使用規則管理電子郵件

使用規則管理電子郵件

「規則」意指 Windows 版 Outlook 會針對內送或外寄郵件自動執行的動作。您可以選擇規則的觸發條件及會採取的動作。例如,您可以建立規則,將主管寄給您的所有郵件都移至特定資料夾,或是刪除主旨中含有 "Buy now!" 的所有郵件。

規則如何協助您管理電子郵件訊息

透過使用規則,您可以減少管理電子郵件訊息所需的手動和重複性動作。當您開啟規則時,它們會持續並自動執行。

規則通常會分成「組織」和「通知」這兩種類別。您可以使用 [規則精靈] 來協助設計規則以管理郵件。

[規則精靈] 包含最常使用規則的範本。

Outlook 規則精靈

  • 保持組織化   
    這些規則不僅可協助您將郵件歸檔,也能幫助您對郵件進行後續處理。您可以針對來自特定寄件者的郵件建立規則。例如,您可以設定一個規則,將來自 Keri Mills 且主旨方塊中具有「銷售」字眼的郵件加上待處理的標籤、分類至「銷售」類別,並移到名為「Keri 的銷售」的資料夾。

  • 保持最新資料   
    這些規則會根據您的選擇,在您收到特定郵件時通知您。例如,您可以建立規則,使系統在您收到家人的郵件時自動傳送訊息至行動裝置。

  • 從空白規則開始   
    這些是您可在不使用規則範本的情況下建立及自訂的規則。


步驟 1:選擇 Outlook 規則範本

  1. 從功能區選擇 [規則] > [管理規則及通知],或選擇 [檔案] 索引標籤,然後選擇 [管理規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤上,選擇 [新增規則]。

  3. 在 [規則精靈] 中,於 [步驟 1:選取範本] 底下,從 [保持組織化]、[保持最新資料] 或 [從空白規則開始] 底下挑選一個預設範本。


步驟 2:編輯規則描述

根據您在步驟 1 中所選擇的規則範本,您在步驟 2 中將會有稍微不同的選項。當選項要求您做出選擇 (例如指定寄件者或選擇資料夾) 時,該選項將會被加上底線。針對此範例,我們挑選了其中一個最常用的規則,也就是將來自某人的郵件移到資料夾。

  1. 在編輯描述方塊中選擇 [個人或公用群組] 以顯示您的通訊錄。從通訊錄選擇某個名稱,或是在 [寄件者] 方塊中輸入人員地址,然後選擇 [確定]。

  2. 選擇 [特定] 以顯示資料夾清單。您可以選擇現有資料夾,或選擇 [新增] 以建立新的資料夾。當您已選取適當的資料夾時,請選擇 [確定]。

如果您要探索規則的進階選項,請選擇 [下一步],然後跳到下面的<進階規則選項>。否則,請選擇 [完成]。這會使您返回 [規則及通知] 視窗。您可以從這裡建立其他規則,或選擇 [確定] 以儲存變更。

 

• 移動某人的郵件至資料夾

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [特定資料夾] 連結,然後在 [規則及通知] 對話方塊中選擇一個資料夾,然後選擇 [確定]。

  5. 選擇 [下一步] 並移至<步驟 3:設定規則的條件>。

 

• 移動主旨中有特定文字的郵件至資料夾

  1. 選擇 [特定文字] 主旨連結。

  2. 在 [搜尋文字] 對話方塊中的 [指定要在主旨中尋找的文字或片語] 方塊中,輸入要搜尋的「文字或片語」。

  3. 選擇 [新增] 以將項目新增至 [搜尋清單] 窗格中,然後選擇 [確定]。

  4. 選擇 [特定資料夾] 連結,然後在 [規則及通知] 對話方塊中選擇一個資料夾,然後選擇 [確定]。

  5. 選擇 [下一步] 並移至<步驟 3:設定規則的條件>。

 

