使用立即搜尋尋找郵件或項目

使用立即搜尋尋找郵件或項目

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

需要在一堆收件匣或資料夾中尋找重要的郵件?[立即搜尋] 可協助您快速地找到 Outlook 中的項目。您可以在所有的 Outlook 資料夾中隨時使用 [立即搜尋] 窗格,例如 [郵件]、[行事曆] 和 [工作]。

如要在使用 [立即搜尋] 時獲得更準確的搜尋結果,相關祕訣請參閱了解如何縮小搜尋準則的範圍

您想要做什麼?

  1. 在靠近畫面底部的瀏覽列中,按一下 [郵件]。

    瀏覽列為文字檢視

    如果您看到的不是如此,表示可能已開啟「精簡瀏覽」,而您看到的會是像這樣的圖示:

    瀏覽列為圖示檢視

    或者,除了已開啟「精簡瀏覽」外,資料夾窗格可能已最小化,因此圖示會以垂直方向排列。按一下 [最小化/展開] 按鈕,您可以展開資料夾窗格,如下所示:

    最小化資料夾窗格中的圖示檢視

  2. 找到位於郵件頂端的搜尋方塊,如下所示:

    郵件上方的 [立即搜尋] 方塊

  3. 若要尋找您知道存在於郵件中的字詞,或是來自特定人員的郵件,請在搜尋方塊中輸入該字詞或人員的名稱 (姓、名、部分名稱皆可)。包含指定字詞或名稱的郵件隨即顯示,並在結果中醒目提示所搜尋的文字。

    符合單一字詞的搜尋結果

  4. 您可以變更搜尋的內容,進一步縮小結果的範圍。以下是一些常見的範例:

    • 輸入「"費用報表"」(包括引號),以尋找完整包含「費用報表」這個詞的郵件。

    • 輸入「費用 AND 報表」(「AND」要全大寫),即會尋找同時包含費用和報表兩個詞的郵件,但不一定是以費用和報表這個順序排列。您也可以使用「OR」。

    • 輸入「費用 NOT 報表」(「NOT」要全大寫),可尋找包含費用,但不包含報表一詞的郵件。

  5. 完成後,您可按一下搜尋方塊中的 X 清除搜尋。

如果找不到您要找的項目,請使用功能區上的搜尋工具,縮小搜尋範圍。按一下搜尋方塊之後,您可以選取功能區左側的範圍選項。一旦決定範圍之後,就可以選取主旨行或寄件者等選項,進一步精簡搜尋。

範圍 (要在哪裡搜尋):您可以在這裡選擇您要搜尋特定的資料夾 (例如您所有的信箱),還是只搜尋您已選取的目前資料夾 (大部分是指 [收件匣])。

選取範圍以縮小搜尋結果範圍

縮小搜尋範圍 (要搜尋的項目):當您已選取範圍之後,您可以在 [縮小搜尋範圍] 群組中新增其他條件。當您選取選項時,Outlook 會將特殊指令碼新增到搜尋方塊中以限制搜尋。

利用 [精簡] 群組選項來縮小搜尋結果範圍

讓我們看看這些選項。

  • 寄件者:只顯示特定人士傳送的郵件來篩選搜尋結果。例如,您可以搜尋所有由吳欣雯傳送的郵件。

  • 主旨:根據電子郵件的主旨行來篩選搜尋結果。例如,您可以搜尋所有主旨行中含有「報告」這個關鍵詞的郵件。

  • 含附件︰提供您包含附件的所有訊息。

  • 已分類:選擇一種類別,查看所有您已標幟特定類別的郵件。

  • 本週︰在下拉式功能表上,根據您接收訊息的時間,選擇時間範圍來縮小您的搜尋結果。

  • 收件者:在下拉式功能表上,根據電子郵件收件者選擇選項來篩選結果。例如您曾是副本收件者的訊息,或傳送給特定人員的訊息。

  • 未讀取:顯示您所選取的資料夾中,所有未讀的郵件。

  • 已標幟:顯示您加上標幟準備處理的郵件。

  • 重要事項:顯示所有標記為非常重要的郵件。

  • 更多:在功能表上選擇一個選項,進一步縮小搜尋結果。例如,您可以根據機密程度或郵件大小加以篩選。

請記住,您可以混合並比對這些選項。

以下是範例:您可以搜尋上個月從「淑芬」收到的所有郵件,並在主旨列上使用關鍵字「報告」。

若要設定此範例的搜尋:

  1. 務必選取 [收件匣],然後按一下 [搜尋] 方塊。

  2. 選取 [範圍] 群組中的 [子資料夾]。

  3. 按一下 [寄件者] 然後在搜尋方塊中輸入「淑芬」代替醒目提示的文字。

  4. 按一下 [主旨] 然後在搜尋方塊中輸入「報告」代替醒目提示的文字。

  5. 從 [本週] 旁邊的下拉式功能表,選取 [上個月]。

    搜尋工具選項的範例

搜尋結果太多嗎? 或是找不到想要的內容?

