使用 [資料表分析] 將您的資料正常化

使用 [資料表分析] 將您的資料正常化

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當您匯入資料時,有時候來源資料並無法正確分割至相關的資料表。若要從 Access 中獲得最大效益,必須將您的資料正常化,也就是分成不同資料表,每個資料表一個重點,以重要的資訊片段建立關聯。[資料表分析] 可以協助您執行這項重要任務:在功能區上按一下 [資料庫工具],然後在 [分析] 群組中按一下 [分析資料表]。精靈隨即會啟動,並逐步引導您完成整個流程。

附註: 本主題中的資訊僅適用於 Microsoft Access 桌面資料庫 (.mdb 或.accdb)。

從一個資料表建立的兩個資料表及傳回資料的查詢

1.原始表格

2.由 [資料表分析] 建立的資料表

3.由 [資料表分析] 建立的查詢

4.查閱清單

如果您的 Microsoft Access 資料庫中有一個資料表,其中包含一或多個欄位中的重複資訊,請使用 [資料表分析],將資料分割至相關的資料表,讓您可以更安全又有效率地存放資料。此程序稱為正常化。

[資料表分析] 會將一個包含重複資訊的資料表分割成數個不同的資料表,其中每個類型的資訊僅會儲存一次。這可讓資料庫更有效率且更容易更新,並可縮減其大小。精靈分割資料後,經由精靈建立查詢,仍可在單一位置檢視及使用資料。

您可以使用查詢,同時更新多個資料表中的資料。查詢也提供其他可讓您節省時間的功能,以提升資料的正確性。

  • 如果您變更查詢中重複的欄位,包含該值的所有記錄會自動更新,因為您實際上只更新查詢的基準資料表中的一個欄位。

  • 從新的資料表中,查詢會繼承查閱欄位,讓您可以從清單中挑選值來變更欄位的值,而不必正確地輸入值。查閱清單會從基準資料表中查閱值。當相同值套用至多個記錄時,您可以每次都從清單中選取該值,來確保正確性和一致性。

  • 表單和報表的先前已根據原始表格會自動根據查詢現在,因為精靈會指派至查詢的原始資料表的名稱,並重新命名資料表。

  • 以查詢為基礎的現有表單和報表將會繼承自動欄位更新。新表單及報表也將會繼承查閱清單。

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