使用 PowerPoint 和 Excel 的互動式儀表板

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

運用樣式及功能展現商務智慧

作者:Glenna Shaw,PowerPoint MVP

什麼是互動式儀表板?您可以如何使用儀表板將重要資訊傳達給簡報對象? 本文說明如何設計和使用互動式儀表板,並提供範例檔案及簡報的連結。

本文內容

儀表板簡介

儀表板背景

儀表板元素

互動式儀表板

共用您的儀表板

總結

儀表板簡介

商務智慧是在現今世界炙手可熱的商品,儀表板則是最常用來提供商務智慧資訊的方式。

那麼究竟是什麼儀表板?我最愛的定義來自 Stephen 幾個,「 儀表板是最重要所需的資訊達到一或多個目標這種完全在單一電腦螢幕上的視覺顯示它可以監視概覽。 」這會回應我一次聽工作階段潛在客戶由 David Paradi 在 PowerPoint Live 會議中使用天的佈景主題 (瀏覽、 Absorb,然後 return 鍵。) 原則。Rick Altman 的 Presentation Summit graciously 同意讓我使用其會議的資料來建立用於本文範例儀表板。請注意,我已使用的主題和簡報者別名保護機密的商務資訊和演講者的隱私權。

SharePoint 和 Excel 是最常用來建立儀表板的 Microsoft 工具 (請參閱 Microsoft 說明文章:商務智慧功能簡介)。 雖然常被忽略,但 PowerPoint 與 Excel 結合時,可以輕鬆建立美觀又具功能性的儀表板。 此外,PowerPoint 也提供其他應用程式所沒有的互動功能。

建立儀表板時,第一個要注意的基本原則是,資料是一切的重心。 在畫面上加入太多不必要的內容,只會讓人眼花撩亂,反而會干擾要呈現的資訊。因此,採取 KISS (Keep It Simple Stupid,亦即「簡單直接」) 方法是最好的作法。 您需要讓儀表板顯得吸引人,足以引起簡報對象的興趣,同時風格也不能太強烈,以免影響真正要傳達的資訊。 最佳做法是避免使用 3D 立體圖表,此外,如果表格比圖表更能清楚呈現資訊,請盡量使用表格。 Excel 具有稱作「設定格式化的條件」的優異功能,可讓您在表格內加入圖形顯示,同時運用兩種元素。

儀表板背景

首先,您需要建立用以安置儀表板元素的背景。 我選擇在深藍色的背景中放置灰色的自訂圖形。 此外,我也為圖形套用了 [內部中央] 陰影效果。 如此即可建立用於安置儀表板元素的嵌壁式面板外觀。 這個外觀的優點是,它會讓簡報對象的注意力集中在圖形內部,並將投影片的焦點放在儀表板元素上。

互動式儀表板

儀表板元素

建立您的背景之後,必須決定您要在儀表板中包含哪些項目。請記住,您的儀表板應該會顯示符合一或多個商務目標的資料。在我的範例中,我選擇要顯示的成本、 出席者、 主題及喇叭 Presentation Summit 的比較。一旦您知道您的主要目標便可嘗試使用最佳顯示的項目格式容易理解您對象的資訊。我選擇堅持簡單的表格和圖表,並利用 Excel 的設定格式化的條件的資料表。

儀表板中的表格

這個表格會以圖形方式顯示的工作階段的頻率和評等工作階段及指標的喇叭。選取了要使用預設的設定格式化的條件指標根據彈性鐘型曲線。 使用 Excel 的功能您可以顯示您使用複雜的統計分析的資訊 (請參閱Microsoft 說明及使用方法文章),但您應該一律記住您對象。在儀表板上的項目做任何用途,如果您對象無法了解。

決定要使用的元素後,可以群組元素,讓簡報對象可以清楚看出元素間的關聯。 有很多種方法可讓您達到這個目的。 我選擇使用色彩、鄰近性以及加上外框等方式。 我透過將元素彼此靠近放置、在圖表上以相同色彩顯示元素,並將元素置於彩色外框內,藉此將元素分組。 成本使用藍色外框、出席人數使用綠色外框、主題使用紫色外框、演講者使用橙色外框,專業與一般主題的對照,則使用 淺粉藍色外框。 請注意,我沒有同時使用綠色和紅色。 有一定數量的人對紅綠兩色辨識有困難,無法分辨這兩種顏色的差別。

