使用 Access 資產資料庫範本

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使用Access 資產資料庫範本 若要追蹤的電腦、 辦公室設備或其他項目所擁有或維護的人員。這個版本的常見的 Access 範本也可讓您搜尋資產詳細資料,顯示或隱藏欄,傳送電子郵件,以及對應資產擁有者的地址。

使用 [資產] 資料庫範本

快速入門

本文中,我們使用資產資料庫範本的基本步驟。

準備使用的資料庫

  • 當您第一次開啟資料庫時,Access 會顯示 [快速入門] 頁面。若要避免此頁面顯示在您下次開啟資料庫,請清除此資料庫開啟時顯示快速入門] 核取方塊。

    關閉 [開始使用資料庫的 [快速入門] 頁面。

  • 若要確保所有資料庫內容已啟用,請使用下列程序:

    1. 在訊息列上,按一下 [選項]。

    2. 在 [Microsoft Office 安全性選項] 對話方塊中,按一下 [啟用這個內容],然後按一下 [確定]。

      如需有關如何啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱決定是否要信任資料庫的文件。

收集資料,透過電子郵件

在 [電子郵件訊息中傳送資料輸入表單,您可以從電子郵件使用者收集資產資訊。使用者會傳回完成的表單,請可以處理與儲存在您的資產清單中的資料。

  1. 資產清單表單上,按一下 [收集資料]。

  2. 2.遵循收集透過電子郵件訊息的資料] 精靈中的指示,從指定的電子郵件收件者收集資料。

顯示或隱藏已停用資產

已停用的資產是具有已停用的日期或目前日期之前的項目。資產可能會變得已停用過期、 中斷,或否則時未使用。您可以顯示或隱藏已停用的資產清單表單上的資產。

  • 在 [資產清單] 表單中,選取或清除 [顯示已停用] 核取方塊。

資產] 或 [連絡人搜尋

[快速搜尋] 方塊可讓您快速找到資產清單表單上的資產 」 與 「連絡人清單表單上的連絡人。

  • 輸入您要搜尋的快速搜尋方塊中,然後按 enter 鍵,或按一下 [的文字。

    Access 會篩選以顯示只包含您搜尋的文字的記錄清單。若要返回的完整清單,請按一下 [顯示所有記錄

篩選資產清單

資產清單表單上,您可以篩選的資產清單,並儲存您最愛的篩選,以供日後使用。

  1. 以滑鼠右鍵按一下表單,然後選取您想要的篩選套用篩選。

  2. 按一下 [儲存篩選]。

  3. 篩選的詳細資料表單中,輸入篩選名稱] 和 [描述],然後按一下 [關閉]。

  4. 若要套用儲存的篩選,使用篩選 [我的最愛]方塊,或按一下 [ (清除篩選)若要移除篩選。

顯示或隱藏欄

資產清單表單和 [連絡人清單] 表單中,預設會隱藏某些欄位 (欄)。若要變更的欄位會顯示:

  1. 按一下 [顯示/隱藏欄位

  2. 在 [取消隱藏欄] 對話方塊中,選取您想要顯示每個資料行旁邊的核取方塊。清除 [隱藏欄] 核取方塊。

顯示資產] 或 [連絡人詳細資料

資產詳細資料] 表單和 [連絡人詳細資料] 表單可讓您檢視及輸入項目的詳細資訊。若要顯示資產詳細資料] 或 [連絡人詳細資料表單:

  • 資產清單表單或連絡人清單] 表單上,按一下 [開啟您想要查看之項目旁。

新增圖片

在 [資產詳細資料] 表單及連絡人詳細資料] 表單上,您可以新增圖片和其他附件。

  • 在 [圖片框,底下,按一下 [ + / – 圖像

  • 按一下 [附件] 對話方塊中的 [新增]

  • 在 [選擇 [檔案] 對話方塊中,瀏覽至含有該檔案的資料夾。

  • 選取您想要新增的檔案,然後再按一下 [開啟]。

  • 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]

附註: 您可以附加每個項目,包括不同的檔案類型,例如文件或試算表的多個的檔案。

從Microsoft Office Outlook 2007中新增連絡人

如果您使用Office Outlook 2007時,您可以新增連絡人] 或 [資產擁有人從該程式而不必重新輸入的資訊。

  1. 在 [連絡人清單] 表單中,按一下 [從 Outlook 中新增]。

  2. 在 [選取的名稱,以新增] 對話方塊中,選取您想要新增至資料庫的名稱。

  3. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

顯示連絡人的地址的地圖

連絡人的詳細資料] 表單中,如果您輸入街道地址的連絡人,您可以顯示該位置的地圖:

  • 按一下 [按一下 [地圖]。

顯示報表

資產資料庫中包含多個報表,包括所有的資產資產詳細資料資產已停用連絡人通訊錄,及其他功能。若要顯示報表:

  • 在 [功能窗格] 底下的 [報表中,按兩下您想要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。如需詳細資訊,請參閱建立簡易報表的文件。

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