使用清單方塊或下拉式方塊建立選擇清單

使用清單方塊或下拉式方塊建立選擇清單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當 Access 桌面資料庫中的表單上輸入資料、 可能更快且更容易從要比記住所輸入的值清單中選取值。選擇清單亦有助於確保適當的欄位中輸入的值。清單控制項可以連線到現有的資料,或它可以顯示固定您輸入當您建立控制項的值。閱讀,瞭解如何清單控制項適用於 Access 表單,以及如何建立並加以自訂。

附註: 本文內容不適用於 Access Web App。

您想要做什麼?

瞭解清單方塊控制項的類型

使用精靈建立清單方塊或下拉式方塊

建立清單方塊或下拉式方塊的 [查閱] 欄位新增至表單

不使用精靈而自行建立清單方塊或下拉式方塊

表單檢視] 中開啟表單時編輯值清單

自訂清單方塊或下拉式方塊

瞭解清單方塊控制項的類型

Access 針對表單提供兩種清單控制項 ,分別是清單方塊和下拉式方塊。

清單方塊    清單方塊控制項會顯示值或選擇清單。清單方塊包含資料列,而且大小通常會調整為同時可看到數列。這些列可能包含一或數欄,而且可能會也可能不會顯示欄標題。如果清單中所含的列超出控制項所能顯示的列,Access 便會在控制項中顯示捲軸。使用者受限於清單方塊中所提供的選擇,且無法在清單方塊中輸入值。

清單方塊

下拉式方塊    下拉式方塊提供較為精簡的方式來代表選擇清單;在按一下下拉式箭號前,此清單為隱藏狀態。下拉式方塊還讓您可以輸入清單中未包含的值。透過這種方式,下拉式方塊控制項結合了文字方塊和清單方塊的功能。

使用下拉式方塊 (下拉式清單)

1. 按一下箭號以顯示下拉式清單。

2. 按一下下拉式清單中的選項。

清單方塊與下拉式方塊繫結或未繫結控制項。固定的清單,您自己,輸入或他們可以中查閱值的資料表或查詢中的值可查詢這些控制項。若要建立繫結的清單方塊或下拉式方塊的資料表或查詢中的值,請確定包含外部索引鍵欄位或查閱欄位記錄來源基礎表單。如此可讓您可以建立所需的清單方塊或下拉式方塊中的資料連結到表單上的資料的關聯性。

使用精靈建立清單方塊或下拉式方塊

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單,然後按一下 [設計檢視]

    附註: 這個程序假設新舊表單繫結至資料表或查詢。如果表單未繫結,則部分步驟將不適用。若要判斷表單是否繫結至資料表或查詢,請按 F4 鍵來顯示屬性表。在 [屬性表] 的 [資料] 索引標籤上,[記錄來源] 屬性方塊會顯示表單所繫結的資料表或查詢。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,確定已選取 [使用控制項精靈 按鈕影像

  3. 按一下 [清單方塊 按鈕影像 工具] 或 [下拉式方塊 按鈕影像 工具。

  4. 在表單上按一下您要放置清單方塊或下拉式方塊的位置。

    • 依據您的選擇,[清單方塊精靈] 或 [下拉式方塊精靈] 隨即啟動。

  5. 當精靈詢問您要如何取得控制項的值時,請執行下列其中一項:

    • 如果想要從記錄來源顯示目前的資料,請按一下 [我希望清單方塊/下拉式方塊在資料表或查詢中查閱值]

    • 如果想要顯示固定的值清單 (其中的值很少變更),請按一下 [我會輸入我想要的值]

    • 如果希望控制項執行尋找作業,而不是做為資料輸入工具,請按一下 [根據我的清單方塊/下拉式方塊中選擇的值在我的表單中搜尋記錄]。這會建立一個具有內嵌巨集的未繫結控制項,根據使用者輸入的值執行尋找作業。

  6. 依照指示指定值的顯示方式。

  7. 如果在精靈的首頁上選擇前兩個選項之一,精靈將詢問您希望 Access 在您選取值時執行什麼作業。請執行下列其中一項動作:

    • 若要建立 未繫結控制項,請按一下 [記住數值以供日後使用]。這代表 Access 會保留選取的值,直到使用者變更這個值或關閉表單,但不會將該值寫入資料表。

    • 若要建立 繫結控制項,請按一下 [儲存數值在此欄位中],然後選取要繫結控制項的欄位。

  8. 按一下 [下一步],然後輸入控制項的標籤。此標籤會顯示在控制項旁。

  9. 按一下 [完成]

新增 [查閱] 欄位至表單中,以建立清單方塊或下拉式方塊

您可以將 [查閱] 欄位新增至表單,以建立繫結的清單方塊或下拉式方塊。

  1. 在資料表中建立 [查閱] 欄位。您建立的 [查閱] 欄位可以包含多重值或單一值。

    如需有關如何建立查閱欄位的詳細資訊,請參閱新增或變更查閱欄位,可讓您儲存多重值

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 建立新表單為基礎記錄來源包含 [查閱] 欄位。例如,在 [功能窗格] 中選取的資料表或查詢,其中包含 [查閱] 欄位中,,然後按一下 [表單] 群組中的 [建立] 索引標籤上的 [表單 按鈕影像

