使用自訂格式設定指定資料如何顯示

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您有套用自訂格式以特定格式顯示欄位中的資料。自訂格式設定只變更如何顯示的資料,並在 Microsoft Access 資料庫中,儲存資料的方式,或如何使用者可以輸入或編輯資料,並不會影響。

套用自訂格式是其中一個選項,當您使用的資料類型是沒有預先定義的存取格式化選項,或如果預先定義的格式並不符合您的需求。您可以套用自訂格式至欄位中輸入的常值字元和定位符號字元。當您將格式套用至資料表欄位時,該相同的格式會自動套用至任何表單或報表控制項繫結 (連結) 到該表格欄位。

本文將說明您可以使用特定的資料類型,並示範如何套用設定格式化的文字及版面配置區字元的類型。

您想要做什麼?

進一步瞭解自訂格式

指定數字和貨幣資料類型的格式

指定文字及備忘資料類型的格式

指定的格式的日期/時間資料類型

深入瞭解格式設定選項

進一步瞭解自訂格式

當您建立自訂格式時,您的資料表欄位的 [格式] 屬性中輸入各種不同的字元。字元 (例如句號和逗號) 的分隔符號、 常值字元,以及色彩包含版面配置區 (例如 0 和 #)。

此外,您可以在其中指定的四種類型的數值格式,正值、 負值、 零 (0) 及 null (未定義)。如果您選擇針對每個類型的值建立格式,您必須先將正值的格式、 的格式第二個負數值、 的格式第三,零值和格式 null 值的最後一個。此外,您必須以分號分隔每個格式。

自訂格式的範例   

#,# # #。 # #;(#,###.##) [Red]; 0,000.00;"未定義"

這個字串有四個自訂格式,並且顯示下列動作:

  • 有兩位小數位數的正值。

  • 有兩位小數位數的負值 (使用括號括住並顯示為紅色字體)。

  • 零值,也就是數字 0,永遠顯示兩位小數位數。

  • Null 值為 「 未定義 」。

每個字串中的四個區段會以分號 (;)。

以下說明每個區段:

  • 數字記號 (#) 是數字的版面配置區。如果格式不遇到任何值時,Access 會顯示空白區域。如果您想要顯示零,而非空格 (例如,若要以 1234.00 顯示 1234年),您可以使用數字 0 作為版面配置區。

  • 根據預設,第一個區段會顯示正值。如果您想要使用較大的數值或更多的小數位數的格式,您可以新增更多的版面配置區的小數位數的值,例如 #,# # #。 # # #。例如,1234.5678 會顯示為 1,234.568。請注意,此格式會使用逗號作為千分位分隔符號,為小數點分隔符號的期間。

    如果在記錄中的小數位數的值超出版面配置區中的字元數自訂格式,Access 將值,並顯示格式所指定的值的數目。例如,如果您] 欄位包含 3,456.789,但它的格式指定兩個小數位數,Access 會將.79 的十進位值。

  • 根據預設,第二個區段只會顯示負值值。如果您的資料不包含負值,Access 會將欄位留。上述範例格式周圍任何負值常值字元: 左、 右括號。它也可以使用 [Red] 色彩宣告中顯示為紅色字體顯示任何負值。

  • 根據預設,第三個區段定義所有零 (0) 值的格式。在此情況下,[] 欄位包含零值,0,000.00 會顯示。若要顯示,而非數字的文字,您可以使用 「 0 」 (以雙引號括住) 改為。

  • 根據預設,第四個區段定義的檢視時記錄包含 null 值。在此情況下,使用者會看到 「 未定義 」。您也可以使用其他文字,例如 「 Null 」 或 「 * * * 」。請記住,周圍雙引號括住的字元會視為常值字元,並顯示它們一樣輸入它們的格式。

