使用螢幕助讀程式在 Excel 2016 中執行基本工作

Excel 是功能強大的工具,可用來追蹤和分析資料,而您可以透過螢幕助讀程式的協助,在 Excel 中執行這些基本工作及其他功能。透過欄和列的格線形成儲存格,其方格可包含數字、文字或公式,您可以執行從簡單的計算到記錄和詳細檢閱大量資料的任何工作。您可以排序或篩選資料、放入表格,並建立引人注目又可指出資料代表意義的圖表,

附註: 本主題假設 JAWS 使用者已經關閉「虛擬功能區功能表」功能。

本主題內容

建立新活頁簿

Excel 文件稱為「活頁簿」。每份活頁簿都有工作表,通常稱為「試算表」或「工作表」。您可以在活頁簿中新增任意數目的工作表,或是建立新的活頁簿以分別保存資料。

  1. 在 Excel 中,若要開始建立新的活頁簿,請按 Alt+F,N。

  2. 若要開啟空白的活頁簿,請按 L。

輸入資料

當您在工作表中輸入資料時,您會使用列、欄及儲存格。提及儲存格時,是以其在工作表上列和欄中的位置來描述,所以儲存格 A1 表示欄 A 第一列。在新的工作表上,儲存格 A1 是預設的選取項目。

  1. 若要選取您要開始輸入資料的空白儲存格,請按方向鍵。當您移至活頁簿中的儲存格時,在 JAWS 中,您會聽到儲存格參照與儲存格的內容。當您選取空白儲存格時,您會聽到例如「空白,G4」。在朗讀程式中,您會聽到儲存格參照,但不會聽到儲存格的內容。

  2. 在儲存格中,輸入文字或數字。

  3. 若要在儲存格中輸入內容,並移至欄中的下一個儲存格,請按 Enter。若要移至列中的下一個儲存格,請按 Tab 鍵。您也可以使用方向鍵。

使用自動加總新增資料

您可以使用自動加總函數,快速地將您在工作表中輸入的數字相加。

  1. 選取您要放置總計的儲存格。這通常位在您要相加的數字右側或下方。

  2. 若要在儲存格中輸入自動加總函數,請按 Alt+ H,U,然後按 S。

    提示: 您可以變更針對自動加總函數選取的儲存格。若要選取您想要相加的儲存格範圍,請按住 Shift 鍵並按方向鍵。

  3. 當您確認自動加總函數會針對您想要的儲存格建立公式時,請按 Enter。自動加總會將所選儲存格中的數字相加,並將總計放在您選取的儲存格中。

  4. 若要聽到自動加總計算的結果,請移至包含自動加總函數的儲存格。您會聽到實際上是公式計算結果的數字,還有儲存格參照,例如「538,有公式,G6」。

建立簡單公式

您可以輸入簡單的公式,來將工作表中的數字相加、相減、相乘或相除。您可以組合儲存格參照 (如 B4 或 D6),其中包含您要以數學運算子計算的數字,藉以來建立公式。運算子有加法的加號 (+)、減法的減號 (-)、乘法的星號 (*) 以及除法的斜線 (/)。

  1. 選取您要放置公式計算結果的儲存格。這通常位在您要計算的數字右側或下方。

  2. 輸入等號 (=)。Excel 公式一律以等號開頭。

  3. 若要建立公式,請輸入儲存格參照 (如 B4 或 D6) 和數學運算子的組合。例如,=B4+B5、=B4-B5、=B4*B5 或 =B4/B5

    提示: 若要執行快速計算,而不是儲存格參照,您可以在公式中輸入數字,例如,=20+10、=20-10、=20*10 或 =20/10

  4. 按 Enter。隨即計算數字,並將結果放在您選取的儲存格中。

    提示: 如果您希望游標停留在作用儲存格上,請按 Ctrl+Enter。

套用數值格式

若要區別不同類型的數字,您可以加上貨幣、百分比或日期等數字格式設定。

  1. 選取儲存格,其中包含您要設定格式的數字。

  2. 若要開啟數字格式的下拉式方塊,請按 Alt+H,N。

  3. 若要瀏覽可用的數字格式,請按向下鍵或向上鍵。

    提示: 如果此清單中沒有您想要數字格式,例如 [特殊] 或 [自訂],按 Esc 即可結束數字格式清單。若要開啟 [儲存格格式] 對話方塊中的 [數值] 索引標籤,請按 Alt+H,O,然後按 E。若要瀏覽可用的數字格式清單,請按 Tab 鍵,然後按向下鍵或向上鍵。

  4. 若要將選取的數字格式套用至所選的儲存格,請按 Enter。

篩選或排序表格中的資料

當您從工作表中的資料建立表格時,您可以許多不同的方式分析資料,包括快速篩選或排序。

  1. 1. 若要選取您要當成表格分析的資料群組,請選取第一個儲存格。接著,請按住 Shift 鍵,然後按方向鍵,移動到資料的最後一個儲存格 (通常是儲存格群組的對角)。選取儲存格群組之後,您會聽到儲存格參照與範圍內第一個儲存格的內容,接著是儲存格參照和範圍內最後一個儲存格的內容。(在朗讀程式中,您會聽到儲存格參照與範圍內第一個儲存格的內容)。

