使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 簽出或簽入文件庫檔案

您可以透過螢幕助讀程式的協助,在 SharePoint Online 文件庫中取出或存回檔案。取出檔案後,您可以在線上或離線編輯,並視需求多次儲存檔案,但其他人無法進行編輯。存回檔案後,其他小組成員會看到您變更的內容,並且可依照他們所擁有的權限取出及編輯檔案。

附註: 

本主題內容

取出文件庫中的檔案

  1. 登入貴組織的 Office 365 帳戶,啟動 SharePoint App,然後開啟您的文件庫。

    提示: SharePoint Online 的文件庫提供兩種不同的檢視模式:傳統檢視和 SharePoint Online 體驗。SharePoint Online 體驗是大多數使用者的預設檢視模式。不過,如果您在瀏覽文件庫時聽到「立即查看按鈕」,表示您正在使用傳統體驗。若要檢視 SharePoint Online 文件庫,請在聽到「立即查看按鈕」時按下 Enter。在您的文件庫檢視變更為 SharePoint Online 體驗,且焦點從 [立即查看] 按鈕移至 [新增] 連結之後,您會聽見您的文件庫名稱,後面接著「新增」。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽到「欄標題」為止。

  3. 若要在清單中移動並選取要取出和編輯的檔案,請按向下鍵或向上鍵。如果您需要的檔案在子資料夾中,請選取該資料夾,按 Enter,然後使用方向鍵選取檔案。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift+Tab 數次,直到您聽到「開啟」為止。

  5. 若要開啟 [其他命令] 下拉式功能表,請按向右鍵數次,然後按 Enter。

  6. 若要選取 [取出] 命令,請按向下鍵數次,然後按 Enter。系統會為您取出所選檔案,並加上相關標示。

附註: 若其他小組成員嘗試編輯或取出檔案,系統會發出通知,指出您已取出檔案。他們仍然可以檢視檔案,但在您存回檔案之前無法看到您所做的變更。

開啟取出的檔案進行編輯

當您取出檔案後,系統會將其標示為已取出,並且禁止他人編輯內容。您現在可以開啟或下載檔案,然後進行編輯。

  1. 1. 取出檔案後,焦點位於功能表列。若要移至檔案清單,請按 Tab 鍵數次,直到您聽到「欄標題」為止。

  2. 如果焦點不在正確的檔案上,請按向下鍵,直到焦點移至所需檔案為止,然後按 Enter 開啟檔案。檔案隨即會在瀏覽器的獨立索引標籤中開啟,且您現在可以進行變更。如果檔案是 Office 365 文件,則會在適當的應用程式 (例如 Word Online 或 Excel Online) 中開啟。

    提示: 假使您想在桌面應用程式中開啟檔案,請按 Shift+Tab 數次,直到您聽到「開啟」為止,然後按 Enter。若要選取桌面應用程式命令 (例如 [在Word 中開啟] 或 [在 PowerPoint 中開啟),請按向下鍵兩次,然後按 Enter。

將檔案存回文件庫

  1. 在 SharePoint Online 中,瀏覽至您的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽到「欄標題」為止。

  3. 若要在清單中移動並選取要存回的檔案,請按向下鍵或向上鍵。如果檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,按 Enter,然後選取您先前取出的檔案。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift+Tab 數次,直到您聽到「開啟」為止。

  5. 若要開啟 [其他命令] 下拉式功能表,請按向右鍵數次,然後按 Enter。

  6. 若要選取 [存回] 命令,請按向下鍵數次,然後按 Enter。

  7. 在隨即顯示的 [存回] 對話方塊中輸入註解,總結您所做的變更。若有多人在處理同一份檔案,存回檔案時加上註解會相當有幫助。註解會列在文件的版本歷程記錄中,假使您需要將文件還原至較舊的版本,這項資訊就相當實用。

  8. 然後按 Enter。您編輯過的檔案版本會取代文件庫中的版本,並且為已存回狀態。其他人現在可檢視您所做的變更,以及取出檔案並進行變更 (如果有相關權限的話)。

捨棄對取出的檔案所做的變更

如果您決定不對檔案進行變更,或不想保留變更內容,可以捨棄取出的檔案,這樣就不會影響檔案的版本歷程記錄。

  1. 在 SharePoint Online 中,瀏覽至您的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽到「欄標題」為止。

  3. 若要在清單中移動並選取適當的檔案,請按向下鍵或向上鍵。如果檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,按 Enter,然後選取您先前取出的檔案。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift+Tab 數次,直到您聽到「開啟」為止。

  5. 按向右鍵數次,直到您聽到「其他命令」為止,然後按 Enter。

  6. 若要選取 [放棄取出] 命令,請按向下鍵數次,然後按 Enter。

  7. 系統會顯示一則訊息,詢問您是否確定要捨棄對文件所做的所有變更。如果您確定要捨棄,請按 Tab 鍵移到 [放棄取出] 按鈕,然後按 Enter。您對文件所做的所有變更都會遭到捨棄,且檔案會維持取出時的狀態。其他人現在可檢視您所做的變更,以及取出檔案並進行變更 (如果有相關權限的話)。

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