使用規則管理電子郵件

使用規則管理電子郵件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

規則就是 Outlook for Windows 對內送或外寄郵件自動執行的動作。您可以選擇觸發規則,以及規則會的動作。例如,您可以建立規則以來自您經理的所有郵件都移到資料夾或刪除具有"Buy now!"主旨中的所有郵件。

規則如何協助您管理電子郵件訊息

透過使用規則,您可以減少管理電子郵件訊息所需的手動和重複性動作。當您開啟規則時,它們會持續並自動執行。

規則通常會分成「組織」和「通知」這兩種類別。您可以使用 [規則精靈] 來協助設計規則以管理郵件。

[規則精靈] 包含最常使用規則的範本。

Outlook 規則精靈

  • 保持組織   
    這些規則協助您將郵件歸檔,不僅進行後續追蹤的郵件。您可以從特定的寄件者建立規則的郵件。因此,您可以設定的規則,例如,標幟為待處理,在 [主旨] 方塊中的 「 銷售 」 會收到從 Keri 廠的單字郵件歸類為銷售,並移到資料夾中名稱為 Keri 的銷售。

  • 保持設定日期   
    這些規則時通知您,根據您的選擇,當您收到特定的郵件。您可以建立規則,例如,當您從家庭成員收到一則訊息時,自動將郵件傳送給行動裝置的。

  • 在 [從空白規則開始   
    這些是您可以建立及自訂,而規則範本的規則。


步驟 1:選擇 Outlook 規則範本

  1. 從功能區選擇 [規則] > [管理規則及通知],或選擇 [檔案] 索引標籤,然後選擇 [管理規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤上,選擇 [新增規則]。

  3. 在 [規則精靈] 中,於 [步驟 1:選取範本] 底下,從 [保持組織化]、[保持最新資料] 或 [從空白規則開始] 底下挑選一個預設範本。


步驟 2:編輯規則描述

根據您在步驟 1 中所選擇的規則範本,您在步驟 2 中將會有稍微不同的選項。當選項要求您做出選擇 (例如指定寄件者或選擇資料夾) 時,該選項將會被加上底線。針對此範例,我們挑選了其中一個最常用的規則,也就是將來自某人的郵件移到資料夾。

  1. 在編輯描述方塊中選擇 [個人或公用群組] 以顯示您的通訊錄。從通訊錄選擇某個名稱,或是在 [寄件者] 方塊中輸入人員地址,然後選擇 [確定]。

  2. 選擇 [特定] 以顯示資料夾清單。您可以選擇現有資料夾,或選擇 [新增] 以建立新的資料夾。當您已選取適當的資料夾時,請選擇 [確定]。

如果您要探索規則的進階選項,請選擇 [下一步],然後跳到下面的<進階規則選項>。否則,請選擇 [完成]。這會使您返回 [規則及通知] 視窗。您可以從這裡建立其他規則,或選擇 [確定] 以儲存變更。

• 移動某人的郵件至資料夾

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [特定資料夾] 連結,然後在 [規則及通知] 對話方塊中選擇一個資料夾,然後選擇 [確定]。

  5. 選擇 [下一步] 並移至<步驟 3:設定規則的條件>。

• 移動主旨中有特定文字的郵件至資料夾

  1. 選擇 [特定文字] 主旨連結。

  2. 在 [搜尋文字] 對話方塊中的 [指定要在主旨中尋找的文字或片語] 方塊中,輸入要搜尋的「文字或片語」。

  3. 選擇 [新增] 以將項目新增至 [搜尋清單] 窗格中,然後選擇 [確定]。

  4. 選擇 [特定資料夾] 連結,然後在 [規則及通知] 對話方塊中選擇一個資料夾,然後選擇 [確定]。

  5. 選擇 [下一步] 並移至<步驟 3:設定規則的條件>。

• 移動傳送給公用群組的郵件至資料夾

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [收件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [特定資料夾] 連結,然後在 [規則及通知] 對話方塊中選擇一個資料夾,然後選擇 [確定]。

