使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的案例

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文討論公司組織可以使用 Microsoft Office InfoPath 和 InfoPath Forms Services 來改善業務流程的案例,例如費用報銷或保險理賠報告。

本文中所討論的案例和公司皆為虛構,僅提供做為示範之用。若要進一步瞭解在實際商業環境中如何使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,請參閱實際個案研究。在 [請參閱] 一節中可找到有關個案研究的詳細資訊。

本文內容

案例 1:費用報表

案例 2:保險理賠

案例 3:證照申請

案例 4:庫存管理

案例 5:市場研究

案例 1:費用報表

費用報表部分表單 A. Datum Corporation 是一家全國性電腦設備及 IT 服務供應商,專門銷售電腦、網路硬體,以及 IT 服務合約。

A. Datum Corporation 公司之內有很多部門,包括市場行銷、銷售及支援顧問,都會產生並呈報與工作相關的費用。

A. Datum Corporation 中的 IT 專業人員要使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,以簡化公司內部的費用呈報程序,尤其是要防止資料輸入錯誤,並且讓管理人員不必再從費用報表重新將資料輸入另外一個資料庫中。A. Datum Corporation 也想要讓員工能夠在線上檢視自己提出的費用報表的狀態。

使用 InfoPath 前

雖然 A. Datum Corporation 使用 Microsoft Office Excel 活頁簿產生費用報表,但是員工仍然使用手動處理程序,提交費用報表。例如,員工將費用輸入 Excel 活頁簿中,然後列印活頁簿,在列印的報表附上文件傳送條,然後透過辦公室內部的傳送機制,將報表傳送給所屬經理。

經理核准報表之後,就在傳送條上自己的姓名旁打勾,然後再透過內部各部門間的傳送機制,將報表送到會計部門。如果會計部經理核准了報表,就會發出補還款項支票。對於地區辦公室來說,從開始提交報表一直到員工接到補還款項支票之間,可能會花好幾個星期。

使用 InfoPath 後

從紙本處理程序轉換為使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的自動處理程序之後,A. Datum Corporation 耗費在處理員工費用報表上的時間和金錢都減少了,員工現在可以在線上填寫表單,透過電子方式送出給所屬經理,經理核准以後,可以透過電子方式傳送到會計部門,取得最後核准並補還款項。

轉換為 InfoPath 處理系統有以下優點:

  • 線上作業便利    電腦上已安裝 InfoPath 的員工可以使用 InfoPath 填寫及送出費用報表表單;未安裝 InfoPath 的員工可以使用網頁瀏覽器填寫及送出費用報表。

  • 離線支援    如果員工在 InfoPath 中填寫費用報表表單,可以將已填寫部分的表單儲存在自己的電腦上,離線使用表單,然後在重新連線時,將完成的表單送出到公司網路。這對於網路經常斷斷續續,或網路資源及網際網路存取受限的使用者 (例如常出差的員工) 而言特別有用。

  • 提升準確性    由於表單範本的設計是協助確保資料完整性,減少無效的輸入產生,例如員工使用下拉式清單方塊,從費用類別的標準化清單中進行選擇,而不必記住費用類別,然後手動輸入表單中。

  • 效率     員工可以透過檢視 Microsoft Windows SharePoint Services 網站上的網頁,查看核准程序的狀態。

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案例 2:保險理賠

保險理賠表單 (部分) Humongous Insurance 是一家大規模的跨國公司,專門銷售保險產品給擁有船、汽車和住宅的客戶,這些產品的銷售對象包括個人和公司客戶。

Humongous Insurance 有一萬名以上大批的機動作業勞動力,包括銷售人員、理賠人員、律師、IT 部門人員、人力資源部門人員,以及財務部門人員。

Humongous Insurance 要使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,讓客戶、保險代理人,和相關企業使用線上表單來處理保險理賠。

使用 InfoPath 以前

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 以前,Humongous Insurance 員工使用手動的紙本理賠處理程序。訪問過客戶以後,保險代理人就用手寫填好理賠表單,然後將理賠表單傳真給理賠人員。當理賠人員檢閱過資訊以後,(依傳真的列印品質而定) 經常必須打電話給保險代理人澄清狀況。

使用 InfoPath 以後

從紙本理賠處理程序轉換為 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,讓 Humongous Insurance 能夠在線上串聯客戶、代理人和理賠人員。

例如,您就可以填寫瀏覽器使用的表單,透過網際網路檔案宣告大保險客戶。客戶可以移至大保險的網站,建立她的帳戶,登入,並在之後歸檔宣告。客戶送出表單之後,就會傳送至電子郵件訊息,調節器和電子郵件的副本會傳送至代理程式。如果需要調節器代理程式傳回的表單。系統自動降低處理成本,縮短的時間處理宣告,並增加整體客戶滿意度。