• 移動傳送給公用群組的郵件至資料夾

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [收件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [特定資料夾] 連結,然後在 [規則及通知] 對話方塊中選擇一個資料夾,然後選擇 [確定]。

  5. 選擇 [下一步] 並移至<步驟 3:設定規則的條件>。

 

• 將某人的郵件標幟為待處理事項

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 在 [標幟郵件] 對話方塊的 [標幟為] 方塊中,接受 [待處理] 的預設設定,或選擇清單中的其他項目。

  5. 在 [對象] 方塊中,接受 [今天] 的預設設定,或選擇清單中的其他項目。

  6. 選擇 [確定] > [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>

 

• 將特定的 RSS 摘要的 RSS 項目移至資料夾

附註: 若要使用此選項,您必須訂閱 RSS 摘要。當您選擇此選項時,系統會提示您繼續。如果選擇 [否],您將無法繼續進行,而選擇 [是] 就可以繼續。

[保持最新資料] 範本

 

• 在 [新項目通知] 視窗中顯示來自某人的郵件

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [新項目通知] 視窗連結中的 [特定的郵件]

  5. 在 [通知訊息] 對話方塊的 [指定一個通知訊息] 方塊中,輸入一段「訊息」,然後選擇 [確定]

  6. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。

 

• 當我收到來自某人的郵件時播放音效

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [播放音效] 連結,然後在 [選取要播放的音效] 視窗中選擇檔案 (例如 .wav 檔案),然後選擇 [開啟]。

  5. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。

 

• 當我收到來自某人的郵件時,傳送通知至我的行動裝置

  1. 選擇 [個人或公用資料夾] 連結。

  2. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  3. 當您的選取項目已顯示於 [寄件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  4. 選擇 [轉寄給個人或公用群組] 連結。

  5. 在 [規則地址] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [搜尋] 方塊中,輸入一個「名稱」。

    • 在 [通訊錄] 清單中,選擇來源。

  6. 當您的選取項目已顯示於 [收件者] 方塊中時,請選擇 [確定]。

  7. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。

[從空白規則開始] 範本

  1. 選擇下列其中一項。

    • 將規則套用至我收到的郵件

    • 將規則套用至我傳送的郵件

  2. 選擇 [下一步],然後移至<步驟 3:設定規則的條件>。


步驟 3:設定規則的條件

現在可以將條件新增至您在 [步驟 2:編輯規則描述] 中所選擇的選項。根據所選取的條件,可用來編輯規則描述的選項將會有所不同。

設定條件來決定當您啟動 [規則精靈] 時,何時套用 [保持井然有序] 範本或 [保持最新狀態] 範本中選擇的規則選項

  1. 在 [步驟 1:選取條件] 底下,選取要新增之條件的核取方塊。

    附註: 您可以選取多個核取方塊。

  2. 在 [步驟 2:編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下,選擇連結並完成必要的動作,並於完成後選擇 [確定]。

  3. 選擇下一個連結並完成必要的動作,並於完成後選擇 [確定]。

  4. 如果還有其他連結,請加以選擇並完成必要的動作,並於完成後選擇 [確定]。

  5. 完成時,請選擇 [完成]

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [管理規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,選擇 [新增規則]。

  3. 在 [從空白規則開始] 底下,選擇 [將規則套用至我收到的郵件] 或 [將規則套用至我傳送的郵件]。

  4. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 選取條件] 底下,選取郵件必須滿足 (符合) 以套用規則的條件 (準則)。

    • 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何條件選擇加上底線的值,然後指定其值。

  5. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

    • 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何動作按一下加上底線的值,然後指定其值。

  6. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 選取例外] 底下,針對該規則選取任何例外條件,然後選擇 [下一步]。

    • 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何例外條件選擇加上底線的值,然後指定其值。

  7. 選擇 [下一步],然後執行下列操作:

    • 在 [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入一個「名稱」。

    • 在 [步驟 2: 設定規則選項] 底下,選取所需選項的核取方塊。

      提示: 

