使用者目標:將專案結束日期提前

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

將專案結束日期提前

您變更了專案排程,而現在結束日期卻落後太久。

若要修正專案的結束日期,請調整對於結束日期影響最大的任務。這些任務就在專案的要徑上。

如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章,請參閱專案藍圖

開始之前應瞭解的專案管理秘訣

當您變更排程時,有三個必須檢視的因素:專案成本、交付項目的範圍和時間。這些因素通常以三角形來表示。您無法變更三角形的其中一點,而不影響到其他兩點。

專案三角

以下範例說明此三角形對於專案結束日期有何含意。

  • 如果將排定的結束日期提前,最後可能會得到成本增加而範圍縮小的結果。

  • 如果您打算不變更專案的成本,結果可能會是排程變長而範圍縮小。

  • 如果擴大範圍或增加交付項目的數目,您的專案可能需要更多的時間,且花費更多的金錢來僱用額外的人力或資源。

如果您是專案管理的新手    無論專案規劃得再怎麼周詳,難免仍會有錯。應該立即開始找出問題所在,而非等到事情變得棘手才有所行動。

以下是一些可協助您著手監控及修正專案的方法。

  • 先查看最重要的任務    當您必須解決專案的問題時,有些任務的重要性會高於其他任務。影響排程最大的任務是關鍵任務,也是您最需要注意的任務。

  • 選擇合適的專案檢視    Project 有許多檢視和報表,能夠協助您找出專案的問題所在。若為簡單的專案,請使用甘特圖,嚴加監控專案的結束日期。若為複雜的專案,請查看差異表格或實獲值分析報告。

  • 取得每週狀態報表    讓人員傳送工作狀態報表並非簡單的事。要取得狀態,有一個簡單的方法,就是在每週小組會議時收集。若收集狀態的頻率超過每週一次可能會適得其反。

如果您是資深專案經理    您擔任專案經理為時已久,但現在要面對的是一個需要密切監控以求符合預算限制的專案。

此外,您的贊助者表示她希望每個月都能收到執行報告。

以下是一些可協助您著手監控、報告及修正專案的要點。

  • 建立專案的比較基準    建立排程之後,請儲存一個比較基準版本。比較基準是專案的原始版本,可用來比對任務的進度。

  • 選擇合適的專案檢視    Project 有許多檢視和報表,能夠協助您找出專案的問題所在。隨著專案複雜度的增加,查看差異表格或實獲值分析報告可瞭解問題所在。

  • 取得每週狀態報表    隨著專案複雜度的增加,您可以使用更周密的方法來收集每週狀態報表。小組成員可以在 SharePoint 任務清單中輸入狀態資訊,然後該清單便可與 Microsoft Project 同步處理。如果您是使用 Project Professional,也可以使用 Project Web App 向小組收集狀態報表。若收集狀態的頻率超過每週一次可能會適得其反。

  • 瞭解實獲值分析    實獲值分析可協助您判斷專案是否正常運作。

監控專案

追蹤排程的進度

檢視小組成員所提供的任務更新以瞭解問題所在。您可以使用甘特圖快速追蹤進度,或是使用較為精密的實獲值分析。

這可協助您瞭解專案的工作是否如預期方式進行。

顯示專案的要徑

顯示對於專案結束日期影響最大的任務。請先查看這些任務,以修正排程中的問題。

選擇適合您專案排程的檢視

使用 Project 中的檢視和報表找出可能的問題所在,並協助變更排程。

設定並儲存比較基準

若要從頭開始追蹤,請啟動新的比較基準,以便比較未來進度。

檢視潛在問題報表

為專案進度建立和自訂圖形報表。在 Project 中檢視這些報表或將其匯出到其他應用程式,例如 PowerPoint、Word 或 Excel。

利用實獲值分析找出問題

實獲值分析可協助您回答類似「根據專案截至目前所完成的工作量,我們應該花費了多少錢?」或「我們是否會如期完成?」的問題。

使用 Project Web App 監控專案

如果您是使用 Microsoft Project Professional,請使用 Project Web App 收集狀態資訊,並監控排程的進度。

頁首

修正問題

變更任務工期

縮短任務工期以將結束日期提前。請務必縮短對專案結束日期影響最大的關鍵任務之任務工期。

重新分派任務的工時

當人員同時處理太多工作分派時,您可以讓 Project 透過撫平資源分派的方式,更加平均地分配工作。

新增其他人員至專案

新增人員來處理會延後結束日期的任務。

移除小組中的人員

移除任務中的人員是另一種讓專案結束日期提前的方式。讓太多人員同時進行一項任務或採用了不適合的人員,都可能造成溝通上的問題,因而延長任務工期。

變更專案行事曆的工作日

您可以藉由變更人員的工作行事曆來讓專案的結束日期提前。您可以新增額外的工作日至人員的排程,或是讓人員加班。

在 Project 論壇中提出問題

取得專家對於 Project 問題的解答。Answers.com 上的 Project 論壇有經驗豐富的使用者及 Project 顧問可回答您的問題。

傳達專案資訊

在您變更人員排程之後,請傳達這些變更,以免資訊遺失。

使用 Lync 與專案小組成員進行 IM 交談

如果對專案有疑問,需要迅速得到答覆,請將游標移到人員的名稱上,然後按一下 [傳送立即訊息],在 Lync 中啟動立即訊息工作階段。

瞭解管理專案時必須做的取捨

專案中的任何變更都會涉及時間、金錢的損失或範圍的影響。就是這些因素使得您每天必須汲汲營營於確保專案計劃順利進行。請瞭解如何處理這些限制。

Project 如何排程任務

當 Project 調整您的排程時,任務可能會無預警地移動。請瞭解 Project 功能強大的排程引擎背後的「運作原理」。

頁首

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×