使用螢幕助讀程式在 Excel 中排序或篩選表格

使用螢幕助讀程式在 Excel 中排序或篩選表格

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

大聲朗讀含有螢幕助讀程式內容標籤的符號。本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的使用者。如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

在 Excel 2016 中使用鍵盤和螢幕助讀程式 (例如 JAWS 或 Windows 內建的螢幕助讀程式「朗讀程式」),以排序和篩選表格。排序資料可協助您迅速整理和尋找想要的資料,以更快速地分析。篩選資料可幫助您專注於一組特定資料,這在大型工作表中特別有用。

附註: 

本主題內容

排序和篩選的鍵盤快速鍵

此表格顯示用於排序和篩選的鍵盤快速鍵。

若要這麼做

請按

篩選所選取的儲存格範圍,或清除儲存格範圍中的篩選

e

關閉欄標題中的自動篩選下拉式功能表

r

找出儲存格範圍或表格中頂端或底端的值

r

開啟欄標題中的自動篩選下拉式功能表

Alt+向下鍵

從最小到最大排序,或從 A 到 Z 排序

Alt+A,S+A 或 Alt+向下鍵,S

從最大到最小排序,或從 Z 到 A 排序

Alt+A,S+D 或 Alt+向下鍵,O

開啟 [排序] 對話方塊

Alt+A,S+S 或 Alt+H,S,U

在您變更資料後重新套用排序

Ctrl+Alt+L (或 Alt+A,Y+3)

依色彩篩選依數字或文字篩選

Alt+向下鍵,I

開啟 [儲存格格式] 對話方塊

Alt+向下鍵,F

使用 TRIM 函數

Alt+M,T,然後移至 TRIM r

了解 Excel 中的排序

您可以依據文字 (A 到 Z 或 Z 到 A)、數字 (從最小到最大,或從最大到最小) 以及日期和時間 (從最舊到最新,或從最新到最舊) 排序一或多個欄中的資料。您也可以依據自訂清單 (例如大、中、小) 或依據格式 (包括儲存格色彩、字型色彩或圖示集) 排序。大部分的排序作業屬於欄排序,但您也可以依據列來排序。

當您排序表格時,Excel 會儲存您搭配活頁簿使用的準則,讓您每次開啟活頁簿時都可以重新套用。就多欄排序或需要花費很長時間才能建立的排序而言,這種做法特別重要。不過,這只適用於表格中的資料,並不適用於儲存格範圍。如果您想要儲存排序準則,以便您開啟活頁簿時,可以定期重新套用排序,最好使用表格。

附註: 一旦您排序資料時,您無法還原原始的順序。如果您還沒有將檔案儲存排序後,您可以使用復原 (Ctrl + Z),回到上一頁。

排序表格或範圍中的文字

排序表格中的文字

  1. 瀏覽至表格中的標題列。

  2. 按向右鍵或向鍵以移至欄標題的您想要排序的資料。

  3. 按 Alt + 向下鍵以開啟 [篩選] 功能表,然後按 [Tab 鍵以移至 [] 功能表。

  4. 隨後出現的選項而定的欄中的資料類型。例如,您也可以到最小排序最小到最大] 或 [最大的數字的資料。您可以排序英數字元資料從 A 到 Z],從 Z 到 A,或依色彩。

    使用向下鍵來瀏覽選項],然後按 Enter 以選取其中一個選項。

排序範圍中的文字

  1. 選取儲存格範圍中英數字元資料的欄,或確定使用中的儲存格位於含有英數字元資料的表格欄內。

  2. 按 Alt + A。隨後便會開啟 [資料] 索引標籤,然後您聽到: 「 Upper 功能區,群組] 方塊中,資料] 索引標籤 」。(朗讀程式,您會聽到: 「 功能區索引標籤,選取、 資料] 索引標籤項目]。

    • 若要以遞增英數字元順序排序 (從 A 排序到 Z),按下 S + A。

    • 若要以遞減的英數字元順序排序 (從 Z 到 A 排序),請按 S+D。

進行將大小寫視為相異的排序

  1. 選取儲存格範圍中英數字元資料的欄,或確定使用中的儲存格位於含有英數字元資料的表格欄內。

  2. 按下 Alt + H、 S,然後 u。[排序] 對話方塊隨即開啟,和您聽到: 「 排序] 對話方塊,[確定] 按鈕。 」(朗讀程式,您會聽到: [排序],[確定] 按鈕。 」)

  3. 按下 Tab 鍵,直到您聽到 「 選項] 按鈕,」,然後按空格鍵以開啟 [排序選項] 對話方塊。您聽到 「 排序選項] 對話方塊區分大小寫的核取方塊,不對。 」(朗讀程式,您會聽到: 「 排序選項。取消核取、 區分大小寫] 核取方塊。 「)