  5. 選擇 [下一步] 並移至<步驟 3:設定規則的條件>。

• 將某人的郵件標幟為待處理事項

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 在 [標幟郵件] 對話方塊的 [標幟為] 方塊中,接受 [待處理] 的預設設定,或選擇清單中的其他項目。

  5. 在 [對象] 方塊中,接受 [今天] 的預設設定,或選擇清單中的其他項目。

  6. 選擇 [確定] > [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>

• 將特定的 RSS 摘要的 RSS 項目移至資料夾

附註: 若要使用此選項,您必須訂閱 RSS 摘要。當您選擇此選項時,系統會提示您繼續。如果選擇 [否],您將無法繼續進行,而選擇 [是] 就可以繼續。

[保持最新資料] 範本

• 在 [新項目通知] 視窗中顯示來自某人的郵件

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [新項目通知] 視窗連結中的 [特定的郵件]

  5. 在 [通知訊息] 對話方塊的 [指定一個通知訊息] 方塊中,輸入一段「訊息」,然後選擇 [確定]

  6. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。

• 當我收到來自某人的郵件時播放音效

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [播放音效] 連結,然後在 [選取要播放的音效] 視窗中選擇檔案 (例如 .wav 檔案),然後選擇 [開啟]。

  5. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。

• 當我收到來自某人的郵件時,傳送通知至我的行動裝置

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [轉寄給個人或公用群組] 連結。

  5. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  6. 當您的選取項目已顯示於 [收件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  7. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。

[從空白規則開始] 範本

  1. 選擇下列其中一項。

    • 將規則套用至我收到的郵件

    • 將規則套用至我傳送的郵件

  2. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。


步驟 3:設定規則的條件

現在您已經有機會,在條件新增至選項] 中選擇步驟 2: 編輯規則描述。根據您所選取的條件,若要編輯規則描述可用的選項而異。

設定條件來決定當您啟動 [規則精靈] 時,何時套用 [保持井然有序] 範本或 [保持最新狀態] 範本中選擇的規則選項

  1. 在 [步驟 1:選取條件] 底下,選取要新增之條件的核取方塊。

    附註: 您可以選取多個核取方塊。

  2. 在 [步驟 2:編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下,選擇連結並完成必要的動作,並於完成後選擇 [確定]。

  3. 選擇下一個連結並完成必要的動作,並於完成後選擇 [確定]。

  4. 如果還有其他連結,請加以選擇並完成必要的動作,並於完成後選擇 [確定]。

  5. 完成時,請選擇 [完成]

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [管理規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,選擇 [新增規則]。

  3. 在 [從空白規則開始] 底下,選擇 [將規則套用至我收到的郵件] 或 [將規則套用至我傳送的郵件]。

  4. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 選取條件] 底下,選取郵件必須滿足 (符合) 以套用規則的條件 (準則)。

    • 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何條件選擇加上底線的值,然後指定其值。

  5. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

    • 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何動作按一下加上底線的值,然後指定其值。

  6. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 選取例外] 底下,針對該規則選取任何例外條件,然後選擇 [下一步]。

    • 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何例外條件選擇加上底線的值,然後指定其值。

  7. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入一個「名稱」。

    • 在 [步驟 2: 設定規則選項] 底下,選取所需選項的核取方塊。

      提示: 

      • 若要對 [收件匣] 中的現有郵件執行該規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

      • 若要關閉已自動開啟的規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

      • 若要對已在 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用該規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  8. 選擇 [完成]

您可以從任何郵件建立規則。這種方法的好處是,建議的規則會以郵件寄件者或收件者為基礎。例如,當您開始用郵件建立規則時,其中一個建議的規則是將來自某個寄件者的所有郵件移至所選的資料夾。