轉換為 InfoPath 系統的優點如下:

  • 便利性    除了透過電話提出理賠申請以外,客戶也可以在網路上提交表單,送出理賠申請。如此一來,可以讓客戶在自己方便時送出表單,而不必遷就一般辦公時間才能提出申請。

  • 提升準確性    由於表單範本的設計是協助確保資料完整性,減少無效輸入的產生,例如,客戶或代理人可以使用下拉式清單方塊,從理賠類型的標準清單中進行選擇,而不必先查找,然後再手動將理賠類型輸入表單中。

  • 效率    此外,使用整合式核准工作流程可以讓代理人或理賠人員迅速查看處理理賠的其他人員的狀態。雖然 Humongous Insurance 公司的人員先前是使用清楚定義的工作流程,但是處理程序全都依靠紙本,因此代理人和理賠人員無法迅速判斷理賠的處理狀態,而必須打電話查詢。現在,以代理人來說,他們可以在儲存表單的 SharePoint 網站上,檢查工作流程狀態網頁,以查看理賠人員是否已完成核准程序。

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案例 3:證照申請

證照申請表單 (部分) 建築審查部門是台北市市政府中人員超過 100 名的機構。

這個機構負責審查由電力工程承包商提出的證照申請,然後核准或駁回申請。

建築審查部門要讓承包商能夠使用網頁瀏覽器,填寫證照申請,以便讓證照處理程序更容易、更方便。

使用 InfoPath 以前

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 以前,建築審查部門使用手動的紙本申請程序,結果產生重複多餘的資料輸入。承包商在政府辦公室填寫紙本表單,然後承辦人員將手寫表單傳送給接待人員,將資料輸入資料庫系統中。資料輸入以後,再將輸入的資料與紙本表單相比較,以確保準確性。如果碰到無效或無法辨識的資料,表單會透過郵件傳回給承包商,同時附上第二份表單,其中包含改正無效輸入的指示。

承包商送出修訂過的表單以後,再將更新輸入資料庫中,新項目會根據原稿和第二份表單檢查準確性,認為資料有效以後,就開始進行核准程序。在核准階段期間,一名審查人員會根據各種條件,核准或駁回證照申請。核准工作流程完成後,再將決定透過郵件通知承包商。

使用 InfoPath 以後

從紙本證照處理程序轉移為使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的自動化處理程序,建築審查部門能夠在線上串聯承包商、承辦人員和審查人員。

例如,承包商在建築審查部門網站上提出證照申請時,表單資料會送出到位於建築審查部門網路上的資料庫。申請送出以後,新的證照申請會自動出現在 SharePoint 網站中,接到申請的政府代表就會檢查資料的完整性,並以數位方式為申請表單簽名,以確認收到申請。

轉換為 InfoPath 系統的優點如下:

  • 線上便利性    承包商不必再跑到政府辦公室去申請證照,現在承包商可以在瀏覽器 (如 Firefox、Safari 或 Internet Explorer) 中填寫供瀏覽器使用的表單,透過網路提出證照申請。

  • 提升的準確性    由於證照表單範本的設計是協助確保資料的完整性,減少了無效的輸入。例如,承包商在選取所尋求證照類型時,可以使用下拉式清單方塊,從標準類別清單中進行選擇,而不必查找,然後在表單中手動輸入證照類型。

  • 更好的使用者經驗    送出資料以後,新的證照申請表單會自動出現在建築審查部門的內部網站上。當承辦人員開啟表單時,就會在表單中看到承包商的公司資料和證照申請資料。

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案例 4:庫存管理

庫存表單 (部分) Wide World Importers 是總部設在馬里蘭州巴爾的摩的一家國際公司,該公司專門進口織品、手工藝品和消耗品,特別是從北非進口貨品。

Wide World Importers 向位於 12 個國家/地區的 70 家以上廠商購買貨品。由於這些廠商的庫存經常隨季節而變動,Wide World Importers 要設計 InfoPath 表單範本,以便輕鬆而有效率地向供應商查詢庫存的狀況。

使用 InfoPath 以前

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 以前,Wide World Importers 使用手動的紙本調查程序,結果產生重複而多餘的資料輸入。買家透過全球快遞保證郵件,將調查傳送給海外廠商,廠商會將填好的調查表單透過郵件送回,或傳真回來;偶而,廠商會打電話向 Wide World Importers 回報查詢;在極少有的情況下,銷售人員會親自向廠商收集調查結果。一般來說,要經過好幾個月,Wide World Importers 才能收到最後的調查結果。

