使用 Access 或 Excel 管理您的資料

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Microsoft Access 和 Microsoft Excel 擁有許多相似,可讓您難以決定您應該使用哪一種程式。例如,這兩個程式可以儲存大量的資料、 執行強大的查詢和交叉分析資料,以分析工具及執行複雜的計算會傳回您所需要的資料。

不過,每個程式有明顯的優點,視您所管理的資料和您想要使用的資料類型而定。例如,如果這是您的目標維護資料完整性可存取的多個使用者的格式,存取是您最佳的選擇,而更適合您想要深入分析的複雜數值資料的 Excel。

在許多情況下,您可以使用這兩個程式中,採用每一個要最適合的目的。一般而言,是較佳,管理資料存取: 協助您保留它井然有序,易於搜尋,請使用多個同時使用者。Excel 會更好的分析資料: 執行複雜計算、 探索可能的結果,並產生高品質的圖表。如果您使用 Access 儲存您的資料和 Excel 分析時,您可以取得這兩個程式的優點。

您決定要使用的程式之前,您可能會想要比較每個程式的優點、 瞭解時,最好使用其中一個或另一個,然後找出如何使用兩個程式進行完全您想要的結果。

附註: 所有 Microsoft Office 套件都包含 Excel 但非全部套件都包含存取。

比較每個程式的優點

選擇正確的程式,是如果您要存取最大的效能與正確性更新您的資訊。若要瞭解哪一種程式最適合您想要完成的工作,有助於比較每個程式的資料儲存區、 資料分析、 多個使用者共同作業和安全性功能的優點。

關聯式資料與一般   若要可協助您判斷哪一種程式最適合您資料儲存,問自己下列問題: 或不是資料是關聯式嗎?可以有效率地包含單一的表格或工作表中的資料稱為一般或非關聯性的資料。比方說,如果您想要建立簡單的客戶清單只能有一人地址與連絡人的每一位客戶,Excel 可能是較佳的選擇。不過,如果您想要儲存包含計費與傳送的每一個客戶或多個連絡人的人員,每位客戶的地址的客戶清單較為複雜,Access 就會更好的解決方案。

關聯式資料庫中,在您組織您的資訊,將多個資料表。在設計完善的關聯式資料庫中,每個資料表一般並包含單一的資料類型的相關資訊。比方說,如果您建立客戶的資料庫,客戶的名稱應該儲存在一個資料表中,而這些客戶的計費和送貨地址應該儲存在不同的資料表。儲存與名稱分開的地址是建議,因為每一位客戶可以有一個以上的地址,並想要能夠各客戶的輸入多個地址,而不必重新輸入每個地址的客戶名稱。

本機與外部資料   您可以使用 Access,好讓您可以檢視、 查詢,和編輯資料,而不需要將其匯入從各種不同的外部資料來源連線到資料。例如,Access 會提供連線到 Microsoft SQL Server 資料庫、 dBASE 檔案或 Outlook 資料夾,以及許多其他資料來源中的現有資料的命令。您可以使用 Excel 連線至各種不同的資料來源包括 Access、 SQL Server 與 Analysis Services 資料庫、 文字和 XML 檔案和 ODBC 和 OLE DB 資料來源。不過,您無法編輯資料,以變更透過 Excel 使用者介面的來源資料。

Access 和 Excel 提供連線到資料Windows SharePoint Services清單中的命令。不過,Excel 會提供只是唯讀連線到 SharePoint 清單。而存取可讓您讀取和寫入到 SharePoint 清單的資料。

彈性與資料完整性   唯一識別碼,協助您的資料的完整性,並確定沒有兩個資料列 (或記錄),包含完全相同的資料。唯一識別碼也會提供最快速的方法,搜尋或排序資料時,擷取資料。在 Access 中,您可以使用 [自動編號] 資料類型自動產生的唯一識別碼,每一筆記錄。您然後可以使用這些識別項關聯到另一個資料表中的一個或多筆記錄的 [一個資料表中的記錄。