  1. 在您的 [收件匣] 中,選擇您要建立規則的郵件,然後在 [常用] 索引標籤上的 [移動] 群組中,選擇 [規則]

    附註: 在 [規則] 清單中,會根據郵件寄件者和收件者顯示建議規則。

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 選擇其中一個建議的規則,選擇目的地資料夾,然後選擇 [確定] 以完成規則指派。

    • 選擇 [建立規則] 並移至下一個步驟。

  3. 在 [建立規則] 對話方塊的 [當我收到符合所有選取條件的電子郵件時] 底下,選取一或多個可用的核取方塊,或是不選取任何合取方塊。

  4. 在 [執行下列] 底下,選取您要該規則在符合指定條件 (準則) 時採取之動作的核取方塊。

  5. 選取 [移動項目至資料夾] 核取方塊。

  6. 執行下列其中一項操作:

    • 選擇 [選取資料夾],並挑選現有的資料夾。

    • 選擇 [新增] 以建立資料夾。

    附註: 

    • 若要對規則新增更多條件、動作或例外條件,請選擇 [進階選項],然後遵照 [規則精靈] 中其餘的指示。

    • 如需詳細資訊,請參閱設計自訂規則

  7. 選擇 [確定]。

  8. 在通知方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 選擇 [確定]。

    • 選取 [當郵件已在現行資料夾中時執行此規則] 核取方塊,然後選擇 [確定]

請參閱匯入或匯出一組規則,了解如何匯入或匯出規則,讓其他人可以使用。

當您不再需要某規則時,可以將它刪除。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [管理規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,選擇您要刪除的規則。

  3. 選擇 [刪除] [刪除] 圖示 > [確定]。

您可以手動執行一或多個規則。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [管理規則及通知],然後在 [電子郵件規則] 索引標籤上,選擇 [立即執行規則]

  2. 在 [立即執行規則] 方塊的 [選取要執行的規則] 底下,選取要執行之規則的核取方塊。

  3. 在 [執行規則的資料夾] 方塊中,若要選取不同的資料夾,請選擇 [瀏覽] 並選擇該資料夾,然後選擇 [確定]。

    選取 [包含子資料夾] 核取方塊以包含於步驟 3 中所選擇之資料夾底下的所有資料夾。

  4. 在 [規則套用至] 清單中,接受 [所有郵件] 的預設設定,或變更為 [已讀取的郵件] 或 [未讀取的郵件]。

  5. 選擇 [立即執行]

在 Outlook 中有「伺服器端」和「用戶端專用」兩種規則類型。

  • 以伺服器為基礎的規則   
    一些規則當您使用的是Microsoft Exchange Server 帳戶時,會以伺服器為基礎。Outlook不在執行時,即使您的信箱Exchange郵件伺服器上執行這些規則。 

    伺服器端規則必須在郵件首次傳送至您的 [收件匣] 時套用,且這些規則必須能在伺服器上持續執行,直到它們完成為止。例如,指定要列印郵件的規則必須在伺服器上完成後才能執行。如果規則無法在伺服器上套用,它會在您啟動 Outlook 時套用,並變成用戶端專用規則。

  • 用戶端專用規則   
    用戶端專用規則是只能在您的電腦執行的規則。這些是在Outlook而不是Exchange伺服器執行的規則。當Outlook正在執行時,只可以執行用戶端專用規則。

提示: 如果您的規則清單同時含有這兩種規則,則會先套用伺服器端規則,然後再套用用戶端專用規則。

送達回條、投票回覆及自動回覆

當規則套用後,送達回條、讀信回條、投票回覆及自動回覆 (「不在辦公室」通知) 會以郵件的形式進行處理。例如,一個會將 [主旨] 方塊中含有「會議」這個文字的郵件移至特定資料夾的規則,也會將所有送達回條、投票回覆或自動回覆移至同一個資料夾。

