使用螢幕助讀程式在 Excel 2016 中排序或篩選表格

您可以使用鍵盤與螢幕助讀程式,排序和篩選 Excel 2016 中的表格。排序資料可協助您迅速整理和尋找想要的資料,以更快速地分析。篩選資料可幫助您專注於一組特定資料,這在大型工作表中特別有用。 s.

本文內容

排序和篩選的鍵盤快速鍵

此表格顯示用於排序和篩選的鍵盤快速鍵。

執行事項

請按

篩選所選取的儲存格範圍,或清除儲存格範圍中的篩選

e

關閉欄標題中的自動篩選下拉式功能表

r

找出儲存格範圍或表格中頂端或底端的值

r

開啟欄標題中的自動篩選下拉式功能表

Alt+向下鍵

從最小到最大排序,或從 A 到 Z 排序

Alt+A,S+A 或 Alt+向下鍵,S

從最大到最小排序,或從 Z 到 A 排序

Alt+A,S+D 或 Alt+向下鍵,O

開啟 [排序] 對話方塊

Alt+A,S+S 或 Alt+H,S,U

在您變更資料後重新套用排序

Ctrl+Alt+L (或 Alt+A,Y+3)

依色彩篩選 依數字或文字篩選

Alt+向下鍵,I

開啟 [儲存格格式] 對話方塊

Alt+向下鍵,F

使用 TRIM 函數

Alt+M,T,然後移至 TRIM r

了解 Excel 中的排序

您可以依據文字 (A 到 Z 或 Z 到 A)、數字 (從最小到最大,或從最大到最小) 以及日期和時間 (從最舊到最新,或從最新到最舊) 排序一或多個欄中的資料。您也可以依據自訂清單 (例如大、中、小) 或依據格式 (包括儲存格色彩、字型色彩或圖示集) 排序。大部分的排序作業屬於欄排序,但您也可以依據列來排序。

當您排序表格時,Excel 會儲存您搭配活頁簿使用的準則,讓您每次開啟活頁簿時都可以重新套用。就多欄排序或需要花費很長時間才能建立的排序而言,這種作法特別重要。不過,這只適用於表格中的資料,並不適用於儲存格範圍。如果您想要儲存排序準則,以便您開啟活頁簿時,可以定期重新套用排序,最好使用表格。

排序表格或範圍中的文字

排序表格中的文字
  1. 瀏覽至表格中的標題列。

  2. 請按向右鍵或向左鍵,移至您想要排序資料的欄標題。

  3. 按 Alt+向下鍵,以開啟篩選功能表,然後按 Tab 鍵來移到功能表。

  4. 隨後出現的選項取決於該欄中的資料類型。例如,您可以從最小到最大或從最大到最小,來排序數值資料。您可以從 A 到 Z、從 Z 到 A,或依色彩來排序英數字元資料。

    使用向下鍵來瀏覽選項,然後按 Enter 鍵來選取一個選項。

排序範圍中的文字
  1. 選取儲存格範圍中英數字元資料的欄,或確定使用中的儲存格位於含有英數字元資料的表格欄內。

  2. 請按 Alt+A。[資料] 索引標籤隨即開啟,您會聽到「上方功能區、[資料] 索引標籤」(在朗讀程式中,您會聽到「已選取、[資料] 索引標籤」)。

    • 若要以遞增的英數字元順序排序 (從 A 到 Z 排序),請按 S+A。 •

    • 若要以遞減的英數字元順序排序 (從 Z 到 A 排序),請按 S+D。

進行將大小寫視為相異的排序
  1. 選取儲存格範圍中英數字元資料的欄,或確定使用中的儲存格位於含有英數字元資料的表格欄內。

  2. 按下 Alt+H,再按 S,然後按 U。[排序] 對話方塊隨即開啟,您會聽到「[排序] 對話方塊」(在朗讀程式中,您會聽到「排序、自訂、[確定] 按鈕」)。

  3. 按 Tab 鍵移至 [選項] 按鈕,然後按空格鍵以開啟 [排序選項] 對話方塊。您會聽到「[排序選項] 對話方塊、[大小寫視為相異] 核取方塊」(在朗讀程式中,您會聽到「[排序選項] 視窗。[大小寫視為相異] 核取方塊」)。

  4. 選取 [大小寫視為相異] 核取方塊。

  5. 按 Tab 鍵移至 [確定] 按鈕,然後按 Enter 鍵。[排序] 對話方塊隨即開啟,您會聽到「[排序] 對話方塊」(在朗讀程式中,您會聽到「排序、自訂、[選項] 按鈕」)。

  6. 按 Tab 鍵移至 [確定] 按鈕,然後按 Enter 鍵。

提示: 