      • 若要對 [收件匣] 中的現有郵件執行該規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

      • 若要關閉已自動開啟的規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

      • 若要對已在 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用該規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  8. 選擇 [完成]

您可以從任何郵件建立規則。這種方法的好處是,建議的規則會以郵件寄件者或收件者為基礎。例如,當您開始用郵件建立規則時,其中一個建議的規則是將來自某個寄件者的所有郵件移至所選的資料夾。

  1. 在您的 [收件匣] 中,選擇您要建立規則的郵件,然後在 [常用] 索引標籤上的 [移動] 群組中,選擇 [規則]

    附註: 在 [規則] 清單中,會根據郵件寄件者和收件者顯示建議規則。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 選擇其中一個建議的規則,選擇目的地資料夾,然後選擇 [確定] 以完成規則指派。

    • 選擇 [建立規則] 並移至下一個步驟。

  3. 在 [建立規則] 對話方塊的 [當我收到符合所有選取條件的電子郵件時] 底下,選取一或多個可用的核取方塊,或是不選取任何合取方塊。

  4. 在 [執行下列] 底下,選取您要該規則在符合指定條件 (準則) 時採取之動作的核取方塊。

  5. 選取 [移動項目至資料夾] 核取方塊。

  6. 請執行下列其中一項操作:

    • 選擇 [選取資料夾],並挑選現有的資料夾。

    • 選擇 [新增] 以建立資料夾。

    附註: 

    • 若要對規則新增更多條件、動作或例外條件,請選擇 [進階選項],然後遵照 [規則精靈] 中其餘的指示。

    • 如需詳細資訊,請參閱設計自訂規則

  7. 選擇 [確定]。

  8. 在通知方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 選擇 [確定]。

    • 選取 [當郵件已在現行資料夾中時執行此規則] 核取方塊,然後選擇 [確定]

請參閱匯入或匯出一組規則,了解如何匯入或匯出規則,讓其他人可以使用。

當您不再需要某規則時,可以將它刪除。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [管理規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,選擇您要刪除的規則。

  3. 選擇 [刪除] [刪除] 圖示 > [確定]。

您可以手動執行一或多個規則。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [管理規則及通知],然後在 [電子郵件規則] 索引標籤上,選擇 [立即執行規則]

  2. 在 [立即執行規則] 方塊的 [選取要執行的規則] 底下,選取要執行之規則的核取方塊。

  3. 在 [執行規則的資料夾] 方塊中,若要選取不同的資料夾,請選擇 [瀏覽] 並選擇該資料夾,然後選擇 [確定]。

    選取 [包含子資料夾] 核取方塊以包含於步驟 3 中所選擇之資料夾底下的所有資料夾。

  4. 在 [規則套用至] 清單中,接受 [所有郵件] 的預設設定,或變更為 [已讀取的郵件] 或 [未讀取的郵件]。

  5. 選擇 [立即執行]

在 Outlook 中有「伺服器端」和「用戶端專用」兩種規則類型。

  • 伺服器端規則   
    當您使用 Microsoft Exchange Server 帳戶時,有些規則是伺服器端的規則。就算 Outlook 沒有在執行,這些規則仍然會在您位於 Exchange 郵件伺服器上的信箱上執行。

    伺服器端規則必須在郵件首次傳送至您的 [收件匣] 時套用,且這些規則必須能在伺服器上持續執行,直到它們完成為止。例如,指定要列印郵件的規則必須在伺服器上完成後才能執行。如果規則無法在伺服器上套用,它會在您啟動 Outlook 時套用,並變成用戶端專用規則。

  • 用戶端專用規則   
    用戶端專用規則是只會在您的電腦上執行的規則。這些是在 Outlook 中執行的規則,而不是在 Exchange 伺服器上執行的規則。用戶端專用規則只能在 Outlook 執行時才能執行。

