使用者目標: 最佳化專案計劃以符合完成日期

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將專案結束日期提前

您變更了專案排程,而現在結束日期卻落後太久。

若要修正專案的結束日期,請調整對於結束日期影響最大的任務。 這些任務就在專案的要徑上。

如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章,請參閱專案藍圖

開始之前應瞭解的專案管理秘訣

當您變更排程時,有三個必須檢視的因素:專案成本、交付項目的範圍和時間。 這些因素通常以三角形來表示。 您無法變更三角形的其中一點,而不影響到其他兩點。

專案三角

以下範例說明此三角形對於專案結束日期有何含意。

  • 如果將排定的結束日期提前,最後可能會得到成本增加而範圍縮小的結果。

  • 如果您打算不變更專案的成本,結果可能會是排程變長而範圍縮小。

  • 如果擴大範圍或增加交付項目的數目,您的專案可能需要更多的時間,且花費更多的金錢來僱用額外的人力或資源。

如果您是專案管理的新手    無論以及您計劃專案,項目會發生的問題。 開始尋找問題現在而不是稍後當項目無法取得大部分雪上加霜。

以下是一些可協助您著手監控及修正專案的方法。

  • 先查看最重要的任務    當您需要解決您的專案中的問題時,部分工作的考量優先於其他人。 最影響排程的工作是要徑任務,您需要關心最。

  • 選擇合適的專案檢視    Project 有許多檢視和報表,能夠協助您找出專案的問題所在。 若為簡單的專案,請使用甘特圖,嚴加監控專案的結束日期。 若為複雜的專案,請查看差異表格或實獲值分析報告。

  • 取得每週狀態報表    它並不容易傳送工作狀態報表中的人員。 簡單的方法,以取得狀態會在每週小組會議。 每週可後果一些較常收集狀態。

如果您是資深的專案經理    您已在專案經理針對較長的時間,但現在要面對的符合一個需要密切監控以求預算。

此外,您的贊助者表示她希望每個月都能收到執行報告。

以下是一些可協助您著手監控、報告及修正專案的要點。

  • 建立專案的比較基準    建立您的排程後,儲存比較基準版本。 比較基準是專案的您可用來比較的工作進度的原始版本。

  • 選擇合適的專案檢視    Project 有許多檢視和報表,能夠協助您找出專案的問題所在。 隨著專案複雜度的增加,查看差異表格或實獲值分析報告可瞭解問題所在。

  • 取得每週狀態報表    當專案取得更複雜,您可以使用更複雜的方法,以收集每週狀態報表。 小組成員可以在 SharePoint 工作清單,然後就可以同步處理會使用 Microsoft Project 中輸入狀態資訊。 如果您使用的 Project 專業版,您也可以使用 Project Web App 收集狀態報表從您的小組。 每週可後果一些較常收集狀態。

  • 瞭解實獲的值分析    實獲的值分析可協助您判斷專案是否合乎。

監控專案

追蹤排程的進度

檢視小組成員所提供的任務更新以瞭解問題所在。 您可以使用甘特圖快速追蹤進度,或是使用較為精密的實獲值分析。

這可協助您瞭解專案的工作是否如預期方式進行。

顯示任務排程資訊以了解專案如何進行排程

了解您的專案排程。 您可以看到變更的任務排程如何影響您專案的完成日期。

顯示專案的要徑

顯示對於專案結束日期影響最大的任務。 請先查看這些任務,以修正排程中的問題。

選擇適合您專案排程的檢視

使用 Project 中的檢視和報表找出可能的問題所在,並協助變更排程。

設定並儲存比較基準

若要從頭開始追蹤,請啟動新的比較基準,以便比較未來進度。

檢視潛在問題報表

為專案進度建立和自訂圖形報表。 在 Project 中檢視這些報表或將其匯出到其他應用程式,例如 PowerPoint、Word 或 Excel。

利用實獲值分析找出問題

實獲值可協助您解答,例如 「 看看 [此專案中,為止已完成的工時量多少金額我們原本有花費? 」 或者 「 將我們在完成時間嗎? 」

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修正問題

變更開始日期或完成日期

選擇日期的開始或完成日期早於目前的計劃的日期。 如果這是您專案的選項,請嘗試第一次變更開始日期。

變更任務工期

縮短任務工期以將結束日期提前。 請務必縮短對專案結束日期影響最大的關鍵任務之任務工期。

重新分派任務的工時

當人員同時處理太多工作分派時,您可以讓 Project 透過撫平資源分派的方式,更加平均地分配工作。

分割任務

如果它是由組成可以以不同的資源同時使用多個項目,您可以分割單一工作。 如果您要徑任務分成不同的工作分派與這些不同元素時,您也許可以符合完成日期。

新增其他人員至專案

新增人員來處理會延後結束日期的任務。

移除小組中的人員

移除任務中的人員是另一種讓專案結束日期提前的方式。 讓太多人員同時進行一項任務或採用了不適合的人員,都可能造成溝通上的問題,因而延長任務工期。

變更專案行事曆的工作日

您可以藉由變更人員的工作行事曆來讓專案的結束日期提前。 您可以新增額外的工作日至人員的排程,或是讓人員加班。

在 Project 論壇中提出問題

取得專家對於 Project 問題的解答。 Answers.com 上的 Project 論壇有經驗豐富的使用者及 Project 顧問可回答您的問題。

傳達專案資訊

在您變更人員排程之後,請傳達這些變更,以免資訊遺失。

瞭解管理專案時必須做的取捨

專案中的任何變更都會涉及時間、金錢的損失或範圍的影響。 就是這些因素使得您每天必須汲汲營營於確保專案計劃順利進行。 請瞭解如何處理這些限制。

Project 如何排程任務

當 Project 會調整您的排程、 工作可能會意外地移動。 了解大 」 為何? 」 前專案的強大的排程引擎。

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