  4. 按下空格鍵以選取 [大小寫視為相異] 核取方塊。

  5. 按 Tab 鍵,直到您聽到 「 [確定] 按鈕 」,然後按 enter 鍵。[排序] 對話方塊隨即開啟,和您聽到: [排序] 對話方塊。 」(朗讀程式,您會聽到: [排序],[確定] 按鈕。 」)

  6. 按 Tab 鍵,直到您聽到 「 [確定] 按鈕 」,然後按 enter 鍵。

提示: 

  • 如果您排序的欄包含了不同的數字和文字,您可能必須設定為文字格式。否則,Excel 會第一次,以數字排序數字,然後排序文字。資料的格式設定,在欄中,選取所有資料,然後按下 Alt + H、 F、 N 使用向左鍵移至 [數字] 索引標籤,然後使用 Tab 鍵可移至 [類別] 清單和按向下鍵,直到您聽到 「 文字 」。按一次 Tab 鍵以移至[確定] 按鈕,然後按 Enter。

提示: 

  • 當您從不同的位置匯入或複製資料時,可以在資料前面插入前置空格。例如,可能會將 "Sue Lidman" 這個名稱輸入為 "(空格)(空格)Sue Lidman"。

  • 如果您使用螢幕助讀程式,可能會不知道有空格,因為 JAWS 不會讀出儲存格中的空格。

  • 為協助您找到有前置空格的儲存格,Excel 會將它們放在排序欄的最前面。

排序數字

排序數字

  1. 選取儲存格範圍中數字資料的欄,或確定使用中的儲存格位於含有數字資料的表格欄內。

  2. 按 Alt + A。隨後便會開啟 [資料] 索引標籤,然後您聽到: 「 Upper 功能區,群組] 方塊中,資料] 索引標籤 」。(朗讀程式,您會聽到: 「 功能區索引標籤,選取、 資料] 索引標籤項目]。)

    • 若要從最小到最大排序,請按 S+A。

    • 若要從最大到最小排序,請按 S+D。

檢查數字是否已儲存為數字

  1. 按下 Alt + H、 F + N。[儲存格格式] 對話方塊隨即開啟,和您聽到: 」 儲存格格式] 對話方塊。 」(朗讀程式,您會聽到: 」 設定格式的儲存格]。)

  2. 若要移至 [數字] 索引標籤,請使用向左鍵 (或按下 Ctrl + Tab)。您會聽到: [數值] 索引標籤。 」(朗讀程式,您會聽到: 」 數字] 索引標籤項目]。)

  3. 按下 Tab 鍵。已開啟的 [類別] 清單,且您聽到目前選取的類別,例如 「 一般 」 或 「 日期 」。

  4. 按向上或向下鍵,直到您聽到 「 編號 」。

  5. 若要關閉對話方塊,請按 Tab 鍵,直到您聽到 「 [確定] 按鈕 」,然後按 enter 鍵。

排序日期和時間

  1. 選取儲存格範圍中日期或時間的欄,或確定使用中的儲存格位於含有日期或時間的表格欄內。

  2. 按 Alt + A。隨後便會開啟 [資料] 索引標籤,然後您聽到: 「 Upper 功能區,群組] 方塊中,資料] 索引標籤 」。(朗讀程式,您會聽到: 「 功能區索引標籤上,選取]、 [資料] 索引標籤。 」)

    • 若要從最舊到最新排序,請按 S+A。

    • 若要從最新到最舊,按下 S + D。

    • 若要在變更資料後,重新套用排序,請選取範圍或表格中的某個儲存格,然後按下 Ctrl+Alt+L。

依據一個以上的欄排序

如果您有一些資料想要依欄或列中的同一個值分組,您可能會依據一個以上的欄或列排序,然後在具有相等值的群組中排序其他欄或列。例如,假設有「部門」欄和「員工資料」欄,您可以先依「部門」排序 (將同一部門中的所有員工分在同一組),然後根據姓名排序 (將每個部門中的姓名依字母順序排序)。您最多可以排序 64 個欄。

附註: 為了獲得最佳結果,您排序的儲存格範圍應該具有欄標題。若要排序的列,請確定已清除 [排序] 對話方塊中的 [有標題的表格] 核取方塊。

  1. 選取含有兩個或多個資料欄的儲存格範圍,或確定使用中的儲存格位在含有兩個或多個欄的表格中。

  2. 按下 Alt + A、 S + S。[排序] 對話方塊隨即開啟,和您聽到: 「 排序] 對話方塊,[確定] 按鈕。 」(朗讀程式,您會聽到: [排序],[確定] 按鈕。 」)

  3. 按 Tab 鍵,直到您找到欄: 作為排序依據下拉式方塊,然後使用方向鍵選取您想要排序的第一欄的箭號。

  4. 若要選取的 [排序] 索引標籤,[排序對象] 下拉式方塊類型,然後使用方向鍵。

    • 若要依據文字、 數字或日期及時間排序,選取 []。

    • 若要依據格式排序,選取 [ C希臘文色彩、 字型色彩或儲存格圖示]。

  5. 選取您想要排序的方式︰

    • 若要依據值排序,請按 Tab 鍵,直到您找到的順序下拉式方塊,然後使用方向鍵選取您想要排序的方式。

    • 若要排序文字與數值,選取 [最小到最大] 或 [最大到最小]。

    • 若要排序依據自訂清單,請選取 [自訂清單

    • 若要依據儲存格色彩排序,字型色彩或儲存格圖示],使用方向鍵,讓您的選取範圍,然後按下 Tab 鍵,直到您尋找下一個順序下拉式方塊,然後使用方向鍵選取頂端底部上