提示: 如果您的規則清單同時含有這兩種規則,則會先套用伺服器端規則,然後再套用用戶端專用規則。

送達回條、投票回覆及自動回覆

當規則套用後,送達回條、讀信回條、投票回覆及自動回覆 (「不在辦公室」通知) 會以郵件的形式進行處理。例如,一個會將 [主旨] 方塊中含有「會議」這個文字的郵件移至特定資料夾的規則,也會將所有送達回條、投票回覆或自動回覆移至同一個資料夾。

附註: 當規則將投票回覆從 [收件匣] 移至另一個資料夾後,投票追蹤會受到影響。當包含投票按鈕的已傳送郵件被開啟時,追蹤資訊將不會包含由該規則所移動之回覆的計票。手動移動或刪除回覆不會影響追蹤。

會議邀請、工作要求及文件

會議邀請、工作要求及文件會被視為郵件。如果您建立一個會根據是否滿足 (符合) 特定條件 (準則) 來將項目移至特定資料夾的規則,這也會移動所有符合那些條件的會議及工作要求。不過,當您建立會影響此類項目的規則時,請注意下列限制:

  • 如果某項目被移至不是郵件資料夾的資料夾時,該項目在移動後可能無法如預期般運作。例如,如果將郵件移至 [行事曆] 資料夾,便不會建立新的約會。

  • 如果使用規則將會議或工作回覆移到 [刪除的郵件] 資料夾,則原始項目不會追蹤該回覆。

  • 如果自動將會議邀請移到 [刪除的郵件] 資料夾中,會議就不會新增至 [行事曆]

  • 會影響您所傳送之郵件的規則不會套用到工作要求及會議邀請。

連絡人群組

根據規則建立方式的不同,含有 [連絡人群組] 的規則可能會有與其他規則不同的行為。

  • 移動傳送給公用群組的郵件至資料夾   
    此規則僅適用於使用 Exchange Server 帳戶的情況。只有傳送至 [連絡人群組] 的郵件會移至指定的資料夾。來自 [連絡人群組] 成員的郵件不會移至指定的資料夾。

Exchange Server 帳戶 (從 Exchange Server 2010 開始) 可以使用規則將郵件轉寄到組織外的電子郵件地址。不過,Exchange 系統管理員可以防止自動將郵件轉寄給特定網域中的收件者。

如需詳細資訊,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange Server 版本

規則如何協助您管理電子郵件訊息

規則是 Microsoft Outlook 在送達或傳送的郵件符合您在規則中指定的條件時即自動執行的動作。您可以使用 [規則精靈] 來選擇各種條件及動作。

規則分為兩種類別:組織和通知。規則不會在已讀取的郵件上執行,僅會針對未讀取的郵件。

[規則精靈] 中的規則範本

[規則精靈] 包含最常用規則的範本,包括:

  • 保持組織化    這些規則可協助您追蹤並將郵件歸檔。例如,您可以建立規則,為來自特定寄件者 (例如 Bobby Moore) 且 [主旨] 行中出現「銷售」這個字的郵件加上待處理的標幟,分類到「銷售」,並移到「Bobby 的銷售」資料夾中。

  • 保持最新資料    這些規則會在您收到特定郵件時以某種方式通知您。例如,您可以建立規則,使系統在您收到家人的郵件時自動將提醒傳送至您的行動裝置。

  • 從空白規則開始    這些規則是您不靠規則範本輔助工具建立的規則,完全可以由您自訂。

建立規則

Outlook 包含常見情況的規則範本。使用這些規則範本,或建立設計您自己的自訂規則。

使用 Outlook 規則範本

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]

  4. 在 [步驟 1: 選取範本] 底下的 [保持組織化] 或 [保持最新資料] 範本集合中,選取想要的範本。

  5. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 下方,按一下加上底線的值。例如,如果您按一下 [個人或公用群組] 連結,就會開啟 [通訊錄]。

  6. 按一下 [下一步]。

  7. 在 [步驟 1: 選取條件] 下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  8. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何條件按一下加上底線的值,然後指定其值。

