使用 Business Contact Manager 中的商務連絡人

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 [商務連絡人記錄來組織及儲存許多您之人員的相關資訊。

本文將說明如何建立新的記錄,並完成商務連絡人表單。

您想要做什麼?

建立新的商務連絡人記錄

編輯商務連絡人記錄

篩選您的商務連絡人清單

您可以執行下列動作以商務連絡人記錄︰

  • 使用各種不同的方法來新增。

  • 將他們指派給員工或同事。

  • 連結至的帳戶。
    透過商務連絡人記錄連結至客戶記錄中,您可以連線資訊,瞭解您的商務連絡人的公司,其運作的相關資訊。比方說,您一或多個商務連絡人連結至客戶記錄時,客戶記錄的通訊歷程就會包含通訊歷程記錄項目每個商務連絡人連結到該帳戶。

  • 通訊歷程記錄項目連結至商務連絡人、 追蹤電子郵件訊息,以及篩選通訊歷程記錄項目清單。
    您可以追蹤的許多您有關的活動 (包括行動電話、 電子郵件、 信件或檔案) 至您的商務連絡人記錄中的 [歷程記錄] 頁面上的商務連絡人。

    您會自動可以連結至商務連絡人記錄的電子郵件訊息。如需詳細資訊,請參閱連結及追蹤電子郵件在 Business Contact Manager

  • 轉換潛在客戶或商務連絡人記錄類型為基礎的其他記錄的商務連絡人。

  • 編輯商務連絡人記錄中的資訊。

  • 藉由新增或移除欄位清單中的欄位和項目,自訂商務連絡人表單。
    自訂表單或建立其他表單以儲存您的商務資訊的相關資訊,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

頁面頂端

建立新的商務連絡人記錄

商務連絡人記錄可協助您追蹤的您擁有您的人員的相關資訊。

本節內容

手動新增新的商務連絡人記錄

從另一個程式匯入商務連絡人

移動或複製到 Business Contact Manager 的 Outlook 連絡人

從電子郵件訊息建立商務連絡人記錄

將商務連絡人] 記錄轉換潛在客戶記錄

有數種方式可將商務連絡人記錄資訊。您可以輸入記錄的資訊、 Outlook 或其他程式中,從匯入資料,並複製 Outlook 連絡人。

可以包含的資訊︰

  • 商務資訊,例如公司或組織的商務連絡人。

  • 個人資訊,例如出生日期。

  • 通訊歷程記錄項目,例如電子郵件訊息和約會。

  • 您在自訂欄位新增至表單的記錄的任何詳細資料。

    提示: 您可以自訂您的商務連絡人表單藉由新增特定企業的欄位或移動的章節,以強調最重要的資訊。例如,花店可能會建立名為 「 最愛的花朵 」 的欄位,並 heating 專家可能會建立名為 「 爐模型 」 的欄位。如需自訂表單的詳細資訊,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

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手動新增新的商務連絡人記錄

需要只分鐘,才能開啟空白的商務連絡人表單,然後輸入幾項關鍵資料。儲存表單建立新的商務連絡人記錄。之後,當您對象開發您關聯,您可以重新開啟記錄,然後新增更多詳細資料。

圖案

您會注意到許多商務連絡人表單與 Outlook 連絡人表單之間的相似處。

開啟商務連絡人表單

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下按一下 [連絡人管理員]。

  2. 在功能區的 [新增] 群組中,按一下[新增商務連絡人

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完成商務連絡人表單

大部分的其他表單,例如商務連絡人表單包含一般詳細資料歷程記錄] 頁面。

您可以移動區段和欄位、 重新命名欄位,並將項目新增至清單,以自訂表單。自訂表單或建立其他表單以儲存您的商務資訊的相關資訊,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

一般頁面

商務連絡人] 區段

  1. 輸入完整的名稱和職稱的商務連絡人。當您想要在 Outlook [連絡人] 表單,請選取 [檔案名稱]。

    完整名稱是唯一的必要的欄位。新增資訊至其他欄位是選擇性的。

  1. 指派商務連絡人    若要將商務連絡人指派給其他員工,在 [指派至] 欄位中,按一下 [員工名稱。

    附註: 在 [指派至]清單中的名稱會與您共用您的 Business Contact Manager 資料庫的員工。如需有關共用的詳細資訊,請參閱共用您的 Business Contact Manager 資料與其他使用者

    公司資訊區段

    您可以使用 [公司] 欄位] 或 [帳戶] 欄位以儲存商務連絡人的公司名稱。如果您不使用客戶記錄,請使用 [公司] 欄位。

    連結的客戶區段

    圖案

  1. 連結至客戶的商務連絡人    按一下 [商務連絡人連結至帳戶的帳戶]。

  2. 在 [選取要連結至商務連絡人的帳戶] 對話方塊中,按一下 [帳戶,然後按一下連結至
    將商務連絡人連結至帳戶的值是商務連絡人的通訊歷程記錄也會列在客戶記錄的通訊歷程記錄。如果一個以上的商務連絡人連結到同一個帳戶,每個連結的商務連絡人的通訊歷程記錄也會列在客戶的通訊歷程記錄裡。這可讓您以查看所有通訊歷程記錄的商務連絡人與組織在同一個位置。如需關於選擇記錄以便連結的詳細資訊,請參閱連結記錄在 Business Contact Manager

