使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

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含有螢幕助讀程式內容標籤的大聲朗讀符號。 本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。 如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

若要建立查詢,使用鍵盤和螢幕助讀程式使用Access 。 我們已測試過朗讀程式、 JAWS 與 NVDA,但前提是他們會遵循一般協助工具標準和技術,它可能可以搭配其他螢幕助讀程式。

查詢可讓您更容易檢視、 新增、 刪除或變更您Access桌面資料庫中的資料。 當您想要快速找到特定資料、 計算或摘要資料,或自動化資料管理工作,例如定期審查最新資料時,查詢十分有用。

附註: 

本主題內容

查詢類型

在設計完善的資料庫中,您想要透過表單或報表顯示的資料通常位於多個資料表中。 查詢會從各個不同的資料表中提取資訊,並在組合後顯示在表單或報表中。 有兩種主要的查詢類型︰選取查詢與巨集指令查詢。 您建立的查詢類型取決於您想要執行的工作。

選取查詢

選取查詢時要求的資料結果。 選取查詢可協助您取得您需要在資料工作檢視中的資料。 使用選取查詢來執行下列動作:

  • 只檢閱資料表中特定欄位的資料

  • 同時檢閱多個相關資料表中的資料

  • 根據特定準則檢閱資料

  • 計算結果

  • 合併來自不同資料表的資料

例如,如果產品表格中有多個欄位 (欄),您可以建立選取查詢以將焦點放在只需要的欄位 (欄)、 不凌亂檢視。 您也可以新增準則來篩選傳回的列數,例如只將所含產品成本超過 $10.00 的列傳回。

巨集指令查詢

「巨集指令查詢」是在要求對資料執行巨集指令。 使用巨集指令查詢來新增、變更或刪除資料庫中的資料。 像是新增或刪除資料等的每項工作,都有特定的巨集指令查詢類型。

建立選取查詢

若要執行簡單的查詢,使用 [查詢精靈]。 若要新增準則至查詢,請使用 [查詢設計工具。

使用查詢精靈

  1. 請按 Alt + C,Q,z 鍵。[新增查詢] 視窗隨即開啟,選取 [簡單查詢精靈。

    提示: 

    • 如果您想要建立查詢的資料表還尚未儲存,系統會提示您要先儲存才能開啟查詢精靈。

    • 您也可以使用 [查詢精靈來建立其他類型的查詢:交叉資料表查詢,尋找重複資料查詢] 以尋找記錄中重複的欄位值單一資料表,並尋找不吻合資料查詢] 以尋找一個沒有任何相關的記錄中的資料表中記錄 (列)另一個資料表。

  2. 按 Enter。 [簡單查詢] 視窗隨即開啟,而焦點會放在 [可用的欄位] 清單方塊中。

  3. 若要移至 [資料表/查詢] 編輯下拉式方塊,請按 Alt+T 或 Shift+Tab。

  4. 若要開啟下拉式清單,請按 Alt + 向下鍵。 在下拉式清單中,若要選取表格要執行查詢,使用向上鍵和向下鍵。

  5. 若要移至 [可用的欄位] 清單方塊,請按 Tab 鍵。 若要選取您要執行查詢的欄位,請使用向下鍵。

  6. 若要將欄位新增至查詢,請按 Alt+S。 焦點會移到 [已選取的欄位] 清單方塊。

  7. 按 Tab 鍵,直到您聽到 「 大於按鈕 」,然後按 enter 鍵。

    如果您想要新增的所有欄位,請按 Alt + S,然後按 Tab 鍵,直到您聽到: 「 大於按鈕。 」 按一次 Tab 鍵。 您會聽到:「按鈕」。 使用 JAWS,您會聽到: 「 點向右箭號按鈕 」。 按 Enter 以選取項目。

    若要將更多資料表新增至查詢,請按 Alt+T。 焦點會移到 [資料表/查詢] 編輯欄位。 請視需要重複步驟 4-7。

  8. 當您將所有資料表和欄位輸入完成後,若要移至下一個精靈頁面,請按 Alt+N。

    提示: 根據您所輸入的資訊,下一個精靈頁面可能會有所不同。 例如,系統可能會要求您選取查詢的詳細資料或摘要版本。 請進行選擇,接著若要移至下一個精靈頁面,請按 Alt+N。

