使用 XML 擴充套件建立智慧檔

智慧檔是一些檔案 (例如 Excel 活頁簿), 可讓您在使用時提供協助。 有幾種類型的 Excel 檔案 (例如表單和範本) 也可以做為智慧型檔。

深入瞭解智慧檔

智慧檔提供兩個常見業務問題的解決方案: 控制業務程式工作流程並重複使用及共用資訊。 您可以在 Excel 活頁簿中新增 XML 擴充套件, 以建立這些智慧檔解決方案。 這些解決方案可以下載, 也可以使用智慧檔軟體發展工具組來開發。

附註: 智慧檔無法在 Excel 網頁版中開啟。

智慧檔特別適合作為工作流程一部分的活頁簿。 工作流程是透過與商務程式相關的特定動作順序或工作, 自動移動檔或專案。 工作流程可以用來始終如一地管理常見的商務程式, 例如檔核准或評論。 例如, 您的公司可能有填寫年度員工費用表單的程式, 而且您可能已經使用 Excel 範本來實現這個目的。 如果該範本轉換成智慧檔, 就可以連線到自動完成部分必要資訊的資料庫, 例如員工姓名、員工編號及經理的名稱。 當您完成費用報表時, 智慧檔可以顯示可讓您將其傳送至工作流程中下一個步驟的按鈕。 因為智慧檔「知道」您的主管是誰, 所以它可以自動傳送給該人員。 而且, 無論誰有檔, 智慧檔都知道其在費用審查工作流程中的位置, 以及下一步需要執行的步驟。

您可以使用智慧檔來協助您共用及重複使用現有的內容。 例如, 律師在撰寫合約時可以使用現有的樣板, 而 journalists 可以插入 bylines 及其他常用的文字。 智慧檔也可以讓您更輕鬆地共用資訊, 甚至可以與其他 Microsoft Office 程式互動。 例如, 您可以使用 [智慧檔] 透過 Outlook 傳送電子郵件訊息, 而不需離開檔或啟動 Outlook。

當您新增智慧檔解決方案時, 只要開啟新的智慧檔, 就會出現在可用方案清單中。 若要使用解決方案, 您必須先將 XML 擴充套件附加到您的檔, 這會將您的 Excel 活頁簿轉換成智慧檔。 XML 擴充套件包含多個元件, 其中包含 XML 檔案, 以及參照這些元件的資訊清單。 當您開啟附加到擴展套件的檔時, Excel 也會開啟 [檔動作] 工作窗格。 該工作窗格可以包含完成工作的工具, 以及使用智慧檔的說明。 智慧檔所提供的特定功能, 取決於其建立者 (開發人員或 IT 專業人員) 所執行的設計。 如有需要, 請與您的資訊技術 (IT) 專業人員聯繫, 瞭解您的智慧檔解決方案的位置及詳細資料。

附註: 當您第一次使用智慧檔時, 您可能會看到一則訊息, 指出您需要安裝公用語言執行時間元件, 或者您需要不同版本的元件。 如果您看到該類型的訊息, 請與您的系統管理員聯繫。

如果您沒有可用的開發或 IT 資源, 您可以下載由協力廠商建立的智慧檔。 如果您是開發人員, 且想要進一步瞭解如何建立智慧檔, 請參閱 Microsoft 開發人員網路 (MSDN) 網站上的智慧檔軟體發展工具組。

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新增和附加智慧檔解決方案

  1. 如果看不到 [開發人員] 索引標籤, 請執行下列動作以顯示該索引標籤:

    1. 在 [ 檔案] 索引標籤上, 按一下 [選項] >自訂功能區

    2. 在 [自訂功能區] 對話方塊的右側, 從 [自訂功能區] 下拉式清單中選取 [主要索引標籤], 然後核取 [開發人員]方塊。

    3. 按一下 [確定]。

      附註: 如果您使用的是 Excel 2007, 請按一下 [ Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ], 然後按一下 [ Excel 選項]。 在 [常用] 類別中, 在 [使用 Excel 時使用的最佳選項] 底下, 選取 [在功能區顯示 [開發人員]索引標籤, 然後按一下[確定]

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [ XML ] 群組中, 按一下 [擴充套件]。

    擴充套件

  3. 按一下 [新增]。

  4. 在 [安裝 XML 擴充套件] 對話方塊中, 找到您要新增之方案的資訊清單位置。

  5. 按一下 [開啟]。

  6. 在 [可用的 XML 擴展套件] 清單中, 按一下您要附加至檔的解決方案, 然後按一下 [附加]。

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變更附加至智慧檔的 XML 擴展套件

  1. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 在 [ 檔案] 索引標籤上, 按一下 [選項] >自訂功能區

    2. 在 [自訂功能區] 對話方塊的右側, 從 [自訂功能區] 下拉式清單中選取 [主要索引標籤], 然後核取 [開發人員]方塊。

    3. 按一下 [確定]。

      附註: 如果您使用的是 Excel 2007, 請按一下 [ Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ], 然後按一下 [ Excel 選項]。 在 [常用] 類別中, 在 [使用 Excel 時使用的最佳選項] 底下, 選取 [在功能區顯示 [開發人員]索引標籤, 然後按一下[確定]

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [ XML ] 群組中, 按一下 [擴充套件]。

    擴充套件

  3. 執行下列任何一個動作:

    1. 若要從檔中移除 XML 擴展套件的名稱和 URL 屬性, 請按一下 [刪除]。 XML 擴充套件仍會出現在 [可用的XML 擴展套件] 清單中。

    2. 若要將目前的 XML 擴展包替換成新的 XML 擴充套件, 請在 [可用的 xml 擴充套件] 清單中, 選取不同的 xml 展開套件, 然後按一下 [附加]。

    3. XML 擴充套件可以設定為在設定的時間間隔自動更新。 若要在這些間隔以外查看更新, 請按一下 [更新]。 如果有可用的更新 XML 擴展套件, 則會下載新元件。

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刪除智慧檔解決方案

  1. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 在 [ 檔案] 索引標籤上, 按一下 [選項] >自訂功能區

    2. 在 [自訂功能區] 對話方塊的右側, 從 [自訂功能區] 下拉式清單中選取 [主要索引標籤], 然後核取 [開發人員]方塊。

    3. 按一下 [確定]。

      附註: 如果您使用的是 Excel 2007, 請按一下 [ Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ], 然後按一下 [ Excel 選項]。 在 [常用] 類別中, 在 [使用 Excel 時使用的最佳選項] 底下, 選取 [在功能區顯示 [開發人員]索引標籤, 然後按一下[確定]

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [ XML ] 群組中, 按一下 [擴充套件]。

    擴充套件

  3. 在 [可用的 XML 擴展套件] 清單中, 按一下您要刪除的解決方案, 然後按一下 [刪除]。

附註: 刪除智慧檔解決方案時, 會移除該解決方案的註冊資訊。 刪除解決方案並不會移除由 XML 擴展套件安裝于電腦上的任何檔案, 因為另一個智慧檔可能會使用這些檔案。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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