使用查閱欄位提高資料輸入效率

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在您的 Microsoft Office Access 資料表中建立查閱欄位,可以提高資料庫之資料輸入程序的效率。查閱欄位可以針對繫結至來源運算列表或值清單的另一個值,顯示使用者易記的值。例如,查閱欄位可以顯示繫結至另一個資料表、查詢或清單中之相對連絡人識別碼的連絡人名稱。

本文將說明查閱欄位的類型,然後示範每一個類型的適用時機和如何建立該類型。

您想要做什麼?

選擇查閱欄位

建立查閱欄位

在查閱欄位中允許多重值的時機

移除查閱屬性

選擇查閱欄位

查閱欄位會顯示使用者可從中選擇的值清單。這可以簡化資料的輸入並提高準確度。您在欄位中輸入資料時,當輸入的資料已存在另一個資料表中,您可以避免重複輸入資料以及重新輸入資料可能造成的錯誤。查閱欄位可以簡單也可以複雜。簡單的查閱欄位只能讓您儲存單一值,複雜的查閱欄位或多重值查閱欄位則可以讓您儲存下拉式方塊或清單方塊控制項中所顯示的多個值。針對多重值欄位中的每一個項目,會根據相對應的繫結值來「查閱」顯示值。在資料工作表中檢視或存取查閱欄位時,這稱為查閱欄。您可以建立的兩種查閱欄位類型為查閱清單和值清單。

使用查閱清單

當查閱欄位是以查閱清單為基礎時,該欄位就會從資料庫中的現有資料表或查詢取得資料。在這種查閱類型中,資料表是互相關聯的,當資料來源中的值有所變更時,新的資料就會出現在查閱欄位中。

使用查閱值清單

當查閱欄位是以查閱值清單為基礎時,查閱欄位就會從您在建立欄位時所輸入的值清單取得資料。此類型的查閱欄位適用於不會經常變化的一組值。

建立查閱欄位

您可以在設計檢視或資料工作表檢視中建立查閱欄位。若要將現有的欄位變更為查閱欄位,請使用設計檢視並變更資料類型。若要新增查閱欄位,請使用現有的資料表或查詢做為查閱欄位的資料來源,或是建立自己的值清單。下列區段說明這兩種建立查閱欄位的方法。

建立以資料表或查尋資料來源為基礎的查閱欄位

  1. 在資料工作表檢視中開啟資料表,然後按一下您要建立查閱欄位的欄標題。

  2. 按一下 [查閱與關聯的資料類型]。

    查閱欄位檢視

  3. 在查閱精靈中,選取 [我希望查閱欄位從另一個資料表或查詢取得值] 選項,然後按 [下一步]

附註: 如果查閱欄位已連結至 SharePoint 清單,則若要編輯資料,就必須針對 SharePoint 清單進行編輯。

  1. 若要選取查閱欄位值的來源,請選取 [資料表][查詢][兩者都要] 選項。

如果應用程式是針對 Web 設計的,但是來源資料表是在用戶端模式中,就必須有數值主索引鍵,否則 Access 就會顯示錯誤訊息。若是如此,您必須先在設計檢視中,為資料表建立一個數值主索引鍵,然後再回到 Web 模式建立查閱欄位。如需如何在 Web 模式中設計資料表的詳細資訊,請參閱建立要在 Web 上共用的資料庫

  1. 從清單選取表格或查詢,然後按一下 [下一步]

  2. [可用的欄位] 清單中,選取您要新增的欄位,然後按一下 [>] 按鈕,將它新增至 [選取的欄位] 清單中。請確保選取的欄位有出現在 [選取的欄位] 清單中,並重複新增其他欄位,直到所需的欄位都新增完畢,然後按 [下一步]

  3. 如果您選取了多重欄位,且想要指定查閱欄位的排序選項,請選取第一個排序欄位旁邊的向下箭號,然後按一下您要用來排序值的欄位名稱。

  4. 若要變更排序順序,請按一下 [遞增] 按鈕,然後按 [下一步]

  5. 若要調整查閱欄位的寬度,請使用滑鼠將資料行拖曳至您要的寬度,然後按 [下一步]

附註: 您可以調整查閱欄位的欄寬,但如果您把欄寬縮小到看不見欄位,則該欄位就不會顯示。

提示: 讓 [隱藏索引欄] 核取方塊保持為選取狀態,如此一來,任何使用查閱欄的人就只會看見您要讓他們在欄位中看見的值,而不會看見主索引鍵欄位中的值。

  1. 為查閱欄位輸入標籤名稱。

  2. 若要建立多重值查閱欄,請選取 [允許多重值] 核取方塊。

附註: 您必須選取 [允許多重值],才能儲存多重值。請參閱在查閱欄位中允許多重值的時機

在查閱精靈中選取多重值查閱選項

  1. 按一下 [完成],按一下 [檔案] 索引標籤,再按一下 [儲存

提示: 若要確認或變更為查閱欄位的內容,開啟 [設計檢視] 和 [摘要資訊中的資料表,可查閱] 索引標籤的 [欄位屬性

使用資料表或查詢做為查閱欄位的資料來源

 頁面頂端

建立以值清單為基礎的查閱欄位

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 按一下 [對應至您想要定義為查閱欄位,按一下 [向下箭號,選取 [資料類型] 資料行的資料類型] 欄中的儲存格,然後按一下 [查閱精靈]

