使用 SharePoint 或 OneDrive 來共用文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

下面這件事對您來說是不是既熟悉又麻煩呢?您用電子郵件傳送一個檔案給同事們,請他們一一加上意見,然後再整合 3 或 4 份原始檔案複本上的註解和變更。

還有另一種方法。若您在 SharePoint 或 Microsoft OneDrive 上有帳戶,您可以將 Word 檔案儲存在其中一處,然後再以 [共用] 命令讓其他人閱讀或編輯您那一份檔案複本。這麼一來您就不必處理成堆的檔案,只要處理一份含所有人意見的複本就行了 (他們能夠對您的檔案做什麼,端視您提供他們的權限而定)。

以下是完整的程序。您可以直接跳到您需要的步驟。

首先請在 Word 中一份位置清單加上 SharePoint 或 OneDrive

  1. 在 Word 按一下 [檔案] > [另存新檔] > [新增位置]

  2. [新增位置] 下,按一下您要使用的服務,例如 [Office 365 SharePoint][OneDrive]

  3. 填寫其中任一項服務的 [登入] 畫面。您可能需要向 IT 部門索取使用者名稱和密碼。

    完成時,新位置會顯示在 Word 的 [另存新檔] 窗格中。

儲存在新位置並共用

當您在位置清單加上雲端位置之後,就可以共用文件了。一個檔案只需要執行一次這個程序即可。

  1. 開啟您要共用的文件。

  2. 按一下 [檔案] > [另存新檔]

  3. [另存新檔] 頁面上,按兩下您要使用的位置,比如說 SharePoint 文件庫、電腦上的某個位置、[我的網站] 或 OneDrive。

  4. 命名檔案,然後按一下 [儲存]。 如果這項操作隨後帶您回到 [資訊] 索引標籤,請再次按一下 [共用]。

  5. 在 [與他人共用] 下 (在 Word 2013,則是在 [邀請人員] 下),輸入您共用檔案之對象的名稱或電子郵件地址。

  6. 視需要選取 [可以編輯][可以檢視]。第一個選項可讓您的同事變更檔案,第二個選項可提高檔案安全性。

  7. 雖然非必要,但您可以在地址行下方方塊中輸入訊息,然後再按一下 [共用]。

共用已經儲存的文件

如果您已將檔案儲存到 SharePoint 或 OneDrive,請執行以下步驟。

  1. 開啟您要共用的文件。

  2. 按一下 [檔案] > [共用] > [與他人共用] (在 Word 2013,請按一下 [邀請人員])。

  3. 輸入共用對象的名稱或電子郵件地址。

  4. 視需要按一下 [可以編輯] 或 [可以檢視]。第一個選項可讓您的同事變更檔案。第二個選項可提高檔案安全性。

  5. 雖然非必要,但您可以在地址行下方方塊中輸入訊息,然後再按一下 [共用]。

停止與某人共用

下面是停止共用文件的步驟。

  1. 開啟您不要共用的文件。

  2. 按一下 [檔案] > [共用]

  3. 在 [與他人共用] 下 (在 Word 2013,則是在 [邀請人員] 下),用滑鼠右鍵按一下您要移除的人,然後點選 [移除使用者]。

深入了解 OneDrive 和 Office 365

  • 若要開啟OneDrive帳戶,請參閱註冊 Microsoft 帳戶

  • 若要訂閱 Office 365 SharePoint 帳戶,請參閱 Microsoft Office 365 首頁。

  • 如果您對貴公司的 SharePoint 有疑問,請連絡系統管理員。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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