  9. 按一下 [下一步]。

  10. 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

  11. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何動作按一下加上底線的值,然後指定其值。

  12. 按一下 [下一步]。

  13. 在 [步驟 1: 選取例外] 底下,選取任何例外狀況,然後按一下 [下一步]。

  14. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何例外按一下加上底線的值,然後指定其值。

  15. 按一下 [下一步]。

  16. [步驟 1: 指定規則的名稱] 下,輸入名稱。

  17. 在 [步驟 2: 設定規則選項] 底下,選取所需選項的核取方塊。

    • 如果您要對已經在 [收件匣] 中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    • 新規則依預設為開啟。若要關閉規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

    • 若要對 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用這條規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  18. 按一下 [完成]。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]

  4. 在 [從空白規則開始] 底下,按一下 [當郵件送達時進行檢查] 或 [傳送郵件後進行檢查]。

  5. 按一下 [下一步]。

  6. 在 [步驟 1: 選取條件] 下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  7. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何條件按一下加上底線的值,然後指定其值。

  8. 按一下 [下一步]。

  9. 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

  10. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您所加入的任何動作按一下加上底線的值,然後指定其值。

  11. 按一下 [下一步]。

  12. 在 [步驟 1: 選取例外] 底下,選取任何例外狀況,然後按一下 [下一步]。

  13. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,針對您加入的任何例外按一下加上底線的值,然後指定其值。

  14. 按一下 [下一步]。

  15. [步驟 1: 指定規則的名稱] 下,輸入名稱。

  16. 在 [步驟 2: 設定規則選項] 底下,選取所需選項的核取方塊。

    • 如果您要對已經在 [收件匣] 中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    • 新規則依預設為開啟。若要關閉規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

    • 若要對 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用這條規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  17. 按一下 [完成]。

您可以從郵件快速建立規則。以此方式建立規則的好處是,建議的規則會以郵件寄件者或收件者為基礎。例如,當您開始用郵件建立規則時,有一條建議的規則是將所有來自寄件者的郵件移至所選的資料夾。

  1. 按一下您要建立規則的郵件,然後在 [常用] 索引標籤上,按一下 [移動] 群組中的 [規則]

    顯示的建議規則會以郵件寄件者和收件者為基礎。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下其中一條建議規則,再按一下目的地資料夾,然後按一下 [確定]。

    • 若需更多郵件寄件者、收件者或主旨的規則選項,請按一下 [建立規則]

如果您在步驟 2 中選擇 [建立規則],就會出現 [建立規則] 對話方塊。繼續執行下列步驟。

  1. [當我收到符合所有選取條件的電子郵件時] 之下,選取您要之條件的核取方塊。

  2. 在 [執行下列] 底下,選取符合指定條件時您希望規則採取的行動核取方塊。

  3. 選取 [移動項目至資料夾] 核取方塊。

  4. 按一下現有資料夾,或按一下 [新增],建立用來儲存郵件的資料夾。

    如果要新增更多規則的條件、動作或例外狀況,請按一下 [進階選項],遵循 [規則精靈] 的其餘指示。此精靈與您在 Backstage 檢視中 (按一下 [檔案] 索引標籤) 按一下 [管理規則及通知] 時出現的精靈是一樣的。如需詳細資訊,請參閱設計自訂規則

  5. 按一下 [確定]。

請參閱匯入或匯出一組規則,了解如何匯入或匯出規則,讓其他人可以使用。

如果您要手動執行一個或多個規則,請執行下列步驟:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. 按一下 [立即執行規則]。

