使用篩選修改 SharePoint 檢視

使用篩選修改 SharePoint 檢視

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

篩選減少的資料檢視] 中顯示的項目您想来查看。篩選選取符合特定準則,例如位置、 項目類型或價格範圍的項目。使用索引及篩選也可協助您取得您返回您的資料,或防止超過清單檢視閥值。篩選可以將資料傳回本身,或要群組或排序更好的格式設定。

索引使用篩選,以增加其效能。如果您的清單或文件庫中的項目數超過清單檢視閥值,但仍在 20000 個項目,您通常可以新增至現有的資料行的索引。然後,您可以套用篩選,以取得清單檢視閾值的 5000 個項目] 底下所顯示的資料。

篩選減少所選取的項目根據作業傳回的資料 (例如大於或小於比) 和相符的資料。當您建立篩選的檢視時,您索引的第一欄,在篩選運算式中應該減少資料集的最大。例如,篩選狀態或日期欄位減少資料集大幅。如果您已 15000 的項目,您需要有傳回的第一個索引較超過 5000 個項目。如果您的資料集不會有超過 5000 個項目,仍是好的做法。

SharePoint在查詢中,選取第一個索引資料行,並使用其他欄,選取您的資料。您在檢視篩選中指定的其他資料行可能,或可能不能編製索引。檢視沒有使用這些索引,即使已篩選的檢視的結果會傳回小於清單檢視閥值。

例如,您有一個查詢為:「大小 = 大型 AND 色彩 = 紅色」。在清單中,大小未編製索引,但色彩已編製索引。只要清單中有少於 5000 個「紅色」項目,大型清單中的查詢就會成功。不過,如果您有一個查詢為「大小 = 大型 OR 色彩 = 紅色」(雖然資料庫可能會尋找所有紅色項目),它必須掃描完整清單以尋找所有大型項目。如果傳回超過 5000 個項目,查詢會受到節流控制。

如果您在篩選運算式中使用兩個或兩個以上的欄,決定的單一或多個索引應使用 AND 運算子。例如,如果您想要從動物的大型清單中傳回「狗」。您有一個名為「動物物種」的未編製索引欄,其中有「狗」這個值。如果您只查詢「動物物種 = 狗」,查詢會受到節流控制。不過,如果您有一個名為「綱」的已編製索引欄,您的查詢會變成「綱 = 哺乳類動物 AND 動物物種 = 狗」。您也可以使用查詢「綱 = 哺乳類動物 AND (動物物種 = 狗 OR 動物物種 = 貓)」搜尋貓和狗。第二個查詢會選取所有「哺乳類動物」,然後篩選「狗」和「貓」。

附註: 如果您將項目移到 [資源回收筒],當決定篩選運算式是否超過 [清單檢視臨界值] 時,這些項目還是會列入計算。如果您清除資源回收筒,就不會再將這些項目列入計算。如需詳細資訊,請參閱清空資源回收筒或還原您的檔案

如果您要使用篩選的資料行不索引,您需要先建立索引。取得詳細資訊,請參閱新增至 SharePoint 欄索引

索引資料行後,您可以新增它,當您建立或修改檢視],然後用它來篩選的檢視。前建立檢視時,您可能要將更多欄新增至清單,以啟用排序、 分組及篩選的更多的彈性。排序和篩選,您可以選擇在資料設定,但不是會顯示的資料行。

建立檢視

  1. 開啟您要建立檢視的文件庫或清單。

  2. 視您的版本而定,執行下列其中一項操作:

    • 在SharePoint 2016年 2013、 2010年或SharePoint Online傳統的體驗,按一下 [清單文件庫] 索引標籤,然後按一下 [建立檢視

      功能區上的 SharePoint 文件庫 [建立] 檢視按鈕。
    • 在SharePoint Online或群組連線SharePoint中,按一下 [檢視選項] 按鈕,向下的箭頭,然後按一下管理檢視] 或 [編輯目前的檢視

      已選取 [管理檢視] 的 [檢視選取項目] 功能表
      編輯目前的檢視
  3. 向下捲動到 [檢視] 區段,然後按一下 [建立檢視]。

  4. 在 [檢視類型] 頁面上,按一下您要使用的檢視。如果不確定,請選擇 [標準檢視]。

    檢視類型] 頁面
  5. 輸入檢視名稱

    設定的名稱,以及選擇性地檢視的檔案名稱
  6. [編輯檢視、 網址或接受預設值。您可以完假回來並在稍後變更此。

  7. 按一下 [篩選] 區段中的 [當下列條件為真時才顯示項目],然後選擇要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。