附註: 當規則將投票回覆從 [收件匣] 移至另一個資料夾後,投票追蹤會受到影響。當包含投票按鈕的已傳送郵件被開啟時,追蹤資訊將不會包含由該規則所移動之回覆的計票。手動移動或刪除回覆不會影響追蹤。

會議邀請、工作要求及文件

會議邀請、工作要求及文件會被視為郵件。如果您建立一個會根據是否滿足 (符合) 特定條件 (準則) 來將項目移至特定資料夾的規則,這也會移動所有符合那些條件的會議及工作要求。不過,當您建立會影響此類項目的規則時,請注意下列限制:

  • 如果某項目被移至不是郵件資料夾的資料夾時,該項目在移動後可能無法如預期般運作。例如,如果將郵件移至 [行事曆] 資料夾,便不會建立新的約會。

  • 如果使用規則將會議或工作回覆移到 [刪除的郵件] 資料夾,則原始項目不會追蹤該回覆。

  • 如果自動將會議邀請移到 [刪除的郵件] 資料夾中,會議就不會新增至 [行事曆]

  • 會影響您所傳送之郵件的規則不會套用到工作要求及會議邀請。

連絡人群組

根據規則建立方式的不同,含有 [連絡人群組] 的規則可能會有與其他規則不同的行為。

  • 移動傳送給公用群組的郵件至資料夾   
    此規則僅適用於使用 Exchange Server 帳戶的情況。只有傳送至 [連絡人群組] 的郵件會移至指定的資料夾。來自 [連絡人群組] 成員的郵件不會移至指定的資料夾。

Exchange Server 帳戶 (從 Exchange Server 2010 開始) 可以使用規則將郵件轉寄到組織外的電子郵件地址。不過,Exchange 系統管理員可以防止自動將郵件轉寄給特定網域中的收件者。

如需詳細資訊,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange Server 版本

規則如何協助您管理電子郵件

規則是 Microsoft Outlook 在送達或傳送的郵件符合您在規則中指定的條件時即自動執行的動作。 您可以使用 [規則精靈] 來選擇各種條件及動作。

規則分為兩種類別:組織和通知。 規則不會在已讀取的郵件上執行,僅會針對未讀取的郵件。

[規則精靈] 中的規則範本

[規則精靈] 包含最常用規則的範本,包括:

  • 保持組織化    這些規則可協助您追蹤並將郵件歸檔。 例如,您可以建立規則,為來自特定寄件者 (例如 Bobby Moore) 且 [主旨] 行中出現「銷售」這個字的郵件加上待處理的標幟,分類到「銷售」,並移到「Bobby 的銷售」資料夾中。

  • 保持最新資料    這些規則會在您收到特定郵件時以某種方式通知您。 例如,您可以建立規則,使系統在您收到家人的郵件時自動將提醒傳送至您的行動裝置。

  • 從空白規則開始    這些規則是您不靠規則範本輔助工具建立的規則,完全可以由您自訂。

建立規則

Outlook 包含常見情況的規則範本。 使用這些規則範本,或建立設計您自己的自訂規則。

使用 Outlook 規則範本

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]

  4. [步驟 1:選取範本] 底下的 [保持組織化][保持最新資料] 範本集合中,選取想要的範本。

  5. [步驟 2:編輯規則描述] 下方,按一下加上底線的值。 例如,如果您按一下 [個人或公用群組] 連結,就會開啟 [通訊錄]。

  6. 按一下 [下一步]

  7. [步驟 1:選取條件] 底下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  8. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何條件按一下加上底線的值,然後指定其值。

  9. 按一下 [下一步]

  10. [步驟 1:選取動作] 底下,選取想要規則在符合指定的條件時採取的動作。

  11. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何動作按一下加上底線的值,然後指定其值。

  12. 按一下 [下一步]

  13. [步驟 1:選取例外] 底下,選取任何例外條件,然後按一下 [下一步]

  14. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何例外按一下加上底線的值,然後指定其值。

  15. 按一下 [下一步]