Access 適用於您的資料結構可協助確保資料的完整性。Access 可以要求一個資料表中的新記錄中不同的表格,現有的對應值,因此您無法建立 「 段落遺留字串 」 的記錄。例如,您想不想未包含客戶資訊的訂單。Access 可能會需要您訂單] 資料表中每筆新記錄的都有相對應的客戶值在 [客戶] 資料表中。這需要對應值的稱為參考完整性。

您也可以強制您自己的限制式和規則,以進一步確保正確地輸入資料。Excel 可讓您以更自由格式的方式輸入資料,但 Excel 不支援關聯式資料,因為它不支援參考完整性。不過,您可以使用 [資料驗證] 命令來控制資料在 Excel 中的項目。

查詢   如果您經常有各種不同的方式,取決於變更條件或事件,檢視您的資料存取可能是較佳的選擇,可用來儲存及使用您的資料。Access 可讓您快速擷取資料列和欄的資料,是否在一個資料表或多個表格中所包含的資料是使用結構化查詢語言 (SQL) 查詢。您也可以在查詢中使用運算式來建立導出的欄位。在 Access 中使用運算式就像在 Excel 中使用公式來計算值的程序的。若要合併彙算資料,並顯示彙總的值,例如加總、 平均及計算,也可以使用 [在 Access 查詢。

模型   在 Excel 中,您可以使用模擬分析工具來預測工作表模型的結果。模擬分析,可讓您執行資料,例如最佳的大小寫的不同情況和表現最差案例的情況下,並比較數個分析藍本摘要報表中的結果資料。在 Access 中使用沒有類似的功能。

Pivoting 和圖表   在這兩個程式中,您可以建立樞紐分析表和樞紐分析圖。然而,Excel 會提供更多進階樞紐分析表報告及非 Access 可處理的圖表功能。 如果您要建立更多樞紐分析表,或提供專業尋找定期圖表時,您應該使用報告樞紐分析表或樞紐分析表圖表在 Excel 中,而不在 Access 中相同的功能。

使用 Access 和 Excel 共同作業的環境,例如 Windows SharePoint Services 和網路檔案共用,但有多個使用者可以存取資料的方式。

多個使用者存取資料   在 [標準作業] 存取可讓多位使用者同時; 開啟單一資料庫也因為 Access 就會鎖定正在編輯; 的資料如此一來,其他使用者可以編輯不衝突的不同記錄。在 Excel 中,您可以與其他使用者,但多使用者共同作業功能最佳共用活頁簿,當使用者在不同的時間,而不是同時使用該活頁簿中的資料。作用中的 Access 資料庫的使用者共同作業資料的設定,請和使用者的 Excel 活頁簿,則在文件上共同作業。

使用 Windows SharePoint Services 的共同作業   這兩個程式整合與 Microsoft Windows SharePoint Services 技術,例如 SharePoint 清單和文件庫。

Access 提供各種不同的方式與在 SharePoint 網站上的多個使用者共同作業。例如 [上傳至 Windows SharePoint Services 文件庫的完整資料庫、 進行表單和報表提供 Windows SharePoint Services 檢視和連結的資料庫,資料會儲存在 SharePoint 清單中。

Excel 提供只有一個方法可與 SharePoint Services 網站上的多個使用者共同作業。您可以將活頁簿上傳至 Windows SharePoint Services 文件庫,其中個別使用者可以查看活頁簿進行變更,請同時修改活頁簿時,防止其他使用者。使用者可以編輯活頁簿不取出文件庫中,在此情況下,必須與其他使用者,以避免資料衝突進行共同作業。

使用網路資料夾的共同作業   如果您在共用的網路資料夾中儲存 Access 資料庫,多個使用者可以開啟資料庫,或同時使用其資料。當使用者編輯這些時鎖定個別的記錄。如果您儲存 Excel 活頁簿中的共用的網路資料夾時,只有一位使用者可以編輯活頁簿一次。檢視之用,多位使用者可以開啟活頁簿,而另一位使用者正在編輯,但這些使用者無法進行任何變更資料直到正在編輯活頁簿的使用者將它關閉。