  9. 在新的精靈頁面,您會聽到: 「 標題為何您想查詢? 」 按下 Shift + Tab。 焦點會移至 [編輯標題] 欄位。 輸入查詢的名稱。

  10. 檢查、 修改及儲存查詢。

    • 若要儲存查詢,並開啟檢視此資訊,請按 Alt + O,然後按一下 Enter。 若要關閉查詢,請按 F6。

    • 若要儲存查詢並結束精靈,但不顯示查詢結果,請按 Alt + F,s。當精靈隨即關閉時,查詢會出現在新索引標籤,並將焦點放在第一個儲存格。

    • 若要修改的查詢設計,請按 Alt + M,然後按一下 Enter。 在 [設計] 檢視中開啟查詢。

使用查詢設計工具

  1. 按 Alt + C,Q,d。[顯示資料表] 對話方塊隨即開啟並選取 [表格] 索引標籤,您會聽到 「 顯示資料表] 對話方塊 」。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊選取資料表,並將其新增至查詢,使用向下鍵,然後當您聽到您想要的表格名稱,然後按下 Alt + A。 在設計格線上方的工作區中,貼上資料表。

  3. 若要關閉 [顯示資料表] 對話方塊,請按 Alt + C。

  4. 焦點會在設計格線中,在 [欄位] 資料列的 [編輯] 方塊中。 您會聽到: 「 存取、 第 1 列、 第 1 欄 」。 使用 JAWS,您會聽到: 「 設計、 編號、 類型和文字 」。 若要將欄位新增至設計格線中,請按 Alt + 向下鍵。 可用欄位的下拉式清單會隨即開啟。

  5. 若要移至 JAWS 下拉式清單,請按 Ctrl + 向上鍵。 使用朗讀程式,焦點會自動移至下拉式清單。

  6. 若要從下拉式清單中選取欄位,請按向下鍵,直到您聽見您想要,然後按 enter 鍵以選取該欄位的名稱。 您所選取的欄位會出現在欄中。 焦點會自動移至下一欄。

  7. 若要將另一個欄位新增至查詢,請重複步驟 4-6。

  8. 若要將準則新增至欄位︰

    1. 在您想要新增準則之欄位的欄,請按向下鍵直到您聽見: 「 第 11 列、 第 1 欄 」。 使用 JAWS,您會聽到: 「 準則 」。

    2. 輸入所需準則。 例如,產品] 資料表上的 [價格] 欄位中,輸入右角括號、 等於符號和編號 10 (> = 10) 大於或等於 $10.00 顯示含價格的產品清單。

  9. 若要查看查詢結果,請按 Alt,J,Q,g。

  10. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入查詢的名稱,然後按 Enter。

附註: 若要同時檢閱多個相關資料表中的資料,您可以使用查詢設計工具。 舉例來說,如果您的資料庫有客戶資料表與訂單資料表,而且每個資料表都有 [客戶識別碼] 欄位,在兩個資料表之間形成基本的一對多關聯性,您可以建立查詢,傳回特定縣市的客戶訂單。 若要建立查詢,以同時檢閱多個資料表中的資料,請使用此處所列的程序,但重複步驟 2 到 8,以將其他資料表、欄位及準則新增至查詢。

建立參數查詢

如果您經常執行變動的特定查詢,請考慮使用參數查詢。 當您執行參數查詢時,查詢會提示您輸入欄位值,然後使用您提供的值來建立查詢準則。

  1. 在瀏覽窗格中,選取參數查詢要做為依據的查詢。

  2. 按 Shift + F10。 操作功能表隨即開啟。

  3. 請按 D。該查詢會在 [設計] 檢視開啟,而焦點會放在查詢設計格線中第一個欄位的第一列。

  4. 若要移至您想要修改的欄位,請按向右鍵,直到您聽到所需的欄位名稱。

  5. 若要移至 [準則] 列,請按向下鍵直到您聽見: 「 第 11 列、 第 1 欄 」。 使用 JAWS,您會聽到: 「 準則 」。

  6. 在儲存格中,刪除任何現有的資訊,然後輸入參數字串。 例如,如果您想要建立參數查詢的查詢以尋找位於紐約的客戶,刪除 「 紐約 」,然後輸入哪一個城市?。 ]。 您不能使用句號 (.) 或驚嘆號 (!) 來做為參數提示中的文字。

