使用資源資料庫共用資源

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您將相同的資源指派給多個專案,或使用多個專案中的共用的資源時,您可以結合成單一檔案稱為資源資料庫資源資訊。

若要在多個專案排程的資源工時,找出在不同的專案,其工作分派之間的衝突使用資源資料庫,請參閱如何將其時間配置中的每個專案。

您想要做什麼?

進一步瞭解資源資料庫

建立跨專案共用資源的資源資料庫

更新以共用檔案中的工作分派和變更傳送至資源資料庫

停止共用資源

瞭解資源資料庫

資源資料庫可讓您輕鬆地管理分派給多個專案檔案中之任務的人員或設備。資源資料庫會集中管理資源資訊,例如資源名稱、所用的行事曆、資源單位以及成本比率表。

使用資源資料庫中之資源的每一個專案都稱為共用檔案。

提示: 建立一個專門用於資源資訊的新 (個別的) 專案檔案,這可讓您輕鬆地管理共用檔案與資源資料庫之間的資源資訊及任務分派。

建立資源資料庫之前與之後

按鈕圖像 建立資源資料庫之前,每個專案會包含自己的資源資訊。部分資訊可能重疊或甚至衝突在其他專案中使用相同資源的相關資訊。

按鈕圖像 建立共用的資源資料庫後,每個專案中的資源資訊是來自單一資源資料庫。工作分派的詳細資訊,以及成本比率和可用性之所有資源,讓它們在一個中央位置。

按鈕圖像 也很容易看見跨多個專案所造成的衝突的工作分派的資源過度分派。

如果使用 Microsoft Office Project 專業版 2007 並使用組織之企業資源資料庫中的資源,您就不需要建立資源資料庫。企業資源是針對整個組織進行設定,可以經由使用 [工具] 功能表上的 [從企業建立小組] 指令來存取這些資源。

如果您在使用 Office Project 專業版 2007 時登入 Microsoft Office Project Server 2007,就無法使用非企業資源資料庫與資源共用,只能使用企業資源資料庫。

不過,如果您在使用 Project 時沒有登入伺服器,就可以使用非企業資源資料庫與資源共用;例如,處理以電子郵件傳送給您的專案檔案時。

附註: 如果您有資源資料庫的讀/寫存取權,可以將它開啟,然後在資源資料庫或共用檔案中管理此資訊。但如果沒有在資源資料庫中進行變更的權限,當您開啟共用檔案時,資源資料庫會以唯讀方式開啟。當您在共用檔案中工作時,可以經由資源資料庫中重複的資訊,看見其他共用檔案中的各種資源分派情形。

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建立可讓各個專案共用資源的資源資料庫

  1. 開啟會共用其他專案資源的專案,這就是共享者專案。

  2. 開啟含有您要拿來共用之資源的專案,這就是資源資料庫專案。

  3. 按一下位於 [視窗] 功能表上的共享者專案。

  4. 在共享者專案的 [工具] 功能表上,指向 [資源分享],然後按一下 [共用資源]

  5. 按一下 [使用資源],然後在 [從] 方塊中,按一下您在步驟 2 中開啟的資源資料庫專案。

  6. [與行事曆或資源發生衝突時] 底下,選取要設為優先的專案檔案。

    • 如果要讓資源資料庫專案中的資源資訊覆寫和共享者專案衝突的任何資訊,請按一下 [資源資料庫優先]。預設會選取這個選項。

      例如,假設名為 謝麗秋 的資源在共享者專案中具有 100% 的最大可用量,但此相同資源在資源資料庫專案中卻只具有 75% 的最大可用量,而您是設定資源資料庫優先,那麼 謝麗秋 的最大可用量就會是 75%。

    • 如果要讓共享者專案中的資源資訊覆寫和資源資料庫專案衝突的任何資訊,請按一下 [以共用專案為優先]

      例如,假設 謝麗秋 在共享者專案中是具有 $50 的標準工資率,但此相同資源在資源資料庫專案中卻具有 $45 的標準工資率,而您是設定共享者專案優先,那麼 謝麗秋 的標準工資率就會是 $50。

  7. 按一下 [確定]

    資源現在已經可供作用中專案使用了。如果專案已經含有先前輸入的資源,這兩個專案的資源就會結合在一起。

附註: 根據預設,如果共用檔案中的資源資訊和資源資料庫中的資訊衝突,資源資料庫會覆寫共用檔案中的資源資訊。例如,假設資源資料庫中有個資源的名稱是 黃雅玲 ,而您在共用檔案中將它變更為 謝麗秋 ,下次當您開啟共用檔案時,該資源名稱會變回 黃雅玲。這樣可防止因為意外性的變更造成資源資料庫毀損。

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更新共用檔案中的工作分派並將變更傳送到資源資料庫

當多個專案共用資源資料庫時,您可以在使用共用檔案的同時,定期更新資源資料庫檔案中的工作分派資訊。更新資源資料庫檔案可讓其他人在您關閉檔案之前,看到會影響其專案的任何變更。