附註: 如果 Access 顯示無法啟動查閱精靈的訊息,您就應該變更欄位的資料類型。

  1. 在查閱精靈中,選取 [我會輸入我想要的值],然後按 [下一步]

  2. 在精靈的下一頁,輸入您要的查閱清單資料行數目。

附註: 您可以調整查閱欄位的欄寬,但如果您把欄寬縮小到看不見欄位,則該欄位就不會顯示。

  1. 輸入您想要顯示在 [查詢] 清單中的值,然後按一下下一步

您可以直接在查閱欄位屬性的 [資料列來源] 文字方塊中編輯值清單。

  1. 如果您在步驟 4 指定多個資料行,就必須選擇要使用哪一個資料行來唯一識別每一個值。在 [可用的欄位] 方塊中,按兩下您要用來唯一識別每一個值的資料行,然後按 [下一步]

附註: 如果您在步驟 4 中沒有指定多個資料行,就不會出現這個步驟。

  1. 在精靈的下一頁,輸入查閱欄位的標籤名稱。

  2. 如果您要建立多重值查閱欄,請選取 [允許多重值] 核取方塊。

    附註: 您必須選取 [允許多重值],才能儲存多重值。請參閱在查閱欄位中允許多重值的時機

  3. 按一下 [完成],然後按一下 [是] 以儲存變更。

頁面頂端​​

在查閱欄位中允許多重值的時機

如果下列情況適用於您的資料庫,則建議您允許在查閱欄位中顯示多重值:

  • 您目前的值清單會允許使用者有多重資料輸入的選擇。

  • 您的資料庫經常存取 SharePoint 網站。

  • 您的資料庫已連結 SharePoint 網站。

雖然在欄位中允許多重值有好用之處,但也可能在您將資料庫移至伺服器時造成功能的限制。

注意: 一旦您建立多重值查閱欄位,而且其資料來源是現有的資料表,您就無法變更查閱欄位的資料類型或欄位大小,除非先刪除其關聯。

設定或變更查閱欄位屬性

當您使用查閱精靈時,會自動設定查閱欄位屬性。不過,您可以修改這些屬性,以變更查閱欄位的行為。

  • 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  • 按一下您要變更其查閱屬性的欄位。

  • 按一下 [查閱] 索引標籤。

  • 按一下您要變更之屬性旁邊的下拉式箭號,然後選取您要的選項。

下表列出您可以設定或變更的查閱欄位屬性。

屬性

動作

顯示控制項

視控制項類型而定,您可以將類型設為下列其中一項:

僅限核取方塊 [是/否] 欄位。

  • 文字方塊     會顯示使用者輸入的內容。

  • 清單方塊     會在開啟的視窗中顯示一份值清單。

  • 下拉式方塊     會在關閉時顯示選取的值,在開啟時顯示可用的值清單。

附註: 設定顯示控制項屬性設定為 [文字方塊] 或 [核取方塊會停用的查閱。

資料來源類型

選擇是要以來自其他資料表或查詢的值,或是以來自您指定之值清單的值填入查閱欄位。您也可以選擇以資料表或查詢中的欄位名稱來填入清單。

資料來源

指定是由資料表、查詢或值清單來提供查閱欄位的值。當 [資料來源類型] 屬性是設為 [資料表/查詢][欄位清單] 時,這個屬性應該要設為資料表、查詢或代表查詢之 SQL 陳述式的名稱。當 [資料來源類型] 屬性是設為 [值清單] 時,這個屬性應該要包含一份由分號做分隔的值清單。

繫結欄位

指定 [資料來源] 屬性 (提供查閱欄位所儲存的值) 中的資料行。這個值可介於 1 至 [資料來源] 屬性中的資料行數目之間。

資料行計數

指定資料來源中可以顯示在查閱欄的資料行數目。這個屬性可以是介於 1 至 255 的整數值。

資料行表頭

指定是否要顯示欄標題。這個值可以是 [否] (預設值) 或 [是]。

資料行寬度

替每一個資料行輸入資料行寬度。例如,如果您不想顯示某個資料行 (例如識別碼編號),您可以將此寬度指定為 0。

清單列數

指定您顯示查閱欄時可出現的列數。

清單寬度

指定您顯示查閱欄時可出現的控制項寬度。

清單限制

選擇使用者是否可以輸入清單中沒有的值。

允許多重值

指定查閱欄位是否使用多重值欄位,並允許選取多重值。這個設定可以是 [否] (預設值) 或 [是]。如果您選取 [是],使用者就可以針對每一筆記錄,選取來自 [資料列來源] 屬性的多重值。如需如何使用此選項的詳細資訊,請參閱在查閱欄位中允許多重值的時機

允許值清單編輯

指定值清單查閱欄位中的項目是否可以編輯。設定為 [是] 時,以滑鼠右鍵按一下查閱欄位就會顯示 [編輯清單項目] 功能表選項。如果查閱欄位具有一個以上的欄,就會忽略這個屬性。

清單項目編輯表單

指定現有的表單,用於編輯查閱欄位中的清單項目。

僅顯示資料來源值

[允許多重值] 是設為 [是] 時,僅顯示符合目前資料來源的值。

頁面頂端​​

移除查閱屬性

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 選取您要移除其查閱屬性的欄位。

  3. 按一下 [查閱] 索引標籤。

  4. 按一下 [顯示控制項] 下拉式清單中的 [文字方塊]然後儲存變更

頁面頂端​​

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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