  4. [立即執行規則] 對話方塊的 [選取要執行的規則] 底下,選取想要執行之規則旁的核取方塊。

  5. 在 [執行規則的資料夾] 方塊中,如果您想要選取不同的資料夾,請按一下 [瀏覽],再按一下該資料夾,然後按一下 [確定]。

    選取 [包含子資料夾] 核取方塊,以包含在步驟 5 中指定資料夾下的所有資料夾。

  6. [規則套用至] 清單中,預設為所有郵件。您可以將其變更為讀取或未讀取的郵件。

  7. 按一下 [立即執行]。

在 Outlook 中有兩種規則類型:伺服器端和用戶端專用。

  • 以伺服器為基礎的規則   如果您使用 Microsoft Exchange Server 帳戶,則您建立的某些規則是以伺服器為基礎的規則。即使 Outlook 未在您的電腦上執行,這些規則仍會在 Exchange 郵件伺服器上的信箱中執行。伺服器端規則必須套用至第一次傳送到您 [收件匣] 中的郵件,且這些規則必須在伺服器上一直執行到完成為止。例如,指定要列印郵件的規則必須在伺服器上完成後才能執行。如果規則無法在伺服器上套用,它會在您啟動 Outlook 時套用,並變成用戶端專用規則。

  • 用戶端專用規則    用戶端專用規則是只在您電腦上執行的規則。這些規則必須在伺服器上完成後才能執行,例如指定列印特定的郵件。用戶端專用規則只能在 Outlook 執行時才能執行。

如果您的規則清單同時含有這兩種規則,則會先套用伺服器端規則,然後再套用用戶端專用規則。

將規則套用至其他 Outlook 項目

當規則套用後,送達回條、讀信回條、投票回覆及自動回覆 (「不在辦公室」通知) 會自動當成郵件處理。例如,某項規則會將主旨包含「會議」這個字的項目移至特定資料夾,同時也會移動所有送達回條、投票回覆,或是主旨包含「會議」這個字的自動回覆。

附註:  當規則將投票回覆從 [收件匣] 移至另一個資料夾後,投票追蹤會受到影響。當您開啟包含投票按鈕的已傳送郵件時,追蹤資訊將不會包含規則已移動之回覆的計票。手動移動或刪除回覆不會影響追蹤。

套用規則後,會議邀請、工作要求及文件會視為郵件。例如,當您建立會將 [主旨] 方塊包含「會議」這個字的項目移至特定資料夾的規則時,同時也會移動任何符合該條件的工作邀請或會議邀請。不過,當您建立影響這些項目種類的規則時,請注意下列限制:

  • 當項目移到不是郵件資料夾的資料夾時,可能在移動後無法如預期般運作。例如,如果郵件移到 [行事曆] 資料夾,新的約會就不會建立。

  • 如果使用規則將會議或工作回覆移到 [刪除的郵件] 資料夾,則原始項目不會追蹤該回覆。

  • 如果自動將會議邀請移到 [刪除的郵件] 資料夾中,會議就不會新增至 [行事曆]

  • 會影響您所傳送之郵件的規則不會套用到工作要求及會議邀請。

連絡人群組

含有 [連絡人群組] 的規則會根據規則的建立方式而有不同的行為。

  • 移動傳送至連絡人群組資料夾的郵件    此規則僅在使用 Exchange Server 帳戶時適用。只有傳送至 [連絡人群組] 的郵件會移至指定的資料夾。來自 [連絡人群組] 成員的郵件不會移至指定的資料夾。

根據預設,若您使用的是 Microsoft Exchange Server 2010 帳戶,就無法使用規則將郵件轉寄到組織外的電子郵件地址。此設定有助於防止洩漏組織的機密和私密資訊。只有 Exchange 系統管理員才能變更此設定。

如需詳細資訊,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange Server 版本

規則如何協助您管理郵件

規則是當送達或傳送的郵件符合您在規則中指定的條件時,Microsoft Outlook 自動執行的動作。您可以使用 [規則及通知] 精靈來選擇多個條件和動作。規則不會針對已經讀取的訊息執行,僅會針對未讀取的訊息執行。

規則分成「組織」和「通知」這兩種類別。[規則及通知] 精靈包含最常用規則的範本。

  • 保持組織化    這些規則可協助您追蹤並將郵件歸檔。例如,您可以建立規則,為來自特定寄件者 (例如 Bobby Moore) 且 [主旨] 行中出現「銷售」這個字的郵件加上待處理的標幟,分類到「銷售」,並移到「Bobby 的銷售」資料夾中。

