使用 [工作管理] Access 資料庫範本

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用 Access 2007 [工作管理] 資料庫範本 追蹤您或您的小組必須完成的工作項目群。您也可以搜尋並篩選工作詳細資料、顯示或隱藏資料行、傳送電子郵件,並佈置工作擁有者地址地圖。

[Access 2007 工作] 資料庫範本

使用資料庫

在本文中,內容將涵蓋使用 [工作管理] Access 資料庫範本的基本步驟。

準備好資料庫以供使用

  • 當您第一次開啟資料庫時,Access 會顯示 [快速入門] 頁面。若要避免此頁面在您下次開啟資料庫時再次顯示,請清除 [開啟資料庫時顯示快速入門] 核取方塊。

    關閉 [快速入門] 頁面,即可開始使用資料庫。

  • 若要確保啟用所有的資料庫,請使用下列程序:

    1. 在 [訊息列] 中,按一下 [選項]。

    2. 在 [Microsoft Office 安全性選項] 對話方塊中,依序按一下 [啟用這個內容] 和 [確定]。

      如需啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱決定是否要信任資料庫一文。

透過電子郵件訊息收集資料

您可以透過在電子郵件訊息中傳送資料輸入表單給電子郵件使用者,收集他們的工作資訊。當使用者填好表單並回傳,您就能處理這些資料,並將它們儲存在您的 [工作清單] 中。

  1. 按一下 [工作清單] 表單上的 [收集資料]。

  2. 請依照 [透過電子郵件訊息收集資料] 精靈的指示,從電子郵件收件者那裡收集資料。

搜尋工作或連絡人

[快速搜尋] 方塊能讓您快速尋找 [工作清單] 表單中的工作,或 [連絡人清單] 表單上的連絡人。

  • 請在 [快速搜尋] 方塊中輸入您要搜尋的文字,然後按 Enter 鍵或按一下 [執行]。

    Access 會篩選清單,然後只顯示包含您搜尋文字的那些記錄。若要返回完整的清單,請按一下 [顯示所有記錄]。

篩選 [工作清單]

在 [工作清單] 表單中,您可以篩選工作清單,並儲存您最愛的篩選供日後使用。

  1. 請以滑鼠右鍵按一下表單並選取您要的篩選方式,以套用篩選。

  2. 按一下 [儲存篩選]。

  3. 請在 [篩選詳細資料] 表單輸入篩選名稱和描述,然後按一下 [關閉]。

  4. 請使用 [我的最愛] 方塊以套用已儲存的篩選,或按一下 [(清除篩選)] 以移除篩選。

顯示或隱藏欄

在 [工作清單] 表單和 [連絡人清單] 中,某些欄位 (欄) 預設是隱藏的。若要變更欄位顯示狀態:

  1. 請按一下 [顯示/隱藏欄位]。

  2. 在 [取消隱藏欄] 方塊中, 個別選取想要顯示的欄旁邊的核取方塊。清除選取方塊以隱藏欄。

顯示工作或連絡人詳細資料

[工作詳細資料] 和 [連絡人詳細資料​​] 表單可讓您檢視並輸入關於每個項目詳細資訊。若要顯示 [工作詳細資料] 表單或 [連絡人詳細資料​​] 表單:

  • 請在 [工作詳細資料] 表單或 [連絡人詳細資料​​] 表單中,按一下您想要看到項目旁的 [開啟]。

新增附件

在 [工作詳細資料] 和 [連絡人詳細資料​​] 表單中,您可以新增圖片和其他附件。

  • 請在 [詳細資料] 表單上,按一下 [+ / - 影像]。

  • 按一下 [附件] 對話方塊中的 [新增]。

  • 在 [選擇檔案] 對話方塊中,瀏覽至包含該檔案的資料夾。

  • 選取您想新增的檔案,然後按一下 [開啟]。

  • 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]。

附註: 您可以為每個項目附加多個檔案,包括文件或試算表等不同檔案類型。

從 Microsoft Office Outlook 2007 新增連絡人

如果您使用 Office Outlook 2007,您可以從其中新增連絡人或工作擁有者,而無需重新輸入資訊。

  1. 按一下 [連絡人清單] 表單上的 [從 Outlook 新增]。

  2. 請在 [選取要新增的名稱] 對話方塊中,選取要新增至資料庫的名稱。

  3. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

顯示連絡人地址的地圖

在 [連絡人詳細資料] 表單中,如果您曾為連絡人輸入街道地址,您可以顯示該位置的地圖:

  • 請按一下 [釘至地圖]。

顯示報表

[工作] 資料庫中有多種報表,包括 [進行中工作]、[工作詳細資料]、[連絡人通訊錄] 及更多。若要顯示報表:

  • 請在 [瀏覽窗格] 的 [報表] 底下,按兩下您想要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。如需詳細資訊,請參閱建立簡易報表一文。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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