    例如,如果只要建立今天變更的項目之檢視,請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和等於條件,然後輸入 [今天]

    在 SharePoint Online 中,選擇 [索引的欄位

    附註: 如果您沒有看到任何資料行,指出(索引)名稱之後,表示您沒有任何索引資料行提供該清單或文件庫。您必須建立簡單或複合索引的第一個。

  8. 若要限制每頁顯示的項目數量,請向下捲動到 [項目限制],然後設定 [顯示的項目數目] 值。當您建立檢視時,預設的顯示項目數量為 30。

    設定要在 [檢視設定] 頁面顯示的項目數量
  9. 設定頁面的項目限制時,您有兩個選項可以選擇:

    • [以指定大小的批次方式顯示項目],這會建立逐頁的資料顯示。當您以非互動的方式瀏覽項目時,這是很實用的功能。

      當有超過限制設定的項目時,就會分頁顯示。

      [群組依據] 樣式

    • [限制傳回的項目總數為指定的數量] 會建立可能不一定會傳回篩選作業完整結果的固定限制。當您測試檢視、建立原型或只要擷取檢視中的上界值時,這是很實用的功能。

  10. [樣式] 下,您可以選擇預覽窗格,請參閱以垂直窗格格式清單中的項目中的所有資訊。[預覽] 窗格是一種樣式編輯或建立檢視時] 下,您可以選擇檢視樣式

    [檢視設定] 頁面中的樣式選項

    將滑鼠移到頁面左側的捲動區域中之項目標題上方,您就可以更迅速地瀏覽資料,以查看頁面右側上垂直列出的目前項目之所有欄值。會顯示較少初始資料,而這有助於更快速地顯示檢視。當您的清單很寬廣或有許多欄且需要水平捲動才能查看資料時,此樣式也非常實用。

    [群組依據] 樣式

  11. 按一下 [確定]。

更多的步驟,您可以檢視時,請執行,但這足以檢視超過清單檢視閥值,如果您要封鎖的資料。您也可以排序或群組依據],設定總計、 展開 [資料夾] 並最佳化檢視與行動裝置檢視。

若要修改檢視

  1. 開啟您要建立檢視的文件庫或清單。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 在SharePoint 2016年 2013、 2010年或SharePoint Online傳統的體驗,按一下 [清單文件庫] 索引標籤選取 [在目前檢視] 下的檢視],再按一下 [修改檢視]

      強調顯示 [修改檢視] 的 [文件庫] 索引標籤
    • 在SharePoint Online,按一下 [檢視選項] 按鈕,向下的箭頭,然後按一下編輯目前的檢視

      已選取 [管理檢視] 的 [檢視選取項目] 功能表
  3. 向下捲動到 [檢視] 區段,然後按一下檢視。

  4. 然後,依照步驟 5 到 9 上述建立檢視的程序中步驟所述,您可以變更設定。

  5. 按一下 [確定]。

多個項目到快速篩選檢視、 篩選器中的第一欄必須能編製索引。您在檢視篩選中指定的其他資料行可能,或可能不能編製索引,但檢視不使用這些索引。第一欄的篩選器會傳回較少的項目超過清單檢視閥值。

如果第一欄的篩選器會傳回超過清單檢視閥值的更多項目,您可以使用兩個或多個資料行的篩選。當您定義篩選的檢視時使用的兩個或多個欄,請使用運算子限制傳回的項目總數。但是,甚至在這種情況下,您仍需要指定做為篩選很可能會傳回較小的資料量的資料行中的第一欄。使用篩選幾乎都傳回的項目數目會增加,無法在下列情況下有效。

檢視的詳細資訊,請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

重要:  雖然您可以為單一查閱欄編製索引來改善效能,但您無法使用索引查閱欄來防止超過 [清單檢視臨界值]。請使用另一種欄做為主要或次要索引。

重要: 如果您要篩選以索引的欄位清單,請檢查資源回收筒的已刪除的項目清單或文件庫。資源中的項目區間數目清單檢視閥值,並從資源回收筒] 中移除,直到不從後端資料庫中刪除。如果篩選的項目在清單中,資源回收筒] 中的總數大於清單臨界值限制,您可能會收到未完成的結果集,,或是被封鎖。取得詳細資訊,請參閱清空資源回收筒或還原您的檔案