  1. 請在搜尋方塊中按一下。

  2. [搜尋] 索引標籤上,按一下 [搜尋工具] > [進階尋找]

    [搜尋工具] 下的 [進階尋找]

您可以在 [進階尋找] 方塊中指定更複雜的準則,或甚至在您的行事曆、連絡人清單、記事及工作中進行搜尋。

  1. 按一下 [進階] 索引標籤。

  2. [定義其他準則] 下,按一下 [欄位] 按鈕,然後按一下 [所有郵件欄位]。 您將看到您可搜尋的欄位功能表,例如 [寄件者][收件者][收到日期][主旨],及其他數十種選項。

    進階搜尋欄位功能表

  3. 先選擇欄位,再選擇條件及值進行測試。例如:

    寄件者/包含/Katie 會搜尋名稱包含「Katie」的人員所傳送的郵件。請注意,我們使用「包含」做為條件,而不是使用「正是」,因此我們不需要尋找完全符合的項目。因此,如果 Katie 的電子郵件名稱為「Katie Jordan」,則寄件者/正是/Katie 便無法運作,因為我們必須指定 Katie 的全名 Katie Jordan,才能取得完全相符的項目。在此狀況下,「包含」條件非常好用。

  4. 視您的需要或想要測試的方式,盡可能新增其他條件。我們將多新增三個條件:

寄件者 | 包含 | Katie 會搜尋名稱包含「Katie」的人員所傳送的郵件。請注意,我們使用「包含」做為條件,而不是使用「正是」,如此我們就不需要尋找完全符合的項目。因此,如果 Katie 的電子郵件名稱為「Katie Jordan」,則寄件者 | 正是 | Katie 便無法運作,因為我們必須指定 Katie 的全名「Katie Jordan」,才能取得完全相符的項目。在此狀況下,「包含」條件非常好用。

接著,我們假設您也新增以下條件:

  • 收到 | 介於 | 13/5/01 and 13/5/31

  • 郵件 | 包含 | 預算

  • 收件者 | 包含 | Rob

    建立搜尋條件清單

現在,Outlook 會搜尋符合下列條件的郵件:寄件者名稱包含「Katie」、送到收件匣的時間為 2013 年 5 月、郵件內文含有「預算」一詞,且除了您之外,郵件同時也傳送給名稱含有「志鴻」的收件者。以下我們放大顯示新增的四個準則清單。

欄位、條件和值

最後,請按一下 [立即尋找] 執行搜尋。

進階搜尋結果

如果您能接受超過 250 筆搜尋結果,即可略過該限制:

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [搜尋]

  2. 在 [結果] 底下,清除 [限制顯示結果數以改善搜尋速度] 核取方塊。

您想要做什麼?

  1. 在瀏覽窗格中,按一下您要搜尋的資料夾。

  2. 在 [立即搜尋] 方塊中,輸入搜尋文字。

    [立即搜尋] 方塊

    • 含有所輸入文字的項目隨即顯示,並醒目提示搜尋文字。

    • 若要縮小搜尋範圍,請輸入更多字元。

  3. 若要擴大搜尋以包含所有資料夾,請按一下位於搜尋結果底端的 [再搜尋一次]。

    附註: 

    • 若要讓插入點回到 [立即搜尋] 方塊,請按 CTRL+E。

    • 當您完成搜尋時,可以按一下 [立即搜尋] 方塊旁的 [關閉搜尋] [關閉搜尋] 按鈕 以清除此搜尋。

    • 附件也會列入搜尋,但不會醒目提示附件的搜尋結果。

您可以新增準則以縮小搜尋範圍。當您在 [立即搜尋] 方塊中按一下或進行輸入時,會建立 [搜尋工具] 索引標籤。[調整] 群組中提供一些準則選項,可協助您進行更特定的搜尋。

功能區上的 [搜尋工具] 索引標籤

附註:  您新增的搜尋欄位與您在 Outlook 中的位置有關,例如 [郵件]、[行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事]、[資料夾清單] 或 [日誌]。搜尋欄位也與目前使用的 Outlook 電子郵件設定檔有關。結束並重新啟動 Outlook 之後,這些搜尋欄位會一直存在。搜尋查詢則不會一直存在。

程式會儲存最近的 10 次搜尋,可供您重複使用。

  • 按一下 [立即搜尋] 方塊,接著在 [搜尋工具] 索引標籤的 [選項] 群組中按一下 [最近搜尋],然後按一下您要再次使用的搜尋文字或片語。

    功能區上的 [最近搜尋] 命令

另請參閱

啟用或停用 [立即搜尋] 功能

了解如何在 Outlook 中縮小搜尋準則以獲得更佳的搜尋結果

您想要做什麼?

