使用試算表比較來比較兩個版本的活頁簿

如果其他人可以編輯您的活頁簿,開啟該活頁簿之後,您可能會想知道「誰變更了這個活頁簿? 變更的內容為何?」。Microsoft 的試算表比較功能可為您找到並醒目提示這些變更,來回答這些問題。

重要:  試算表比較功能僅適用於 Office 專業增強版 2013 或 Office 365 專業增強版。

  1. 開啟 [Spreadsheet Compare] (試算表比較)。

  2. 在左下窗格中,選擇您要包含在活頁簿比較中的選項,例如公式、儲存格格式設定或巨集。 或是直接按一下 [Select All] (全選)。

  3. 在 [Home] (常用) 索引標籤上,選擇 [Compare Files] (比較檔案)。
    比較檔案

  4. 在 [Compare Files] (比較檔案) 對話方塊的 [Compare] (比較) 列中,按一下 瀏覽 瀏覽至舊版活頁簿。 除了儲存在電腦或網路上的檔案外,您還可以輸入活頁簿儲存所在的網址。

    [比較檔案] 命令

  5. 在 [Compare Files] (比較檔案) 對話方塊的 [To] (對比) 列中,按一下 瀏覽 瀏覽至要和舊版比較的版本。

    附註:  您可以比較有相同名稱的兩個檔案,只要兩個檔案儲存在不同資料夾即可。

  6. 選擇 [OK] (確定) 執行比較。

附註:  如果出現 "Unable to open workbook" (無法開啟活頁簿) 訊息,可能表示活頁簿受密碼保護。 按一下 [OK] (確定),然後輸入密碼。 深入瞭解密碼和試算表比較如何搭配運作

比較的結果會出現在兩窗格的方格中。 左邊的活頁簿對應至您選擇的「比較」檔案,而右邊的活頁簿則對應至「對比」檔案。 詳細資料會出現在兩個方格下方的窗格中。 變更會依據變更類型來以色彩醒目提示。

比較結果

解讀結果

  • 在並列方格中,會顯示一個檔案的工作表與另一個檔案的工作表的比較結果 (從每個檔案中最左邊的工作表開始比較)。 如果活頁簿中含有隱藏的工作表,該工作表仍會在 [試算表比較] 中顯示及比較。

  • 如果儲存格太窄而無法顯示儲存格內容,請按一下 [Resize Cells to Fit] (將儲存格調整成適合大小)。
    調整儲存格大小

  • 差異會以儲存格填滿色彩或文字套用字型色彩來醒目提示,視差異的類型而定。 例如,內含「輸入值」的儲存格 (非公式儲存格) 會在並列方格中以綠色填滿色彩格式化,而在窗格結果清單中顯示綠色字型。 左下窗格是顯示色彩所代表意義的圖例。

比較結果的其他使用方式

如果您要將結果儲存至其他位置或分析結果,您可以將其匯出至 Excel 檔案,或複製並貼上至其他程式(例如 Microsoft Word)。 此外,有個選項能讓工作表的儲存格格式設定呈現最佳逼真度外觀,近似您在 Excel 中看到的樣子。

  • 您可以將結果匯出至更容易閱讀的 Excel 檔案。 按一下 [Home > Export Results] (常用 > 匯出結果)。

  • 按一下 [Home > Copy Results to Clipboard] (常用 > 將結果複製到剪貼簿),即可將結果複製並貼到其他程式。

  • 若要顯示活頁簿的儲存格格式設定,請按一下 [Home > Show Workbook Colors] (常用 > 顯示活頁色彩)。

為何要比較活頁簿的其他原因

  • 假設您的組織即將要執行稽核。 您需要追蹤顯示月營收增長率 (MoM) 與年營收增長率 (YoY) 變更的重要活頁簿。 這份記錄可以協助您比稽核員更早找出並修正錯誤。

  • 除了比較工作表內容,您還可以使用試算表比較功能,在 VBA (Visual Basic for Applications) 程式碼中檢查差異。 結果會傳回視窗且並列顯示差異。

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