使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息

使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息

在您開始之前,請在 Word 中開啟一個空白文件,然後輸入您要傳送的電子郵件訊息本文。

若要傳送電子郵件,必須安裝「訊息應用程式開發介面」(MAPI) 相容的電子郵件程式,例如 Outlook 或 Gmail。

步驟 1:準備主文件

  • 移至 [郵件] > [啟動​​合併列印] > [電子郵件訊息]。

    在選取電子郵件訊息的情況下開始合併列印

步驟 2:設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。

  • 如果您使用 Excel 試算表、請將郵遞區號欄的格式設定為文字,以保留所有的零。 如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式,而且與 Word 的版本相同。

請確定您的資料來源有電子郵件地址欄位,且您要傳送電子郵件的每個人都有電子郵件地址。

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果您需要編輯、排序或篩選您的郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

  1. 移至 [郵件] > [問候行]。

  2. 選擇您要使用的格式。

  3. 選擇 [確定] 以插入合併欄位。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

您可以從資料來源新增其他欄位至您的電子郵件訊息。 如需詳細資訊,請參閱插入合併列印欄位

附註: 您在插入欄位之後,必須手動設定您電子郵件的格式。

如果遺漏您地址或其他欄位的任何部分,請參閱合併列印:比對欄位來修正。

若要變更已合併內容的字型、大小或間距,請選取合併欄位名稱,並視需要進行變更。

  1. 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 來查看信件本文中的名稱和地址。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

  2. 選擇 [完成與合併] > [傳送電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

  3. 在 [收件者] 方塊中,選擇郵件清單中的電子郵件地址欄或欄位。

    附註: Word 會將個別的郵件傳送到每個電子郵件地址。 您無法以副本或密件副本的方式傳送給其他收件者。 您可以加入連結,但無法將附件新增到電子郵件。

  4. [主旨列] 方塊中,輸入訊息的主旨列

  5. [郵件格式] 方塊中,選擇 [HTML] (預設設定) 或 [純文字] 將文件當做電子郵件訊息主體傳送。

  6. 在 [傳送記錄] 底下,使用下列其中一個選項:

    • [所有記錄] (預設)。

    • [目前的記錄],只有在您畫面上可檢視的記錄會傳送訊息。

    • [寄件者] 與 [收件者] 只會傳送一個範圍的記錄

  7. 選擇 [確定] 以執行合併列印。

移至 [檔案] > [儲存]。 當您儲存主文件時,您也會儲存資料來源的連線。 若要重複使用,請開啟文件,並在提示保留資料來源的連線時回答 [是]。

另請參閱

在您開始之前,請在 Word 中開啟一個空白文件,然後輸入您要傳送的電子郵件訊息本文。

若要傳送電子郵件,必須安裝「訊息應用程式開發介面」(MAPI) 相容的電子郵件程式,例如 Outlook 或 Gmail。

步驟 1:在 Word 中建立主文件

  1. 移至 [郵件] > [啟動​​合併列印] > [電子郵件訊息]。

    合併列印電子郵件

  2. 在 Word 中輸入您要傳送的電子郵件訊息。

步驟 2:設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。

  • 如果您使用 Excel 試算表、請將郵遞區號欄的格式設定為文字,以保留所有的零。 如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式,而且與 Word 的版本相同。

請確定您的資料來源有電子郵件地址欄位,且您要傳送電子郵件的每個人都有電子郵件地址。

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果您需要編輯、排序或篩選您的郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

  1. 移至 [郵件] > [插入合併欄位],然後選擇要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

  2. 在主文件中,選取 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字] 方塊,然後按一下或點選文字將它移除。

  3. 新增您要納入合併列印的欄位並設定其格式,然後選擇 [確定]。

  1. 移至 [郵件] > [預覽結果] 來查看電子郵件訊息的外觀。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

    在 [郵件] 索引標籤上使用向左箭號和向右箭號按鈕,以瀏覽每封電子郵件訊息。

  2. 若要新增或移除合併欄位,請再選取 [預覽結果] 一次。

  3. 準備就緒後,移至 [郵件] > [完成與合併] > [合併到電子郵件]。

    如果您尚未選取預設的電子郵件程式,就無法使用 [合併到電子郵件]。

  4. 選擇 [收件者] 合併欄位、主旨,以及要以文字、HTML 還是附件傳送。 當您以附件傳送時,電子郵件沒有內文文字,但郵件會以附加文件傳送。

  5. 選取 [將郵件合併至 Outbox]。

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