幾乎每一次調查結果都會產生重複的資料輸入,紙本調查結果是由 Wide World Importers 實業的一名秘書輸入資料庫中,所產生的資料庫記錄都會與紙本表單相比較,以確保準確性。遇到任何無效或無法辨識的資訊時,就會透過電話,對廠商進行後續訪談;如果無法進行電話訪談,就會透過郵件或傳真,傳送澄清要求。Wide World Importers 實業接到正確資訊以後,資料才算完成。

使用 InfoPath 以後

廠商不再透過郵件向 Wide World Importers 提交調查結果,而是在網路上填寫供瀏覽器使用的表單送出調查結果,廠商輸入表單中的資料會立即填入庫存資料庫中。轉換為 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 之後,Wide World Importers 現在可以享受如下優點:

  • 線上便利性    有了 InfoPath 系統,廠商可以使用瀏覽器完成調查,而不必再透過郵件或傳真,將調查送回給 Wide World Importers。

  • 適時性    先前進行的紙本調查,在廠商填寫調查表到他們的回應輸入 Wide World Importers 資料庫之間經常會有相當長的延誤,結果,庫存估計經常是過時的。有了 InfoPath 供瀏覽器使用的表單範本,廠商在表單中輸入的資料會立即填入庫存資料庫中。

  • 提升準確性    由於表單範本的設計是協助確保資料的完整性,減少了無效的輸入產生。例如,廠商在選取產品類型時,可以使用下拉式清單方塊,從標準類別清單中進行選擇,而不必查找,然後在表單中手動輸入產品類型。

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案例 5:市場研究

市場研究表單 (部分) Proseware, Inc. 是設於加拿大的軟體公司,專門開發印刷出版業方面的產品。

Proseware, Inc. 開始進入下一版旗鑑產品的開發週期,開發小組決定使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services,協助進行市場研究活動。開發小組計劃在與客戶會談時,利用表單範本收集並記錄客戶的意見反映。使用表單的目的在於保存與客戶互動的所有記錄,以便更進一步瞭解客戶的需求,協助確保所收集的資料容易顯露查找並可重複使用。

表單範本會直接送出資料到資料庫,而能讓員工擷取並分析從多次不同的會談所收集到的資料。Proseware, Inc. 希望將填好的表單儲存在 SharePoint 網站上的文件庫中。

使用 InfoPath 以前

雖然開發小組的成員在收集客戶和合作夥伴的意見反映時,一直都是使用 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 來記筆記,但是分析及散發該資料經常造成重複的資料輸入;小組成員各自自由發揮記筆記,相關資訊很容易就散落在文件之內,或分散記在多個文件中。當小組成員想要將所收集的資料歸納成技術規格時,就必須耗費大量時間,搜尋非標準式文件,尋找所需的資料。

使用 InfoPath 以後

轉換為使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的標準化資料收集程序,使得 Proseware, Inc. 開發小組減少了在內部收集、分析和散發資料所耗費的時間和金錢。

現在,與現有及潛在客戶會談時,開發小組成員使用 InfoPath 表單,收集有關客戶需求和意見的資料。小組使用 SharePoint 網站上的文件庫,儲存及共用表單;小組成員可以從這個文件庫填寫新的客戶資料表單、擷取現有表單的資料、從填好的表單匯出資料到 Microsoft Office Excel 2003 或 Microsoft Office Excel 2007,或者將多份表單中的資料合併成一個表單。

轉換為 InfoPath 系統的優點如下:

  • 一致的資訊    表單範本的設計是為了協助確保資訊的組織一致及定型化。出現在表單清單中的資料是來自標準化的 SharePoint 清單和 .xml 檔案,例如,[業務類型] 清單中的項目是直接取自 Proseware, Inc. 全公司都使用,而且預先定義的 XML 結構描述,以便將各種不同系統之間的業務資料交換標準化。

  • 與現有系統整合    送出表單時,表單會自動儲存在 SharePoint 網站的文件庫中,每一份表單之內的資料會顯示在表單外面,而以欄格式顯示在文件庫中,因此小組成員很容易就能在文件庫中尋找資料並進行排序,而不必分別開啟每一份表單。

  • 多個檢視   客戶資料表單中包含的地址不同的需求,包括個別檢視來記錄客戶資訊、 小組發現、 研究方法和其他資源檢視。表單也包含專屬的摘要資料與其他檢視中方便、 列印格式列印檢視。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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