  16. [步驟 1:指定此規則的名稱] 底下,輸入名稱。

  17. [步驟 2:設定規則選項] 底下,選取所需選項的核取方塊。

    • 如果您要對已經在 [收件匣] 中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    • 新規則依預設為開啟。 若要關閉規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

    • 若要對 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用這條規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  18. 按一下 [完成]

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]

  4. [從空白規則開始] 底下,選取 [當郵件送達時進行檢查][傳送郵件後進行檢查]

  5. 按一下 [下一步]

  6. [步驟 1:選取條件] 底下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  7. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何條件按一下加上底線的值,然後指定其值。

  8. 按一下 [下一步]

  9. [步驟 1:選取動作] 底下,選取想要規則在符合指定的條件時採取的動作。

  10. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何動作按一下加上底線的值,然後指定其值。

  11. 按一下 [下一步]

  12. [步驟 1:選取例外] 底下,選取任何例外條件,然後按一下 [下一步]

  13. [步驟 2:編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何例外按一下加上底線的值,然後指定其值。

  14. 按一下 [下一步]

  15. [步驟 1:指定此規則的名稱] 底下,輸入名稱。

  16. [步驟 2:設定規則選項] 底下,選取所需選項的核取方塊。

    • 如果您要對已經在 [收件匣] 中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    • 新規則依預設為開啟。 若要關閉規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

    • 若要對 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用這條規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  17. 按一下 [完成]

您可以從郵件快速建立規則。 以此方式建立規則的好處是,建議的規則會以郵件寄件者或收件者為基礎。 例如,當您開始用郵件建立規則時,有一條建議的規則是將所有來自寄件者的郵件移至所選的資料夾。

  1. 按一下您要建立規則的郵件,然後在 [常用] 索引標籤上,按一下 [移動] 群組中的 [規則]

    顯示的建議規則會以郵件寄件者和收件者為基礎。

  2. 請執行下列其中一項動作:

    • 按一下其中一條建議規則,再按一下目的地資料夾,然後按一下 [確定]

    • 若需更多郵件寄件者、收件者或主旨的規則選項,請按一下 [建立規則]

如果您在步驟 2 中選擇 [建立規則],就會出現 [建立規則] 對話方塊。 繼續執行下列步驟。

  1. [當我收到符合所有選取條件的電子郵件時] 之下,選取您要之條件的核取方塊。

  2. [執行下列] 底下,選取符合指定條件時您希望規則採取的行動核取方塊。

  3. 選取 [移動項目至資料夾] 核取方塊。

  4. 按一下現有資料夾,或按一下 [新增],建立用來儲存郵件的資料夾。

    如果要新增更多規則的條件、動作或例外狀況,請按一下 [進階選項],遵循 [規則精靈] 的其餘指示。 此精靈與您在 Backstage 檢視中 (按一下 [檔案] 索引標籤) 按一下 [管理規則及通知] 時出現的精靈是一樣的。 如需詳細資訊,請參閱設計自訂規則

  5. 按一下 [確定]

請參閱匯入或匯出一組規則,了解如何匯入或匯出規則,讓其他人可以使用。

如果您要手動執行一個或多個規則,請執行下列步驟:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. 按一下 [立即執行規則]

  4. [立即執行規則] 對話方塊的 [選取要執行的規則] 底下,選取想要執行之規則旁的核取方塊。

  5. [執行規則的資料夾] 方塊中,如果您想要選取不同的資料夾,請按一下 [瀏覽],再按一下該資料夾,然後按一下 [確定]

    選取 [包含子資料夾] 核取方塊,以包含在步驟 5 中指定資料夾下的所有資料夾。

  6. [規則套用至] 清單中,預設為所有郵件。 您可以將其變更為讀取或未讀取的郵件。

  7. 按一下 [立即執行]

