使用電子郵件傳送要檢閱的 Word 文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 Microsoft Office Outlook 2007 與 Microsoft Office Word 2007,有效率地將要檢閱的 Word 文件傳送給其他人。每位收件者可以使用 Office Word 2007 中的「變更追蹤修訂」功能,加上自己的註解以及修訂內容。當文件傳回到您手上時,您可以將比較修訂並將修訂合併到單一 Word 文件。

本文內容

步驟 1︰ 新增至快速存取工具列在 Word 2007 中的 [傳送檢閱命令

步驟 2︰ 使用 Office Outlook 2007 傳送以供檢閱的 Word 2007 文件

步驟 3︰ 檢閱及合併的 Word 文件

步驟 1︰ 新增傳送檢閱命令至快速存取工具列中Word 2007

在 Word 2007 中,[傳送以供檢閱] 命令可以讓您按一下就能傳送檢閱的文件。屬於 Microsoft Office Fluent 使用者介面 的功能區中沒有這個命令。不過,您可以將這個命令加入顯示在功能區上方的 [快速存取工具列]。

  1. 按一下 [快速存取工具列] 旁邊的向下箭號。

  2. 按一下 [其他命令]

    [自訂快速存取工具列] 功能表

  3. 按一下 [由此選擇命令] 下拉式清單方塊中的 [不在功能區的命令]

  4. 向下捲動命令清單,然後按一下 [傳送以供檢閱]

  5. 按一下 [新增]

    [Word 選項] 對話方塊

    1. 按一下 [不在功能區的命令]

    2. 按一下 [傳送以供檢閱]

    3. 按一下 [新增]

  6. 按一下 [確定],關閉 [Word 選項] 對話方塊。

[傳送以供檢閱] 圖示會出現在 Word 2007 中的 [快速存取工具列] 上。

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步驟 2:使用 Office Outlook 2007 傳送要檢閱的 Word 2007 文件

當您準備好傳送要檢閱的 Word 2007 文件時,請執行下列動作:

  1. 在 Word 2007 中,按一下 [快速存取工具列] 上的 [傳送以供檢閱]

    隨即會開啟新的 Outlook 電子郵件訊息,其中附加了 Word 文件。根據預設,在訊息本文中會出現 [請檢閱附加的文件] 文字。

    附註: 您必須先儲存 Word 2007 文件,才能使用 [傳送以供檢閱] 命令。

  2. 您可以依照需求變更訊息的主旨或本文。

  3. 依照您處理所有其他 Outlook 訊息的方式來處理這封訊息。

    提示: 您可以輕鬆為自己或訊息收件人新增提醒。在 [訊息] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [待處理]。按一下提醒的期間,或包括收件者的提醒,按一下 [收件者的標幟]。您可以透過置換預設文字檢閱,將標幟為文字變更成您自己的提醒訊息。

  4. 按一下 [傳送]

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步驟 3:檢閱及合併 Word 文件

當人員會傳回包含他們的註解和修訂的 Word 文件時,請儲存文件,在您的電腦硬碟上。如需有關如何儲存附件的說明,請參閱檢視中,開啟及儲存附件

有兩個選擇可供您處理多份複本的文件。第一個選擇是使用所謂的修正標記,並列比較兩份文件。修正標記僅顯示兩份文件的不同處。第二個選擇是將多份複本合併成一份新的 Word 文件。合併之後,您可以在一份文件中檢閱並接受或拒絕每個人的變更。

無論選擇使用哪一種方式,您都可以同時處理原始文件和一份檢閱複本。請為每個額外的檢閱複本重複步驟。

使用修正標記選項比較兩份文件

修正標記選項會比較兩份文件,但是只顯示兩者之間的變更。要用來比較的文件不會變更。依照預設,會在新的第三份文件上顯示修正標記的比較。

如果您想要比較幾位檢閱者的變更,請不要選取這個選項。請改為按一下 [合併多位作者的修訂為單一文件]

  1. 在 Word 2007 中,[校閱] 索引標籤上,[比較] 群組中,按一下 [比較]

    Word 功能區圖像

  2. 按一下 [比較文件的兩個版本 (修正標記)]

  3. [原始文件] 下方,瀏覽至您要當做原始文件的文件。

  4. [修訂的文件] 的下方,瀏覽您要比較的其他文件。

  5. 按一下 [更多],然後選取在文件中要比較項目的設定。在 [顯示變更] 下方,選擇您要顯示字元層級的變更還是單字層級的變更。

    如果您不要在第三份文件上顯示變更,則選擇您要顯示變更的文件。

    重要: 您在 [更多] 下方選取的所有選項,將會是下次比較文件的預設比較選項。

  6. 按一下 [確定]

  7. 如果任何文件版本已經追蹤修訂,Word 2007 會顯示訊息方塊。按一下 [是] 接受變更,並比較文件。

  8. Microsoft Office Word 顯示新的第三份文件,其中原始文件的追蹤修訂已經接受,修訂文件的變更會顯示為追蹤修訂。

    要比較的來源文件不會變更。

將數份文件的註解和變更合併到一份文件中

如果您將檢閱文件傳送給多位檢閱者,而每位檢閱者都傳回文件,您可以一次合併兩份文件,直到所有檢閱者的變更都整合到單一文件中為止。

  1. 在 Word 2007 中的 [校閱] 索引標籤上,在 [比較] 群組中,按一下 [比較]

    Word 功能區圖像

  2. 按一下 [結合]。

  3. 在 [原始文件] 底下,按一下要合併多個來源之變更的文件名稱。

    如果您沒有看到清單中的文件,請按一下 [瀏覽至原始 按鈕 ]。

  4. 在 [修訂的文件] 底下,瀏覽其中一位檢閱者變更所在的文件。

  5. 按一下 [更多]。

  6. [顯示變更] 下方,選取您要在文件中比較的選項。

    根據預設,Word 2007 會顯示整個字的變更。例如,如果您將 cat 變更成 cats,則會在文件中顯示 cats 整個字變更,而不是只有顯示字元 s 變更。

  7. [將變更顯示在] 下方,按一下 [原始文件]

  8. 按一下 [確定]

    若要變更當您按一下 [確定] 時畫面上顯示哪份文件,請在 [比較] 群組中,按一下 [隱藏來源文件][顯示來源文件]

  9. 重複步驟 1-8。Word 2007 會將所有的變更合併到原始文件。

附註: Word 一次只能儲存一組格式變更。因此,當您合併多份文件時,會提示您決定是否要保留原始文件的格式,或使用編輯文件的格式。如果您不需要追蹤格式的變更,可以清除 [比較並合併文件] 對話方塊中的 [格式設定] 方塊。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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