    字串哪一個城市?會將參數提示句。 角括號指定您希望要求輸入和文字查詢 (在此案例中,哪一個城市?) 會隨即顯示參數提示的問題。

  7. 若要執行查詢,請按 Alt,J,Q,g。[輸入參數值] 視窗隨即開啟,並將焦點放在 [編輯] 欄位。 輸入的值,例如紐約

  8. 按 Tab 鍵,直到您到達[確定]按鈕,然後按 enter 鍵。 在此範例中,會出現紐約客戶的訂單。

指定參數的資料型別

您也可以指定參數應該接受哪些類型的資料。 您可以設定任何參數的資料類型,但務必要設定數值、貨幣或日期/時間資料的資料類型。 當您指定應該接受一個參數的資料類型時,使用者會收到更有幫助的錯誤訊息,如果他們輸入錯誤的資料類型,例如貨幣會於預期時的文字。

附註: 如果將參數設定為接受文字資料,則任何輸入項目都會解譯成文字,且不會顯示任何錯誤訊息。

  1. 開啟此參數查詢。 若要切換至 [設計] 檢視,請按 Alt + H,W,d。在設計格線會隨即開啟。

  2. 按 Alt,J,Q,S,p。[查詢參數] 對話方塊隨即開啟,且焦點位於 [參數] 資料行。

  3. 輸入您要指定的資料類型的每個參數的提示。 請務必確認每個參數都符合您在查詢設計格線的 [準則] 資料列中使用的提示。 比方說,如果您輸入哪一個城市?,您可以在 [查詢參數] 對話方塊中輸入該相同的提示。

  4. 若要移至 [資料類型] 欄,請按 Tab 鍵。

  5. 若要開啟下拉式清單,請按 Alt + 向下鍵。

  6. 若要選取參數的資料類型,請按向下鍵,直到您聽見您要的項目。

  7. 若要儲存並結束對話方塊,請按 Enter。

如需有關使用參數的詳細資訊,請移至使用參數要求輸入執行查詢時

建立交叉資料表查詢

當您想要重建摘要資料,使其更容易閱讀及理解,請使用交叉資料表查詢。 交叉資料表查詢會計算加總、平均或其他彙總函數,然後藉由兩組的值來將結果分組,一組在資料工作表旁邊,而另一組在最上方。 您可以使用查詢精靈,迅速建立交叉資料表查詢。

交叉資料表查詢精靈可讓您選擇單一資料表或查詢,做為交叉資料表查詢的記錄來源。 如果您想要包含在交叉資料表查詢中的資料,並非全部都在單一資料表中,請先建立選取查詢,將您所要的資料傳回。

  1. 請按 Alt + C,Q,z 鍵。新增查詢] 對話方塊隨即開啟,選取 [簡單查詢精靈。

    提示: 如果您想要建立查詢的資料表還尚未儲存,系統會提示您要先儲存才能開啟查詢精靈。

  2. 按向下鍵。 您會聽到「交叉資料表查詢精靈」。

  3. 請按 Enter 或 Alt+N。 交叉資料表查詢精靈] 會開啟並選取 [表格選項] 按鈕和 [表格] 清單方塊中的焦點。

  4. 選取您要用來建立交叉資料表查詢的物件︰

    • 若要選取表格,請使用向下鍵。

    • 若要選取查詢,請按 Alt+Q。 按 Shift + Tab,移到清單方塊。 若要選取查詢,請按向下鍵,直到您聽見您想要查詢的名稱。

    • 若要選取資料表和查詢兩者,請按 Alt+O。 按 Shift + Tab,移到清單方塊。 若要選取的資料表和您想要的查詢,請按向下鍵,直到您聽見您想要的項目。

  5. 若要移至下一頁,請按 Enter 或 Alt+N。

  6. 下一頁隨即開啟,而焦點會放在 [可用的欄位] 清單方塊中。 若要選取包含您想要使用做為列名的值的欄位,請按向下鍵。

  7. 若要新增選取的欄位,請按 Tab 鍵,然後按 Enter。 針對您想要新增的每一個欄位,重複此步驟。

    提示: 