附註: 請記住,您不需要使用所有四個區段。例如,如果您的資料表欄位會接受 null 值,您可以略過第四個區段。

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指定數字和貨幣資料類型的格式

如果您不指定自訂格式的數字和貨幣值,Access 會的一般數字格式和貨幣貨幣格式顯示數字。

若要建立自訂格式,請使用下表所示的格式設定字元。您也可以指定您要的數字或貨幣的色彩。

字元

描述

#

用來顯示數字。每個字元代表一個數字的位置。如果位置中不存在值,Access 會顯示一個空格。此外,也可以將其做為預留位置使用。

例如,如果您套用的格式#、 ## ,欄位中輸入值為 45,45 隨即出現。如果您輸入的欄位中,Access 會顯示 12,145 12,145,即使您定義只有一個版面配置區左邊的千分位分隔符號。

0

用來顯示數字。每個字元代表一個數字的位置。如果位置中不存在值,Access 會顯示零 (0)。

千分位及小數分隔符號

用來指定您要的存取權放置千分位及小數分隔符號的位置。Access 會使用 Windows 地區設定所定義的分隔符號。如需這些設定的相關資訊,請參閱變更 Windows 地區設定,若要修改某些資料類型的外觀

空格、+ - $ ()

用來在格式字串中所需的任何位置插入空格、數學字元 (+ -) 和金融符號 (¥ £ $)。如果要使用其他的一般數學符號,例如斜線 (\ 或 /) 及星號 (*),請以雙引號括住這些符號。請注意,您可以將這些字元置於任何位置。

\

用來強制 Access 顯示緊隨在後的字元。其作用與以雙引號括住字元相同。

!

用來強制靠左的對齊的所有值。當您強制靠左的對齊時,您無法使用 #,0 的數字版面配置區,但您可以使用 [版面配置區文字的字元。如需有關這些版面配置區的詳細資訊,請參閱自訂格式的文字及備忘資料類型

*

用來強制緊隨星號的字元,使其成為填滿字元 (用來填滿空格的字元)。Access 通常會靠右對齊顯示數值資料,並以空格填滿值左邊的所有區域。您可以在格式字串中的任何位置加入填滿字元,如此一來,Access 即會以指定的字元填滿所有空格。

例如,£##*~.00 格式將以 £45~~~~~.15 顯示貨幣金額。欄位中顯示的波狀符號數目 (~) 取決於資料表欄位的空格數。

%

用來做為格式字串的最後一個字元。此格式會將儲存格的值乘以 100,並於顯示結果時,在值的後方加上百分比符號。

E+、E-

–或–

e+、e-

用來以科學記號 (指數) 標記法顯示數字。

如果預先定義的科學記號格式沒有為數值提供足夠的空間,請使用此選項。請使用 E+ 或 e+ 來顯示正指數,使用 E- 或 e- 來顯示負指數。使用這些預留位置時,必須配合其他字元。

例如,假設您將格式 0.000E+00 套用到數值欄位,然後輸入 612345。Access 會顯示 6.123E+05。Access 會先將小數位數四捨五入成三位 (小數分隔符號右邊或左邊零的數量)。接著,Access 會計算原始值中,小數分隔符號右邊 (或左邊,根據您的語言設定) 位數的指數值。在此情況下,原始值會將 "612345" (5 位數) 放在小數點的右邊。因此,Access 將會顯示 6.123E+05,產生的值則相當於 6.123 x 105。

"文字"

以雙引號括住要讓使用者看見的文字。

[色彩]

用來將色彩套用至格式區段中所有的值。您必須以方括號括住色彩名稱並使用下列其中一個名稱:black (黑色)、blue (藍色)、cyan (青色)、green (綠色)、magenta (洋紅)、red (紅色)、yellow (黃色) 或 white (白色)。

若要套用數字或貨幣資料類型的自訂格式,請執行下列動作:

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

  2. 選取您要設定格式的欄位,然後在 [一般] 索引標籤上,按一下 [格式] 方塊旁邊的儲存格。

  3. 輸入特定的字元,根據您的格式設定需求。

  4. 按下 CTRL+S 鍵儲存您的工作成果。

您將自訂格式套用至功能變數之後,您可以執行下列任一或所有動作來測試格式:

  • 輸入值,不含千分位分隔符號或小數點分隔符號,並查看格式如何處理資料。格式是否正確的位置中放置分隔符號?

  • 輸入更長的時間或比您預期 (使用及不分隔符號),並查看格式的行為方式,為較短的值。[不需要的空格或前置或結尾的零,格式是否已可新增?

