使用者目標:規劃您的專案

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規劃您的專案使用者目標

建議您先開始規劃,然後再開啟 Microsoft Project。

若要擷取您對專案目標的初步想法,請使用 Word、Excel、OneNote 或 Outlook 等應用程式。

每個人都接受你的點子之後,您就可以開始使用 Project 規劃排程。

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開始之前的專案管理秘訣. . .

  • 請確定您具有專案    請確認您的想法相關的實際的專案。 專案中有三個特性:

    • 這是暫時且唯一    設計製造廠房汽車是專案,因為它是買斷型的活動。 製造汽車在植物的是重複的系列的活動,因此不專案。

    • 它有明確定義的交付項目    專案焦點和用途,授與交付項目。 專案關係人就不會認為自己其專案投資是值得如果交付項目不清楚說明。

    • 它具備開始及結束    沒有專案結束日期,關係人與投資人就無法享受的專案結果和其投資所帶來的好處。

      以下是幾個範例,可協助您判斷自己是否具有專案。

非專案的活動

明確定義的專案

製造汽車

  • 升級製造廠房以提升效率的專案。

  • 尋找更接近製造設備之維護廠房的專案。

降低競爭風險

  • 取代安全性軟體的專案。

  • 從相關產業聘雇風險專家的專案。

  • 識別專案限制    限制式是限制專案經理在設計及管理專案上方案選擇的因素。 大部分的專案中有三種限制式:

    • 有限的時間範圍    結束日期的主要交付項目通常會修正專案的整體長度。

    • 有限的人員及其他資源    專案經理通常只有有限的人員可執行工作的專案或有限的預算。

    • 小型範圍    專案通常受限於多少小組可以完成。 如果專案中有太多交付項目或功能,可能會不會有足夠的時間,讓它們完成所有排程中。

其中一個限制式的變更通常會影響另外兩個限制式,並且可能會影響整體品質。 例如,縮短專案的工期會迫使專案經理決定完成專案交付項目所需的工作人員數目。 如果工作人員不足,則縮短專案工期可能得有所取捨,例如縮小專案範圍。

  • 早點專案關係人    沒有任何痛專案超過失敗來識別重要的專案關係人的以及如何最佳與他們通訊。 如果您無法識別重要的利害專案開始之後,project 可以 grind 以停駐點,或超出預算,為新的專案目標和建議方法。

步驟 1:擷取最初的想法

擷取最初的想法,在 OneNote 中

當您思考專案內容以及想要完成的目標時,使用 OneNote 記下筆記。 您的筆記可以包含電子郵件、網站連結、視訊或最初的規格。

將 Excel 資料匯入 Project

有時候,專案會以 Excel 中的簡單清單做為開始。 但是當專案成長時,將其匯入到 Project,您就可以更有效率地組織及排程工作。

擷取專案筆記隨處在任何電腦上使用 Office 365

使用 Office 365 處理最初的專案規格。 只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

在網頁瀏覽器中使用 Office Online

不搭配 Office 365 而使用 Office 網頁版。 只要您有 Microsoft 帳戶,就能使用 Web 版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 擷取您最初的專案想法。

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步驟 2:連絡專案關係人

報告早期進度

無論您進行到專案規劃中的哪個部分,主動提交清楚的報告有助於獲得專案關係人對專案交付項目的接受度。

加入線上會議

如果專案關係人不在,請使用線上會議與其連線。 共用 PowerPoint 投影片、Excel 工作表或 OneNote 筆記來討論早期專案計劃。 使用者可以參與 Microsoft Teams 線上會議他們的辦公室、 旅途中或行動裝置上。

與專案小組成員交談

時遇到問題時您正在處理的專案排程,與他們的聊天線上使用 Teams。

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步驟 3:開始專案

從 Word、Outlook 或 PowerPoint 複製並貼上到 Project 中

在 Word、 Outlook 或 PowerPoint 中複製的工作清單,然後貼入以快速開始排程的專案。 專案會保留的大綱結構與格式設定 (只在 Project 2013 和更新版本)。

從另一個專案或範本建立新的專案

根據從類似專案預先填入任務的範本來建立新專案。 業界專家已建立許多這類專案,可協助您快速入門。

將 Excel 資料匯入專案

將已在 Excel 中開始的任務清單移至 Project。 Project 會保留大綱結構和格式設定。

將 SharePoint 工作清單匯入為初期專案

專案有時啟動 SharePoint 中的工作清單與專案沒有人共用。 一旦工作清單增長到特定大小,請將其移到 Project 並繼續處理。

專案管理目標:建立新的專案排程

您在 Project 中啟動專案之後,您可以開始新增工作、 組織、 它們全部連結起來、 新增人員] 等等。

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