使用 [備忘欄位儲存大量資訊

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備忘] 欄位可儲存大量英數字元的資訊。附註、 註解、 描述或地址] 欄位,就會此資料類型的常見用途,備忘資料類型可讓最多 65536 英數字元的字元,若要設定數個屬性,例如 rtf 文字格式設定選項。使用 Web 資料庫中的備忘資料類型時, 包含超過 8192 個字元的值會取至整數。

本主題說明如何將備忘] 欄位新增至新的或現有 Microsoft Access 2010 中用戶端資料庫的資料表。

您想要做什麼?

了解備忘資料類型

若要新增備忘] 欄位的方式

在 [設計] 檢視中新增備忘欄位

刪除備忘欄位

備忘欄位屬性參照

了解備忘資料類型

如果您是 Access 的新手,請記住,在資料庫中的資料會儲存在一個或多個資料表。您可以使用不同的檢視,以顯示資料,例如、 資料工作表檢視、 表單或報表。每個資料表組成的一組欄位 (欄),並且每個欄位屬性設定為接受一個特定的資料類型。例如,以儲存日期和時間設定欄位屬性的日期/時間資料輸入。 您可以在 [備忘] 欄位中輸入大量文字與數字的資料。此外,如果資料庫設計工具會設定為支援 rtf 格式設定的欄位,您可以套用的格式設定類型以正常方式找到 word 處理的程式,例如 Word。例如,您可以對特定字元套用不同的字型和大小,在您的文字,並使其粗體或斜體等等。您也可以新增超文字標記語言 (HTML) 標籤的資料。如需有關如何設定資料表的屬性的詳細資訊,請參閱資料表簡介

備忘欄位規格

在 Access 2010 中的 [備忘] 欄位可以儲存 1 gb 的字元,或在表單或報表上控制項的 2 gb 的儲存空間 (每個字元的 2 位元組),其中您可以在文字方塊中顯示 65535 個字元。此外,您現在可以套用 [rtf 文字格式設定至備忘] 欄位中的資料。例如,您可以設定色彩、 變更字型,及粗體或斜體,讓資料。

若要新增備忘] 欄位的方式

Access 提供數種方式可將備忘] 欄位新增至新的或現有的資料表。您可以從 [資料工作表檢視] 或 [新的或現有資料表的 [設計檢視中新增欄位,在您的 Access 資料庫中。當您使用 [設計] 檢視以新增備忘] 欄位時,您也可以設定數個欄位屬性,例如 rtf 文字格式],[查閱值清單。如需有關您可以設定的備忘] 欄位的內容的詳細資訊,請參閱備忘欄位屬性參照一節。

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在資料工作表檢視中新增備忘欄位

下列步驟說明如何將新的 [備忘] 欄位放在 [資料工作表檢視中的資料表。

在表格的末尾新增備忘欄位

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下 [按一下以新增的欄標題,然後選取 [備忘

  3. 按兩下標題列,然後輸入新欄位的名稱。

在表格中插入新欄位

新增兩個欄位之間的備忘欄位

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要新增新的 [備忘] 欄位,然後選取 [插入功能變數.位置右邊的欄

  2. 選取欄位,然後按一下 [ 欄位 索引標籤。

  3. 按一下 [ 更多欄位 選取 附註 .

  4. 按兩下標題列,然後輸入新欄位的名稱。

在更多欄位之下尋找 [備忘錄] 欄位資料類型

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在設計檢視中新增備忘欄位

您也可以使用 [設計] 檢視將備忘] 欄位新增至新的或現有的資料表。相較於資料工作表檢視] 中,[設計] 檢視可讓您控制每一個欄位和表格中的屬性。本節中的步驟會說明如何將備忘] 欄位新增至現有和新的資料表,並瞭解如何編輯 rtf 文字的 [備忘] 欄位。

新增備忘欄位至現有的資料表

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要新增至 [備忘] 欄位,然後按一下[設計] 檢視的資料表。

  2. 在 [設計工具] 的 [欄位名稱] 欄中,輸入備忘錄欄位的名稱。例如: 「 地址 」、 「 筆記 」 或 「 註解]。

  3. 按一下 [欄位名稱旁邊的 [資料類型] 欄,然後選擇 [備忘從清單。

    從設計檢視將新欄位新增至表格

  1. 儲存變更。

    附註: 您可以使用 [欄位屬性] 窗格來設定個別欄位的內容。例如,您可以使用窗格以文字格式變更為 Rtf 文字或變更查閱欄位中的值。

新增 備忘欄位至新資料表

  1. 在 [檔案] 索引標籤中,按兩下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊,請選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

  4. 以滑鼠右鍵按一下新資料表的文件索引標籤,然後在快顯功能表上按一下 [設計檢視]

  5. 如果出現 [另存新檔] 對話方塊,請提供您的新資料表的名稱。

  6. 在 [欄位名稱] 資料行中,選取第一個空白的資料列,然後輸入欄位的名稱。通常會將類似「註解」或「備註」的名稱套用至備忘欄位。

  7. 按一下 [欄位名稱旁邊的 [資料類型] 欄,然後從清單中選擇 [備忘

  8. 儲存變更。

    提示: 您可以使用 [欄位屬性] 窗格來設定個別欄位的內容。例如,您可以使用窗格以文字格式變更為 Rtf 文字或變更查閱欄位中的值。

如果您將文字方塊繫結到您的 [備忘] 欄位時,您也必須設定的文字方塊中,以文字格式] 屬性Rtf 文字

如需有關如何設定資料為 rtf 格式的詳細資訊,請參閱輸入或編輯控制項] 或 [rtf 文字支援的資料行中的資料

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刪除備忘欄位

若要移除表格中的備忘] 欄位,您可以使用 [資料工作表檢視] 或 [設計] 檢視。

警告: 