    網際網路、 電話號碼、 地址和名片的節

  3. 輸入電子郵件和網頁地址、 電話號碼、 商務和住家地址。Outlook 連絡人表單中一樣,請輸入完成名片,資訊。
    (例如電子郵件) 的欄位名稱旁的箭號,指出您可以將多個項目中欄位。

    提示: 如果您的商務連絡人輸入一個以上的地址,請選取 [這是郵寄地址] 核取方塊,以建立郵件合併期間應使用哪個地址。

    來源資訊區段

    圖案

  4. [來源資訊] 區段中,於下列欄位輸入資訊:

    • 來源    按一下方法或動作,也就是此商務連絡人學到了您的業務。例如,通知或 word 的嘴。

    • 由啟動    按一下這個按鈕,即可選取行銷活動或其他商務記錄 (例如另一個商務連絡人) 對貴企業引薦此商務連絡人。

      提示: 輸入行銷活動的名稱,可讓Business Contact Manager for Outlook追蹤類型與導因於活動的記錄數目。它也會連結至商務連絡人的行銷活動記錄。如需有關行銷活動的詳細資訊,請參閱行銷您的產品和服務 Business Contact Manager 中

      註解區段

  5. 在 [註解] 區段中,輸入附註、 貼上來自其他檔案中,註解或附加檔案,Outlook 項目或名片。

    圖案

    提示: 如果一個以上的同事搭配商務連絡人,可能會很有幫助注意當您輸入註解。按一下 [新增時間戳記錄製的日期和時間的每一個項目]。

  6. 當您完成輸入的資訊時,請按一下 [儲存並關閉]。

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詳細資料頁面

  1. 在功能區的 [顯示] 群組中,按一下 [顯示詳細資料] 頁面的詳細資料]。

  2. 記錄是作用中,輸入該人員的工作及資料,例如出生日期,請付款狀態的相關資訊,然後選取慣用的通訊方法。

歷程記錄頁面

  1. 在功能區的 [顯示] 群組中,按一下 [歷程記錄] 顯示歷程記錄。

  2. 新增或檢視通訊歷程記錄項目,例如電子郵件訊息、商務記事或約會。

    如何新增通訊歷程記錄表單?

    1. [通訊歷程記錄] 底下,按一下 [新增],然後按一下要新增的項目類型。

    2. 輸入表單上的資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

      如需有關通訊歷程記錄項目的詳細資訊,請參閱追蹤您與客戶在 Business Contact Manager。

  3. 如果您要尋找特定項目,可以搜尋或篩選通訊歷程記錄項目清單。

    1. 如何搜尋通訊歷程記錄項目清單?

      • [搜尋] 方塊中,輸入要尋找的資訊,然後按一下 [搜尋] [搜尋] 圖示 按鈕。

        附註: 只有 [主旨][連結至] 欄位會納入搜尋。若要列出特定類型的所有項目 (例如電子郵件訊息),請使用篩選。

    2. 如何篩選通訊歷程記錄項目清單?

      • 按一下功能區上的 [檢視] 索引標籤。

      • [篩選] 群組中,執行下列其中一項動作:

        • 按一下篩選的類型,例如您要套用的 [項目類型],然後按一下篩選。

        • 按一下 [篩選],然後選取篩選的準則。

          如需篩選的詳細資訊,請參閱在 Business Contact Manager 中篩選記錄

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從另一個程式匯入商務連絡人

您可以匯入商務連絡人及其他類型的記錄的程式,例如 ACT ! 和 Microsoft Excel。

若要瞭解如何從其他程式或您的 Outlook 連絡人資料夾匯入資料,請參閱Business Contact Manager 將資料匯入

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移動或複製到 Business Contact Manager 的 Outlook 連絡人

  1. 在 [功能窗格] 中,按一下 [連絡人] 按鈕。

  2. 在 [連絡人] 清單中,按一下您要移至Business Contact Manager for Outlook的連絡人。
    如何選取多筆記錄?

    若要選取彼此相鄰的記錄,請按 SHIFT 鍵,然後按一下要新增之群組的第一筆及最後一筆記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,然後按一下個別的記錄。若要選取全部記錄,按一下其中一筆記錄,然後按 CTRL+A 鍵。

    若要複製到 Business Contact Manager 的 Outlook 連絡人] 資料夾的全部內容,您可以將商務連絡人匯入 Outlook 連絡人] 資料夾。如需如何匯入的資訊,請參閱Business Contact Manager 將資料匯入

  3. 在功能區的 [商務] 群組中,執行下列其中一項。

    • 將連絡人移   

      1. 按一下 [建立記錄]。

      2. 指向 [移到 Business Contact Manager,然後按一下 [商務連絡人] 或 [您想要的記錄類型。

    • 將連絡人複製   

      1. 按一下 [建立記錄]。

      2. 指向 [複製到 Business Contact Manager],然後按一下 [商務連絡人] 或 [您想要的記錄類型。

如果您想要存取您的商務連絡人,在您的行動電話上,如同使用 Outlook 連絡人,您可以使用 [商務連絡人同步處理功能,以 Outlook 連絡人] 資料夾中包含您的商務連絡人。同步處理商務連絡人的相關資訊,請參閱從遠端存取您的商務連絡人︰ Business Contact Manager 中使用同步處理功能