  • 保持最新資料    這些規則會在您收到特定郵件時以某種方式通知您。例如,您可以建立規則,使系統在您收到家人的郵件時自動將提醒傳送至您的手機。

  • 從空白規則開始    這些是您從頭開始建立的規則。

    規則範本
    圖 1:[規則及通知] 精靈包含數個預先定義的規則 (稱為範本)。

例外狀況

您可以為規則新增例外狀況,例如為郵件加上待處理的標幟時,或是將郵件標示為高重要性時。這樣規則就不會在符合您指定的任一例外狀況時套用至郵件。

  1. 在瀏覽窗格中,按一下 [郵件]。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  3. 如果您有多個電子郵件帳戶,請在 [將變更套用於此資料夾] 清單中選取想要的 [收件匣]

  4. 按一下 [新增規則]。

  5. 在 [步驟 1: 選取範本] 底下的 [保持組織化] 或 [保持最新資料] 範本集合中,選取想要的範本。

  6. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 下方,按一下加上底線的值。例如,如果您按一下 [個人或通訊群組清單] 連結,就會開啟 [通訊錄]。

  7. 在 [步驟 1: 選取條件] 下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  8. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下加上底線的值 (如果您還沒有這麼做的話),然後按一下 [下一步]。

  9. 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

  10. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下加上底線的值 (如果您還沒有這麼做的話),然後按一下 [下一步]。

  11. 在 [步驟 1: 選取例外] 底下,選取任何例外狀況,然後按一下 [下一步]。

  12. 若要完成規則的建立作業,請輸入規則名稱,然後選取任何其他想要的選項。

    • 如果要對已經在您的任一資料夾中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "資料夾" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    • 若要對所有電子郵件帳戶以及與每個帳戶相關聯的 [收件匣] 執行此規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  13. 按一下 [完成]。

若要透過自行選擇條件、動作和例外狀況的方式建立規則,請執行下列動作:

  1. 在瀏覽窗格中,按一下 [郵件]。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  3. 如果您有多個電子郵件帳戶,請在 [將變更套用於此資料夾] 清單中選取想要的 [收件匣]

  4. 按一下 [新增規則]。

  5. 在 [從空白規則開始] 底下,選取 [當郵件送達時進行檢查] 或 [傳送郵件後進行檢查],然後按一下 [下一步]。

  6. 在 [步驟 1: 選取條件] 下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  7. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下加上底線的值 (如果您還沒有這麼做的話),然後按一下 [下一步]。

  8. 在 [步驟 1: 選取動作] 底下,選取您要該規則在符合指定條件時採取的動作。

  9. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下加上底線的值 (如果您還沒有這麼做的話),然後按一下 [下一步]。

  10. 在 [步驟 1: 選取例外] 底下,選取任何例外狀況,然後按一下 [下一步]。

  11. 若要完成規則的建立作業,請輸入規則名稱,然後選取任何其他想要的選項。

    • 如果要對已經在您的任一資料夾中的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "資料夾" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    • 若要對所有電子郵件帳戶以及與每個帳戶相關聯的 [收件匣] 執行此規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。

  12. 按一下 [完成]。

您可以直接從郵件建立規則。例如,您可以建立規則,將某人的郵件移至特定資料夾。

  1. 以滑鼠右鍵按一下要當成規則建立依據的郵件,然後按一下捷徑功能表上的 [建立規則]。

    在 [建立規則] 對話方塊中,選取已填入所選郵件資訊之選項的核取方塊。

  2. 選取 [移動項目至資料夾] 核取方塊。

  3. 按一下現有資料夾,或按一下 [新增],建立用來儲存郵件的新資料夾。

  4. 若要對規則新增更多條件、動作或例外條件,請按一下 [進階選項],然後遵照 [規則及通知] 精靈中其餘的指示。

    祕訣    若要讓建立完成的規則立即執行,請選取 [規則及通知] 精靈最後一頁上的 [立即對已經在資料夾中的郵件執行此規則] 核取方塊。

    [收件匣] 或任何所選資料夾中的所有郵件,只要符合與規則相關聯的條件和例外狀況,會隨即移至指定的資料夾。若要測試新規則,請開啟新資料夾,看看系統是否將正確的郵件移到當中。

