使用者目標:規劃您的專案

規劃您的專案使用者目標

建議您先開始規劃,然後再開啟 Microsoft Project。

若要擷取您對專案目標的初步想法,請使用 Word、Excel、OneNote 或 Outlook 等應用程式。

每個人都接受你的點子之後,您就可以開始使用 Project 規劃排程。

返回專案藍圖以取得指示專案管理的其他文章。

開始之前的專案管理秘訣. . .

  • 請確定您是否具有專案    確認您所想的是實際的專案。專案具備三個特性。

  • 暫時且唯一   設計汽車製造廠房是一個專案,因為這是單次性的活動。從工廠製造出汽車是一系列重複的活動,因此不算是專案。

  • 有明確定義的交付項目    交付項目提供專案焦點和目的。如果不清楚交付項目,專案關係人就會覺得其專案投資一點都不值得。

  • 具備開始及結束時間    少了專案結束日期,關係人與投資人就無法享受其投資所帶來的專案結果和優點。

    以下是幾個範例,可協助您判斷自己是否具有專案。

非專案的活動

明確定義的專案

製造汽車

  • 升級製造廠房以提升效率的專案。

  • 尋找更接近製造設備之維護廠房的專案。

降低競爭風險

  • 取代安全性軟體的專案。

  • 從相關產業聘雇風險專家的專案。

  • 識別專案的限制式    。 限制式是限制專案經理在設計及管理專案上方案選擇的因素。大多數的專案具有三個限制式。

  • 有限的時間範圍    主要交付項目的結束日期通常會修正專案的整體長度。

  • 有限的人員及其他資源    專案經理通常只有有限的人力或有限的預算可執行專案工作。

  • 小型範圍    專案通常會受限於小組可以完成多少工作。如果專案的交付項目或功能過多,則在排程中可能沒有足夠的時間可全部完成。

其中一個限制式的變更通常會影響另外兩個限制式,並且可能會影響整體品質。例如,縮短專案的工期會迫使專案經理決定完成專案交付項目所需的工作人員數目。如果工作人員不足,則縮短專案工期可能得有所取捨,例如縮小專案範圍。

  • 早點認識專案關係人    對專案而言,最不利的莫過於不認識重要的專案關係人,而且無法和他們進行良好的溝通。如果專案開始之後,您仍舊不認識重要的專案關係人,則專案可能會被迫終止,或是提出新專案目標及方法時可能會超出預算。

步驟 1:擷取最初的想法

在 OneNote 中擷取最初的想法

當您思考專案內容以及想要完成的目標時,使用 OneNote 記下筆記。您的筆記可以包含電子郵件、網站連結、視訊或最初的規格。

將 Excel 資料匯入專案

有時候,專案會以 Excel 中的簡單清單做為開始。但是當專案成長時,將其匯入到 Project,您就可以更有效率地組織及排程工作。

在任何電腦上使用 Office 365 便可隨處擷取專案筆記

使用 Office 365 處理最初的專案規格。只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

在網頁瀏覽器中使用 Office Online

不搭配 Office 365 而使用 Office Online。只要您有 Microsoft 帳戶,就能使用 Web 版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 擷取您最初的專案想法。

頁首

步驟 2:連絡專案關係人

報告早期進度

無論您進行到專案規劃中的哪個部分,主動提交清楚的報告有助於獲得專案關係人對專案交付項目的接受度。

加入線上會議

如果專案關係人不在,請使用線上會議與其連線。共用 PowerPoint 投影片、Excel 工作表或 OneNote 筆記來討論早期專案計劃。無論是在辦公室、出門在外或從行動裝置,人員都能參與線上會議。

與專案小組成員進行 IM 交談

若您在進行專案排程時遇到問題,請將游標停留在某個人的名稱上並使用 Lync 共用 IM 訊息。

頁首

步驟 3:開始專案

從 Word 複製及貼上至 Project

在 Word 中複製任務清單,並貼到 Project 以快速啟動排程。Project 會保留大綱結構和格式設定。

從另一個專案或範本建立新的專案

根據從類似專案預先填入任務的範本來建立新專案。業界專家已建立許多這類專案,可協助您快速入門。

將 Excel 資料匯入專案

將已在 Excel 中開始的任務清單移至 Project。Project 會保留大綱結構和格式設定。

將 SharePoint 工作清單匯入為初期專案

有時候專案會以 SharePoint 中的任務清單做為開始,以與沒有 Microsoft Project 的人員共用。一旦工作清單增長到特定大小,請將其移到 Project 並繼續處理。

專案管理目標:建立新的專案排程

當您在 Microsoft Project 中展開專案之後,便可開始新增、組織及連結任務,以及新增人員等。

返回專案藍圖

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×