  1. 在 [郵件] 中,按一下您要搜尋的資料夾。

  2. 在 [立即搜尋] 方塊中,輸入搜尋文字。

    • 含有所輸入文字的郵件將會顯示在 [立即搜尋結果] 窗格中,並且醒目提示搜尋的文字。

      附註: 根據預設,您不一定要按一下 [搜尋] 按鈕 按鈕影像 才能開始搜尋。只有在您已清除 [搜尋選項] 對話方塊中的 [輸入資料時立即顯示搜尋結果] 核取方塊的情況下,[搜尋] 按鈕才會啟用。如需詳細資訊,請參閱下文的「變更立即搜尋選項」一節。

    • 若要縮小搜尋範圍,請輸入更多字元。

  3. 若要將搜尋擴大為包含 [郵件] 中的所有資料夾,請按一下位於搜尋結果底端的 [請在 [所有郵件項目] 中再搜尋一次]。

    或者,您也可以按一下瀏覽窗格中 [郵件資料夾] 底下的 [所有郵件項目],或是按 CTRL+ALT+A。

    搜尋結果

    1. 按一下要搜尋其內容的資料夾。

    2. 在 [立即搜尋] 方塊中,輸入搜尋文字。

    3. 含有所輸入文字的郵件將會顯示在結果中,並且醒目提示搜尋的文字。

    4. 按一下以清除 [立即搜尋] 方塊, 然後開始新的搜尋。

    5. 按一下以將搜尋範圍擴大到 [郵件] 中的所有資料夾。

如需如何找到完全符合搜尋項目的範例,請參閱了解如何在 Outlook 中縮小搜尋準則以獲得更佳搜尋結果

附註: 

  • 若要讓插入點回到 [立即搜尋] 方塊,請按 CTRL+E。

  • 執行搜尋並且在結果清單中找到您要的項目之後,就可以清除搜尋。Outlook 會讓您留在最後一個點選的項目上。

  • 附件也會列入搜尋,但不會醒目提示附件的搜尋結果。

您可以新增準則以縮小搜尋範圍。

  1. 按一下 [立即搜尋] 窗格中的 [展開查詢建立器]。

    立即搜尋窗格

  2. 若要新增多個搜尋準則,請在 [寄件者]、[內文]、[主旨] 或 [收件者] 這幾行中輸入搜尋文字。

    新增準則

  3. 如果要在查詢建立器中顯示更多搜尋欄位,請按一下 [新增準則],然後從清單中選取您要的搜尋欄位。

    提示: 也可以透過按一下搜尋欄位清單中的 [移除],刪除查詢建立器中的搜尋欄位。

  4. 在新的搜尋欄位中輸入搜尋準則。

    當您在搜尋欄位中輸入準則時,[立即搜尋] 方塊會將您的準則顯示為搜尋查詢語法。該語法會包含搜尋準則,後面接冒號,再加上您所輸入的準則值,如下圖所示。當您更熟悉搜尋查詢語法之後,您可以在 [立即搜尋] 方塊中輸入查詢,以取代使用 [搜尋] 欄位。

    立即搜尋窗格

  5. 檢視 [立即搜尋] 窗格下方清單中的搜尋結果。

    附註: 

    • 您新增的搜尋欄位與您在 Outlook 中的位置有關,例如 [郵件]、[行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事]、[資料夾清單] 或 [日誌]。搜尋欄位也與目前使用的 Outlook 電子郵件設定檔有關。結束並重新啟動 Outlook 之後,這些搜尋欄位會一直存在。搜尋查詢則不會一直存在。

Outlook 最多可顯示 10 筆您最近的搜尋。

  • 在 [立即搜尋] 窗格中按一下 [顯示立即搜尋窗格功能表]、指向 [最近搜尋],然後在清單中按一下您要的搜尋。

    搜尋窗格

在 [立即搜尋] 中包含子資料夾

立即搜尋可以搜尋 Outlook 資料夾清單中的每一個資料夾,包括子資料夾。不過,預設不會選取搜尋所有資料夾的選項。您必須開啟這個搜尋選項。

  1. 在 [工具] 功能表上,指向 [立即搜尋],然後按一下 [搜尋選項]。

    您也可以按一下 [立即搜尋] 窗格中的箭號,然後按一下 [搜尋選項]。

  2. 在 [立即搜尋] 窗格底下,選取 [所有資料夾]。

在 [立即搜尋] 中包含 [刪除的郵件] 資料夾

根據預設,搜尋所有郵件項目時,並不會包含 [刪除的郵件] 資料夾。若要包含 [刪除的郵件] 資料夾,請執行下列操作:

