使用資料表、 查詢、 表單或報表儲存排序順序

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如果您排序的 Access 資料表、 查詢、 表單或報表中的資料,您可以與物件儲存排序順序。 如果在排序中其中一個物件的資料,然後儲存物件時,您儲存物件的排序順序會自動儲存物件。 您可以指定是否已儲存的排序順序時,會作用中下一步開啟的物件。

針對查詢和報表,您也可以定義預設排序順序。 時未不指定任何其他的排序順序,預設的排序順序就會套用至查詢或報表中的資料。

您想要做什麼?

了解儲存的排序順序

定義查詢的預設排序順序

定義報表的預設排序順序

了解儲存的排序順序

有兩種儲存的排序順序:

  • 最後套用    最近套用的排序順序是物件上次儲存時作用中的排序順序。 資料表、 查詢、 表單及報表都可以有最近套用的排序順序。

  • 預設    查詢或報表的設計是內建預設排序順序。 未不指定任何其他的排序順序時,就會套用預設的排序順序。

最近套用的排序順序

當您儲存資料表、 查詢、 表單或報表的資料排序時,排序順序會自動儲存時,您儲存物件。 這稱為最近套用的排序順序。 當您建立的排序順序時,您實際上變更物件的設計。

如果您想要的最後一個套用排序,會自動套用下次您開啟的物件,將物件的順序來在載入屬性。 若要設定此屬性,請執行下列步驟,在 [設計檢視中開啟物件時。

  1. 按 F4 以顯示屬性表。

    此步驟中不需要如果屬性工作表會顯示。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 如果物件是資料表或查詢,在屬性表] 的 [一般] 索引標籤上設定的順序來在載入屬性為 [是]

    • 如果物件位於表單或報表,在屬性表] 的 [資料] 索引標籤上設定的順序來在載入屬性為 [是]

附註: 您可以防止最近套用的排序順序套用的順序來在載入屬性設定為 [否]

預設排序順序

每當有人排序物件,然後再將它儲存時,可以變更的最後一個套用排序順序,因為您可能會想要定義預設排序順序。 預設的排序順序是一部分的物件,設計,並套用不同的排序順序時,不會變更。

您只可以指定查詢或報表的預設排序順序。 雖然目前或最近套用的排序順序不覆寫預設的排序順序,它能效果只有當目前或最近套用的排序順序,將會移除。

定義查詢的預設排序順序

  1. 在 [設計檢視] 中開啟查詢。

  2. 按兩下您要用來排序的欄位。

    欄位會顯示在設計格線中。

  3. 在設計格線中,清除 [顯示的列中新增的欄位] 方塊。

  4. 在 [排序] 列中指定您是否要排序的欄位,以遞增順序 (最小值的第一次。A-to-Z) 或 [遞減順序 (最大值的第一次。Z-to-A)。

  5. 如果您想要作為排序依據一個以上的欄位,新增其他排序欄位重複步驟 2 到 4。

    附註: 當您依據多個欄位排序時,結果會依據 [最初的第一個欄位指定,然後以您指定的下一個欄位等等。 比方說,如果您排序依姓氏,再根據出生日期,道瓊姓氏價值的所有記錄都出現之前姓氏值為 Stevens,無論的出生日期值的記錄。 每個 [姓氏] 欄位中的記錄是根據出生日期] 欄位中的值排序。

  6. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

附註: 若要在查詢中移除預設排序順序,請從查詢設計格線中移除排序欄位。

定義報表的預設排序順序

  1. 在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟報表。

  2. [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [進階] ,然後按一下[進階篩選/排序]快顯功能表上。

    新的文件] 索引標籤隨即出現,包含設計格線和視窗,您可以選取要排序的欄位。

  3. 在視窗中,按兩下您要用來排序的欄位。

    欄位會顯示在設計格線中。

  4. 在設計格線中,在 [排序] 列中指定您是否要排序的欄位,以遞增順序 (最小值的第一次。A-to-Z) 或 [遞減順序 (最大值的第一次。Z-to-A)。

  5. 如果您想要作為排序依據一個以上的欄位,新增其他排序欄位重複步驟 2 到 4。

    附註: 當您依據多個欄位排序時,結果會依據 [最初的第一個欄位指定,然後以您指定的下一個欄位等等。 比方說,如果您排序依姓氏,再根據出生日期,道瓊姓氏價值的所有記錄都出現之前姓氏值為 Stevens,無論的出生日期值的記錄。 每個 [姓氏] 欄位中的記錄是根據出生日期] 欄位中的值排序。

  6. 在 [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [切換篩選

附註: 若要從報表移除預設排序順序,請移除設計格線中排序欄位。

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