      Access 會自動為 [查閱] 欄位建立下拉式方塊。

    • 將清單方塊或下拉式方塊新增至表單:

      1. 在 [設計檢視] 中,開啟以記錄來源為基礎的表單 (此記錄來源包含 [查閱] 欄位)。

      2. 如果未顯示 [欄位清單] 窗格,請按 Alt+F8 予以顯示。

      3. 按兩下 [查閱] 欄位,或將 [查閱] 欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單。Access 會自動建立繫結至該欄位的下拉式方塊。

        提示: 若要將下拉式方塊變更為清單方塊 (或相反),請以滑鼠右鍵按一下控制項,再按一下捷徑功能表上的 [變更為],然後按一下所需的控制項類型。

不使用精靈而自行建立清單方塊或下拉式方塊

當您不使用精靈而自行建立清單方塊或下拉式方塊時,則必須自行為控制項設定許多屬性。如需特定屬性的詳細資訊,請按一下適當的屬性方塊,然後再按 F1 鍵。

  1. 在 [設計檢視] 中開啟表單。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,確定未選取 [使用控制項精靈

    按鈕影像

  3. 按一下 [清單方塊 按鈕影像 工具或 [下拉式方塊 按鈕影像 工具]。

  4. 按一下表單內部,以建立預設大小的控制項,或者按一下並拖曳,直到控制項達到所要的大小。

  5. 當控制項仍為選取狀態時,按 F4 鍵開啟其屬性表。

  6. 使用下表中的指引來設定 [資料列來源類型][資料列來源] 屬性。

若要執行此動作...

將 [資料列來源類型] 屬性設定為...

並依下列步驟設定 [資料列來源] 屬性:

顯示資料表或查詢的值,或是 SQL 陳述式的結果

資料表/查詢

在下拉式清單中,選取內含要顯示在清單方塊或下拉式方塊中之值的資料表或查詢。

–或–

輸入 SQL 陳述式。

–或–

在屬性表的 [資料] 索引標籤中,按一下 [ [建立器] 按鈕 以開啟 [查詢建立器。如需建立查詢的詳細資訊,請參閱建立簡單的選取查詢的文件。

顯示固定的值清單

值清單

輸入由分號 (;) 分隔的固定值清單。例如,North;South;East;West

–或–

在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上按一下 [建立器] 按鈕 以開啟 [編輯清單項目] 對話方塊中,,然後將項目輸入個別的行。

從資料表或查詢顯示欄位清單

欄位清單

在下拉式清單中,選取內含要顯示在清單方塊或下拉式方塊之欄位名稱的資料表或查詢。

  1. 如果想要在控制項中顯示一個以上的欄,請按一下 [欄數] 屬性方塊,然後輸入您想要的欄數。設定 [欄寬] 屬性來調整欄寬。如需每個屬性的詳細資訊,請將游標放在屬性方塊中,然後按 F1鍵。

  2. 如果想要 Access 儲存所選取的值,請按一下 [控制項資料來源] 屬性方塊,並選取要繫結清單方塊或下拉式方塊的欄位。

在 [表單檢視] 中開啟表單時編輯值清單

如果清單方塊或下拉式方塊的 [資料列來源類型] 屬性是設定為 [值清單],就可以在以 [表單檢視] 開啟表單時編輯值清單 ,而避免每次需要變更清單時,都必須切換至 [設計檢視] 或 [版面配置檢視]、開啟屬性表,然後編輯控制項的 [資料列來源] 屬性。

附註: 若要編輯值清單,清單方塊或下拉式方塊的 [允許值清單編輯] 屬性必須設定為 [是]

在表單檢視中編輯值

當滑鼠游標進入清單方塊或下拉式方塊時 (藉由按一下或定位至方塊),清單下方就會顯示按鈕。

具有 [編輯清單項目] 按鈕的下拉式方塊

  1. 按一下按鈕來開啟 [編輯清單項目] 對話方塊。

  2. 分別在各行中編輯每個清單項目。

  3. 若要選取新記錄的預設值,按一下 [預設值] 方塊中的下拉式箭號,然後按一下所需的值。

  4. 按一下 [確定]

避免在 [表單檢視] 中編輯值清單

  1. 以滑鼠右鍵在 [功能窗格] 中按一下表單,然後按一下 [設計檢視][版面配置檢視]

  2. 按一下控制項加以選取,然後按 F4 鍵顯示屬性表。

  3. 在屬性表的 [資料] 索引標籤上,將 [允許值清單編輯] 屬性設為 [否]

  4. 按一下 [檔案然後按一下 [儲存] 或按下 Ctrl + S 按鈕影像

指定不同的表單來編輯值清單

根據預設,Access 會提供內建表單以供編輯值清單。如果您有其他想要做為此用途的表單,可以在 [清單項目編輯表單] 屬性中輸入表單名稱,如下所示:

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的表單,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視][版面配置檢視]

