使用 Outlook 傳送及接收 InfoPath 電子郵件表單簡介

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本文內容

InfoPath 電子郵件表單簡介

使用 InfoPath 電子郵件表單的先決條件

InfoPath 電子郵件表單簡介

如果您已使用 Microsoft Office InfoPath 表單等提交每週狀態報表工作,如果您使用Microsoft Office Outlook 2007管理電子郵件訊息時,可協助 InfoPath 電子郵件表單簡化您用來共同作業及共用資料的程序。這是因為您可以開啟、 填寫並送出 InfoPath 表單的內Office Outlook 2007,而不需要開啟 InfoPath。如果您收到 InfoPath 電子郵件表單時,您可以回覆,、 轉寄,並將其儲存,就如同Office Outlook 2007中的任何其他項目。

InfoPath 表單與表單範本

InfoPath 是使用 open XML 標準的使用者提供非常有彈性尚未結構化的方式收集資料的程式。InfoPath 內建 XML 標準,因為可以在整個組織重複使用 InfoPath 表單收集的資料。資料儲存在費用報表表單中,例如,可以存取和醒目提示的部門的預算趨勢的網頁上顯示。

表單設計工具建立新的 InfoPath 表單時,他或她實際建立所謂的表單範本。表單範本定義的資料結構、 外觀和行為使用者填寫的表單。考慮為藍圖表單範本的 — 可讓使用者建立新的表單,使用,並以相同的方式儲存資料的起點。表單範本必須先提供您可以填寫表單,因為必須部署表單範本的使用者可存取的位置。表單範本經常部署至公司網路,例如共用的資料夾、 網頁伺服器或在Windows SharePoint Services 3.0或 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 網站上的文件庫上的位置。

如果使用者有權存取儲存表單範本的位置,他們可以填寫的表單範本為基礎的使用 InfoPath、 網頁瀏覽器、 行動裝置或Office Outlook 2007。是否可以填寫表單使用 InfoPath 或其他方法的其中一個取決於下列因素包括如何表單範本的設計及部署。例如在填寫在瀏覽器中,必須表單設計瀏覽器中,執行,表單的表單範本必須部署至伺服器執行InfoPath Forms Services。

您可以使用 InfoPath 電子郵件表單共用自己的資料,或者從其他 Office Outlook 2007 使用者收集資料。

使用 InfoPath 電子郵件表單共用資料

您可以使用 InfoPath 電子郵件表單共用資料。例如,您目前若是在 InfoPath 中填寫每週狀態報表表單,然後將填好的表單傳送給經理做為電子郵件訊息的附件,則可以使用 Office Outlook 2007 來簡化這個流程。從狀態報表的發佈位置,將報表開啟為 InfoPath 電子郵件表單,填寫表單,然後使用 Office Outlook 2007 將資料傳送給您的經理 ( 完全無須開啟 InfoPath)。此外,如果表單設定為將資料送出至資料來源,使用 Outlook 送出表單資料就會將資料傳送至該資料來源。您送出資料之後,可以選擇是否要將 InfoPath 電子郵件表單及其包含之資料的複本儲存在目前資料夾中。 

使用 InfoPath 電子郵件表單收集資料

您可以使用 InfoPath 電子郵件表單來收集其他人的資料。例如,如果您是經理且每週會傳送電子郵件訊息給您的小組,提醒成員填寫費用報表表單,則可以使用 Office Outlook 2007 將費用報表表單當成 InfoPath 電子郵件表單傳送。如果小組成員送出資料時,將您的電子郵件地址加入至 InfoPath 電子郵件表單的 [收件者] 方塊,您就會在自己的 Office Outlook 2007 收件匣中收到其費用報表表單的複本。您使用 InfoPath 電子郵件表單收集資料時,也可以執行下列工作來管理該資料:

  • 將資料存放在資料夾中    在 Office Outlook 2007 中,您可以使用新的資料夾類型 (稱為 InfoPath Forms 資料夾) 儲存相關 Office InfoPath 2007 表單的集合。例如,如果使用 Office Outlook 2007 從小組收集狀態報表表單,您可以將完成的狀態報表儲存在 [收件匣] 的 [InfoPath 表單] 資料夾中。也可以選擇以欄的方式顯示該資料夾中各個表單的資料。這可讓您快速分組、篩選及排序多個表單的資料。

    必須先將表單的表單範本設定為使用屬性升級,才能在 [InfoPath 表單] 資料夾的檢視中顯示該表單的資料。屬性升級能夠讓表單中的欄位,在 Office Outlook 2007 中或執行 Windows SharePoint Services 3.0 或 InfoPath Forms Services 的伺服器上,顯示 [InfoPath 表單] 資料夾中的值。只有表單範本設計者可以使用 InfoPath 來啟用表單範本的屬性升級。

  • 合併資料    您可以將多個 InfoPath 電子郵件表單的資料,合併到一個表單。例如,如果您使用 Office Outlook 2007 從小組收集狀態報表表單,則可以將各成員的表單資料合併到要給經理的單一彙總表單。

  • 匯出資料    如果要執行表單資料的詳細分析,您可以將其從 Outlook 中的 [表單] 資料夾匯出至 Microsoft Office Excel 2007 活頁簿。您也可以將個別 InfoPath 電子郵件表單,以 .xml 檔案形式匯出至桌面。

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使用 InfoPath 電子郵件表單的必要條件

若要順利地使用 InfoPath 電子郵件表單,必須確定您和配合的人員都安裝及設定了所需的軟體。

安裝必要條件

若要傳送或接收 InfoPath 電子郵件表單中Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007必須安裝在電腦上,並Office Outlook 2007必須設定為傳送及接收 InfoPath 電子郵件表單。如果您有安裝在電腦上,這些程式和Office Outlook 2007已設為傳送 InfoPath 電子郵件表單,但卻不為 true,InfoPath 電子郵件表單的收件者,將收件者以電子郵件訊息的附件會顯示您傳送的表單。收件者可以再儲存附件的表單,並開啟使用 InfoPath。根據預設, Office Outlook 2007會設為傳送及接收 InfoPath 電子郵件表單。若要開啟或關閉,InfoPath 電子郵件表單Office Outlook 2007中的 [選項] 對話方塊中,按一下 [其他] 索引標籤上的 [進階選項] ,然後選取或清除 [進階選項] 對話方塊中的 [啟用 InfoPath 電子郵件表單] 核取方塊。

收件者的安裝必要條件

如果不指定的收件者的 InfoPath 電子郵件表單已安裝Microsoft Office Outlook 2007和Microsoft Office InfoPath 2007設定為使用 InfoPath 電子郵件表單,他們會收到電子郵件訊息,包含預設表單檢視] 中,HTML 表示和 InfoPath 表單會附加至電子郵件訊息。如果收件者有舊版的安裝,InfoPath 表單中包含回溯相容功能,他們可以儲存表單附加的檔案,並使用 InfoPath 的舊版開啟。

表單範本相依性

如果您希望使用者以填寫 InfoPath 電子郵件表單並提交給您的資料表單的相關聯的表單範本不會儲存您的使用者可以存取在共用位置,您可以包含 InfoPath 電子郵件表單的表單範本,即可在 [郵件選項] 工作窗格中的 [包含表單範本] 選項。您轉寄 InfoPath 電子郵件表單或回覆,或將其傳送上的 [送出表單時,就會出現工作窗格。或者,您可以傳送表單的唯讀版本。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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