使用螢幕閱讀程式將 Access 表格匯出至 Excel 活頁簿

使用螢幕閱讀程式將 Access 表格匯出至 Excel 活頁簿

大聲朗讀含有螢幕助讀程式內容標籤的符號。本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。 如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

在 Access 中使用鍵盤和螢幕閱讀程式,將資料匯出為 Excel 可以讀取的檔案格式。 我們已使用朗讀程式、JAWS 及 NVDA 來測試它,但只要它們遵循常見的協助工具標準和技術,就可以與其他螢幕閱讀器搭配使用。 您將瞭解如何使用 [匯出] 嚮導,將資料(例如資料表、查詢、表單、報表或 [多記錄] 視圖中的選取記錄)匯出為 Excel 相容檔案的資料工作表。

附註: 

本主題內容

準備匯出資料

匯出資料前,請花點兒時間檢查資料,並決定要如何匯出資料。

  • 請確定資料不包含任何錯誤指標或錯誤值。 否則,在匯出期間可能會發生問題,null 值可能會插入 Excel 工作表儲存格中。 如需疑難排解資訊,請移至將資料匯出至 Excel遺失和不正確的值一節。

  • 決定是否要匯出含有或不含格式設定的資料表或查詢。 此決定會影響匯出的資料量以及資料的顯示格式。 如需匯出格式化及未格式化資料之結果的詳細資訊,請參閱將資料匯出至 Excel一節準備匯出作業。

  • 選擇目的活頁簿和檔案格式。 如果您將資料表、查詢、表單或報表匯出為現有活頁簿,則會覆寫該活頁簿。

    附註: 報告只能匯出為舊版 * .xls 檔案格式,不能使用較新的 * .xlsx 檔案格式。

匯出資料

在匯出含有子表單、子報表或子資料工作表的表單、報表或資料工作表時,只會匯出主表單、主報表或主資料工作表。 您必須針對您要匯出至 Excel的每個子表單、子報表和子資料工作表,重複執行匯出作業。

一次匯出作業只能匯出一個資料庫物件。 不過,您可以在完成個別匯出作業之後,在 Excel 中合併多個工作表。

如果您沒有準備好的活頁簿,則會在匯出期間建立活頁簿。 資料永遠會新增至新的工作表。

Access 目前不支援將宏或模組匯出至 Excel。

  1. 如果您有目的地 Excel 活頁簿準備好,請將其關閉。

  2. 流覽至來源資料庫,然後選取您要匯出的物件。

    如果物件是資料表、查詢或表單,而您只想匯出部分資料,請在 [資料工作表]視圖中開啟物件,然後選取您想要的記錄。 如需相關指示,請移至在 [資料工作表] 視圖中開啟物件

    附註: 您無法匯出報表的一部分。 不過,您可以選取或開啟報表所依據的資料表或查詢,然後匯出該物件中的部分資料。

  3. 若要啟動 Excel 匯出的 [匯出嚮導],請按 Alt + X,X。[匯出-Excel 試算表] 對話方塊隨即開啟。

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您想要在匯出期間建立新的試算表,請按 Alt + F,將焦點移至 [檔案名] 文字欄位。 Access 建議來源物件的名稱做為匯出檔案的檔案名。 若要變更名稱,請刪除建議的名稱,然後輸入新的名稱。

    • 如果您要將資料匯出至現有的 Excel 檔案,請按 Alt + R 以開啟 [儲存盤案] 對話方塊,然後流覽至您要的檔案。 當您在檔案上時,請按 Enter 來選取檔案。 對話方塊隨即關閉,且焦點會回到 [匯出-Excel 試算表] 對話方塊。

  5. 按 Alt + T,將焦點移至 [檔案格式] 清單。 您會聽見目前的格式。 若要選取您想要的檔案格式,請按空格鍵以展開清單,然後按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的格式為止,然後按 Enter 加以選取。