  • 如果您排序的欄包含數字和文字的組合,您可能必須將其格式全部設定為文字。否則,Excel 會將數字視為優先,排序數字之後,才會排序文字。若要設定資料的格式,請選取欄中的所有資料,按下 Alt+H,再依序按 F、N。使用向左鍵,移到 [數字] 索引標籤,然後使用 Tab 鍵,移到 [類別] 清單,再按向下鍵,直到您聽到「文字」。按一次 Tab 鍵,移到 [確定] 按鈕,然後按 Enter 鍵。

提示: 

  • 。當您從不同的位置匯入或複製資料時,可以在資料前面插入前置空格。例如,可能會將 "Sue Lidman" 這個名稱輸入為 "(空格)(空格)Sue Lidman"。

  • 如果您使用螢幕助讀程式,可能會不知道有空格,因為 JAWS 不會讀出儲存格中的空格。

  • 為協助您找到有前置空格的儲存格,Excel 會將它們放在排序欄的最前面。

排序數字

排序數字
  1. 選取儲存格範圍中數字資料的欄,或確定使用中的儲存格位於含有數字資料的表格欄內。

  2. 請按 Alt+A。[資料] 索引標籤隨即開啟,您會聽到「上方功能區、[資料] 索引標籤」(在朗讀程式中,您會聽到「已選取、[資料] 索引標籤」)。

    • 若要從最小到最大排序,請按 S+A。

    • 若要從最大到最小排序,請按 S+D。

檢查數字是否已儲存為數字
  1. 請按 Alt+H,再按 F+N。[儲存格格式] 對話方塊隨即開啟,您會聽到「[儲存格格式] 對話方塊」(在朗讀程式中,您會聽到「[儲存格格式] 視窗」)。

  2. 若要移到 [數字] 索引標籤,請使用向左鍵 (或按 Ctrl+Tab)。您會聽到「[數字] 索引標籤」。

  3. 按 Tab 鍵。[類別] 清單隨即開啟,您會聽到「類別冒號清單方塊、一般」(在朗讀程式中,您會聽到「一般、十二項之一」)。

  4. 按向下鍵,直到您聽到「數字」為止。

  5. 若要關閉對話方塊,請按 Tab 鍵移至 [確定] 按鈕,然後按 Enter 鍵。

排序日期和時間

  1. 選取儲存格範圍中日期或時間的欄,或確定使用中的儲存格位於含有日期或時間的表格欄內。

  2. 請按 Alt+A。[資料] 索引標籤隨即開啟,您會聽到「上方功能區、[資料] 索引標籤」(在朗讀程式中,您會聽到「已選取、[資料] 索引標籤」)。

    • 若要從最舊到最新排序,請按 S+A。

    • 若要從最新到最舊排序,請按 S+D。 •

    • 若要在變更資料後,重新套用排序,請選取範圍或表格中的某個儲存格,然後按下 Ctrl+Alt+L。

依據一個以上的欄排序

如果您有一些資料想要依欄或列中的同一個值分組,您可能會依據一個以上的欄或列排序,然後在具有相等值的群組中排序其他欄或列。 例如,假設有「部門」欄和「員工資料」欄,您可以先依「部門」排序 (將同一部門中的所有員工分在同一組),然後根據姓名排序 (將每個部門中的姓名依字母順序排序)。 您最多可以排序 64 個欄。

附註: 為了獲得最佳的結果,您排序的儲存格範圍應該具有欄標題。若要依據列排序,請確定已清除 [排序] 對話方塊中的 [有標題的表格] 核取方塊。

  1. 選取含有兩個或多個資料欄的儲存格範圍,或確定使用中的儲存格位在含有兩個或多個欄的表格中。

  2. 請按 Alt+A,然後按 S+S。[排序] 對話方塊隨即開啟,您會聽到「[排序] 對話方塊」(在朗讀程式中,您會聽到「排序、自訂、[確定] 按鈕」)。

  3. 按 Tab 鍵,移至 [欄: 排序方式] 下拉式方塊,然後使用方向鍵,選取您想要排序的第一欄。

  4. 若要選取排序類型,請按 Tab 鍵,移至 [排序對象] 下拉式方塊,然後使用方向鍵。

    • 若要依據文字、數值或日期與時間排序,選取 [值]。

    • 若要依據格式排序,選取 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。

  5. 選取您想要排序的方式︰

    • 若要依據值來排序,請按 Tab 鍵,移至 [順序] 下拉式方塊,然後使用方向鍵,選取您想要的排序方式。

    • 若要排序文字與數值,選取 [最小到最大] 或 [最大到最小]。

    • 若要依據自訂清單排序,選取 [自訂清單]。

    • 若要依據儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示排序,請使用方向鍵選取要排序的範圍,然後按 Tab 鍵,移至下一個 [順序] 下拉式方塊,然後使用方向鍵來選取 [最上層] 或 [最底層]。