    • 您可以選擇最多 3 個欄位做為列名來源,但您使用的列名越少,交叉資料表資料工作表就越容易閱讀。

    • 如果選擇多個欄位做為列名來源,您選擇欄位的順序會決定用來排序結果的預設順序。

  8. 若要移至下一個精靈頁面,請按 Enter 或 Alt+N。

  9. 在下一個頁面上,若要選取包含您想要做為欄名的值的欄位,請按向下鍵直到您聽到所需的欄位。

    提示: 一般來說,應該選擇包含很少值的欄位,這樣結果才會容易閱讀。 例如,寧可使用只包含幾種可能值 (例如性別) 的欄位,而不要使用可能包含很多不同值 (例如年齡) 的欄位。

  10. 如果您選擇要用於欄標題的欄位,其資料類型為 [日期/時間],精靈會增加一個步驟,讓您依時間間隔將日期分組。 您可以指定 [年]、[季]、[月]、[日] 或 [日期/時間]。 如果您未選擇將 [日期/時間] 欄位當成欄標題,精靈會跳過此頁面。

  11. 若要移至下一頁,請按 Enter 或 Alt+N。 當頁面開啟時,已選取 [欄位] 清單方塊中的第一個欄位,而焦點會放在 [函數] 清單方塊。

  12. 若要移至 [欄位清單] 方塊中,若要選取不同的欄位,請按 Shift + Tab。 您會聽到: 「 欄位中,已選取 」。 使用 JAWS,您會聽到: 「 欄位、 冒號,清單方塊中,「 和第一個欄位的名稱。

  13. 若要選取的欄位,請使用向下鍵。

  14. 若要移至 [函數] 清單方塊,請按 Tab 鍵。 您會聽到: 「 函式,已選取 」。使用 JAWS,您會聽到: 「 函數、 冒號,清單方塊中,「 與第一個函式名稱。

  15. 若要選取要用來計算摘要值的函式,請使用向下鍵。 所選取欄位的資料類型會決定可使用哪個函數。

  16. 當您完成選擇後時,按 Tab 鍵,直到您到達 [是,加上列合計] 核取方塊。 按空格鍵以選取或清除它。

    如果納入列合計,交叉資料表查詢就會有一個額外的列名,該列名使用相同的欄位與函數做為欄位值。 納入列合計會額外插入一欄,這一欄會彙總剩餘的欄。 例如,假設交叉資料表查詢會根據位置和性別來計算平均年齡 (使用性別欄名),額外這一欄就會根據位置計算所有性別的平均年齡。

    提示: 您可以變更用來編輯交叉資料表查詢設計檢視] 中的,以產生列合計的函數。

  17. 若要移至下一個精靈頁面,請按 Enter 或 Alt+N。

  18. 在下一頁中,若要命名您的查詢,請按 Shift+Tab,然後輸入一個名稱。 預設名稱包含底線後面尾碼 」 交叉資料表]。

  19. 檢視、修改,然後儲存查詢。

    • 若要檢視交叉資料表查詢,請按 Enter。

    • 若要修改查詢設計,請按 Alt + M,然後按一下 Enter。

    • 若要儲存查詢並結束精靈,請按 Alt+F。

建立刪除查詢

當您想要同時從資料表或兩個相關的資料表移除整份記錄 (列) 時,請使用刪除查詢。 刪除查詢非常有用,因為可讓您指定準則,快速找出並刪除資料。 此外,您可以重複使用儲存的查詢,因此也可以節省您的時間。

附註: 

  • 在您刪除任何資料,或執行刪除查詢之前,請確認您已備份 Access 桌面資料庫。 刪除查詢可讓您在執行刪除之前,得以檢閱即將刪除的列。

  • 如果您只想要刪除幾筆記錄,則不需要查詢。 只要在資料工作表檢視中開啟資料表,選取您想要刪除的欄位 (欄) 或記錄 (列),然後按 Delete 鍵。 系統會要求您確認永久刪除。