  2. 按一下控制項加以選取,然後按 F4 鍵顯示屬性表。

  3. 在屬性表的 [資料] 索引標籤上,按一下 [清單項目編輯表單] 屬性方塊中的下拉式箭號。

  4. 按一下要用於編輯值清單的表單。

  5. 按一下 [檔案然後按一下 [儲存] 或按下 Ctrl + S 按鈕影像

自訂清單方塊或下拉式方塊

當表單以 [設計檢視] 開啟時,請確定選取了清單方塊或下拉式方塊,然後按 F4 鍵開啟控制項的屬性表。接著,請執行下列其中一項:

  • 變更清單方塊或下拉式方塊中的排序順序    如果使用精靈來建立清單方塊或下拉式方塊,Access 就會自動藉由第一個可見欄來排序組成清單的資料列。如果想要指定不同的排序順序,或者如果已將控制項的 [資料列來源] 屬性設定為儲存的查詢,請使用下列程序:

    • 按一下 [資料] 索引標籤,然後按一下 [資料列來源] 屬性方塊。

    • 在屬性表的 [資料] 索引標籤中,按一下 [ [建立器] 按鈕 以開啟 [查詢建立器。

    • 針對您要排序的欄,在 [排序] 列中指定所要的排序順序。

  • 從清單方塊或下拉式方塊繫結欄   

    在清單方塊或下拉式方塊的 [繫結欄] 屬性方塊中,指定數字,對應到清單方塊或下拉式方塊中的資料行的位置。例如,輸入1繫結至 [控制項資料來源] 屬性中指定的基礎欄位的清單方塊或下拉式方塊中的第一欄。計算資料行時,請包含隱藏的資料行。

    如果將 [結合欄位] 屬性設定為 0,則 Access 會儲存清單索引,而非其中一個欄的值。如果想要儲存數字順序 (而非清單值),此方法十分有用。

  • 隱藏清單方塊或下拉式方塊在表單中的欄   

    • 在 [欄寬] 屬性方塊中,輸入0 ,您想要隱藏的資料行。

      例如,假設有一個兩欄的下拉式方塊,其中 SupplierID 欄寬 0.5 英吋,SupplierName 欄寬則為 2 英吋。SupplierID 欄是清單中的第一欄,所以 [欄寬] 屬性是設為 0.5";2"。若要隱藏 SupplierID 欄,請將 [欄寬] 屬性設定為 0";2"。即使 SupplierID 欄是隱藏的,它仍可以是結合欄位。

  • 附註: 在下拉式方塊中,當清單未顯示時,第一個可見欄會顯示在下拉式方塊的文字方塊部分中。例如,上述範例中的 SupplierName 欄會顯示,因為 SupplierID 是隱藏欄。如果 SupplierID 欄未隱藏,便會顯示此欄,而不是顯示 SupplierName 欄。

  • 新增欄標題至表單上的下拉式方塊   

    • [欄名] 屬性方塊中,按一下 [是] 以顯示欄標題。下拉式方塊中的標題只有開啟清單時才會出現。

      如果下拉式方塊或清單方塊為基礎記錄來源,則 Access 會使用記錄來源的欄位名稱做為欄名。如果下拉式方塊或清單方塊根據固定的值清單,Access 會使用值清單 ([資料列來源] 屬性) 中的資料的第一個前面的 n 個項目為欄名,其中 n =欄數] 屬性設定數值。

  • 關閉表單上下拉式方塊的填滿-的---輸入功能   

    • [自動展開] 屬性方塊中,按一下 [否]

      [自動展開] 屬性設定為 [否] 時,您必須從清單中選取值或輸入完整的值。

  • 設定表單上的 [清單方塊部分的下拉式方塊的寬度   

    • 在 [清單寬度] 屬性方塊中,輸入要使用目前的 (在 Windows [控制台] 中設定) 的度量單位的寬度。若要使用的不是預設的度量單位,包含度量指示器。例如,輸入2 公分。請務必讓捲軸足夠的空間。

      下拉式方塊的清單方塊部分可以比文字方塊部分寬,但不能比文字方塊部分窄。預設設定 (自動) 會讓清單方塊與下拉式方塊的文字方塊部分有相同寬度。

  • 設定表單上下拉式方塊中顯示列的數上限   

    • [清單列數] 屬性方塊中,輸入一個數字。

      如果實際的列數超過在 [清單列數] 屬性中指定的數目,下拉式方塊中便會顯示垂直捲軸。

  • 將下拉式方塊項目表單上的下拉式方塊的清單部分中的項目限制   

    • 按一下 [限制在清單內] 屬性方塊中的 [是]

      附註: 

    • 如果下拉式方塊中顯示的第一個欄並非結合欄位,Access 會將項目限制為清單中的項目 (即使 [限制在清單內] 屬性設定為 [否])。

    • 如果 [限制在清單內] 屬性設定為 [否],當您輸入清單以外的項目且下拉式方塊為繫結狀態時,項目會儲存在基礎欄位中,但不會新增至清單。若要將項目新增至清單,請使用 On Not In List 屬性和 Not In List 事件。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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