  • 零或 null 值中輸入正數或負數的值,表示的格式並查看您是否要結果。

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指定文字及備忘資料類型的格式

文字及備忘資料類型不接受預先定義的格式。文字資料類型接受自訂格式,備忘資料類型可接受自訂和 Rtf 文字格式設定。

一般而言,您將自訂格式套用至文字及備忘資料類型,以使表格資料更容易閱讀。例如,如果您使用 Web 表單收集信用卡卡號儲存這些數不包含空格,您可以使用自訂格式新增適當的空格,以使信用卡卡號更容易閱讀。

自訂格式的文字及備忘資料類型允許只有兩個字串中的格式區段。格式字串的第一個區段控制項的外觀,並第二個區段顯示空白值或零長度字串。如果您不指定的格式,存取靠左對齊資料工作表中的所有文字。

下表列出並說明可套用至文字或備忘資料類型的欄位的自訂格式。

字元

描述

@

用來顯示格式字串中可用字元的位置。如果 Access 將所有字元放在基礎資料中,其餘的預留位置將顯示為空格。

例如,如果格式字串是 @@@@@,而基礎文字是 ABC,則文字會有兩個前置空格並靠左對齊。

&

用來顯示格式字串中可用字元的位置。如果 Access 將所有字元放在基礎資料中,其餘的預留位置將顯示為空白。

例如,如果格式字串是 &&&&&,而文字是 ABC,將只顯示靠左對齊的文字。

!

用來強制預留位置字元從左至右填滿,而不是從右至左。您必須將此字元用於任何格式字串的開頭。

<

用來強制所有文字使用小寫字母。您必須將此字元用於格式字串的開頭,但可將驚嘆號放在此字元的前面 (!)。

>

用來強制所有文字使用大寫字母。您必須將此字元用於格式字串的開頭,但可將驚嘆號放在此字元的前面 (!)。

*

使用時,星號 (*) 之後緊隨的字元會變成填滿字元 (用來填滿空格的字元)。Access 通常會靠左對齊顯示文字,並以空格填滿值右邊的所有區域。您可以在格式字串中的任何地方加入填滿字元。如此一來,Access 即會以指定的字元填滿所有空白。

空格、+ - $ ()

用來在格式字串中所需的任何位置插入空格、數學字元 (+ -)、金融符號 (¥ £ $) 和括號。如果要使用其他一般的數學符號,例如斜線 (\ 或 /) 及星號 (*),請以雙引號括住這些符號。請注意,您可以將這些字元放置於格式字串中的任何位置。 

"文字"

以雙引號括住要向使用者顯示的任何文字。

\

用來強制 Access 顯示緊隨在後的字元。其作用與以雙引號括住字元相同。

[色彩]

用來將色彩套用至格式區段中所有的值。您必須以方括號括住名稱並使用下列名稱之一:black (黑色)、blue (藍色)、cyan (青色)、green (綠色)、magenta (洋紅)、red (紅色)、yellow (黃色) 或 white (白色)。

附註: 當您指定格式時,Access 會以基礎欄位中的資料填滿預留位置字元。

若要套用自訂格式,請執行下列動作:

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

  2. 選取您要設定格式的欄位,然後在 [一般] 索引標籤上,按一下 [格式] 方塊旁邊的儲存格。

  3. 輸入您的格式。

    您可以指定的自訂格式類型取決於您選取的欄位資料類型。

  4. 按下 CTRL+S 鍵儲存您的工作成果。

您可以測試您的自訂格式設定下列方式:

  • 輸入大寫或小寫值,請參閱格式如何處理資料。結果意義嗎?

  • 輸入更長的時間或比您預期 (使用及不分隔符號),並查看格式的行為方式,為較短的值。[不需要的空格或前置或結尾空格,或是非預期的字元,格式是否已可新增?