兩個程式會提供類似的功能,密碼與加密,可協助您避免資料遺失,防止他人未經授權存取您的資料。然而,有一些不同之處 Access 還是 Excel 中如何為使用者層級資料保護運作。

防止資料遺失   在 Access 中,您的工作會持續儲存以便在發生無法預期的失敗,可能不會遺失的工作量 (如果有的話)。不過,因為 Access 會持續儲存您的工作,您也可讓您變更您稍後決定您要確認。若要確保您想要的方式可以還原您的資料庫,您應該建立備份複本的排程,符合您需求的資料庫檔案。您可以復原整個資料庫從備份檔案,或只是資料表或其他資料庫物件,在您需要您可以還原。如果您使用的檔案系統備份公用程式,您也可以使用資料庫,以從檔案系統備份的複本還原您的資料。在 Excel 中,您可以在更新您的資料時,儲存在設定的時間間隔自動回復資訊。

使用者層次資料保護   在 Excel 中,您可以移除檢視中的要徑或私人資料,以隱藏欄和列的資料,然後保護整個工作表,以控制使用者存取隱藏的資料。除了保護工作表和它的項目,您也可以鎖定及解除鎖定,防止其他使用者不小心修改重要資料工作表中的儲存格。

檔案層級安全性   在檔案層級,您可以使用加密兩個程式中,防止未經授權的使用者看到資料。您也可以要求密碼輸入以開啟資料庫檔案或活頁簿。此外,您可以協助採用數位簽章安全的資料庫檔案或活頁簿。

限制存取資料   在 Excel 中,您可以指定存取資料,或設定唯讀到他們有權存取的資料進行變更時,防止其他使用者的權限的使用者的權限。Access 不提供使用者層次安全性功能,但 Access 支援連線到任何資料庫伺服器的使用者安全性模型。例如,如果您連結至 SharePoint 清單,存取 heeds 使用者的 SharePoint 清單的權限。如果您想要保留登出您的 Access 資料未經授權的使用者,則您可以藉由設定密碼加密資料庫。使用者必須輸入密碼以讀取從資料庫中的資料,即使他們存取使用另一個程式,例如 Excel。

如需有關如何協助保護您的資料的詳細資訊,請參閱說明 Access 2007 資料庫的安全保護與在 Excel 中的安全性

什麼時候使用 Access

簡單來說,Access 時的最佳選擇定期,必須追蹤和記錄的資料,然後顯示、 匯出或列印該資料的子集。Access 表單為使用您的資料,提供更方便介面比在 Excel 工作表。您也可以使用 Access 自動化經常執行的動作,而 Access 報表可讓您合併彙算列印或電子表單中的資料。Access 提供更多的結構,為您的資料。例如,您可以控制何種類型的資料可以輸入,您可以輸入值,而且您可以指定一個資料表中的資料如何與其他資料表中的資料。此結構可協助您確保會輸入正確類型的資料。

Access 會儲存起來很與工作表的表格中的資料,但 Access 資料表專為複雜查詢儲存在其他資料表的資料。

下列情況,請使用 Access:

  • 將會使用資料庫中的許多人和您想要穩固安全地處理更新您的資料,例如記錄鎖定和衝突解決方式的選項。

  • 將會需要新增更多表格的資料集的起始為平面或非關聯性的表格。

  • 您想要執行複雜的查詢。

  • 想要產生各種不同的報表或郵寄標籤。

  • 管理連絡人   您可以管理您的連絡人和郵寄地址,然後在 Access 中建立報表或合併資料與 Microsoft Office Word 來列印套印信件、 信封或郵寄標籤。