有兩個機碼,您可以使用篩選的文字會根據 [今天],目前的日期或目前的使用者 [我]。這些是動態,這些變更使用者的日期。

使用 [我] 當就會很有幫助您只想查看大型文件庫中的文件。[我] 的運作方式人員基礎資料行,例如,以建立或修改者。例如,若要查看您已建立的所有文件,設定篩選以建立依資料行等於 [我]。如果您是編輯器並想来查看您正在處理的最後一個檔案,設定修改者欄中的篩選是 [我]。 若要查看兩者,建立由連接的兩個篩選。

使用 [我] 的篩選
篩選擷取所建立或修改您的文件

在基礎的日期資料行上的 [今天] 關鍵字運作。您可以使用數學以取得變更為今天日期的範圍。例如,若要查看修改 30 天內的所有文件,您可以建立篩選 Date] 資料行的大於或等於 [今天]-30。若要離開出目前的日期,請設定 [日期] 欄的第二個篩選至小於 [今天],並連接圖形。

使用 [今天] 篩選
擷取檔案前 30 天已修改的篩選

您可以快速篩選直接從您的清單或文件庫,但不新增另一個檢視的費用。您不需要的彈性,例如大於或等於設定運算子。篩選清單是來自欄中的資料。例如,部門欄,您可能會篩選 HR 或 IT 部門連絡。

  1. 在清單或文件庫中,將游標停留在 [您要篩選,請按一下向下箭號] 欄的標題。

  2. 在 [下拉式方塊的 [低] 區段中,按一下 [以您想要篩選的值。如果不一開始顯示您的選取範圍會出現一個核取方塊。

    按一下欄標題,然後選擇您想要以 fillter 的值。
    SharePoint 2010、 2013年或 2016
    按一下 [快速篩選資料行標題
    SharePoint Online 或 SharePoint 群組連線網站
  3. 當您完成時,並想要回到 [顯示所有數值時,按一下向下箭號,然後按一下 [從資料行名稱] 的 [清除篩選,然後按一下 [關閉]。

以下列出適用於索引欄的標準檢視建議:

篩選依據:

編製以下各項的索引:

例如:

最近變更的項目

[修改日期] 欄

如果只要檢視在過去一週變更的項目,請套用大於 [今天]-7 的 [修改日期] 篩選。

新項目

[建立日期] 欄

如果只要建立在過去一週新增的項目之檢視,請套用大於 [今天]-7 的 [建立日期] 篩選。

我的項目

[建立者] 欄

如果只要建立您新增的項目之檢視,請套用等於 [我] 的 [建立者] 篩選。

今天到期的項目

[到期日] 欄 (您在清單或文件庫中建立的項目)

如果只要建立到期日為今天的檢視,請套用等於 [今天] 的 [到期日] 篩選。

討論區更新

[上次更新] 欄

如果只要建立在過去一個月更新的討論之檢視,請套用大於 [今天]-30 的 [上次更新] 篩選。

封存文件庫中的檔案

[修改日期]

若要建立的文件並未變更後的年份 2016 (您要封存時) 的檢視,請套用此篩選︰修改日期小於 2016 年 12 月 31 日。

尋找財務資料子集

[地區]、[年] (做為兩個簡單索引)

若要建立 2015 Northeast 區域的財務資料檢視中套用篩選區域等於 」 NE 」 與年份等於 2015年,因為 [地區] 欄可能會有較少比Year ] 資料行的值。

附註: 即使您建立篩選的檢視,根據欄索引,如果您是在清單檢視閥值,因為它們需要存取整個清單或文件庫,可能仍會封鎖某些其他作業。這些作業包括下列︰ 新增或刪除索引,檢視定義; 中建立排序顯示欄總計。新增、 更新,或刪除導出的欄位。如果發生這種情況,請嘗試時都放寬限制執行作業期間每日時間範圍

支援的欄類型

  • 單行文字

  • 選擇 (單一值)

  • 編號

  • 貨幣

  • 日期及時間

  • 個人或群組 (單一值)

  • [受管理的中繼資料]

  • 是/否

  • 查閱

不支援的欄類型

  • 多行文字

  • 選擇 (多重值)

  • 計算項目

  • 超連結或圖片

  • 自訂欄

  • 個人或群組 (多重值)

  • 外部資料

我們隨時洗耳恭聽

建立 2017 年 4 月 30,

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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