  • 輸入零長度字串或 null 值,並查看您是否要結果。

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指定的格式的日期/時間資料類型

如果您不指定預先定義或自訂格式,Access 就會套用通用日期格式,m/dd/yyyy h:nn: ss AM/PM。

[日期/時間] 欄位的自訂格式最多可以包含兩個區段,其中一個為日期與時間,並以分號分隔各節。例如,您可以重新建立一般日期格式,如下所示: m/dd/yyyy; h:nn:ss。

字元

描述

日期分隔符號

用來控制 Access 放置分隔符號的天數、 月數與年數的位置。Access 會使用 Windows 地區設定中所定義的分隔符號。如需這些設定的相關資訊,請參閱變更 Windows 地區設定,若要修改某些資料類型的外觀

c

用來顯示通用日期格式。

d 或 dd

用來將月份中的日期顯示為一位數或兩位數。一位數使用一個預留位置。兩位數則使用兩個預留位置。

ddd

用來將星期幾縮寫為三個字母。

例如,Monday 會顯示為 Mon。

dddd

用來將星期幾完整拼出。

ddddd

用來顯示 [簡短日期] 格式。

dddddd

用來顯示 [完整日期] 格式。

w

用來顯示星期幾的數字。

例如,Monday 會顯示為 2。

m 或 mm

用來將月份顯示為一位數或兩位數的數字。

mmm

用來將月份名稱縮寫為三個字母。

例如,October 會顯示為 Oct。

mmmm

用來完整拼出月份的名稱。

q

用來顯示目前月曆季度 (1 至 4) 的數字。

例如,若為五月份中的一個日期,Access 會將季度值顯示為 2。

y

用來顯示一年中的第幾天 (1 至 366)。

yy

用來顯示年份的最後兩位數字。

附註: 建議輸入並顯示特定年份的所有四位數。

yyyy

用來顯示年份的所有數字,範圍從 0100 到 9999。

時間分隔符號

用來控制 Access 放置分隔符號的小時、 分鐘和秒的位置。Access 會使用 Windows 地區設定中所定義的分隔符號。.

h 或 hh

用來將小時顯示為一位數或兩位數。

n 或 nn

用來將分鐘顯示為一位數或兩位數。

s 或 ss

用來將秒鐘顯示為一位數或兩位數。

ttttt

用來顯示 [完整時間] 格式。

AM/PM

用來顯示 12 小時制的時鐘值,後面接著 AM 或 PM。Access 會根據電腦的系統時鐘設定這個值。

A/P 或 a/p

用來顯示 12 小時制的值,後面接著 A、P、a 或 p。Access 會根據電腦的系統時鐘設定這個值。

AMPM

用來顯示 12 小時制的時鐘值。Access 會使用您的 Windows 地區設定中指定的上午及下午標記。

空格、+ - $ ()

用來在格式字串中所需的任何位置插入空格、數學字元 (+ -)、金融符號 (¥ £ $) 和括號。如果要使用其他的一般數學符號,例如斜線 (\ 或 /) 及星號 (*),請以雙引號括住這些符號。請注意,您可以將這些字元置於任何位置。

\

用來強制 Access 顯示緊隨在後的字元。其作用與以雙引號括住字元相同。

*

用來強制緊隨星號的字元,使其成為填滿字元 (用來填滿空格的字元)。Access 通常會靠左對齊顯示文字,並以空格填滿值右邊的所有區域。您可以在格式字串中的任何地方加入填滿字元。如此一來,Access 即會以指定的字元填滿所有空白。

"文字"

以雙引號括住要讓使用者看見的文字。

[色彩]

用來將色彩套用至格式區段中所有的值。您必須以方括號括住名稱並使用下列名稱之一:black (黑色)、blue (藍色)、cyan (青色)、green (綠色)、magenta (洋紅)、red (紅色)、yellow (黃色) 或 white (白色)。

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深入瞭解格式設定選項

如果您想在資料工作表中的欄位,表單或報表,以顯示特定的值,欄位儲存為其他值而建立查閱欄位。若要進一步瞭解查閱欄位,請閱讀的自訂資料來建立查閱欄位的顯示方式。若要控制資料輸入格式,請閱讀建立輸入的遮罩輸入欄位或控制項中的特定的值。若要瞭解如何新增 rtf 格式的欄位,請閱讀插入或新增 rtf 文字欄位

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