  6. 若要新增另一個資料行排序方式,請至新增層級] 按鈕,按下 enter 鍵,然後重複步驟 3 到 5] 索引標籤。

  7. 若要變更資料之後,請重新套用欄排序,選取範圍或表格中的儲存格,然後按下 Ctrl + Alt + L (Ctrl + Alt + L 會無法重新套用列排序。)

排序問題的祕訣

如果在排序資料時得到非預期的結果:

  • 檢查公式傳回的值是否已經變更。如果您已排序的資料含有一或多個公式,當工作表重新計算時,這些公式傳回的值可能會變更。在此情況下,請確定重新套用排序以取得最新的結果。

  • 在排序之前取消隱藏列和欄。當您排序欄時,隱藏的欄並不會移動,當您排序列時,隱藏的列並不會移動。排序資料前,建議您先取消隱藏欄及列。

  • 核取的地區設定。排序順序不同的地區設定。請確定 [控制台] 中有適當的地區設定中的設定地區設定] 或 [地區及語言選項] ,在您的電腦上。

  • 開啟或關閉標題列。如果您要排序欄,通常會建議您新增標題列,讓使用者更容易了解資料的意義。根據預設,標題中的值不會包含在排序作業中。有時候,您可能需要開啟標題,讓標題中的值不包含在排序作業中,或是關閉標題,讓標題中的值包含在排序作業中。

  • 若要排除資料的第一列排序,因為它是欄標題,請按 Alt + H、 S,然後 u。在 [自訂排序] 對話方塊中,選取 [我的資料有標題] 核取方塊。

  • 若要包含在排序資料的第一列,因為它不是欄標題,請按 Alt + H、 S,然後 u。在 [自訂排序] 對話方塊中,清除 [我的資料有標題] 核取方塊。

篩選表格中的資料

當您將您的資料放在表格中時,Excel 會自動新增[自動篩選]下拉式功能表每個欄標題。您可以開啟這個快速篩選] 功能表。若要移除欄標題中的[自動篩選]下拉式功能表,選取標題,然後再按下 Ctrl + Shift + L。

  1. 在您想要篩選的欄的表格標題,按下 Alt + 向下鍵。隨即會開啟 [自動篩選下拉功能表。在 [朗讀程式聆聽: [功能表]。)

  2. 在 [自動篩選] 功能表中,如果資料行數字,會使用向下鍵以移至 [數字篩選,然後按 Enter。如果資料行的文字項目,請移至 [文字篩選器,然後按 Enter。隨後便會開啟 [子功能表,與您聽到 「 等於 」。

  3. 若要移至您要的篩選選項,請使用方向鍵,然後按 Enter。[自訂自動篩選]對話方塊隨即開啟,和您聽到: 「 自訂自動篩選] 對話方塊。 」(朗讀程式,您會聽到: 「 自訂自動篩選]。)

  4. 輸入或選取篩選條件。

    例如,要顯示上述數字特定金額大於大於或等於,然後選取再輸入您有在下一個下拉式方塊中。

    若要篩選的兩個條件,在兩組編輯下拉式方塊中,輸入篩選條件然後挑選兩個條件均為 true,或挑選其中一個為 true 的條件。

  5. 若要關閉對話方塊,請按 Tab 鍵,直到您找到[確定] 按鈕,然後按 enter 鍵。

篩選範圍中的資料

  1. 選取您要篩選的儲存格。

  2. 按下 Ctrl + Shift + L Excel 會自動篩選下拉功能表將範圍中第一個儲存格。

  3. 選取自動篩選下拉功能表中的儲存格。按 Alt + 向下鍵。隨後便會開啟[自動篩選]下拉式功能表,和您聽到: 「 內容功能表 」。(朗讀程式,您會聽到: [功能表]。)

  4. 請使用方向鍵,然後按 Tab 鍵,移至您要的篩選選項。

  5. 當您完成您的選取範圍] 索引標籤, [確定] 按鈕,然後按 enter 鍵。

若要清除此篩選,請選取範圍中的任何儲存格,然後按下 Ctrl+Shift+L。

另請參閱

在 Excel 中使用螢幕助讀程式為表格加上標題

使用螢幕助讀程式在 Excel 的表格中建立欄標題

Windows 的 Excel 鍵盤快速鍵及功能鍵

使用螢幕助讀程式在 Excel 中執行基本工作

設定裝置以在 Office 365 中搭配使用協助工具

了解如何使用易於存取的功能瀏覽 Excel

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