您 scope 陳述式的某部分可能會維持不變,透過反覆運算規劃程序的不一定假設與專案限制的情況。為範圍變得緊密定義,限制和假設 light,更快。同樣地,當您繼續簡言之規劃程序中,整個專案範圍可能會變成更焦點所在。

  • 專案交付項目    範圍應列出整個專案的工期建立摘要層級 subproducts。傳送最終的子專案可傳送作業的標記整個專案的完成。這份清單,可能會匯入焦點主要專案階段與里程碑,當您啟動工作輸入至專案計劃會有價值。

  • 專案目標    範圍應該列舉滿足視為成功專案可以測量的目標。目標對應至交付項目,以及皆是以專案目標,依專案對齊與產品描述所述。有意義的專案目標必須量化方式,例如特定金額、 特定時間範圍或特定層級的品質。

    附註: 您 scope 陳述式也可能會解決其他專案計劃通訊、 品質保證等風險管理問題。它可以定義的報表需求及共同作業工具實作。Scope 陳述式也可以指定最小的可接受的品質等級,定義分項的限制和假設,相關聯的潛在風險並規定可以反擊這類風險的方法。

彼此連結產品範圍和專案的範圍。專案範圍依賴產品範圍定義。專案範圍是透過在專案計劃的工時完成完成。以相同的方式,是由會議中的產品需求的規格完成產品範圍。

在手 scope 陳述式的草稿,您可以與其他專案關係人清楚地通訊,您可以使用文件。此 「 草稿 」 可協助您清除任何 cross-purposes、 誤用的假設及錯位的需求。若要調整 scope 陳述式繼續時,專案構想被人際點的瞭解專案的所有專案關係人應有的位置。因為所有專案關係人參與提供了一些建立,您可以覺得自信每個人都瞭解完全他們所處理趨近於您開始執行專案計劃。

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附加專案文件

您可以讓Project 2007中央存放庫,所有重要專案文件。例如,您可能要附加或連結您專案計劃,以及其他文件,例如需求分析、 市場研究和產品規格您 scope 陳述式。

顯示專案摘要任務

若要將規劃文件附加至您的專案,第一步是顯示專案摘要任務。不只會專案摘要任務最後提供摘要的日期與成本整個專案的資訊,它可以做為附加或連結規劃文件的位置。若要顯示專案摘要任務,請遵循下列步驟:

  1. 按一下 [工具]選項,然後按一下 [檢視] 索引標籤

  2. 大綱選項] 底下選取 [顯示專案摘要任務] 核取方塊。

  3. 按一下[確定]。摘要任務會出現在甘特圖] 列 0 (請參閱圖 1),採用專案摘要任務名稱為檔案的名稱。如果您想要變更的名稱,按一下 [專案摘要任務的 [任務名稱] 欄位中。編輯任務工作表上方的 [項目] 欄位中的名稱。

    使用專案摘要工作附加或連結規劃文件
    圖 1 使用專案摘要工作附加或連結規劃文件。

將文件複製到您的專案檔案

您可以包含規劃Project 2007內其他程式中建立的文件。雖然這可能會大幅增加檔案大小,就會知道,所有的專案資訊會儲存在同一個位置。若要包括文件,請遵循下列步驟:

  1. 與選取的專案摘要任務,請按一下 [標準] 工具列上的 [任務資訊,,然後按一下 [記事] 索引標籤。您也可以按兩下以開啟 [摘要任務資訊] 對話方塊的工作。在 [備忘稿] 索引標籤上按一下 [插入物件] 按鈕。

  2. 在 [插入物件] 對話方塊中,選取 [從檔案建立] 選項,然後按一下 [瀏覽] 按鈕。

  3. 在 [瀏覽] 對話方塊中,選取專案計劃要附加或內嵌至您的專案檔案的文件。按一下 [插入] 按鈕。

  4. 返回 [插入物件對話方塊中,選取以圖示顯示核取方塊 (請參閱圖 2)。

    如果文件小,不妨考慮清除 [以圖示顯示] 核取方塊。清除此核取方塊將您的專案附註] 方塊中,內嵌檔案的內容,讓您可以直接從該處讀取。

    選取的文件將會內嵌至您的專案計劃
    圖 2 選取的文件將會內嵌在專案計劃。
  5. 按一下[確定]摘要任務資訊] 對話方塊的 [備忘稿] 區域中的文件的圖示會顯示 (請參閱圖 3)。

    按兩下圖示會在其原始應用程式中開啟該圖示
    圖 3 按兩下圖示會在其原始應用程式中開啟它。
  6. 在 [摘要任務資訊] 對話方塊中,按一下[確定]。附註標記會出現在甘特圖 (請參閱圖 4)。

    甘特圖對應列中的附註標記
    當您儲存項目筆記] 索引標籤中的附註標記出現在甘特圖對應列中的 [圖 4。

現在,每當您要檢閱的文件,請直接按兩下以開啟 [摘要任務資訊] 對話方塊中的 [備忘稿] 索引標籤的 [備忘稿] 指標。然後按兩下 [文件] 圖示。

附註: 除了附加專案摘要任務上的文件,您可以將文件附加到摘要任務和個別的工作。您有規格或繪圖,以進一步定義特定的子階段或任務的範圍時,這可以很有用。您也可以附加交付項目或里程碑任務上的里程碑報表。

在文件專案檔案的超連結

超連結是以包含規劃您的專案檔案的文件的另一種方法。超連結是慣用的方法,當您想要保留您的檔案大小修剪器,讓您的專案計劃和相關聯的規劃文件一定會在相同位置。也是快速開啟相關聯的文件的有效方法。若要插入超連結,請遵循下列步驟:

  1. 選取專案摘要任務,在 [標準] 工具列上按一下[插入超連結

  2. 在 [顯示文字] 方塊中,輸入文件的連結,例如,專案 Scope 陳述式的描述性名稱。

  3. 尋找及選取專案計劃您想要連結至您的專案檔案的文件 (請參閱圖 5)。

    所選文件的路徑和名稱會出現在 [位址] 方塊中
    圖 5 路徑和所選的文件的名稱會出現在 [位址] 方塊。
  4. 按一下[確定]。超連結標記會出現在 [甘特圖] 的 [標記] 欄位中 (請參閱圖 6)。

    甘特圖對應列中出現的超連結指示器
    圖 6 出現在甘特圖對應列中的超連結任務,超連結標記文件時。

現在,每當您需要檢閱的文件,只要按一下超連結指示器。在自己的應用程式視窗中,開啟文件。

附註: 除了文件超連結的專案摘要任務,您可以建立超連結的摘要任務和個別的工作。如果您使用的Microsoft Office Project 專業版 2007與 Microsoft Office Project Server 的企業專案管理,將所有專案文件放在一起的慣用的方法是使用文件庫。藉由建立Microsoft Office Project Web Access與 Windows SharePoint Services,您可以設定和維護的文件庫。如此一來,所有您的小組成員和其他關係人可以檢視透過網頁瀏覽器的文件。他們也可以檢查文件及縮小,提供相當版本控制項。

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