使用資料表或查詢做為合併列印的資料來源

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您可以使用 [Microsoft Word 合併列印精靈] 建立合併列印操作。Microsoft Office Access 2007 中也提供了該精靈,並可讓您建立合併列印程序,使用 Access 資料庫中的資料表或查詢做為套印信件、電子郵件、郵寄標籤、信封或目錄的資料來源。

本主題會說明如何從 Access 啟動 [合併列印精靈],以及在資料表或查詢和 Microsoft Office Word 2007 文件之間建立直接的連結,本主題還涵蓋撰寫信件的整個程序。如需設定合併列印程序的逐步說明,請參閱 Office Word 2007 說明。

使用資料表或查詢做為資料來源

  1. 開啟來源資料庫,並在 [功能窗格] 中,選取您要做為合併列印資料來源的資料表或查詢。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中按一下 [更多 按鈕圖像 ,,然後按一下它的 Microsoft Office Word 合併 按鈕圖像

    [Microsoft Word 合併列印精靈] 隨即啟動。

  3. 選擇是要在現有文件還是新文件中建立連結,然後按一下 [確定]。

  4. 如果選擇連結到現有文件,請在 [選擇 Microsoft Word 文件] 對話方塊中,找到並選取該檔案,然後按一下 [開啟]。

    Word 隨即啟動,並依據您的選擇開啟指定的文件或新文件。

  5. [合併列印] 窗格中,按一下 [選取文件類型] 底下的 [信件],然後按一下 [下一步: 開始文件] 繼續執行步驟 2。

  6. 在步驟 2 中,按一下 [下一步: 選取收件者]。

    在步驟 3 中,建立 Access 資料來源與 Word 文件之間的連結。因為是從 Access 啟動精靈,所以會自動建立該連結。請注意:[選擇收件者] 底下的 [使用現有清單] 已選取,並且資料來源的名稱也顯示在 [使用現有清單] 底下。

    合併列印資料來源

  7. 如果要自訂資料表或查詢的內容,請按一下 [編輯收件者清單]。

    編輯收件者清單

    您可以篩選、排序以及驗證資料。按一下 [確定] 繼續執行。

  8. 按一下 [下一步: 撰寫信件] 繼續執行。依照 [合併列印] 窗格中的其餘指示執行,在步驟 5 中按一下 [下一步: 完成合併]

使用資料表或查詢做為資料來源的其他方法

您可以使用其他方法,將資料表或查詢指定為資料來源。例如,可以將資料表或查詢從 Access 匯出至 ODBC 資料庫、Microsoft Office Excel 2007 檔案、文字檔或與 Word 相容的其他任何檔案格式,然後使用 [Word 合併列印精靈] 連結至結果檔案。

  1. 如果還沒有匯出資料表或查詢,請立即進行。在 Access 的 [功能窗格] 中,選取您要使用的資料表或查詢,並在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯出] 群組中,按一下您要匯出的格式,然後再依照指示執行。

  2. 如果 Word 中沒有顯示 [合併列印] 窗格,請在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [啟動合併列印] 底下的箭頭,然後按一下 [逐步合併列印精靈][合併列印] 窗格隨即出現。

  3. 在步驟 3 的 [合併列印] 窗格中,按一下 [使用現有清單] 下的 [瀏覽] 或 [編輯收件者清單]。

  4. [選取資料來源] 對話方塊中,指定您在 Access 中建立的資料檔案,然後按一下 [開啟]

  5. 請依照隨後出現任何對話方塊中的指示執行。在 [合併列印收件者] 對話方塊中,檢閱並自訂檔案的內容。您可以在繼續操作之前,篩選、排序以及驗證內容。

  6. 按一下 [確定],然後按一下 [合併列印] 窗格中的 [下一步: 撰寫信件]。如需自訂合併列印的詳細資訊,請參閱 Word 說明。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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