  1. 開啟共用檔案。

  2. 在出現的對話方塊中,選取 [開啟資源資料庫以查看所有共用檔案的工作分派]

    這會以唯讀檔案方式開啟資源資料庫。目前共用檔案中所有的工作分派,以及此資源資料庫的任何其他共用檔案中的工作分派,都會出現在 [資源使用狀況] 檢視中。

  3. 更新工作和工作分派的目前的共用專案的進度資訊。如果您使用 [資源使用狀況] 檢視或 [任務分派狀況] 檢視,您可以更新時段或總計已排程、 實際和剩餘工時。

  4. [工具] 功能表上,指向 [資源分享],然後按一下 [更新資源資料庫]

附註: 以讀/寫檔案存取權開啟資源資料庫時,共用檔案會自動包含最新資訊,並且無法使用 [更新資源資料庫] 指令。

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停止共用資源

如果您的專案共用來自資源資料庫或其他專案檔案的資源,可以中斷它和該其他檔案的連線。當您的專案檔案中斷和資源資料庫或其他專案檔案的連線後,具有工作分派的資源還是會保留在專案中,但來自資源資料庫或其他檔案的其他資源將無法再提供使用。您也可以將所有檔案和分享其資源的資源資料庫之間的連線中斷。

附註: 通常您不想保留在資源資料庫共用檔案中斷連線後的任務分派。不過,如果您中斷連線您共用的檔案與資源資料庫時資源資料庫沒有開啟,或如果您沒有儲存資源資料庫共用檔案中斷連線後,仍會保留工作分派。若要移除保留的工作分派資料庫中,中斷連線從共用檔案中的資源資料庫檔案,以及所有任務的工作分派資訊會刪除資源資料庫中不會影響先前的共用檔案。如果您的資源資料庫中已經有剩餘的工作,請重新連線至資源資料庫共用檔案,並再次中斷連線。

中斷作用中共用檔案與其資源資料庫之間的連線

作用中專案檔案連線到資源資料庫或其他檔案以共用其資源時,您可以中斷它們之間的連線。

  1. 開啟含有您正在共用之資源的資源資料庫。

  2. 按一下 [開啟資源資料庫] 對話方塊中的 [以讀寫方式開啟資源資料庫,讓您可以變更資源資訊]。請注意,以讀/寫權限開啟資料庫會妨礙其他人以新資訊更新資料庫。

  3. 開啟您的專案。

  4. 專案開啟時,指向 [工具] 功能表上的 [資源分享],然後按一下 [共用資源]

  5. 按一下 [使用本專案自有資源],然後按一下 [確定]

  6. 按一下 [儲存 按鈕圖像 ]。

  7. [視窗] 功能表上,按一下資源資料庫檔案。

  8. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [儲存 按鈕圖像

中斷資源資料庫檔案和所有共用檔案之間的連線

您可以中斷資源資料庫檔案與其所有共用檔案之間的連線。

  1. 開啟資源資料庫檔案。

  2. 按一下 [開啟資源資料庫] 對話方塊中的 [以讀寫方式開啟資源資料庫,讓您可以變更資源資訊]。請注意,以讀/寫權限開啟資料庫會妨礙其他人以新資訊更新資料庫。

  3. [工具] 功能表上,指向 [資源分享],然後按一下 [共用資源]

  4. 若要中斷一個檔案或數個檔案的連線,請在 [共用資源] 對話方塊中選取您要的檔案,然後按一下 [開啟]

    若要中斷所有檔案的連線,請按一下 [共用資源] 對話方塊中的 [全部開啟]

    Microsoft Office Project 2007暫時合併到主專案的所有共用檔案。

  5. [視窗] 功能表上,按一下資源資料庫檔案。

  6. [工具] 功能表上,指向 [資源],然後按一下 [共用資源]

  7. [共用連結] 方塊中,選取您要中斷與資源資料庫連線的檔案。

    若要選取多個檔案,請在按一下各個檔案的同時按 CTRL 鍵。若要選取所有檔案,請在按第一個和最後一個檔案的同時按 SHIFT 鍵。

  8. 按一下 [中斷連結]

    Office Project 2007 會更新和資源資料庫的連結已經中斷的每一個檔案。

    附註: 如果專案中的任務已經分派給資源資料庫中的資源,專案會保留這些工作分派 (但資源資料庫並不會更新後來的變更)。已經中斷連線的那些專案將無法再存取資源資料庫中的其他資源。

  9. 按一下 [儲存]

  10. 在 [視窗] 功能表上選取每個共用檔案,然後按一下 [儲存 按鈕圖像

  11. [視窗] 功能表上,選取暫時合併成的主專案。

  12. 按一下 [檔案] 功能表上的 [關閉]

    附註: 請不要儲存這個檔案的變更;若儲存其變更,就會儲存這個只是暫時性的主專案檔案。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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