  1. 在 [工具] 功能表上,指向 [立即搜尋],然後按一下 [搜尋選項]。

    您也可以按一下 [立即搜尋] 窗格中的箭號,然後按一下 [搜尋選項]。

  2. 在 [刪除的郵件] 底下,選取 [進行 [所有項目] 搜尋時,包含各資料檔中 [刪除的郵件] 資料夾的郵件] 核取方塊。

在搜尋中包含資料檔

根據預設,Outlook 會包含下列資料檔案中的所有郵件項目搜尋:

  • 所有已編制索引的資料檔,包括個人資料夾檔案 (.pst) 和離線資料夾檔 (.ost)。編製索引可確保立即搜尋功能能夠迅速完成。

  • Outlook 資料檔就是您預設的電子郵件帳戶資料檔,無論它是否編製過索引。

不過,您可以選取任何要包含在搜尋中的資料檔。

所有郵件項目

重要: 只有在搜尋 [所有郵件項目] (搜尋一個或多個資料檔) 時,才能選擇要包含在搜尋中的資料檔。

選擇要包含在搜尋中的資料檔

  1. 在 [郵件] 的 [瀏覽窗格] 中,按一下 [所有郵件項目] 中的箭頭。

  2. 選取您想要在搜尋中包含或排除之資料檔的名稱。

    例如:

    • 您的 POP3 帳戶可能只用於家用和個人電子郵件訊息,而在工作場所時,如果只要搜尋工作用的電子郵件帳戶,只要清除 [我的住家電子郵件] 核取方塊,就能夠將它排除在搜尋範圍外。

    • 大型封存資料夾也是您可能會想要排除在搜尋範圍外的資料檔。

    • 如果您在律師事務所工作,需要將每個案例的資訊保存在時常保持開啟的不同 .pst 資料檔中。如果您正在處理特定的案例, 而要執行與此特定案例相關的搜尋時,應該不會想要包含其他案例的 .pst 檔。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [立即搜尋],然後按一下 [搜尋選項]。

    或者,按一下 [立即搜尋] 窗格中的箭號,然後按一下 [搜尋選項]。

  2. 選擇您想要的選項:

    編製索引

    • 建立這些資料檔的郵件索引   :選取您想讓 Outlook 編製索引以便進行搜尋的資料檔。

    • 當郵件仍在編製索引而導致搜尋結果可能不完整時提示我   :預設會選取這個選項。當 Outlook 尚未完成對所選取之資料檔中的所有郵件編製索引,導致延遲顯示所有搜尋結果時,Outlook 會在 [立即搜尋] 窗格中顯示訊息。按一下該訊息會開啟一個對話方塊,其中顯示仍有多少項目等待編製索引。如果您不想看到這些訊息,請清除此核取方塊。

      搜尋

    • 輸入資料時立即顯示搜尋結果    :預設會選取這個選項。如果您不想在輸入時顯示搜尋的結果,請清除這個核取方塊。例如,您可能會想在按 ENTER 鍵或按一下 [搜尋] 按鈕後,才顯示任何搜尋結果。您必須清除這個選項,才能啟用 [搜尋] 按鈕 按鈕影像 。此外,如果搜尋結果的顯示速度太慢,也可能需要清除這個核取方塊。

    • 限制顯示結果的數目,讓搜尋加快   :預設會選取這個選項。當搜尋傳回數量極大的結果時,Outlook 會限制顯示的數目,以加快搜尋速度並顯示最新的項目。Outlook 會在 [立即搜尋] 窗格中顯示訊息,提醒您此限制。按一下該訊息會開啟一個對話方塊,您可以在其中查看所有結果。

    • 醒目提示搜尋的關鍵字    :預設會選取這個選項。如果您不想要醒目提示搜尋的結果,請清除此核取方塊。如果您想要變更醒目提示的色彩,請按一下 [變更],然後選取 [色彩] 對話方塊中的色彩。

      刪除的郵件

    • 搜尋 [所有項目] 時,包含各資料檔中 [刪除的郵件] 資料夾中的郵件    :預設不會選取這個選項。當您在 [所有郵件項目] 中執行搜尋時,若想要在搜尋中包含刪除的郵件,請選取此核取方塊。

      [立即搜尋] 窗格

    • 搜尋時,顯示結果    :預設會選取 [只在目前選取的資料夾]。如果要讓所有搜尋均包含 Outlook 資料夾清單中的所有資料夾,請選取 [所有資料夾]。

另請參閱

啟用或停用 [立即搜尋] 功能

關閉安裝 Windows 桌面搜尋的提示

了解如何在 Outlook 中縮小搜尋準則以獲得更佳的搜尋結果

重建 [立即搜尋] 目錄以重設索引

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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