最後,您必須確保儀表板上的文字易於閱讀。 因為使用者會透過個別電腦螢幕檢視儀表板,因此製作上較傳統的投影片更有彈性,但仍然具有一定的挑戰性。 不斷反覆使用功能區上的 [放大字型/縮小字型] 按鈕進行嘗試,能讓這個過程更為簡單。

Excel 字型群組

互動式儀表板

PowerPoint 中最強大的功能之一,是能夠在無須進行複雜程式設計的情況下,輕鬆加上互動功能。 儀表板中的互動功能可能是比較難處理的元素。 通常互動方式會以「向下切入」形式加入,讓簡報對象可查看特定元素的詳細資訊。 這個方法的缺點是,在視窗間切換時,很難輕鬆理解資訊。 因此,簡報對象經常需要不斷來回切換畫面。 PowerPoint 具有一項可以克服此限制的獨特功能,我喜歡將其稱為「動態儀表板」。

在我的範例中,我在畫面頂端建立了按鈕,讓 Rick 可以向下切入儀表板資訊,使個別年份顯示相同資訊。 這些按鈕會連結至該年份詳細資訊的個別投影片。 我套用了陰影效果,以指出哪些按鈕已經按過。 您也可以直接從儀表板元素進行連結 (亦即按一下圖表查看詳細資料)。如需 PowerPoint 互動功能詳細資訊,請參閱我的PowerPoint 千變萬化 (英文) 教學課程。

互動式儀表板

我特別在每個年份的詳細資訊投影片上顯示完全相同的資料,並仔細地設定圖表使用完全一樣的座標軸。 簡報對象現在可以使用向下切入功能來查看任何單一年份的具體詳細資訊。 不過,好戲還在後頭。 簡報對象可以將重點放在每年詳細資訊投影片的單一元素上,在各投影片之間來回切換 (使用儀表板按鈕、方向鍵、Page Up/Page Down 鍵或捲動按鈕) 並觀察該元素每年的變化。 圖表能夠隨各種動作呈現不同的資訊。

比較圖表

這是 PowerPoint 的特色功能之一,可以輕鬆克服理解多個投影片/視窗資訊所產生的問題。 如果您選擇使用這個方法,請務必將元素置於不同投影片上完全相同的位置,並確保各投影片上的圖表座標軸都是一致的。 這樣可確保您在同類間進行比較,否則比較結果可能會使人產生誤解。

共用您的儀表板

儀表板後,請將其儲存為 PowerPoint 播放檔 (*.ppsx.)。此檔案會在簡報對象按下檔案時,自動開啟儀表板。 您可以將檔案儲存到共用網路磁碟機,或使用電子郵件傳送。 如果您要將儀表板置於網路上,那麼使用 Office Online 是再適合也不過了。 這項功能內建於 PowerPoint 2010 的 [儲存並傳送] 選項中,但如果您仍然在使用 PowerPoint 2007,只需要透過 Windows Live 帳戶即可使用。 Windows Live 帳戶可讓您存取 OneDrive,並在其中張貼及共用文件。

總結

只需要,您可以從取得,因此什麼是否資訊的 Rtf 的儀表板告訴我們的值,是資訊的任何儀表板?快樂儀表板會顯示 Presentation Summit 健全的會議,體驗年度成長和高度的同時成本低客戶滿意度。為勤出席者和明瞭的會議,這是不會對我,但很棒提供 Rtf 證明我們已以直覺方式知道的儀表板。

Glenna Shaw 的相片

Glenna Shaw是最重要專家 (MVP) PowerPoint 的Glenna Shaw 視覺通訊Visualology部落格的擁有者。她會保留在資訊技術、 圖形的設計和專業技術寫作的憑證。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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