在 Outlook中有兩種規則類型:伺服器端和用戶端專用。

  • 以伺服器為基礎的規則   如果您使用 Microsoft Exchange Server 帳戶,則您建立的某些規則是以伺服器為基礎的規則。 即使 Outlook 未在您的電腦上執行,這些規則仍會在 Exchange 郵件伺服器上的信箱中執行。 伺服器端規則必須套用至第一次傳送到您 [收件匣] 中的郵件,且這些規則必須在伺服器上一直執行到完成為止。 例如,指定要列印郵件的規則必須在伺服器上完成後才能執行。 如果規則無法在伺服器上套用,它會在您啟動 Outlook 時套用,並變成用戶端專用規則。

  • 用戶端專用規則    用戶端專用規則是只在您電腦上執行的規則。 這些規則必須在伺服器上完成後才能執行,例如指定列印特定的郵件。 用戶端專用規則只能在 Outlook 執行時才能執行。

如果您的規則清單同時含有這兩種規則,則會先套用伺服器端規則,然後再套用用戶端專用規則。

將規則套用至其他 Outlook 項目

當規則套用後,送達回條、讀信回條、投票回覆及自動回覆 (「不在辦公室」通知) 會自動當成郵件處理。 例如,某項規則會將主旨包含「會議」這個字的項目移至特定資料夾,同時也會移動所有送達回條、投票回覆,或是主旨包含「會議」這個字的自動回覆。

附註:  當規則將投票回覆從 [收件匣] 移至另一個資料夾後,投票追蹤會受到影響。 當您開啟包含投票按鈕的已傳送郵件時,追蹤資訊將不會包含規則已移動之回覆的計票。 手動移動或刪除回覆不會影響追蹤。

套用規則後,會議邀請、工作要求及文件會視為郵件。 例如,當您建立會將 [主旨] 方塊包含「會議」這個字的項目移至特定資料夾的規則時,同時也會移動任何符合該條件的工作邀請或會議邀請。 不過,當您建立影響這些項目種類的規則時,請注意下列限制:

  • 當項目移到不是郵件資料夾的資料夾時,可能在移動後無法如預期般運作。 例如,如果郵件移到 [行事曆] 資料夾,新的約會就不會建立。

  • 如果使用規則將會議或工作回應移到 [刪除的郵件] 資料夾,則原始項目不會追蹤該回應。

  • 如果自動將會議邀請移到 [刪除的郵件] 資料夾中,會議就不會新增至 [行事曆]

  • 會影響您所傳送之郵件的規則不會套用到工作要求及會議邀請。

連絡人群組

含有 [連絡人群組] 的規則會根據規則的建立方式而有不同的行為。

  • 移動傳送至連絡人群組資料夾的郵件    此規則僅在使用 Exchange Server 帳戶時適用。 只有傳送至 [連絡人群組] 的郵件會移至指定的資料夾。 來自 [連絡人群組] 成員的郵件不會移至指定的資料夾。

根據預設,若您使用的是 Microsoft Exchange Server 2010 帳戶,就無法使用規則將郵件轉寄到組織外的電子郵件地址。 此設定有助於防止洩漏組織的機密和私密資訊。 只有 Exchange 管理員才能變更此設定。

如需詳細資訊,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange Server 版本

規則如何協助您管理郵件

規則就是動作的Microsoft Outlook會自動在抵達或已傳送的郵件符合您在規則中指定的條件。使用 [規則及通知] 精靈,您可以選擇多個條件和動作。規則不會在已讀取,只有在未讀取的郵件上運作。

規則分為兩大類: 組織和通知。[規則及通知] 精靈包含最常用規則的範本。

  • 保持井然有序   這些是幫助您檔案及待處理郵件的規則。例如,您可以建立來自特定寄件者,例如 Bobby Moore 「 銷售 」 的規則在 [主旨] 行的 [標幟為待處理、 分類為銷售,並移至一個稱為 Bobby 的銷售資料夾中。