建立刪除查詢來刪除資料表或欄位中的所有空白資料列

  1. 按 Alt + C,Q,d。[顯示資料表] 對話方塊隨即開啟。

  2. 若要選取表格,請按向下鍵,直到您聽見您想要的表格名稱。 請按 Alt+A。 針對您想要從中刪除記錄的每一個資料表,重複此步驟。

  3. 若要關閉 [顯示資料表] 對話方塊,請按 Alt + C。 資料表會以視窗的形式列出所有欄位,顯示在查詢設計格線的左上角區段內。

  4. 請按 Alt + J,Q,X。在設計格線隨即開啟,並將焦點放在第一個欄位。 在設計格線中,排序顯示資料列已不再提供,但現在已可使用 [刪除列。

  5. 按 Alt + 向下鍵以開啟下拉式清單。

  6. 按向下鍵,直到您聽到的欄位,然後按 enter 鍵。 焦點隨即移到下一欄。

  7. 若要移至前一欄,請按向的左鍵。

  8. 若要移至 [刪除的列,請按向下鍵,直到您聽見 「 [刪除冒號,」,然後按 Alt + 向下鍵來開啟下拉式清單。

  9. 若要選取 「 位置 」,請按向上鍵,然後按 enter 鍵。 焦點隨即移到下一欄。

  10. 若要移至前一欄,請按向的左鍵。

  11. 若要移至 [準則] 列,請按向下鍵。

  12. 當您聽到 「 準則 」 或 「 第 11 列、 欄 1 」 輸入IsNull(true)。

  13. 若要確認查詢傳回您想要刪除的記錄,請按 Alt + H,W,h。

  14. 若要執行查詢︰

    1. 若要切換至 [設計] 檢視,請按 Alt + H,W,d。

    2. 在 [設計] 檢視中,請按 Alt + J,Q,g。在確認視窗隨即開啟,並要求您確認刪除的列。

    3. 若要刪除這些列,請按 Enter。

  15. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入名稱,然後按 Enter。

使用特定準則建立刪除查詢

  1. 按 Alt + C,Q,d。[顯示資料表] 對話方塊隨即開啟。

  2. 若要選取表格,請按向下鍵,直到您聽見您想要的表格名稱。 請按 Alt+A。 針對您想要從中刪除記錄的每一個資料表,重複此步驟。

  3. 若要關閉 [顯示資料表] 對話方塊,請按 Alt + C。 資料表會以視窗的形式列出所有欄位,顯示在查詢設計格線的左上角區段內。

  4. 請按 Alt + J,Q,X。在設計格線隨即開啟,並將焦點放在第一個欄位。 在設計格線中,排序顯示資料列已不再提供,但現在已可使用 [刪除列。

  5. 按 Alt + 向下鍵以開啟下拉式清單。

  6. 若要選取含有您要為刪除項目,按向下鍵,直到您聽到欄位的準則的欄位您想,然後按一下 Enter。

  7. 若要移至 [刪除的列,請按向下鍵。 按 Alt + 向下鍵,若要選取 「 位置 」,按向下鍵,然後按 Enter。 焦點隨即移到下一欄。

  8. 若要移至前一欄,請按向的左鍵。

  9. 若要移至 [準則] 列,請按向下鍵。

  10. 輸入準則。 如需查詢中的準則清單範例,請參閱建立並執行刪除查詢

  11. 若要移至 [顯示] 列,請按向上鍵。

  12. 按空格鍵,若要清除的每個準則的 [顯示] 核取方塊。

  13. 若要確認查詢傳回您想要刪除的記錄,請按 Alt + H,W,h。

  14. 若要執行查詢︰

    1. 若要切換至 [設計] 檢視,請按 Alt + H,W,d。

    2. 在 [設計] 檢視中,請按 Alt + J,Q,g。在確認視窗隨即開啟,並要求您確認刪除 X 個資料列。

    3. 若要刪除這些列,請按 Enter。

  15. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入名稱,然後按 Enter。

備份資料庫

  1. 按 Alt + F,a。[另存新檔] 窗格隨即開啟,將資料庫儲存為已選取。

  2. 若要備份資料庫,請按 B,然後按一下 Enter。 [另存新檔] 對話方塊隨即開啟,選取 [檔案名稱] 文字方塊。 如有需要,請輸入資料庫的新名稱,然後按 Enter。

如果您使用的唯讀檔或Access在舊版中建立的資料庫,您可能會收到訊息,就無法建立資料庫的備份。

若要備份還原

  1. 關閉並重新命名原始的檔案,以便備份無法使用該名稱的原始版本。

  2. 指派備份複本的原始版本的名稱。

  3. 在Access中開啟重新命名的備份複本。

另請參閱

使用螢幕助讀程式來啟動 Access

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

Access 的鍵盤快速鍵

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

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