  • 庫存與資產追蹤   您可以在家或公司建立的項目庫存,並將相片或其他相關的文件,與資料一起儲存。

  • 訂單追蹤   您可以輸入產品、 客戶、 訂單,相關資訊,然後建立報表,即可依員工、 地區、 期間或其他值顯示銷售。

  • 追蹤工作   您可以追蹤工作的人員、 群組,並同時其他人正在更新其現有的任務,在相同的資料庫中輸入新的工作。

  • 組織出借文件庫   您可以使用存取儲存活頁簿與 Cd 的相關資料,並追蹤誰您有借他們。

  • 活動規劃   您可以輸入事件日期、 位置及參與者的相關資訊,然後再列印排程或事件的相關的摘要。

  • 美國營養追蹤   食譜,追蹤與登入飲食,並執行的活動。

什麼時候使用 Excel

為試算表程式,Excel 可以包含一或多個工作表的活頁簿中儲存大量的資料。不過,而非做為 access 等資料庫管理系統 Excel 已最佳化而適合進行資料分析和計算。您可以使用此彈性的程式,可以建立的分析的資料模型、 撰寫簡單及複雜的公式,該資料時,樞紐分析表的資料,任何方式執行計算及展示各種不同的專業外觀的圖表中的資料。

下列情況,請使用 Excel:

  • 需要您的資料,而不是使用多個表格, 關聯式資料庫的一般或非關聯性檢視與您的資料時大多數字。

  • 經常在您的資料上執行計算和統計比較。

  • 想要使用樞紐分析表中的精簡和彈性的版面配置檢視階層式資料。

  • 規劃定期建立圖表,並想要使用新的圖表格式,可在 Excel 中。

  • 想要使用條件化格式設定] 圖示,資料橫條、 強調資料,並調整。

  • 想要執行複雜的模擬分析作業,在您的資料,例如統計工程和迴歸分析。

  • 想要追蹤的簡單清單中,針對個人或有限的共同作業進行中的項目。

  • accounting   您可以使用 Excel 中許多財務會計陳述式的強大計算功能,例如現金流陳述式、 收入陳述式或損益。

  • 預算   您的需求是否個人或公司相關的您可以在 Excel 中建立任何類型的預算,例如行銷預算計畫、 活動預算或退休預算。

  • 帳務與銷售   Excel 也很適合用於管理帳務與銷售資料,而您可以輕鬆建立您所需要的表單,例如銷售發票、 包裝清單或採購單。

  • 報告   您可以在反映出資料分析或摘要資料的 Excel 中建立的各種類型報告,例如,量專案績效預測資料、 合併彙算資料,或是呈現差異資料。

  • 規劃   Excel 是建立專業計畫或實用計畫的好工具,例如每週的課程計劃、 行銷研究計畫、 年終報稅計畫或協助您規劃規劃每週飲食、 聚會或旅遊。

  • 追蹤   您可以使用 Excel 來追蹤時間工作表] 或 [清單中的資料,例如追蹤的工作或會持續追蹤的設備庫存清單時間表。

  • 使用行事曆   因其類似方格性質,而 Excel 本身也要建立任何類型的行事曆,例如 [來追蹤活動期間學校年份,學術行事曆] 或 [會計年度行事曆來追蹤商務事件和里程碑。

在任何這些類別中的實用 Excel 範本,請參閱 Microsoft Office Online 上的Excel 範本

搭配使用 Access 和 Excel

有時可能想要利用這兩個程式必須提供的優點。例如,您建立可計算和分析資料,在 Excel 中的工作表,但工作表變得太大且複雜,,許多其他使用者需要資料的存取權。此時,您可能會想要匯入或連結到 Access 中的工作表,並將其作為,而不是在 Excel 中使用資料庫。或者,您或許您要建立一些詳細的 Excel 樞紐分析表和專業外觀的 Excel 圖表的 Access 資料庫中的資料。

無論您第一次使用哪一種程式,您可以隨時轉移資料從一個程式,您可以繼續處理。包含或不含的資料連線,您可以匯入 Access 從 Excel (反之亦然) 的資料以複製、 匯入或匯出。

如需有關如何將這兩個程式之間交換資料的詳細資訊,請參閱Excel 與 Access 之間交換 (複製、 匯入、 匯出) 資料

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