  • 保持最新版本   這些是收到特定的郵件時方式通知您的規則。例如,您可以建立自動傳送給您的行動電話通知,當您收到一則訊息的家庭成員的規則。

  • 從空白規則開始   這些是您從頭開始建立的規則。

    規則範本
    圖 1: [規則及通知] 精靈包含數種預先定義的規則,稱為範本。

例外狀況

您可以新增特殊的情況下,例如 [當郵件標幟為待處理動作或標示為 [高重要性的規則的例外狀況。如果符合您指定的例外即使其中,規則會不會套用至郵件。

  1. 在 [ 瀏覽窗格中,按一下 [郵件]。

  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [規則及通知

  3. 如果您有多個電子郵件帳戶,請在 [將變更套用到此資料夾] 清單中,選取您想要的收件匣

  4. 按一下 [新增規則]。

  5. [步驟 1:選取範本] 底下的 [保持組織化][保持最新資料] 範本集合中,選取想要的範本。

  6. 在下步驟 2: 編輯規則描述,按一下加上底線的值。例如,如果您按一下個人或通訊群組清單的連結時,會開啟通訊錄。

  7. [步驟 1:選取條件] 底下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  8. 在下步驟 2: 編輯規則描述,如果您還不這麼做,請按一下有底線的值,然後按一下 [下一步

  9. 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

  10. 在下步驟 2: 編輯規則描述,如果您還不這麼做,請按一下有底線的值,然後按一下 [下一步

  11. [步驟 1:選取例外] 底下,選取任何例外條件,然後按一下 [下一步]

  12. 若要完成建立規則,輸入規則的名稱,然後選取您想要的任何其他選項。

    • 如果您想要在其中一個資料夾中既有的郵件執行這項規則,請選取 [執行此規則現在已在 「 資料夾 」 的郵件] 核取方塊。

    • 若要將此規則套用至所有電子郵件帳戶,每個帳戶相關聯的收件匣,選取在所有帳戶建立此規則的核取方塊。

  13. 按一下 [完成]。

若要選擇自己的條件、 動作和例外狀況,以建立規則,請執行下列動作:

  1. 在 [ 瀏覽窗格中,按一下 [郵件]。

  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [規則及通知

  3. 如果您有多個電子郵件帳戶,請在 [將變更套用到此資料夾] 清單中,選取您想要的收件匣

  4. 按一下 [新增規則]。

  5. 在 [從空白規則開始] 下選取 [郵件送達時進行檢查] 或 [核取 [傳送郵件後的,請然後按 [下一步

  6. [步驟 1:選取條件] 底下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  7. 在下步驟 2: 編輯規則描述,如果您還不這麼做,請按一下有底線的值,然後按一下 [下一步

  8. 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

  9. 在下步驟 2: 編輯規則描述,如果您還不這麼做,請按一下有底線的值,然後按一下 [下一步

  10. [步驟 1:選取例外] 底下,選取任何例外條件,然後按一下 [下一步]

  11. 若要完成建立規則,輸入規則的名稱,然後選取您想要的任何其他選項。

    • 如果您想要在其中一個資料夾中既有的郵件執行這項規則,請選取 [執行此規則現在已在 「 資料夾 」 的郵件] 核取方塊。

    • 若要將此規則套用至所有電子郵件帳戶,每個帳戶相關聯的收件匣,選取在所有帳戶建立此規則的核取方塊。

  12. 按一下 [完成]。

您可以直接從郵件建立規則。例如,您可以建立規則,將其他人的郵件移到特定的資料夾。

  1. 以滑鼠右鍵按一下您想要規則,根據的郵件,然後按一下快顯功能表上的 [建立規則

    在 [建立規則] 對話方塊中,選取已填入選取的郵件中的資訊選項的核取方塊。

  2. 選取 [移動項目至資料夾] 核取方塊。

  3. 按一下 [現有的資料夾,或按一下 [新增],建立新的資料夾來儲存郵件。

  4. 若要新增更多的條件,動作或例外,按一下 [進階選項],然後依照指示,在 [規則及通知] 精靈的其餘部分。

    秘訣    若要執行規則,您建立時,選取 [規則及通知] 精靈的最後一頁上的 [執行此規則的郵件] 資料夾中] 核取方塊。

    收件匣中的所有郵件或您選擇的任何資料夾,符合條件,以及相關聯規則的例外狀況移至指定的資料夾。若要測試新規則,請開啟您的新資料夾。移動正確的郵件?