  6. 如果您要匯出資料表或查詢,而您想要匯出格式化的資料,請按 Alt + W,移至並選取 [使用格式設定及版面設定匯出資料] 選項。

    附註: 如果您要匯出表單或報表,預設會選取此選項,而且您無法取消選取。

  7. 如果您想要在匯出之後自動開啟 [目的地 Excel 活頁簿],請按 Alt + A,移至並選取 [匯出作業完成後開啟目標檔] 選項。

  8. 如果來源物件已開啟,且您在開始匯出前已選取了一或多個記錄,且這些是您要匯出的記錄,請按 Alt + S 移至,然後選取 [只匯出選取的記錄] 選項。 如果您想要匯出顯示在視圖中的所有記錄,請勿選取此選項。

    附註: 如果沒有選取任何記錄,則無法使用此選項。

  9. 若要開始匯出,請按 Tab 鍵,直到您到達 [確定]按鈕為止,然後按 enter。

  10. 如果匯出成功, Access 會提示您儲存匯出步驟,而不需 [匯出] 嚮導即可快速重複這些步驟。 若要選取此選項,請按 Alt + V。 若要命名檔案,請按 Alt + A,然後輸入檔案名。 若要儲存步驟檔,請按 Alt + S。

    如果匯出因發生錯誤而失敗, Access 會顯示一則訊息來描述錯誤的原因。

    如果您已選取 [自動開啟目的地 Excel 活頁簿],請按 Alt + Tab,直到您聽見該活頁簿的名稱,然後審閱其內容。

在 [資料工作表] 視圖中開啟物件

如果您要匯出的物件是資料表、查詢或表單,而您只想要匯出部分資料,您必須在 [資料工作表]視圖中開啟物件,以選取您想要的記錄。

  1. 流覽至導覽樹狀結構中的物件。

  2. 在物件上時,按 Shift + F10 以開啟操作功能表。

  3. 在功能表中,按 Tab 鍵,直到您到達 [資料工作表] 視圖選項為止,然後按 enter 加以選取。 物件隨即會在 [資料工作表] 視圖中開啟。

    如果 [資料工作表視圖] 選項無法使用,您必須為物件啟用該視圖。 如需相關指示,請移至針對物件啟用 [資料工作表] 視圖

啟用物件的 [資料工作表] 視圖

  1. 當您在導覽樹狀結構中的物件上時,按 Shift + F10 以開啟操作功能表。

  2. 在功能表中,按 D 以開啟 [設計檢視]。

  3. 在 [設計檢視] 中,按 F4 鍵以開啟 [屬性工作表] 窗格。

  4. 按 F6 一次。 焦點會移至 [屬性工作表] 窗格中的 [屬性] 列。 您會聽到列號,後面接著屬性儲存格內容。

  5. 若要將焦點移到 [選取類型] 下拉式清單中,請按 Shift + Tab,直到您聽見「[整個欄位]」,然後再按下目前的值和「組合式編輯」。 如果目前值是Form,您可以繼續進行下一個步驟。 否則,請按 Alt + 向下鍵以展開清單,然後按向上鍵或向下鍵,直到您聽見「表單」為止,然後按 Enter 加以選取。

  6. 在 [屬性工作表] 窗格中,按 tab 鍵,直到您聽見目前所選的索引標籤專案,例如「[資料] 索引標籤專案、已選取」。 如果 [目前] 索引標籤是 [格式] 索引標籤,您可以繼續進行下一個步驟。 否則,請按向左鍵或向右鍵,直到您聽見:「[格式化] 索引標籤專案」。 隨即會顯示 [格式] 索引標籤的屬性。

  7. 在 [格式] 索引標籤上按 tab 鍵,直到您聽見:「[列四]、[不]、[已折迭]。 焦點位於 [允許資料工作表] 視圖屬性上。 若要將屬性設定為[是],請按 Alt + 向下鍵,然後按一次向上鍵,然後按 enter 來選取新的值。

  8. 若要關閉 [屬性工作表] 窗格,請按 F4 鍵。

  9. 若要在 [資料工作表] 視圖中開啟選取的物件,請按 Alt + J,D,W,然後按 H。

另請參閱

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫中建立資料表

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

使用螢幕閱讀程式在 Access 桌面資料庫中建立表單

使用螢幕閱讀程式將 Access 資料表匯出到文字檔

Access 的鍵盤快速鍵

使用螢幕閱讀程式探索和流覽 Access

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