當您刪除備忘] 欄位包含資料時,您將會永久遺失該資料,且您無法復原刪除。刪除表格中的任何欄位或其他資料庫元件之前,先,您應該先備份您的資料庫。

在資料工作表檢視中刪除備忘欄位

  1. 開啟資料庫,然後在 [功能窗格] 中,按兩下您想要變更的資料表。

  2. 找出 [備忘] 欄位,以滑鼠右鍵按一下標題列 (名稱),然後按一下 [刪除欄位

  3. 按一下 [是] 確認刪除。

在設計檢視中刪除備忘欄位

  1. 開啟資料庫,然後在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要變更,然後按一下[設計] 檢視的資料表。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [備忘欄位旁的列選取器 (空的方形),然後按一下 [刪除列]。

  3. 按一下 [是] 確認刪除。

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備忘欄位屬性參照

當您使用 [設計檢視] 將 Memo 欄位新增至資料表時,可以設定及變更欄位的許多屬性。下表列出備忘欄位的屬性,並且描述每個屬性的功能,包括設定或變更屬性後的結果。

屬性

用法

格式

輸入自訂格式設定的字元,以定義的顯示格式。以下定義的格式會出現在資料工作表、 表單及報表。

標題

指定 [Text] 欄位的名稱。屬性可以接受最多 2,048 個字元。如果您沒有指定標題,則 Access 會套用預設的欄位名稱。

預設值

當新增新的記錄時,會自動指派給這個欄位指定的值。例如,如果您指定的值,例如 「 請輸入 65 KB 的文字。 」這樣會提醒使用者他們可以輸入 255 個字元。

驗證規則

指定輸入於記錄、欄位或控制項中之資料所需符合的要求。當您輸入的資料違反為該欄位所定義的規則時,可以使用 [驗證文字] 屬性,指定要產生的錯誤訊息。長度上限:2,048 個字元。

如需有關使用驗證規則的詳細資訊,請參閱限制資料輸入使用驗證規則

驗證文字

當使用者違反驗證規則時,出現錯誤訊息中指定的文字。如需有關如何建立驗證規則的詳細資訊,請參閱限制資料輸入使用驗證規則

必要

設定為 [是] 的時候,您必須在欄位中或在任何與此欄位結合的控制項中輸入一個值,而且此值不得為 Null。

允許零長度字串

設定為 [是] 時,您可以在欄位中輸入零長度的字串。零長度字串不包含任何字元,而且您可以利用它們來指出,您已經知道某個欄位中沒有任何值。您可以藉由輸入不含空格的兩個雙引號 ("") 來輸入零長度字串。

索引

您可以使用索引加快對大量的資料進行查詢、排序及分組作業的速度,也可以使用索引來避免使用者輸入重複的資訊。選擇包括:

  • : 關閉索引編製功能 (預設值)

  • 是 (可重複):索引欄位,並允許重複的值。例如,您可能必須重複的第一個和最後一個名稱。

  • 是 (不可重複):索引欄位,並不允許重複的值。

Unicode 編碼

Access 會使用 Unicode 代表文字、備忘及超連結欄位中的資料。Unicode 會佔用更多的儲存空間,因為每個字元會使用 2 個位元組,而不是 1 個。為了協助減少檔案大小,文字、備忘或超連結欄位的 [Unicode 編碼] 屬性的預設值為 [是]。設定為 [是] 時,會在儲存時壓縮第一個位元組為 0 的字元,並且在擷取時再予以解壓縮。

除非壓縮後只需要 4,096 個位元組以下的儲存空間,否則不會壓縮 Memo 欄位中的資料。因此,可能會有一筆記錄的備忘欄位內容受到壓縮,另一筆記錄的卻沒有受到壓縮的情況。

輸入法模式

指定輸入法,輸入法是一種工具,可以在英文版Access 中使用以日文或韓文建立的檔案。預設值:[不控制]。如需使用此屬性的詳細資訊,請按 F1。

輸入法語態

指定您可以利用輸入法輸入的資料類型。如需使用此屬性的詳細資訊,請按 F1。

智慧標籤

為欄位及與該欄位結合的任何控制項,指定一個或多個智慧標籤。智慧標籤是一種元件,它可以辨識欄位中的資料類型,而且可以讓您根據該類型執行特定動作。例如,在 [電子郵件地址] 欄位中,智慧標籤可以開始新的郵件,或是將地址新增至連絡人清單中。

按一下 [ [建立器] 按鈕 以查看可用的智慧標籤清單]。

文字格式

啟用或停用 RTF 編輯。選取 [RTF 格式] 會啟用 RTF 編輯。

附註: 如果您對欄位啟用 RTF 編輯,然後又將文字方塊控制項與該欄位結合,還必須對該控制項啟用 RTF 編輯。

文字對齊

指定備忘欄位中資料的對齊方式。您有下列選擇:

  • 一般:將文字靠左、 數字和日期靠右對齊

  • 向左: 對齊文字、 日期與左邊的數字

  • 中心: 置中對齊文字、 日期和數字

  • 向右: 對齊文字、 日期與右邊的數字

  • 等距分佈: 靠對齊文字、 日期和平均針對兩邊的欄位或文字的數字

僅新增

決定是否要追蹤修訂] 欄位的值。

有兩個設定:

  • [是]: 追蹤修訂。若要檢視的欄位值歷程記錄,請以滑鼠右鍵按一下欄位,,,然後按一下 [顯示欄歷程記錄。

  • : 不會追蹤修訂。

警告: 將此屬性設為 [否] 會刪除任何現有欄位值記錄。


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