使用 Project 2007 的文件專案

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《Project 2007 Inside Out》書籍封面

Microsoft Office Project 2007 內部縮小
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聖 s 文章是專案管理專家已與 Microsoft Office 專案小組諮詢自版本 4。 她會說明設計工具] 和 [與超過二十技術的通訊體驗獲獎撰寫。 本文是無數使用者手冊、 教學課程和協助系統的作者,再加上多個數十電腦書籍,包括Microsoft Office Project 2003 Inside OutMicrosoft Project 版本 2002年內部出

若要深入了解其他 2007 Microsoft Office system 的活頁簿,請造訪Microsoft Press

本文內容

焦點專案構想

定義範圍

附加專案文件

規劃專案管理的核心,因為它是工作的為什麼市場的新專案計劃處理程序都有您執行大量,只是工作的用來設定階段。 您定義一窺全貌,並取得關鍵核准的產品或服務,您要建立的規格與界限定義整體專案本身的範圍。 這個願景表示了之後,您準備好要建立您的專案藍圖 — 專案計劃,使用Microsoft Office Project 2007。 然後您劃分您的專案目標和目標到實際的階段、 里程碑和表單時,則您的專案資訊系統的工作。 您可以新增您的支援文件,例如視障或策略文件、 專案計劃。 同樣地,您可以個別任務與里程碑、 階段新增備忘稿或超連結等其他補充資訊。 所有這項資訊可讓您的專案計劃的所有專案資訊的中央存放庫。

焦點專案構想

您可能已清除圖片中您想要的專案是關於和項目就會完成時。 另一方面,專案仍看起來也許有點模糊,至少邊緣。 它不是很少使用的其他專案關係人有清楚,當您不確定是否還取得。

並不會訝異如果一個關鍵期望看起來完全矛盾清除足夠,但其他關鍵的期望音效。

在此重要的起點的挑戰在於明確定義模稜兩可,而專案,以便相關人員都正在談論相同的專案與相同的期望,相同的結果。 定義清楚開頭視力不重新導向 (attendant 浪費) 中間的專案或成果不理想結尾。

如何建立願景? 您處理重要的專案關係人,例如客戶、 潛在使用者、 主管、 主管和專案小組成員取得其專案的期望。 您可能需要重新同步化衝突檢視和對手會議議程。 在此程序,您會識別專案,以及他們可測量目標的目標。 您將會識別專案假設、 拼出潛在的風險,使這些風險緊急應變計劃。 您也可以識別已知的限制,例如預算、 時間或資源。

編譯您完成此高層級的專案計劃並取得必要的核准,每個人就會知道完全什麼他們要登入註冊取得。

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定義範圍

定義搜尋的範圍 articulates 您要建立的產品,將會建立專案的構想。 執行您的專案,並會發生問題,您定義的範圍可協助您做出的決策。 範圍定義為您的方向您考慮是否真的此專案的工作的指導方針。 如果您沒有專注在同意專案的範圍,您可能會遇到 「 膨脹,「 您得到任務] 與 [交付項目不屬於原始願景花費的時間與金錢,資源。

這並不是說範圍無法變更專案的過程。 商務條件、 設計最新資訊、 預算、 時間、 資源可用性和許多其他因素可讓您需要變更專案範圍中途。 此外,其工作製作的專案小組成員,他們可能會產生很棒的新想法。 儘管如此,範圍文件可協助您做出的決策,以及管理這些變更,好讓您變更的適當方向,與貴組織的整體策略、 被,產品的原因,以及專案目標的排列。

了解產品範圍與專案範圍

有兩種類型的範圍: 產品範圍和專案的範圍。 首先,您定義產品範圍,除非它已經定義了。 產品範圍指定的功能和函數之產品的會是專案的結果。 產品範圍也可能是您比照產品描述的一部分。 產品可以是好的例如建構新的辦公大樓或新飛機的設計。 產品也可以是開發新電腦系統的服務或事件,例如部署或新的訓練計劃的實作。

產品類型,無論產品範圍表示規格和繪製詳細的結尾結果的圖片的參數。 例如,產品範圍的新的辦公大樓建築可能會包含方形片段,數字的故事、 位置和架構的設計元素。

專案範圍指定必須完成的相關聯的產品範圍規格成功,完成專案的工時。 專案範圍定義和控制項的內容會和不會包含在專案中。 如果將會有多個產品開發階段,專案範圍可能會指定這個專案正在處理哪個階段。 例如,電腦系統部署專案可能會指定其範圍涵蓋的基礎結構開發及安裝新的電腦系統,但不是文件和新的系統使用者的訓練課程。 或它可能會指定專案處理全方位的產品,透過完成最後階段的概念。