  2. 若要開啟快速分析工具,請按 Ctrl+Q。

  3. 若要移至 [表格] 索引標籤,請按 T。

  4. 若要選取 [表格] 方格,請按 Tab 鍵,然後按 Enter。已將您選取的資料格式設為表格。已新增欄標題,並以交替色彩設定列的格式。

  5. 依照欄的內容篩選表格。

    1. 移至其中包含要篩選資料的欄標題。

    2. 選取欄標題中的箭號。

    3. 按 Tab 鍵,直到您聽到「全選,已核取」。

    4. 若要清除此核取方塊,請按空格鍵。

    5. 若要逐項瀏覽篩選選項,請按向下鍵,而若要選取其中包含要篩選資料的核取方塊,請按空格鍵。按 Enter。

    6. 若要移除篩選條件,並再次顯示所有資料,請重複步驟 a-c。若要選取 [全選] 核取方塊,請按空格鍵。按 Enter。

  6. 排序表格。

    1. 移至您要據以排序的欄標題。

    2. 選取欄標題中的箭號。

    3. 若要選取 [從最小到最大排序​​] (適用於數字) 或 [從 A 到 Z 排序] (適用於文字),請按 S。若要選取 [從最大到最小排序​​] 或 [從 Z 到 A 排序],請按 O。

計算表格中的數字

使用快速分析工具可以讓您快速計算數字。無論您要加總、平均或計數,Excel 都可以在整份表格的數字下方或旁邊顯示計算結果。

  1. 若要選取您要當成表格計算的資料群組,請選取第一個儲存格。接著,請按住 Shift 鍵,然後按方向鍵,移動到資料的最後一個儲存格 (通常是儲存格群組的對角)。

  2. 若要開啟快速分析工具,請按 Ctrl+Q。

  3. 若要移至 [總計] 索引標籤,請按 O,然後按 Tab 鍵。

  4. 若要逐項瀏覽計算選項,其包括可用於水平資料或垂直資料的 [加總]、[平均]、[計數]、[列/欄總計] 及 [執行加總],請按向右鍵。

  5. 選取計算選項,然後按 Enter。隨即依指定方式計算選取的資料群組。

  6. 若要聽到計算結果,請逐一選取包含公式的儲存格。您會聽到實際上包含公式的儲存格公式計算結果,還有儲存格參照。

將資料當成表格設定格式或醒目提示

設定格式化的條件或走勢圖可以醒目提示您最重要的資料或是呈現資料趨勢。您可以使用快速分析工具快速套用這些醒目提示。

  1. 若要利用格式化的條件或走勢圖,選取您想要醒目提示的資料群組,請選取第一個儲存格。接著,請按住 Shift 鍵,然後按方向鍵,移動到資料的最後一個儲存格 (通常是儲存格群組的對角)。

  2. 若要開啟快速分析工具,請按 Ctrl+Q。

  3. 若要移至 [格式] 索引標籤上,請按 F。若要移至 [走勢圖] 功能表,請按 S。若要移至索引標籤選項,請按 Tab 鍵。

  4. 若要逐項瀏覽格式設定或走勢圖選項,請按向右鍵或向左鍵。數字的格式化選項包含 [資料橫條]、[色彩]、[圖示集] 及其他功能。文字的格式化選項包含 [文字包含]、[重複的值]、[唯一值]、[等於] 及 [清除格式]。走勢圖選項包括 [直線]、[直條圖] 及 [輸贏分析],全都只有在數字選取時才能使用。

  5. 選取格式設定或走勢圖選項,然後按 Enter。隨即依指定方式計算您選取的資料群組。

附註: 深入了解如何使用走勢圖分析資料的趨勢

在圖表中呈現資料

快速分析工具會建議特定的圖表,並快速建立資料的視覺呈現效果。

  1. 若要選取您要以圖表呈現的數字和標籤群組,請選取第一個儲存格。接著,請按住 Shift 鍵,然後按方向鍵,移動到資料的最後一個儲存格 (通常是儲存格群組的對角)。

  2. 若要開啟快速分析工具,請按 Ctrl+Q。

  3. 若要移至 [圖表] 索引標籤,請按 C,然後按 Tab 鍵。

  4. 若要逐項瀏覽圖表選項,請按向右鍵或向左鍵。

  5. 選取您想要的圖表類型,然後按 Enter。呈現所選取群組的圖表會以內嵌物件的形式新增至工作表。

附註: 深入了解在 Windows 版 Excel 2016 中建立圖表的其他方法。

儲存工作

  1. 1. 按 Ctrl+S。如果這是您第一次儲存此活頁簿,請在剛才開啟的 [另存新檔] Backstage 檢視中,選取其儲存位置,然後為其命名。

  2. 若要移至 [另存新檔] 位置選項,請按 Tab 鍵。

  3. 若要選取活頁簿的儲存位置,(如 [OneDrive] 或 [這部電腦]),請按向下鍵或向上鍵。或者,若要開啟 [另存新檔] 對話方塊,請移至 [瀏覽],然後按 Enter。

  4. 若要瀏覽至所選儲存位置中的資料夾,請按 Tab 鍵。若要移至較上層的資料夾,請選取 [往上一層]。若要移至資料夾清單,請重複按 Tab 鍵。若要在清單中逐項移動,請按 Tab 鍵或方向鍵。若要選取資料夾,請按 Enter。

  5. 按 Tab 鍵移至 [在此輸入檔案名稱] 方塊,然後輸入您的活頁簿的名稱。

  6. 按 Tab 鍵移至 [儲存] 按鈕,然後按 Enter。

列印工作

  1. 若要開啟 [列印] Backstage 檢視,請按 Ctrl+P。

  2. 按 Tab 鍵在列印設定之間移動,包括 [列印內容]、[單面列印]、[直向方向]、[標準邊界] 及 [版面設定]。若要變更所選的設定,請按 Enter。若要選取不同的設定,請按向下鍵或向上鍵,然後按 Enter。

  3. 依您想要的方式完成列印設定時,若要選取 [列印],請按 Shift+Tab,直到您聽到「列印」為止。按 Enter。印表機隨即列印該活頁簿。

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