如果您想要執行的規則,定期但非全部的時間,請執行下列動作:

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [規則及通知

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊中,關閉規則清除規則旁的核取方塊。

  3. 按一下 [立即執行規則]

  4. 在 [立即執行規則] 對話方塊,在 [選取要執行的規則,選取您想要執行之規則旁的核取方塊。

  5. 選取您想要套用規則的資料夾。

  6. 選取您想要套用規則的郵件的類別。

    例如,您可以套用規則只以未讀取的郵件] 資料夾中。

  7. 按一下 [立即執行]

以伺服器為基礎的規則   如果您有Microsoft Exchange 帳戶時,伺服器可以將規則套用至您的郵件即使沒有執行 Outlook。這些稱為伺服器為基礎的規則。規則必須設定為 [傳送至收件匣在伺服器上,並規則必須為能在伺服器上執行完成時,可套用至郵件。例如,規則無法執行完成伺服器上動作指定列印郵件。如果無法在伺服器上套用規則,它會套用當您啟動 Outlook。

用戶端專用規則   用戶端] 是在個人電腦執行的電子郵件程式。無法伺服器所套用的規則是 [用戶端專用規則],因為它只在個別的電腦上執行。如果您的規則清單包含可以在伺服器,以及這些無法執行的規則,以伺服器為基礎的規則先套用,後面接著用戶端專用規則。

送達回條、 讀信回條、 投票回覆及不在辦公室的通知會被視為郵件。例如,當您建立的規則,將 word 「 會議 [主旨] 方塊中的項目移到特定資料夾,所有的送達回條、 投票回覆,和不在辦公室的郵件符合這種情況也會移。

附註: 如果將投票回覆移出收件匣,則不會在原始郵件中自動追蹤回應。

會議邀請、 工作要求及文件會視為郵件。例如,當您建立的規則,會在 [主旨] 方塊中的 「 會議 」 的項目移至特定的資料夾,任何工作要求或符合該條件的會議邀請移以及。不過,請牢記以下的限制當您建立規則,會影響這些類型的項目:

  • 移到 nonmail 資料夾中的項目可能無法運作,如您預期後移。例如,如果郵件會移至 [行事曆] 資料夾,是不會建立新約會。

  • 如果會議或工作回應移到 [刪除的郵件] 資料夾中,使用規則,則原始項目不會追蹤回應。

  • 會議邀請會自動移至 [刪除的郵件] 資料夾中,如果會議不會新增到行事曆

  • 會影響您傳送之郵件的規則不會套用到工作要求及會議邀請。

新的通訊群組清單規則將會有不同行為取決於您如何建立規則:

  • 移動傳送給通訊群組清單資料夾的郵件   如果您選擇這個規則範本時,會傳送給通訊群組清單的郵件會移至指定的資料夾。從發生至通訊群組清單的人的郵件不會移動至指定的資料夾。

    附註: 此規則只適用於 Exchange 帳戶。

  • 移動來自某人的資料夾的郵件   如果您選擇這個規則範本,來自您所指定的通訊群組清單成員的任何人也會移至指定的資料夾中。

如果您使用的組織使用Exchange,依預設,不會傳送的郵件組織外部的使用規則轉寄給外部電子郵件地址。這項設定以協助防止企業資料的通知,而由您的 Exchange 系統管理員控制。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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