  6. 若要新增要做為排序依據的其他欄,按 Tab 鍵移至 [新增層級] 按鈕,再按 Enter 鍵,然後重複步驟 3 到 5。

  7. 若要在變更資料後,重新套用欄排序,請選取範圍或表格中的某個儲存格,然後按下 Ctrl+Alt+L。(Ctrl+Alt+L 不會重新套用列排序)。

排序問題的秘訣

如果在排序資料時得到非預期的結果:

  • 檢查公式傳回的值是否已經變更。如果您已排序的資料含有一或多個公式,當工作表重新計算時,這些公式傳回的值可能會變更。在此情況下,請確定重新套用排序以取得最新的結果。

  • 在排序之前取消隱藏列和欄。當您排序欄時,隱藏的欄並不會移動,當您排序列時,隱藏的列並不會移動。排序資料前,建議您先取消隱藏欄及列。

  • 檢查地區設定。排序順序會因地區設定而有所不同。請確定電腦上 [控制台] 的 [地區設定] 或 [地區及語言選項] 中已設定為適當的地區設定。

  • 開啟或關閉標題列。如果您要排序欄,通常會建議您新增標題列,讓使用者更容易了解資料的意義。根據預設,標題中的值不會包含在排序作業中。有時候,您可能需要開啟標題,讓標題中的值不包含在排序作業中,或是關閉標題,讓標題中的值包含在排序作業中。

  • 若因資料的第一列是欄標題,而要排除在排序外,請按 Alt+H,然後依序按 S、U。在 [自訂排序] 對話方塊中,選取 [我的資料有標題] 核取方塊。

  • 若因資料的第一列不是欄標題,而要納入排序,請按 Alt+H,然後依序按 S、U。在 [自訂排序] 對話方塊中,清除 [我的資料有標題] 核取方塊。

篩選表格中的資料

當您在表格中輸入資料時,Excel 會自動對每個欄標題新增 [自動篩選] 下拉式功能表。您可以開啟這個功能表來快速篩選。若要從欄標題移除 [自動篩選] 下拉式功能表,請選取標題,然後按 Ctrl+Shift+L

  1. 在您要篩選的表格欄標題中,按 Alt+向下鍵。[自動篩選] 下拉式功能表隨即開啟,您會聽到「輸入要搜尋的文字、功能表」(在朗讀程式中,您會聽到「群組」)。

  2. 如果欄中有數字,在 [自動篩選] 功能表中,使用向下鍵,移到 [數字篩選],然後按 Enter 鍵。如果欄中有文字項目,請移至 [文字篩選],然後按 Enter 鍵。子功能表隨即開啟,您會聽到「等於」。

  3. 若要移至您要的篩選選項,請使用方向鍵,然後按 Enter 鍵。[自訂自動篩選] 對話方塊隨即開啟,您會聽到「[自訂自動篩選] 對話方塊」(在朗讀程式中,您會聽到「[自訂自動篩選] 視窗」)。

  4. 輸入或選取篩選條件。

    例如,若要顯示大於特定數量的數字,請選取 [大於或等於],然後在下一個下拉式方塊中輸入您要的數字。

    若要依兩個條件篩選,請在兩組編輯下拉式方塊內輸入篩選條件,然後挑選 [且],要求兩個條件成立,或挑選 [或],要求任一條件成立。

  5. 若要關閉對話方塊,請按 Tab 鍵移至 [確定] 按鈕,然後按 Enter 鍵。

篩選範圍中的資料

  1. 選取您要篩選的儲存格。

  2. 按 Ctrl+Shift+L。Excel 會在範圍中的第一個儲存格新增 [自動篩選] 下拉式功能表。

  3. 選取有 [自動篩選] 下拉式功能表的儲存格。

  4. 按 Alt+向下鍵。[自動篩選] 下拉式功能表隨即開啟,您會聽到「輸入要搜尋的文字、功能表」(在朗讀程式中,您會聽到「群組」)。

  5. 請使用方向鍵,然後按 Tab 鍵,移至您要的篩選選項。

  6. 當您選取選項後,按 Tab 鍵移至 [確定] 按鈕,然後按 Enter 鍵。

若要清除此篩選,請選取範圍中的任何儲存格,然後按下 Ctrl+Shift+L。

其他資訊

使用螢幕助讀程式在 Excel 2016 工作表中插入表格

Windows 版 Excel 2016 中的鍵盤快速鍵

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