重要: 您無法最後重複的記錄在您的連絡人資料夾如果啟用同步處理商務連絡人功能。[同步處理商務連絡人] 功能會自動包含商務連絡人記錄,您 Outlook 連絡人] 資料夾中。當連絡人移動或複製到 [商務連絡人] 資料夾時,他們會顯示在 [連絡人] 資料夾中為商務連絡人太。

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從電子郵件訊息建立商務連絡人記錄

從電子郵件從新的客戶,您可以建立商務連絡人] 記錄。

  1. 在 [功能窗格] 中按一下 [收件匣]。

  2. 按兩下電子郵件訊息,將其開啟。

  3. 在功能區上的 [商務] 群組中,按一下 [建立記錄]

  4. 按一下 [商務連絡人或您想要建立郵件的寄件者」 行上使用電子郵件地址的商務連絡人記錄類型。

您可以在郵件中的其他電子郵件地址建立商務連絡人,以滑鼠右鍵按一下名稱,指向建立在 Business Contact Manager],然後按一下 [商務連絡人

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將商務連絡人] 記錄轉換潛在客戶記錄,或將潛在客戶轉換成 [商務連絡人

一般而言,潛在客戶的相關資訊會儲存於潛在客戶記錄。該人員變成真正客戶時,請您可以轉換的潛在客戶記錄將商務連絡人] 記錄。

您也可以將 [潛在客戶或商務連絡人記錄類型為基礎的另一個記錄類型轉換商務連絡人。

您可以開始使用商務連絡人表單中建立新的記錄類型,例如員工或廠商。如需有關如何建立新的記錄類型的詳細資訊,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [連絡人管理]

  2. 在工作區中,按一下 [潛在客戶] 索引標籤。

  3. 按兩下您想要轉換的記錄。

  4. 在功能區] 中編輯] 群組中,按一下 [轉換成],然後再按一下 [商務連絡人

  5. 編輯所需的新記錄。

  6. 完成後,按一下 [儲存並關閉]

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編輯商務連絡人記錄

當您執行企業版您的商務連絡人,請您進一步瞭解這些可能包括如何喜歡連絡,其助理的名稱、 新的電話號碼等。使用此資訊流程設定保留是您可以簡化持續更新,儲存您的商務連絡人記錄的每日工作。您可以開啟商務連絡人記錄來新增或編輯資訊,或查看通訊歷程記錄項目,例如會連結至商務連絡人的電子郵件訊息。

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [連絡人管理]

  2. 在工作區中,按一下 [商務連絡人] 索引標籤,然後︰

    • 捲動到您要開啟,然後按兩下該商務連絡人。

      —或—

    • 使用 [搜尋] 方塊輸入您要尋找的商務連絡人的相關資訊,然後按兩下 [記錄。

  3. 新增或編輯所需的資訊。

    提示: 如果您的帳戶的電子郵件地址,您可以確保中記錄的通訊歷程記錄會自動包含從該帳戶的電子郵件訊息。在 [編輯] 群組中,按一下 [追蹤電子郵件,然後按一下管理連結及追蹤。選取電子郵件帳戶的地址,核取方塊,然後再按一下[確定]。如需有關自動連結至記錄的 [電子郵件訊息的詳細資訊,請參閱連結及追蹤電子郵件在 Business Contact Manager

  4. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

提示: 使用呼叫大量編輯功能,您可以編輯多個商務連絡人記錄中的欄位的內容。這是方便,例如,如果您想要的所有人員使用相同的公司數十商務連絡人中輸入網址。如需有關如何同時編輯多筆記錄的詳細資訊,請參閱編輯多筆記錄同時在 Business Contact Manager

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篩選您的商務連絡人清單

您沒有以捲動瀏覽所有您要尋找您想要的商務連絡人。不過,您可以篩選任何商務連絡人清單,讓您看到感興趣的記錄。

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [連絡人管理]

  2. 在工作區中,以滑鼠右鍵按一下 [商務連絡人] 索引標籤,然後再按一下 [修改

  3. 在 [修改] 索引標籤] 對話方塊中,按一下 [篩選]。

  4. 在 [篩選商務連絡人] 對話方塊中,您可以使用下列一或多項動作︰

    • 簡單的篩選    選取或清除 [預設的類別。

    • 進階篩選    建立多個篩選,以調整您的選取範圍。

此篩選的清單可用來建立自訂] 索引標籤、 通話] 清單中或郵寄清單。也可做為基礎的報表或小工具。

如需篩選的詳細資訊,請參閱篩選在 Business Contact Manager 記錄。如需有關報表的詳細資訊,請參閱使用報告和圖表在 Business Contact Manager。如需有關小工具的詳細資訊,請參閱使用小工具在 Business Contact Manager

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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