開發 scope 陳述式

若要定義專案範圍,並與其他重要的專案關係人,您開發並錄製 scope 陳述式。 根據貴組織的規劃方法,scope 陳述式的特定項目可能會很早期,有時甚至之前定義您被指派為專案經理。 識別開始之前,可以加以定義其他項目和排序專案工作。 您 scope 陳述式應該包括下列各項:

  • 專案對齊     業務需求或 [此專案的其他刺激應該定義 scope 陳述式。 這個理由提供音效的基礎評估未來的決策,包括不可避免取捨。

  • 產品描述     範圍應該特性的產品或服務所建立的詳細資料。 專案對齊] 和 [產品描述一起應該編寫專案的目標。

  • 專案的限制式或限制     範圍應包含專案任何限制因素。 可以限制的專案選項的因素包括特定的預算、 契約佈建、 精確的結束日期,等等。

    附註: 因為我們使用本書字詞的限制式來代表任務限制式時,在此章節中我們使用字詞限制整體專案的限制式參照。

  • 專案假設     範圍應該清單視為 true、 真實,或特定的任何項目,即使當它們可能無法 — 為了能夠繼續開發專案計劃和向前移動。 依其性質,假設通常會執行某種程度的風險。 例如,如果您不知道是否商用建築專案建置會 10000 或 15000 平方英呎,您必須假設一種或其他為了規劃。 其他選項,可能會幫被正確有風險。 已知的內容,但其他專案的相依性可能已經在位置,然後之後,您可以調整計劃。

    附註:  雖然您 scope 陳述式的特定層面可能會變完成反覆運算規劃程序,這並不一定假設與專案限制的情況。 更多範圍時緊密定義,限制假設來到 light 和更有效地公開。 同樣地,簡言之規劃程序繼續時,整個專案的範圍一般傾向於更成為焦點。

  • 專案交付項目     範圍應該列出整個專案的持續時間建立摘要層級 subproducts。 傳送最終的子專案可傳送作業的標記整個專案的完成。 此清單可能會顯示焦點主要的專案階段與里程碑,當您開始將工作輸入至專案計劃時將會有價值。

  • 專案目標     範圍應該列舉可測量滿足視為成功專案目標。 目標對應至交付項目,以及皆是以專案目標,由專案對齊] 和 [產品描述所述。 有意義的專案目標必須量化一些方式,例如特定金額、 特定時間範圍內或特定層級的品質。

    附註:  您 scope 陳述式也可能會解決問題,例如通訊、 品質保證和風險管理計劃其他專案。 它可以定義的報表需求和共同作業工具來實作。 Scope 陳述式也可以指定最小的可接受的品質等級,定義與帶有的限制和假設相關的潛在風險和規定方法可以反擊這類風險。

彼此連結產品範圍和專案的範圍。 專案範圍依賴清除產品範圍的定義。 透過在專案計劃中表示的工作完成完成專案的範圍。 以相同的方式,是由會議中的產品需求的規格回報產品範圍。

在手 scope 陳述式的草稿,您可以與其他專案關係人清楚地通訊,您可以使用文件。 此 「 草稿 」 可協助您清除任何 cross-purposes、 誤用的假設和錯位的需求。 若要調整 scope 陳述式繼續時,專案願景被人際點瞭解專案的所有專案關係人應有的位置。 然後,因為所有專案關係人參與願景建立,您可以信心每個人都瞭解完全什麼對方正在編輯趨近於當您開始執行專案計劃。

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附加專案文件

您可以針對您所有重要的專案文件進行Project 2007中央存放庫。 例如,您可能會想要附加檔案或連結至專案計劃,以及其他文件,例如需求分析、 市場研究和產品規格您 scope 陳述式。

顯示專案摘要任務

若要將計劃的文件附加到您的專案,第一個步驟是顯示專案摘要任務。 不只專案摘要任務最後提供摘要的日期和成本整個專案的資訊,它可以做為附加或連結規劃文件的位置。 若要顯示專案摘要任務,請遵循下列步驟:

  1. 按一下 [工具]選項,然後按一下 [檢視] 索引標籤

  2. 在 [外框] 選項,選取 [顯示專案摘要任務]核取方塊。

  3. 按一下 [確定]。 摘要任務會出現在甘特圖] 列 0 (請參閱圖 1),採用做為專案摘要任務名稱的檔案名稱。 如果您想要變更的名稱,按一下 [專案摘要任務的 [任務名稱] 欄位中。 編輯任務工作表上方的 [項目] 欄位中的名稱。

    使用專案摘要工作附加或連結規劃文件

將文件複製到您的專案檔案

您可以包含規劃Project 2007內其他程式中建立的文件。 雖然這可能會大幅增加檔案大小,您就知道所有的專案資訊會儲存在同一個地方。 若要包括文件,請遵循下列步驟:

  1. 選取專案摘要任務,按一下 [標準] 工具列上的 [任務資訊,然後按一下 [備忘稿]。 您也可以按兩下該工作以開啟 [摘要任務資訊] 對話方塊。 在 [備忘稿] 索引標籤上按一下 [插入物件] 按鈕。

  2. 在 [插入物件] 對話方塊中,選取 [從檔案建立] 選項,然後按一下 [瀏覽] 按鈕。

  3. 在 [瀏覽] 對話方塊中,選取專案規劃您想要附加或內嵌至您的專案檔案的文件。 按一下 [插入] 按鈕。

  4. 返回在 [插入物件] 對話方塊,選取以圖示顯示核取方塊 (請參閱圖 2)。

    小型文件時,不妨考慮清除 [以圖示顯示] 核取方塊。 清除此核取方塊至您的專案附註] 方塊中,內嵌檔案的內容,讓您可以直接從該處讀取。

    選取的文件將會內嵌至您的專案計劃
  5. 按一下 [確定]。 文件的圖示會出現在 [摘要任務資訊] 對話方塊的 [備忘稿] 區域中 (請參閱圖 3)。

    按兩下圖示會在其原始應用程式中開啟該圖示
  6. 在 [摘要任務資訊] 對話方塊中,按一下[確定]。 備忘稿指示器會出現在甘特圖中 (請參閱圖 4)。

    甘特圖對應列中的附註標記

現在,每當您要檢閱的文件,只要按兩下以開啟 [摘要任務資訊] 對話方塊的 [備忘稿] 索引標籤的 [備忘稿] 指標。 然後按兩下 [文件] 圖示。

附註:  除了將文件附加到專案摘要任務,您可以附加到摘要任務和個別工作的文件。 當您有規格或繪圖,以進一步定義範圍的特定子階段或工作時,這非常有用。 您也可以附加交付項目或里程碑的任務上的里程碑報表。

超連結到您的專案檔案的文件

超連結是以包含規劃您的專案檔案的文件的另一種方法。 超連結是慣用的方法,當您想要保留您的檔案大小修剪器,而且您知道您的專案計劃和相關聯的規劃文件一律會在相同位置。 它也是非常有效快速開啟相關聯的文件的方法。 若要插入超連結,請遵循下列步驟:

  1. 選取專案摘要任務,按一下 [插入超連結在 [標準] 工具列上。

  2. 在 [顯示文字] 方塊中,輸入文件的連結,例如,專案 Scope 陳述式的描述性名稱。

  3. 尋找並選取專案計劃您想要連結至您的專案檔案的文件 (請參閱圖 5)。

    所選文件的路徑和名稱會出現在 [位址] 方塊中
  4. 按一下 [確定]。 超連結指示器會出現在甘特圖] 的 [標記] 欄位中 (請參閱圖 6)。

    甘特圖對應列中出現的超連結指示器

現在,每當您要檢閱的文件,只要按一下超連結指示器。 在其本身的應用程式視窗中開啟文件。

附註:  除了文件超連結的專案摘要任務,您可以從摘要任務和個別工作建立超連結。 如果您使用Microsoft Office Project 專業版 2007 Microsoft Office Project Server 的企業專案管理,將所有專案文件放在一起的慣用的方法是使用文件庫。 設定Microsoft Office Project Web Access與 Windows SharePoint Services,您可以設定及維護的文件庫。 如此一來,所有團隊成員和其他關係人可以檢視透過網頁瀏覽器的文件。 他們也可以檢查文件,請參閱,提供重要的版本控制。

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