若要定期 (而非持續) 執行規則,請按照下列步驟操作:

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊中,清除規則旁邊的核取方塊來停用規則。

  3. 按一下 [立即執行規則]。

  4. 在 [立即執行規則] 對話方塊的 [選取要執行的規則] 底下,選取想要執行之規則旁的核取方塊。

  5. 選取您要套用規則的資料夾。

  6. 選取您要套用規則的郵件類別。

    例如,您可以將規則只套用至資料夾中的未讀取郵件。

  7. 按一下 [立即執行]。

伺服器端規則 如果您具備 Microsoft Exchange 帳戶,不論 Outlook 是否正在執行,伺服器都可將規則套用至您的郵件。這種規則稱為伺服器端規則。這些規則必須設定為在傳送到您在伺服器上的 [收件匣] 時套用至郵件,且規則必須能夠在伺服器上完成執行作業。例如,假如指定的動作是列印郵件,則規則就無法在伺服器上完成執行作業。如果規則無法在伺服器上套用,會改成在您啟動 Outlook 時套用。

用戶端專用規則   「用戶端」是指在個別使用者的電腦上執行的電子郵件程式。伺服器無法套用的規則即為「用戶端專用規則」,因為這種規則只能在個別使用者的電腦上執行。如果規則清單同時含有能夠以及無法在伺服器上執行的規則,會先套用伺服器端規則,然後再套用用戶端專用規則。

送達回條、讀信回條、投票回覆及郵件答錄機通知都會視為郵件。例如,建立會將 [主旨] 方塊中含有「會議」這個字的項目移至特定資料夾的規則時,同時也會移動所有符合此條件的送達回條、投票回覆及郵件答錄機訊息。

附註: 如果投票回覆從 [收件匣] 移出,則原始郵件不會自動追蹤該回覆。

會議邀請、工作要求及文件會視為郵件。例如,在建立會將 [主旨] 方塊包含「會議」這個字的項目移至特定資料夾的規則時,同時也會移動任何符合該條件的工作邀請或會議邀請。不過,在建立影響這些項目種類的規則時,請注意下列限制:

  • 當項目移到不是郵件資料夾的資料夾時,可能會在移動後無法如預期般運作。例如,如果郵件移到 [行事曆] 資料夾,就不會建立新的約會。

  • 如果使用規則將會議或工作回覆移到 [刪除的郵件] 資料夾,則原始項目不會追蹤該回覆。

  • 如果自動將會議邀請移到 [刪除的郵件] 資料夾中,會議就不會新增至 [行事曆]。

  • 會影響您所傳送之郵件的規則不會套用到工作要求及會議邀請。

通訊群組清單的新規則會依據您建立規則的方式有不同行為:

  • 將傳送到通訊群組清單的郵件移至資料夾    如果您選擇此規則範本,則只有傳送到通訊群組清單的郵件會移至指定的資料夾。因此,通訊群組清單成員寄出的郵件不會移到指定的資料夾。

    附註: 此規則僅適用於 Exchange 帳戶。

  • 將某人寄出的郵件移到資料夾    如果選擇此規則範本,所指定通訊群組清單的任何成員寄出的郵件會同時移至指定的資料夾。

如果您的組織使用 Exchange,那麼根據預設,系統將不會傳送使用規則轉寄到組織外部電子郵件地址的郵件。這項設定有助於避免公司資料遭到外洩,並確保資料是由您的 Exchange 系統管理員所控管。

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